妙用办公软件,提升创新能力-搜狐教育

2010-12-06  草原游离子

妙用办公软件,提升创新能力

 

  搜狐职场一言堂

  ——2010 Microsoft PowerPoint商务应用国际大赛

  信息化项目处理的步骤

  主持人:各位同学,各位朋友,大家好!听君一言,胜读十年。欢迎大家关注“搜狐职场一言堂”,我是张文强。

  我们今天要开启一场特殊的“搜狐职场一言堂”的专题,特殊在两个方面。第一个方面,今天我们这个专题将延续几期以来的一个创新的系列。创新是我们搜狐公司今年的文化主题,所以我们今年将会安排一系列有关创新方面的专题。今天要讲的创新,实际上可能跟我们以前讲的创新内容是不太一样的,因为以前我们讲了很多创新的理论,讲了很多创新的方法。不过我不知道大家的感觉是怎样,可能有的同学会觉的好像是比较理论化的,好像是有一定的高度和深度的,那么在我们身边是不是也需要创新呢?

  其实我觉得,在我们身边就存在着很多很多需要创新的地方。比如说我们每天面对的电脑,我们用的办公软件,我们经常用的PPT也好、Word也好、Excel也好,我们天天在用,但是这里面是不是你已经掌握它全部的精髓?另外一个,是不是也能够在这个方面加强我们的创新能力?

  今天,由来自祖国宝岛台湾的戴建耘博士来跟我们大家分享如何“妙用办公软件,提升职场创新力”,这是其中之一的内容。还有一个内容,戴博士将会开启今天我们带给所有“搜狐职场一言堂”朋友的一个非常神秘的大礼。到底是什么?我们拭目以待。

  来,我们以热烈的掌声欢迎来自祖国宝岛台湾的戴建耘博士。

  戴建耘:张先生,还有在座的各位专家、同学,我很高兴有这个机会跟各位来分享一下。我今天跟各位报告的是,我们怎么样利用多媒体简报PPT,这实际上跟我们的传播力和技术的创造力是有关系的。那么我把我的一些经验分享给各位老师、各位同学、各位专家做一个参考。

  我想大家都知道,如果你是办公人员或者是个知识工作者,你每天要做很多的事情。这些事情呢,各位可以看这个表,里面包括了你每天为了做一些项目需要做的事情。如果你是企业单位的,譬如说你是销售人员、你是服务人员,或者你是研发人员,像研发人员就要经常做这些事。这些事对应的操作工具有哪些呢?各位可以往上看,比如说你要用到Word、你要用到Excel,对应需要用的信息化的,你说是工具也好、是能力也好,就是你每天要碰到的。这些工具中,我们可以看,今天我要跟各位老师、同学、专家分享的是中间的这个,叫PPT。

  因为从学习的角度来看,我们过去是按照各位看到的这个顺序从左到右学。你要学办公软件吗?你想要成为一个知识工作者吗?一般传统的学习或教学说,是的,那你就先从Word开始,然后再到Excel,按照这个顺序学完,好像会是有难度的感觉。那么今天呢,我用另外一个思维给各位做一个参考。

  我们先来看,不管是在座的各位专家或者是各位同学、各位老师,我不晓得你有没有这种感觉,就是说除非你每天就用这个软件,而且你是靠这个软件吃饭的,也就是说你用它当作一个吃饭的工具以外,大概有百分之八九十的人对于这个Office,有一份的报告说只用到20%—25%,就只有这么少。也就是说,事实上,这么好的一个宝藏在你的手上并没有发挥出来,你把宝剑拿在手里当菜刀,意思就是这样。那么这一份报告就告诉我们,尤其是像我们每天要做PowerPoint,实际上你要掌握的也不多,就那20%—25%的分量。如果是这样的话,你的办公效率就能提升你现在的30%-60%,那你为什么不提升?其实我们今天要说创造力,不如说我们在学习上也要创新,用学习的方式来看,到底用哪个方式自我创新?

  好,有一件事就是,我们在处理办公室的这些项目时有些基本的规则,这些规则大概目前是全球性的。不管你是CEO也好、你是领导也好、你是秘书也好,在我们信息化的这个社会里面,你碰到的项目处理的步骤大概有哪些?

