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引用 Microsoft Office Excel全攻略

2010-12-02  circlewhd
如果你单位有得心应手的工资软件,或者你甘心埋头苦干不惜汗水,那就省省吧,用不着往下看了

小型企事业单位如果没有专门的工资表软件,每月编制工资表都是一件费时费力的重复劳动不过只要有Microsoft Office 2000/XP 软件,可就轻松多了

用Excel制作工资表
步骤一:创建工资表的基本格式

步骤二:建立和复制计算公式

在E3单元格内写入公式=B3+C3+D3,然后选定该单元格,并按着CTRL键,鼠标单元格右下变成复制符号时,拖至E5单元格,此时应发额计算完毕

个人所得税的计算是个比较棘手的问题,Microsoft Excel却提供了简捷的方法

如果贵单位职工的最高月收入低于20800,就只须在F3单元格内键入=IF ((E3-800)>5000,(3-800)*0.2-375,IF((E3-800)>2000,(E3-800)*0.15-125,IF((E3-800)>500,(E3-800)*0.1-25,IF((E3-800)>0,(E3-800)*0.05,0))))就OK,月收入如果更高,根椐以上提供的公式再增加嵌套但是请注意,公式中最多可以包含七级嵌套函数最后将写好的公式复制到F4F5······

实发额和合计栏的计算就简单多了,用公式函数都行在B6单元格输入=B3+B4+B5,并将这一公司复制到C6D6···G6在H3单元格输入=E3-F3-G3,并将这一公式复制到H4H5H6

经过以上的工作,工资表的计算关系就确定了以后只须修改工资项目,计算工作就可交给PC做了

另外,对于工资表上基本不变的项目(比如:姓名基本工资等项)可采用锁定的方法(菜单:格式-单元格-保护)防止无意中修改(除此之外,还可通过工作表的合并汇总统计季工资年工资)

用Word邮件合并工具制作工资条
步骤一:建立数据源文件以上制作的工资表删去标题行就可作为数据源

步骤二:创建工资条模板文档,打开一个空白文档,设计一个工资条格式(图)

选工具菜单中的邮件合并,在主文档/创建选项中选择套用信函,在数据源/获取数据/打开数据源选项中选定已删去标题行的工资表文件作为数据源

步骤三:在工资条模板中插入合并域,合并域的字体字号等属性可随意设置,但切勿删除符号

步骤四:合并数据点击合并选项/合并即可得到工资条文档供你打印(图)下月工资变动后也只经此合并数据即可得新工资条,全不用手工修改

用Word邮件合并工具制作工资条
     步骤一:建立数据源文件以上制作的工资表删去标题行就可作为数据源
     步骤二:创建工资条模板文档,打开一个空白文档,设计一个工资条格式 
     选工具菜单中的邮件合并,在主文档/创建选项中选择套用信函,在数据源/获取数据/打开数据源选项中选定已删去标题行的工资表文件作为数据源
     步骤三:在工资条模板中插入合并域,合并域的字体字号等属性可随意设置,但切勿删除符号 
     步骤四:合并数据点击合并选项/合并即可得到工资条文档供你打印 下月工资变动后也只经此合并数据即可得新工资条,全不用手工修改
     最终得到每个职工的工资条 
Excel 2000斜线表头轻松做  
     为了符合中国人的制表习惯,Word 
     2000中文版中加入了绘制斜线表头的功能,使得我们在制表时可以方便地在表格中插入斜线表头但遗憾的是在Excel     2000中却没有这项功能,以致在Excel2000表格中插入表头时不得不用直线工具来绘制,这样做一来很麻烦,二来文字的位置也不易调整其实我们完全可以利用Word 
     2000中的绘制斜线表头功能在Excel 2000中轻松插入斜线表头具体做法如下:
     1.在Excel 2000中制作好一张表格并留出放置斜线表头的位置 
     2.在Word 2000中绘制斜线表头
     创建一个新文档,并使用插入表格工具插入一个二行二列的表格选中表格中左上角的单元格,单击表格菜单,在弹出的下拉菜单中单击绘制斜线表头命令,弹出绘制斜线表头对话框,该对话框共提供了五种斜线表头的样式,根据需要选择一种样式,并设置适当的字号,然后在行标题栏中分别填入各栏的标题,完成后单击确定按钮,则插入斜线表头对话被关闭,在被选中的单元格中插入了一个斜线表头 
     其实在Word      2000中制作的斜线表头是预先制作好的一个斜线表头框架,用鼠标点击后会在四周出现控点用鼠标选中这个斜线表头框架,将它复制到剪贴板上
     3.关闭Word 2000回到Excel 2000中,将斜线表头框架粘贴到工作表中并移动到要放置斜线表头的位置 
     4.调整斜线表头框架及它要覆盖的单元格的大小,选择所有被斜线表头覆盖的单元格,单击工具栏上的合并单元格按钮,将它们合并起来,则一个带有斜线表头的Excel工作表制作完毕 
     提示:如果调整效果始终不能满意,则可选择斜线表头框架,右击鼠标选择取消组合命令,将斜线表头框架打散重新调整各部分的位置,然后再将它们组合起来即可

