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——2010 Microsoft PowerPoint商务应用国际大赛 信息化项目处理的步骤 主持人：各位同学，各位朋友，大家好！听君一言，胜读十年。欢迎大家关注“搜狐职场一言堂”，我是张文强。 我们今天要开启一场特殊的“搜狐职场一言堂”的专题，特殊在两个方面。第一个方面，今天我们这个专题将延续几期以来的一个创新的系列。创新是我们搜狐公司今年的文化主题，所以我们今年将会安排一系列有关创新方面的专题。今天要讲的创新，实际上可能跟我们以前讲的创新内容是不太一样的，因为以前我们讲了很多创新的理论，讲了很多创新的方法。不过我不知道大家的感觉是怎样，可能有的同学会觉的好像是比较理论化的，好像是有一定的高度和深度的，那么在我们身边是不是也需要创新呢？ 其实我觉得，在我们身边就存在着很多很多需要创新的地方。比如说我们每天面对的电脑，我们用的办公软件，我们经常用的PPT也好、Word也好、Excel也好，我们天天在用，但是这里面是不是你已经掌握它全部的精髓？另外一个，是不是也能够在这个方面加强我们的创新能力？ 今天，由来自祖国宝岛台湾的戴建耘博士来跟我们大家分享如何“妙用办公软件，提升职场创新力”，这是其中之一的内容。还有一个内容，戴博士将会开启今天我们带给所有“搜狐职场一言堂”朋友的一个非常神秘的大礼。到底是什么？我们拭目以待。 来，我们以热烈的掌声欢迎来自祖国宝岛台湾的戴建耘博士。 戴建耘：张先生，还有在座的各位专家、同学，我很高兴有这个机会跟各位来分享一下。我今天跟各位报告的是，我们怎么样利用多媒体简报PPT，这实际上跟我们的传播力和技术的创造力是有关系的。那么我把我的一些经验分享给各位老师、各位同学、各位专家做一个参考。 我想大家都知道，如果你是办公人员或者是个知识工作者，你每天要做很多的事情。这些事情呢，各位可以看这个表，里面包括了你每天为了做一些项目需要做的事情。如果你是企业单位的，譬如说你是销售人员、你是服务人员，或者你是研发人员，像研发人员就要经常做这些事。这些事对应的操作工具有哪些呢？各位可以往上看，比如说你要用到Word、你要用到Excel，对应需要用的信息化的，你说是工具也好、是能力也好，就是你每天要碰到的。这些工具中，我们可以看，今天我要跟各位老师、同学、专家分享的是中间的这个，叫PPT。 因为从学习的角度来看，我们过去是按照各位看到的这个顺序从左到右学。你要学办公软件吗？你想要成为一个知识工作者吗？一般传统的学习或教学说，是的，那你就先从Word开始，然后再到Excel，按照这个顺序学完，好像会是有难度的感觉。那么今天呢，我用另外一个思维给各位做一个参考。 我们先来看，不管是在座的各位专家或者是各位同学、各位老师，我不晓得你有没有这种感觉，就是说除非你每天就用这个软件，而且你是靠这个软件吃饭的，也就是说你用它当作一个吃饭的工具以外，大概有百分之八九十的人对于这个Office，有一份的报告说只用到20%—25%，就只有这么少。也就是说，事实上，这么好的一个宝藏在你的手上并没有发挥出来，你把宝剑拿在手里当菜刀，意思就是这样。那么这一份报告就告诉我们，尤其是像我们每天要做PowerPoint，实际上你要掌握的也不多，就那20%—25%的分量。如果是这样的话，你的办公效率就能提升你现在的30%-60%，那你为什么不提升？其实我们今天要说创造力，不如说我们在学习上也要创新，用学习的方式来看，到底用哪个方式自我创新？ 好，有一件事就是，我们在处理办公室的这些项目时有些基本的规则，这些规则大概目前是全球性的。