  第一,当你碰到事情,你首先要想一想,你要做的动作就是收集信息。那么各位可能看到这个收集信息,从英文来看就是Define。你要知道你的范围在哪里?然后这个去哪里拿,就是Access。Define和Access以实做面来看,我们要怎么办呢?就是我们利用网络去搜索信息。我们利用什么呢?这些撰写报告,对不对?要写,要开始收集。所以一开始,你就要对这些数据做收集。

  然后接着呢,拿到这些数据后你要做一件事情,就是评估看看。评估完了之后呢,你就想想看,我要利用这些来做统计处理。这有一些统计处理的工具,包括我们手边的Excel也好,或者Word也好,其实都是很好的。这个统计不见得要很高深,只要让我们知道它有什么样的重点,或者有什么发现,那就都是很好的方法、很好的工具。当然如果高级一点的,比如现在比较专业的是利用SPSS这种比较高等的统计工具。不管怎么样,这个是帮助各位计算或分析我们手边的信息。你要先看这个信息是不是正确,如果信息是错误的,再做下去是没有意义的。所以评估信息是很重要的。

  那么下一个步骤要做的是组织,组织信息。这个组织各位可以看英文,它是Manage和Integrate。就是你要管理,而且你要把它整合。可能这个数据是分散的,可能有一个部分在Excel,有一个部分在Word,甚至说在Excel的好几个文档里面,你要把它组织和整合。所以这个地方有一个实际的案例是,你要把统计出的数据对应或者归纳到相关的数据栏目或类别里面去。否则的话,好像你拿到数据,数据也是正确的,可是实际上就好像一把剑一样,它并没有磨得很利,而且这把剑有可能是钝的,可能已经生锈了,就是用不上力。所以我们必须把它进行组织,也就是Manage和所谓Integrate。

  好,那你所有的动作做好了,你今天也花了很多工夫认真做了,你最后要干什么?你不是把你的数据存档就可以到此为止。你的同事们、你的上司们,甚至可能是你的老师并不知道,说:“你有做功课吗?你有认真做吗?”你说:“有啊,我很认真做。我都存到我的计算机里面,我都存到我的硬盘里面。我很认真啊。”答案是,NO!因为你没有做最后一个动作,这个动作叫什么呢?

  各位可以看到,就是要做这个,“创建”。把刚刚你整理好的数据做创建和传达,英文可以叫Create和Communicate。其实Communicate这个词,从小我们就是当作一个基本的单词,可是各位可以看到它的变化很大。比如说Communicate,可以讲成是你跟我之间的沟通;对一个艺术学者、专家来讲,Communicate叫传播,像媒体我们就称传播;从计算机这个专业来讲,Communicate应该是网络信息、网络应用。所以各位可以看,Communicate其实都是跟人有关的。所以最后的动作就是你很认真地做了,你没有做这个动作或者你没有做好,事倍功半就由你。

  简报是要让别人一目了然,比如说今天这个表,我也可以全部写数字,可是我如果用这个表格,各位这样看就觉得好像理解了一点。可是这时候,我把给各位看到的这个数据这样表现出来,是不是各位印象又深刻了?其实左边的这些内容跟刚刚是一样的。可是这样讲解过后,我在右边要说,各位要做的、要把握的是:收集信息、评估信息、组织信息、创建,同时要跟别人传达、沟通有用的信息。这样,你就对这四个步骤印象深刻,这四个步骤在你的脑袋里面,我们说学习的保留力就提升了。同样道理,你在跟别人沟通时,别人对你的印象、对你刚刚讲的那件事情就印象深刻。印象深刻表示什么?你对那个人开始有冲击和影响。每一件事情你都很重视这种传播效果,那就是我们说的“细节决定成败”。

  其实最后的传达信息、简报和创建报告就是最好地培养你、训练你个人“细节决定成败”的一个training和process,是很好的training的一个结果,training的衡量标准。也就是告诉各位同学、各位老师还有各位专家,我们每天工作的事务,如果我们能够善于用像PPT这种微不足道的小工具,那它的效果是无可限量的,它的效果会让你觉得是小兵立大功。
 
 

  技术创造力的衡量指标

  好,那么谈到技术创造力。这个技术创造力基本上有这样的衡量指标。这个衡量指标我们可以看,第一个叫流畅性。流畅,为了证明它真的是这个样子,我引用了一个学者叫吴静吉在1998年讲的话。这个流畅力是指什么呢?是指比如说你这个人现在碰到了一件事情,或者说我今天要你拿PPT做出一个事物,你就会想“我现在要报告哪些项目”。你想到的方法或者内容,一条一条列出来,这是你想到的,可是想了很多。各位有没有发现,常常会有重复的或者是没有意义的。把这些重复的、没有关系的剔掉以后,就叫流畅性或者流畅的能力。

  我们再来看独创力和独创性。独创性是指什么?现在在座各位同学,比如我问各位,你对一言堂的反应。你爱它吗?如果爱,请大家表示看法。那现在大家每一个人都有每一个人的意见。好,这个意见我把它分配起来就变成一个常态的。那在常态里面呢,有人很特殊,也有人有共同的看法。有共同的看法当然非常棒,很好!可是也有些对我们一言堂特殊的见解,当然如果是positive那就是好的。假设是好的,这些善意的idea,就叫做稀有的次数,那就证明这个很有独创能力。