Excel名称框使用技巧 
     Excel中的名称框位于编辑栏左端的下拉列表框中,它主要用于指示当前选定的单元格图表项或绘图对象灵活运用名称框,对我们提高Excel的使用效率有很大帮助
     一快速命名单元格或单元格区域
     选定需要命名的单元格或单元格区域,然后直接在名称框中键入名称,再按回车键即可快速命名选定的单元格或单元格区域
     二快速移动至指定单元格
     如果要将活动单元格移动到指定的单元格,可直接在名称框中键入需要移动至相应位置的单元格标志例如用户要将活动单元格从A1单元格移动到X1000单元格时,如果使用移动鼠标指针的方法将是一件非常麻烦的操作,但是你只要在名称框中键入X1000,按下回车键后活动单元格就会立即移动到X1000单元格中
     三快速选定单元格区域
     在名称框中直接键入需要选定的单元格区域标志,例如B2:H200,然后按下回车键,这时B2:H200单元格区域就被选中了
     如果需要选定工作表中不相邻的单元格或单元格区域,只要在名称框中使用逗号将各个单元格分隔开即可例如在名称框中键入A1,C2:D10,H:H,按下回车键后,即可将A1单元格C2:D10单元格区域以及H行同时选中 


Excel单元格内文本换行三法 
     用过Excel的朋友都知道,在它的单元格里录入文本不像在Word中那样能很方便地换行,经过长期使用,笔者发现有三种办法可以解决在Excel单元格内输入文本时的换行难问题
     一快捷键法
     在单元格里输入文本后想换行,只要按住Alt键不放,然后敲一下回车键即可实现换行如果你已经输完文本,发现内容太长了,则可双击该单元格,然后将光标移到要换行的位置,按下Alt+Enter即可
     二格式设置法
     先选定要使文本换行的单元格,执行格式单元格命令,在弹出的单元格格式对话框中选择对齐,选中文本控制下的自动换行即可实现该单元格文本自动换行,再用格式刷去刷一下要自动换行的单元格就可以实现批量自动换行了
     三文本框法
     Word里的文本框大家比较熟悉,在它里面录入文本时会自动换行,而且可以只敲回车实现换行在Excel中也可以进行同样的操作
     点击绘图工具栏里的文本框按钮,绘制一个文本框,其宽度和单元格宽度相同(可以按住Alt键同时拖动鼠标进行微调),在里面录入文本(能够自动换行),然后移动文本框的位置到单元格(可以用Ctrl+方向键微调),再将文本框设置为无填充色和无线条色,最后别忘了将单元格的高度调整得与文本一样
EXCEL小技巧 
     当我们在Excel中输入公式时通常都以=开头,否则Excel就会把它当作字符串而不是公式加以计算如果你觉得每次都要以=开头不方便,你也可以进行如下设置:选择工具菜单中的选项,在1-2-3的帮助标签中选中转换Lotus 
     1-2-3公式选项,最后确定这样以后,当你在单元格中直接输入1+3,回车后即可得到结果4,不必输入前面的等号;若以符号开头,再输入1+3,则可得到字符串1+3 