不管你是CEO也好、你是领导也好、你是秘书也好，在我们信息化的这个社会里面，你碰到的项目处理的步骤大概有哪些？ 第一，当你碰到事情，你首先要想一想，你要做的动作就是收集信息。那么各位可能看到这个收集信息，从英文来看就是Define。你要知道你的范围在哪里？然后这个去哪里拿，就是Access。Define和Access以实做面来看，我们要怎么办呢？就是我们利用网络去搜索信息。我们利用什么呢？这些撰写报告，对不对？要写，要开始收集。所以一开始，你就要对这些数据做收集。 然后接着呢，拿到这些数据后你要做一件事情，就是评估看看。评估完了之后呢，你就想想看，我要利用这些来做统计处理。这有一些统计处理的工具，包括我们手边的Excel也好，或者Word也好,其实都是很好的。这个统计不见得要很高深，只要让我们知道它有什么样的重点，或者有什么发现，那就都是很好的方法、很好的工具。当然如果高级一点的，比如现在比较专业的是利用SPSS这种比较高等的统计工具。不管怎么样，这个是帮助各位计算或分析我们手边的信息。你要先看这个信息是不是正确，如果信息是错误的，再做下去是没有意义的。所以评估信息是很重要的。 那么下一个步骤要做的是组织，组织信息。这个组织各位可以看英文，它是Manage和Integrate。就是你要管理，而且你要把它整合。可能这个数据是分散的，可能有一个部分在Excel，有一个部分在Word，甚至说在Excel的好几个文档里面，你要把它组织和整合。所以这个地方有一个实际的案例是，你要把统计出的数据对应或者归纳到相关的数据栏目或类别里面去。否则的话，好像你拿到数据，数据也是正确的，可是实际上就好像一把剑一样，它并没有磨得很利，而且这把剑有可能是钝的，可能已经生锈了，就是用不上力。所以我们必须把它进行组织，也就是Manage和所谓Integrate。 好，那你所有的动作做好了，你今天也花了很多工夫认真做了，你最后要干什么？你不是把你的数据存档就可以到此为止。你的同事们、你的上司们，甚至可能是你的老师并不知道，说：“你有做功课吗？你有认真做吗？”你说：“有啊，我很认真做。我都存到我的计算机里面，我都存到我的硬盘里面。我很认真啊。”答案是，NO！因为你没有做最后一个动作，这个动作叫什么呢？ 各位可以看到，就是要做这个，“创建”。把刚刚你整理好的数据做创建和传达，英文可以叫Create和Communicate。其实Communicate这个词，从小我们就是当作一个基本的单词，可是各位可以看到它的变化很大。比如说Communicate，可以讲成是你跟我之间的沟通；对一个艺术学者、专家来讲，Communicate叫传播，像媒体我们就称传播；从计算机这个专业来讲，Communicate应该是网络信息、网络应用。所以各位可以看，Communicate其实都是跟人有关的。所以最后的动作就是你很认真地做了，你没有做这个动作或者你没有做好，事倍功半就由你。 简报是要让别人一目了然，比如说今天这个表，我也可以全部写数字，可是我如果用这个表格，各位这样看就觉得好像理解了一点。可是这时候，我把给各位看到的这个数据这样表现出来，是不是各位印象又深刻了？其实左边的这些内容跟刚刚是一样的。可是这样讲解过后，我在右边要说，各位要做的、要把握的是：收集信息、评估信息、组织信息、创建，同时要跟别人传达、沟通有用的信息。这样，你就对这四个步骤印象深刻，这四个步骤在你的脑袋里面，我们说学习的保留力就提升了。同样道理，你在跟别人沟通时，别人对你的印象、对你刚刚讲的那件事情就印象深刻。印象深刻表示什么？你对那个人开始有冲击和影响。每一件事情你都很重视这种传播效果，那就是我们说的“细节决定成败”。 