现代社会，电子计算机已经成为日常工作和生活中必不可少的工具，随着农村信用社系统电子业务的不断发展，会计电算化也已发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。会计电算化后，如何做好电子会计档案的管理工作，以使其发挥更大、更好的作用，已成为非常迫切的问题。
一、电子会计档案的特性
实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作均在计算机上完成，随之赋予了会计档案许多新的特性。
1、 存储范围广、内容多
会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。以前的纸质档案既浪费资源、占用空间又不易保管，无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质。特别是光盘、移动硬盘，有"海量存储"之称，一个档案室的所有信息就能集中到一个光盘或移动硬盘中，这种信息存储的高密度性一是可减少档案的存储空间，二是携带方便，便于随时随地使用。
2、档案调用方便及时
纸质档案的整理一般是对已立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。纸质档案经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供线索，然后再进行查找，过程复杂、烦琐。而电子档案的整理方面，由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件，即电子档案其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或移动硬盘等载体上，也就是整理接收来的软盘、光盘和移动硬盘，可以有效缩短整理时间，节约成本，大大提高工作效率。
3、会计电算化档案的保管环境
会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘，对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，会计电算化会计档案更需要科学地管理。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，这就需要进行科学管理。
二、电子会计档案的现状
农村信用社自实行电子化建设至今，办公设备已全部为计算机。人们应用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。
1、会计档案的保管意识现状
计算机的日常普及化造成了日常工作中形成了大量的会计信息档案，但正是由于计算机的操作特性，导致了部分财务人员对电子会计档案的责任意识、保管意识不强，力度不够。加上电子会计档案的不易保管性，致使单位的电子档案大多数没有集中存档保管。
2、会计档案的保管部门现状
农村信用社改革以来，虽设置了专门的会计档案部门，但实际工作中主要以会计纸质档案保管为主，缺乏对电子会计档案的收集。会计档案的安全和保密性难以保障。
3、会计档案形成部门的保管现状
会计资料在日常工作中无时不刻的在形成、积累，成为工作中必不可少的一部分。但是会计部门只是存储在工作用计算机上，没有或未及时向档案部门移交会计档案。根据《会计档案管理办法》规定，设有档案部门的，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，原则上应由会计机构编制清册移交本单位档案部门统一保管。会计机构必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门。实际工作中，会计机构往往忽视了电子会计档案的整理、归档，造成了会计电子档案的完整性得不到保障。
三、做好电子化会计档案工作措施
为了更有效地做好电子会计档案工作，我们必须根据电子会计档案的特性，分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。
l、电子会计档案的收集。所谓电子会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度)，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
2、电子会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。
此外，还应注意电子会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因此，建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。显然，其收集与管理工作也是比较艰巨的。
3、电子会计档案的利用。即电子会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(l)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅（或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。
电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为单位或部门的决策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位、本部门、甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电子会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用。
实行会计电算化之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范等问题。做好了以上工作，我们有理由相信河北农信的会计电子档案的管理工作也一定会更出色，我们的工作也将会有条不紊，会计电算化事业也将会蒸蒸日上。