Excel应用技巧七则 
     一利用Excel创建序列目录
     这两天在翻看电脑报1999年的报纸,发现在第3期软件版中有一篇文章克隆目录,它谈的是具有序列特征的目录的建立,如DISK001,DISK002...等,它介绍利用一个小软件来实现的方法我在工作中曾经遇到过种情况,我是利用Excel来实现这个功能的
     比如要建立Disk001到Disk020共20个目录打开一个Excel的空白工作簿,在A1输入md,在B1中输入Disk001;选中A1,用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到A20,这样从A1到A20全为md;选中B1,用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到B20,结果从B1到B20为Disk001到Disk020序列然后选择保存,在保存对话框中选择保存类型为MS-DOS文本文件,文件名为Test.bat,即批处理文件系统会提示你不能保存格式,不要理会它,选择确定即可退出Excel将Test.bat文件复制到你需要创建目录的地方,执行它,你的序列目录就自动创建好了
     二在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名(路径加文件名)
     在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查询文件位置的好办法可是在Excel中用常规的方法只能插入文件名,是不能实现像Word中页眉或页脚中插入文件的全文件名的功能的但是用VBA的方法就能做到请看一个在页脚左边插入全文件名的例子:
     Sub InsertFullName()
     ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName
     End Sub
     如果改变其中的LeftFooter代码为CenterFooter或是RightFooter 
     就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名如果你想将全文件名插入页眉的左边中间或右边,可以修改其中的LeftFooter代码为LeftHeaderCenterHeader或是RightHeader即可
     三Excel表格中打印行号和列标
     Excel中一般打印时是不会打印行号(数字) 和列标(字母) 
     的但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置,所以在有些特殊时候还是需要表格上标出行号行列标的要使行号和列标能打印机出来,你可以按以下步骤操作:单击文件菜单中的页面设置命令,选择其中的工作表选项卡,选中行号列标复选框即可预览一下,你就会发现带有行号和列标的表格了
     四在多个工作表内输入相同内容
     有时,我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单元格上输入相同的内容,你这时不必利用复制粘贴,而直接采用下述方法即可:
     1.在按下Ctrl键的同时,用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表,使得非当前工作表的标签变为白色,这样就为这些工作表建立了联系
     2.在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容,这样数据就会自动出现在选中的其它工作表之中
     3.输入完成之后,按下Ctrl键,使用鼠标单击先前所选择的多个工作表,解除这些工作表之间的联系
     这个方法可以在需要输入时反复使用,最适合于几个工作表中的内容既有相同的部分,又有不同部分的情况
     五在Excel中编辑单元格中的超级链接
     如果你的Excel单元格中有超级链接,你是否会认为编辑它是件很麻烦的事因为当你使用鼠标点击单元格时,其中的超级链接将自动打开Internet浏览器窗口,可那并不是你所希望的结果然而使用键盘会让你很容易编辑超级链接:很简单,你只要先用键盘或鼠标定位到要编辑单元格邻近的单元格,然后用箭头键选择要编辑的单元格,再按下F2来编辑单元格内容编辑完成后,按ENTER键确认改动或者按ESC键取消改动
     其实对于任意的单元格来说,F2都是有效的,只不过对于编辑带有超级链接的单元格更有用处
     六不用公式也可以进行快速计算
     你也许会遇到这样的情况,随时想知道所选中的单元格中数值的和,或者是平均值之类的,又不想占用一格单元格来存放公式及结果如果选中的范围随时可能变化,用公式也处理不了这个问题
     Excel其实提供了这个功能,它的默认操作是求和你选中一些单元格,在状态栏中就会显示所选单元格的总和鼠标右击状态栏,在弹出的菜单中单击平均值,你就可以在状态栏中看到平均值了
     该方法可以计算选定单元格的平均值总和最小值最大值你还可利用这个方法计算包含数字的单元格的数量(选中计数值),或者计算已填充单元格的数量(选中计数)
     七使用鼠标右键拖动单元格填充柄
     大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据序列其实,使用鼠标右键拖动单元格填充柄更加灵活当你在一单元格内输入数据后,按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄一直到你所想要填充的范围,将会出现一个菜单,其中有三组命令选项第一组为复制单元格以序列方式填充以格式填充以值填充;第二组为以天数填充以工作日该充以月该充以年填充;第三组为线性增长几何增长序列此时,你可以根据自己的需要选择一种填充方式

