发票、收据与借款单学习 2009-11-30 18:51:06 阅读115 评论0 字号：大中小 订阅 与借款单在日常经营活动中，财务会计工作会使用到很多票据，而发票、收据及借款单是最常用的，也是企业内部控制中最需要重点控制的票据。但我接触过一些企业，对这三种票据的使用往往存在误区，根据我个人的经验，在此简单讲讲这三者的使用与控制
发票是证明销售货物或提供劳务或进出口业务的重要凭证,也即是证明经济业务发生的凭据，只要发生以上业务，销售方或提供劳务方都应开具发票，企业之间，无论有无款项的收付，只要有交易发生（如以货易货），实际都应该开具发票。 收据是证明往来结算的支持性凭证，付款的一方应索取收款方开具的收据，作为付款的凭证，而收款的一方应开具收据作为收款的凭证。收据实际上是一种自制票据，它是证明款项收付的凭据，本质上讲，只要发生了资金收付，无论是否有交易，都应该开具收据。 对于企业来说，发票和收据是两类不同的票据，有不同的意义，二者是不能混用的，但在实际工作中，对于即时清结的交易（就是我们说的一手交钱，一手交货），可以省略开具收据这一环，而只开具发票。而对于分期收款，预收款，发票已开具后收尾款等活动是应当开具收据的，有时，由于这些资金是通过银行收付的，没有开具收据也属正常，但如果是现金收付，付款方一定要向对方要求开具收据，不能因为发票已在前期开具而忽略收据的索取。并且收据上必须有收款单位加盖公章后才有法律效力。 另外还有一种行政事业性收款收据，是由一些事业单位用来收取款项开具的凭据，由于该行政事业性收费不交税，所以不能出具发票。对于企业来说，行政事业性收款收据是一种外部凭证，不同于前述的内部自制凭证性质的收款收据，其实它与发票一样，可以直接报销入账，该行政事业性收款收据有财政部门专门的监章。 相信一般企业对于发票都是比较重视的，因为发票涉及税收，开具一张，就要根据其交易金额计算流转税，并进入企业营业收入核算。对于收据，一些企业重视程度不够，但收据开具出去，就表示企业已经收到款项，同时也就丧失了债权，所以收据对于企业非常重要。有条件的企业应当专门制作本企业专用收据并连续编号，并由专人保管空白收据，出纳向保管人领取空白收据时，保管人要登记，出纳使用完一本经会计验证所有记录的收款均已入账后向保管人注销并领取新的空白收据。销售人员或收款人员在外收取款项时，需要收据，可以向出纳领取加盖了公章的空白收据，出纳要予以登记，收款人员交回款项和收据记账联和存根联时注销登记。 借款单是企业的内部自制凭证，主要是员工出差、零星采购借款时使用，注意其限于内部使用，一些企业往往扩大其使用范围，如一些施工企业总承包时的分包队伍向其借款或预支费用时，由于这些分包商许多只是挂靠在一些建筑公司名下的民工队，没有专业的会计人员和会计体系，总承包企业有时就让其使用企业内部的借款单借款，实际这种行为存在隐患，使企业与企业之间的资金往来变成了企业与私人这间的往来，一旦出现纠纷在法律上的性质就不同了。正确的做法是由对方开具收据，加盖当初签订分包合同单位的公章。 内部借款单由内部人员借款时填写，但借款人在交款或冲账时，财务部门一般是不会退回原来的借款单的，因为借款单已入了账，作为原始凭据附在记账凭证之后。所以如果是直接交款冲账，财务部门应当向交款人开具一份收据，如果报销冲账时，应当出具一份借款冲销凭据，我过去采用过一种较简便的方法，利用会计软件，多打印一张冲账的记账凭证，由会计签名，省略了借款冲销凭据的填制。有的企业财务部门控制不严，往往借款人报销冲账时不给报销人出具任何凭据，借款人的欠账是否真的冲销了只有凭财务人员的良心。如果你是借款人，在报销冲账时财务部不给与你凭据，你最好麻烦点，先报销不冲账，然后交现金让出纳给你开收据。我以前所在企业就发生过这种纠纷，借款人说他把凭据交给财务冲账了，财务说没有冲，是付的现金，闹了很久也没闹清楚，最后各打五十大板。 |
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