其实最后的传达信息、简报和创建报告就是最好地培养你、训练你个人“细节决定成败”的一个training和process,是很好的training的一个结果，training的衡量标准。也就是告诉各位同学、各位老师还有各位专家，我们每天工作的事务，如果我们能够善于用像PPT这种微不足道的小工具，那它的效果是无可限量的，它的效果会让你觉得是小兵立大功。 技术创造力的衡量指标 好，那么谈到技术创造力。这个技术创造力基本上有这样的衡量指标。这个衡量指标我们可以看，第一个叫流畅性。流畅，为了证明它真的是这个样子，我引用了一个学者叫吴静吉在1998年讲的话。这个流畅力是指什么呢？是指比如说你这个人现在碰到了一件事情，或者说我今天要你拿PPT做出一个事物，你就会想“我现在要报告哪些项目”。你想到的方法或者内容，一条一条列出来，这是你想到的，可是想了很多。各位有没有发现，常常会有重复的或者是没有意义的。把这些重复的、没有关系的剔掉以后，就叫流畅性或者流畅的能力。 我们再来看独创力和独创性。独创性是指什么？现在在座各位同学，比如我问各位，你对一言堂的反应。你爱它吗？如果爱，请大家表示看法。那现在大家每一个人都有每一个人的意见。好，这个意见我把它分配起来就变成一个常态的。那在常态里面呢，有人很特殊，也有人有共同的看法。有共同的看法当然非常棒，很好！可是也有些对我们一言堂特殊的见解，当然如果是positive那就是好的。假设是好的，这些善意的idea，就叫做稀有的次数，那就证明这个很有独创能力。 另外一个叫什么呢，叫变通力。变通力是什么呢？比如说我们现在碰到一个问题，这个问题总共有5种解决的方法。这5种解决方法你都想到了，而且你想的方法刚好都在这5个里面。归纳结果都在同一类或同两类里面，那就不一样，那这称作什么？称作变通力—-变通的能力。 最后一个我们称作实用性。这个实用性是指什么？你现在提出的这些构想、提出的这些解决的方法，请问技术上能不能做得到？还有，你花费的成本需要多少？不要说技术上是可以做得到，可是原来要投入1000万，跟另外一个方法人家投入10块钱，甚至是不投入任何钱，但是你要花一个小时努力做才做到了，那这个就是不一样的实用性和实用能力。 所以这些专家学者研究，技术创造力简单来讲就是四个指标。我们再复习一次，希望大家记下来。第一个叫什么？流畅力或流畅性。流畅性是什么？你现在碰到一个事物，我说这个人反应好快，一二三四五六一直反应出来，这叫做流畅力。但是注意，这个流畅力要去掉什么？比如说有没有重复的，有没有没有用的啊？去掉这些才是真正的流畅能力。再来一个就是独创性，大家的意见都一致，那不算。要的是不一样的地方和部分，是对事情有正面的解决方法，那称作独创性，独创的能力。再来一个叫做变通力，变通能力是指解决方法的类别可能有五类、六类，结果这六类你都想到了，我们称作变通的能力。最后一个，实用性。所以有四个。 我们现在谈到技术创造力，为什么？我相信我今天讲过之后，在座的各位同学、老师，还有各位专家，以后可能可以利用这四个作为方法来评量自己，或者你的亲戚朋友，或者你的学生。 如何用PPT提升创新力 那么我这里有一个比较有趣的事，刚好有一个研究，这个研究就是PPT与创造力。是说一个教师使用PPT进行教学，之后让学生自行使用该PPT进行学习与创作，比起未使用的学生具有显著成效。显著成效体现在什么地方？我们来看一下下面的故事。 （PowerPoint中的内容） 这个故事中我们可以看出来，这个表就是实验的一个方法。各位可以看这里，有实验组跟控制组。它要求用PowerPoint来做，比如说假设老师给我把这个影片讲完了，他要我自己操作，最后就变成把我的创意放在里面成为作业。