EXCEL中错误提示信息的含义及解决办法 
     在Excel中输入计算公式后,经常会因为输入错误,使系统看不懂该公式
     在单元格中显示错误信息,常常使一些初学者手足无措现将Excel中最常见的一些错误信息,以及可能发生的原因和解决方法列出如下,以供初学者参考
     (1)####
     错误原因:输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长,单元格容纳不下
     解决方法:适当增加列的宽度
     (2)#div/0!
     错误原因:当公式被零除时,将产生错误值#div/0!
     解决方法:修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值
     (3)#N/A
     错误原因:当在函数或公式中没有可用的数值时,将产生错误值#N/A
     解决方法:如果工作表中某些单元格暂时没有数值,在这些单元格中输入#N/A,公式在引用这些单元格时,将不进行数值计算,而是返回#N/A
     (4)#NAME?
     错误原因:在公式中使用了Microsoft Excel不能识别的文本
     解决方法:确认使用的名称确实存在如所需的名称没有被列出,添加相应的名称如果名称存在拼写错误,修改拼写错误
     (5)#NULL!
     错误原因:当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时,将产生以上错误
     解决方法:如果要引用两个不相交的区域,使用和并运算符
     (6)#NUM!
     错误原因:当公式或函数中某些数字有问题时,将产生该错误信息
     解决方法:检查数字是否超出限定区域,确认函数中使用的参数类型是否正确
     (7)#REF!
     错误原因:当单元格引用无效时,将产生该错误信息
     解决方法:更改公式,在删除或粘贴单元格之后,立即单击撤消按钮以恢复工作表中的单元格
     (8)#value!
     错误原因:当使用错误的参数或运算对象类型时,或当自动更改公式功能不能更正公式时,将产生该错误信息
     解决方法:确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确,并确认公式引用的单元格所包含均为有效的数值

Excel中妙用双击功能 
     1.巧分窗口在垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方,有一个很扁的折叠起来的按钮,双击(以下双击均指双击鼠标左键)它,可将当前窗口上下一分为二;若双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮,可将当前窗口左右一分为二
     2.调整列宽单元格内的文本或数字在列宽不够时,超出宽度部分不显示或显示一行#,这时可将鼠标指向此列列标右边界线,待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击,可得到最适合的列宽,即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容,用同样的办法可得到最适合的行高
     3.快速移动利用鼠标,可使单元格指针快速移动很长距离假如在A1:A30内有一连续数据,若要使单元格指针从A1迅速移到A30,只须用鼠标双击A1单元格的下边框,单元格指针则快速向下移动,直到最后一个不是空白的单元格为止,若要使单元格指针在连续数据上向右快速移动,则双击单元格的右边框,向上向左快速移动
     4.填充有规律数据某列X的相邻列(左或右列)已有数据或文字,若要在X列得到有规律的数据或文字,双击鼠标可快速填充,方法如下:
     要得到相同的一列数据文字或需要复制公式,只需在此列的第一个单元格内输入内容,然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄,即可在此列快速填充,直到空白单元格为止;
     若要得到等差数列,只须在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定它们,用鼠标双击右下角的填充柄,即可快速填充,直到空白单元格为止
     5.快速重命名用鼠标双击工作表标签,可进行重命名操作

Excel中填充柄的几种用法 
     大家知道在使用Excel输入数据的时候,经常要输入许多连续或不连续的数据,如学生的学号,货物的批号等等,如果采用手工输入的方法,将是一件非常麻烦而且容易出错的事情,如果我们使用Excel中填充柄的方法即可轻松快速输入许多连续或不连续的数据
     所谓填充柄就是在Excel中位于某区域上的一个小黑块(图1),如果将鼠标指向它的时候,鼠标的形状变为黑十字拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中下面以输入不连续学号和连续学号为例分别介绍使用填充柄拖拉填充的几种方法:
     一创建自定义填充序列后,输入第一个学号,再使用填充柄拖动(适用于大量连续或不连续的数据):如果经常输入大量的且不连续的数字及编号,如多个学年编号不同的学号等等,可以创建自定义序列,具体方法如下:
     首先,请选择工具/选项菜单,在弹出的选项对话框中单击自定义序列列表框中的新序列选项,然后在输入序列编辑列表框中,从第一个序列(此处可以输入98001~9801099001~99010等学号)元素开始输入新的序列在键入每个元素后,按Enter键整个序列输入完毕后,请单击添加按钮
     自定义序列中可以包含文字或带数字的文字如果要创建只包含数字的自定义序列,如本文的学号等,则自定义序列后,在输入学号前还需要先选定足够的空单元格(一般选定某列即可),然后在格式菜单上,单击单元格命令,再单击数字选项卡,对选定的空单元格应用文本格式,最后在设置了格式的单元格中输入序列项本例须在A2单元格中输入98001后,将鼠标移动到A2单元格的右下角(填充柄位置),可以看到光标变为一个黑色的十字,这时可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可(见图2)
     使用该方法需注意的是:必须首先自定义序列号;必须将该列格式设置为文本格式(如序号中包含文字则不行,因为当输入含有文字的数据时Excel自动默认为文本格式)
     小技巧:先输入西文单引号'再输入学号:98001(适合于输入超过15位的数字,如输入新版本身份证号码等数字不参与计算的场合),这样输入的数字格式自动变为文本格式,可以直接使用填充柄拖动,这是一个非常简便的方法
     二手工输入第一第二两个相邻的学号再使用填充柄拖动(适用于连续数字):如:首先在A2单元格中输入98001,在A3单元格中输入98002,然后用鼠标选中A1A2后直接将鼠标移动到A3单元格的右下角(填充柄位置),当鼠标也变为一个黑十字(见图3),即可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可
     三手工输入首位学号,直接使用Ctrl+填充柄组合拖动(适用于连续数字,推荐用此方法):从上面的图2和图3中可以发现两图的98001在单元格中的数字位置是不一样的,图3中98001在单元格右侧,是常规数字格式(数字的默认格式状态是在右侧,但可以改变),图2中的98001在单元格的左侧,是文本格式(文本默认状态是在左侧,也可以改变)由于Excel在输入数字时自动默认为数字格式,因此上述两种方法,如果不经常输入如此多的学号,笔者认为还是第二种方法较为实用,第一种方法较为麻烦,但适用于经常输入重复不连续的数字(多个学年学号)等,大家可以根据需要或习惯选取
     下面再介绍一种更为简便的方法:首先在A2输入首位学号98001,将鼠标移动到A2单元格的右下角(填充柄位置),当鼠标变为一个黑色的十字时,这时在按住Ctrl键(可以看到黑色的十字光标右上角还有一个小的黑色十字,见(图4)的同时,再按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可 

Excel中用自动运行宏提高工作效率 
     在日常工作中,我们经常需要在每次打开同一个Excel文件时都进行一些例行的操作,如改变表格的格式更新报表日期打印文件对工作表进行保护或取消保护等等Excel的自动运行宏Auto_Open可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务,既快速又准确
     假设我们在Excel文件的工作表Sheet1中有一个销售日报表如下图:(图)
     下面我们在这个文件中建立一个Auto_Open宏,让它在文件打开后自动完成下面任务:
     1. 取消工作表保护;
     2. 把当日销售列里的数据值复制到上日销售一列;
     3. 将日期增加一天;
     4. 恢复工作表保护
     具体做法如下:
     1. 
     在工具菜单上选择宏子菜单,打开宏对话框,在宏名一栏里键入Auto_Open,再点击下面的新建钮,进入宏编辑状态注意不要把宏名字输错了,否则宏不会自动执行
     2. 在宏编辑状态下,把下面VBA (Visual Basic for Application) 语句输入到Auto_Open下面:
     Sub Auto_Open()
     Sheets(Sheet1).Activate
     '取消工作表保护
     ActiveSheet.Unprotect
     '将当日销售值拷贝到上日销售一栏
     x = MsgBox(把当日销售值拷贝到上日销售栏吗?, vbYesNo)
     If x = vbYes Then
     Range(B5:B8).Copy
     Range(C5).Select
     Selection.PasteSpecial Paste:=xlvalues
     Application.CutCopyMode = False
     End If
     '将日期增加一天
     x = MsgBox(把日期增加一天吗?,vbYesNo)
     If x = vbYes Then
     Range(C2)= Range(C2)+ 1
     End If
     '重新保护工作表
     ActiveSheet.Protect
     End Sub
     将文件保存并关闭重新打开此文件,体验一下Auto_Open宏是如何为你工作的吧
     如果你想用Auto_Open完成其它的操作而又不知道如何用VBA语句直接建立宏,Excel的录制宏的功能可以帮助你,但是别忘了把所录制的宏取名为Auto_Open关于录制宏的方法请参阅一般的Excel功能手册


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会计春秋十四载,会计情缘终不改。

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