这样就有了前测、后测，前测的目的是保证一开始大家的起点行为是一样的。他这里做的前测找的是台湾一个公立学校中的两个班级，以及另外一个公立学校的两个班级，来做实验对照，这个是背景。 我们来看，实验结果的其中一个部分跟我们有点关系，可以看到就是这一个。这样的方法就发现学生在短短的16周里面，在两个能力表现不一样。一个叫做变通的能力，一个叫做独创的能力。很明显实验组优于控制组，也就是说，明显大于它的效果是显著的，而不是说比它好一点点而已。这样的话，我们可以看得出来，从这个地方证明什么，我刚刚提到的，利用这个PPT让学生有目的、有组织地作为一个学习的工具，这个工具是他自己从刚开始观摩学习，到开始发现这里面有没有要修改的，再加入自己的东西进去，到最后发现它跟原来老师给他的PPT内容可能完全都脱胎换骨了，增加了很多创意在里面，甚至这个老师还觉得很多内容他没有想到的、可以加的都加进来了。所以这个实验告诉我们，PPT跟我们的技术创造力是正面相关的，这是一个故事。 那我们再看下一个。下一个是要说，“妙用办公软件，提升创造能力”。我还是一样，先讲PowerPoint。其实在使用办公软件的时候，本身就是一个创造力的培养。但是自我的创造或学习要有一个过程，或者说有时候学习是有层次的，哪一个先，哪一个后是不一样的。比如各位常常在学习时，如果先学一个内容再教另一个内容，反而造成学习干扰。所以在学习的时候，你要注意顺序，哪一个先，哪一个后，或者有时候会不会太复杂——我们叫它复杂度——复杂度会不会太高？ Office有很多能力，可是PowerPoint是我们各位在用Office时的一个非常重要的关键能力，所以我画了这张图来表现，就是说应该以PowerPoint为中心。各位从一开始学习，就可以利用PowerPoint，以这样的想法我会继续来做实验教学，证明这样是有效果的。希望有机会再跟各位做一篇从理论到实务的报告，这是我的构想。实际上，各位思考一下， PPT跟Word几乎80%是一样的，但是你在用PPT的时候，每一个字的效果你马上就看得到，所以PPT就有这个好处，就是我们所谓的所见即所得，你做的就是你得到的。 很多的应用软件，第一个你是学习它，你要以它作为学习点，当作你的核心能力；第二个是利用它当作数据融入。数据的融入我们讲过了，我们要表现、要做报告、要做沟通，所以利用PPT来帮助在座的各位同学、帮助各位老师或专家把你的专长、把你现在做的主题表现出来，这是今天跟各位报告的第二个重点。将来可能外围的软件越来越多，你的专业软件可能也越来越多，记住以PowerPoint作为你的核心的表现方式，绝对是最有效益的，这是今天来跟各位报告的第二件事情。 如何提升简报传播效率 我跟各位再分享的第三件事情是，怎么样提升简报的工作效率？各位知道大家现在都很忙。各位同学，你虽然是学生，学生有时候也会很忙，你可能要忙着升学，还要交男女朋友，写报告，都很忙，所以效率其实和7岁到70岁的人都有关系。运动要有效率，吃东西也要吃得有效率，所以我要提醒大家，你要善加利用它来提升简报传播效率。运用与自创模板，让你快速创建优质的简报。快速跟优质好像是很矛盾的。你要花很多的工夫才能雕出一个好东西。 可是对PowerPoint来讲，如果你能够善用这个模板，而且是自己创造的话，比如说适合你自己公司、自己的工作室或者个人用的，工作就会很有效率，会做出很优质的简报，让人家感觉这个人做出来的简报都是有一定水平的，那将来会牵扯到一个能力，叫做多媒体简报和管理上的创新能力。因为你已经把简报分类，在工作上有一个模板是在学校做报告的，可能对家人又有另外一个模板。你看，是不是把刚刚类别的概念也发挥出来了？分门别类应用到不同的事物，应用到不同的对象。 那我们现在来问一下。请问各位，我们在用Windows或者Office操作时，能够一帆风顺的八字诀是什么？也许有部分同学曾经听过我讲的课，知道这个八字诀。凡是Windows或Office，任何新版本拿到手里只要花15分钟到20分钟，你就可以快速地了解这个新软件的用法，这个叫做“操作一帆风顺八字诀”。这种东西就像宝剑一样，各位知道宝剑只赠给两种人，一个叫有缘的人，一种叫英雄。那在座的应该是英雄，所以我们只赠给英雄和有缘的人。 那我们来看一下，第一个一定要记住这句话，“先选对象，再做动作”。你会想“这么简单还叫秘诀？”答案：YES。各位回想一件事，你在操作时常常会说，小张啊、老李啊，我这个电脑怎么不灵光了？按半天，后来人家过来看，你选错地方了，你按错位置了。什么叫按错位置了？就是对象弄错了。请问各位，你结婚的时候是先结婚再选对象，还是先选对象再结婚？答案当然是先选好对象再结婚，这是我们人类在处理事务时的一个不变的法则。在操作软件时也一样，你要先选好位置。 比如我们举一个例子。我说，这个对象很重要，你看，我移动鼠标到这里，然后把对象圈起来。如果我圈错了地方，我在旁边圈，圈半天各位都不知道我是什么意思，可是我刚刚在这个对象上一圈，你就知道我在强调“对象”这两个字。以我的经验，你只要记住这句话，等再来操作这些软件的时候，10次有7次，你只要一提醒自己，大概就解决问题了。这样不是提升70%的效果吗？那不是很好吗，很愉快吗？ 我们再看第二句话。第二句话叫“按右键，柳暗花明又一村”。各位在学习的时候，有时突然按到右键，说：“对不起，我按错了”，赶快把它拿掉，还不晓得怎么把它消除掉，但是其实你挖到宝藏了。你挖到一块金块，还告诉别人，把它盖起来，“对不起，对不起，我看错了，我不应该看到金块”，可以懂我意思吗？按右键其实柳暗花明又一村的意思是告诉各位，这是宝藏，请你好好用它。所以，万一碰到任何事不懂、不会的时候，就应该怎么办？按右键！按右键就对了，甚至说，各位记住我的话，我个人的经验是，你拿到任何新软件，各位就到处乱按右键五分钟你就了解了。好！那么我们要理解这第二句话的意义。 第三句话叫做“用模板（向导）按步施工保证成功”。这句很重要，尤其在座的各位同学或者老师和专家，大家都很忙。如果我们能够善于用模板，你看都是下一步、下一步就完成了。那这些模板在哪里？模板在什么地方？不要再想了，我们先把这八字诀弄完。好！各位看，“对象、动作、右键、向导”，就八个字，就叫八字诀。因为有时在用的时候常常会忘记了，所以我就再奉送一句，叫“条条道路通Windows”。 各位,解决方法有很多种，比如说：像现在这个画面，你看这个屏幕，我画得好乱啊！请问各位画得乱，是不是要把它清除干净？我们怎么清除？我们想一下清除，清除的第一个方法，我们八字诀里面是不是不知道该怎么办时应该按右键，所以我要把对象选对。这里是不是有一个橡皮擦？好，按下去，真的就擦掉了，没错吧？没错，我没有骗你，都是八字诀。按照我的八字诀去做，保证各位这辈子使用Office的软件、Windows软件会一帆风顺。 最后这句话说“条条道路通Windows”的意思是什么？各位刚刚说，我们这样画对不对？你还记得吗？好！我刚刚说到这个画了，我要把它消除，刚才说按右键是不是？但是当你解决了好几次同一个问题以后，你会开始想，有没有更有效率地解决这个问题的方法？你要寻找第二个首选，这样了解吗？那我现在把它做完，你看我把它清除干净，我用了一个快捷键，其实就是橡皮擦，英文叫Eraser，所以刚才按E就擦掉了。同样道理，我要把这个画面变白，白的英文叫White，所以我按W就好了。黑的Black按“B”，你看，没错吧？这些在哪里有？还是在我们八字诀的右键，各位注意看屏幕，黑屏是不是B，白屏是不是W？都在这里啊！只是你平常在用的时候，观察力没有到那里，你没有注意到，你太忙了。那没关系，还好我们有一言堂，所以这就是各位参加这个的好处，而且马上有好处。当然我也喜欢一言堂，因为我也很乐意把自己所学的分享给大家，给各位做一个参考。这个八字诀各位了解了没有？ OK！那么，我们看第三句话，“用模板按步施工保证成功”这句话。这个模板跟你的创造力、跟你的效率绝对相关。请问各位，模板在哪里？很多的书上都告诉说，你要开一个新文档，上面有一个白色的，你一按就好。那我现在告诉各位，千万不要这样按，千万不要！请你在有文档的菜单里面，先把对象弄对了，你做的动作就自然有效率了。如果按照传统的方法，各位是不是就按新建文档？这样对不对？对，没有错，我是真的可以新建一个文档，不过今天各位听了我的课，你会说这个是对的，但是这种方法叫做“土法炼钢”，这样了解吗？我们当然要用的不是土法炼钢，而是一种高效率的方法。这个方法，来，再重看一遍，应该这样子，按这个，看到没有？然后选这个新建，看到了吗？新建，选择它，然后我们看到模板，模板有好几种。 其实模板已经帮你做好了骨架，但是这个内容要你放进去。在放的过程当中有一个参考的依据，让你专心在你的创意跟内容上，那你就会更专心。不要为了这个差1.5公分或者差0.1英寸花那么多时间，那是没有意义的。所以模板的好处在于我们可以专心在内容的创新上。各位是不是体会了“用模板（向导）按步施工保证成功”的威力？我要提醒各位，这个模板到底有多少？这个模板，注意看这里，这里还有，比如报表，包括表单、项目总结等等，你可以随时下载。我知道的至少大概一两千左右，够各位食、衣、住、行、日常生活、娱乐用的。这都是前辈、先人已经做好的模板给你参考，所以这些模板当然是很好的宝藏，我们当然要好好利用。利用完之后，我们接下来做什么？ 接下来就要看我们的，我们要使用观摩现有模板、创建与应用新模板。这个模板我们刚才提到了，有本机和在线的。观摩以后各位就要开始去思考，我要适合自己的胃口，开创自己的模板。所以第二个动作就是，自己要创造自己的内容出来，创造完之后，当然就要用，不是说创造完就还是摆在仓库里面，所以各位接着要应用。用，有问题，没关系，就要改善，这样的话就是一个循环，一个良性的循环。各位看，一个简单的PPT，从我跟各位讲学习方法开始，我们怎么样利用它提升自己的创造能力，到怎么样有效率地解决你自己在工作上的问题，包括刚才我讲的八字诀，还有利用观摩来改善创造自己的模板，最后得到的结论就是要提醒各位：妙用办公软件PowerPoint，提升创新能力。 今天的这个报告，感谢各位的光临。祝各位身体健康，万寿无疆！ 那我预祝各位看到的“2010 PPT商务应用国际大赛”圆满成功！我觉得这对我们国内是非常有意义的，应该说所有人都应该来参加。我自己都很想参加。我自己不能参加，我一定要我的徒子徒孙、要我的学生参加。所以大家一起来，给我们的孩子一个平台，给我们自己一个参与的机会。有参与你发现你的创造力也会增加，有没有“得名”是另外一回事。就是要参加。我从年轻的时候就喜欢参加各种竞赛，没得名都没关系。没得名次我会怎么写？各位猜，如果我们这个“2010PPT商务应用国际大赛”我没有得名，我名落孙山，我将来在履历表中会这样写，“我曾经是‘2010 PPT商务应用国际大赛’选手”。就这样写，就像我是奥林匹克大赛选手一样。 谢谢各位，谢谢！ |
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