  另外一个叫什么呢,叫变通力。变通力是什么呢?比如说我们现在碰到一个问题,这个问题总共有5种解决的方法。这5种解决方法你都想到了,而且你想的方法刚好都在这5个里面。归纳结果都在同一类或同两类里面,那就不一样,那这称作什么?称作变通力—-变通的能力。

  最后一个我们称作实用性。这个实用性是指什么?你现在提出的这些构想、提出的这些解决的方法,请问技术上能不能做得到?还有,你花费的成本需要多少?不要说技术上是可以做得到,可是原来要投入1000万,跟另外一个方法人家投入10块钱,甚至是不投入任何钱,但是你要花一个小时努力做才做到了,那这个就是不一样的实用性和实用能力。

  所以这些专家学者研究,技术创造力简单来讲就是四个指标。我们再复习一次,希望大家记下来。第一个叫什么?流畅力或流畅性。流畅性是什么?你现在碰到一个事物,我说这个人反应好快,一二三四五六一直反应出来,这叫做流畅力。但是注意,这个流畅力要去掉什么?比如说有没有重复的,有没有没有用的啊?去掉这些才是真正的流畅能力。再来一个就是独创性,大家的意见都一致,那不算。要的是不一样的地方和部分,是对事情有正面的解决方法,那称作独创性,独创的能力。再来一个叫做变通力,变通能力是指解决方法的类别可能有五类、六类,结果这六类你都想到了,我们称作变通的能力。最后一个,实用性。所以有四个。

  我们现在谈到技术创造力,为什么?我相信我今天讲过之后,在座的各位同学、老师,还有各位专家,以后可能可以利用这四个作为方法来评量自己,或者你的亲戚朋友,或者你的学生。
 

  如何用PPT提升创新力

  那么我这里有一个比较有趣的事,刚好有一个研究,这个研究就是PPT与创造力。是说一个教师使用PPT进行教学,之后让学生自行使用该PPT进行学习与创作,比起未使用的学生具有显著成效。显著成效体现在什么地方?我们来看一下下面的故事。

  (PowerPoint中的内容)

  这个故事中我们可以看出来,这个表就是实验的一个方法。各位可以看这里,有实验组跟控制组。它要求用PowerPoint来做,比如说假设老师给我把这个影片讲完了,他要我自己操作,最后就变成把我的创意放在里面成为作业。这样就有了前测、后测,前测的目的是保证一开始大家的起点行为是一样的。他这里做的前测找的是台湾一个公立学校中的两个班级,以及另外一个公立学校的两个班级,来做实验对照,这个是背景。

  我们来看,实验结果的其中一个部分跟我们有点关系,可以看到就是这一个。这样的方法就发现学生在短短的16周里面,在两个能力表现不一样。一个叫做变通的能力,一个叫做独创的能力。很明显实验组优于控制组,也就是说,明显大于它的效果是显著的,而不是说比它好一点点而已。这样的话,我们可以看得出来,从这个地方证明什么,我刚刚提到的,利用这个PPT让学生有目的、有组织地作为一个学习的工具,这个工具是他自己从刚开始观摩学习,到开始发现这里面有没有要修改的,再加入自己的东西进去,到最后发现它跟原来老师给他的PPT内容可能完全都脱胎换骨了,增加了很多创意在里面,甚至这个老师还觉得很多内容他没有想到的、可以加的都加进来了。所以这个实验告诉我们,PPT跟我们的技术创造力是正面相关的,这是一个故事。

  那我们再看下一个。下一个是要说,“妙用办公软件,提升创造能力”。我还是一样,先讲PowerPoint。其实在使用办公软件的时候,本身就是一个创造力的培养。但是自我的创造或学习要有一个过程,或者说有时候学习是有层次的,哪一个先,哪一个后是不一样的。比如各位常常在学习时,如果先学一个内容再教另一个内容,反而造成学习干扰。所以在学习的时候,你要注意顺序,哪一个先,哪一个后,或者有时候会不会太复杂——我们叫它复杂度——复杂度会不会太高?

  Office有很多能力,可是PowerPoint是我们各位在用Office时的一个非常重要的关键能力,所以我画了这张图来表现,就是说应该以PowerPoint为中心。各位从一开始学习,就可以利用PowerPoint,以这样的想法我会继续来做实验教学,证明这样是有效果的。希望有机会再跟各位做一篇从理论到实务的报告,这是我的构想。实际上,各位思考一下, PPT跟Word几乎80%是一样的,但是你在用PPT的时候,每一个字的效果你马上就看得到,所以PPT就有这个好处,就是我们所谓的所见即所得,你做的就是你得到的。

  很多的应用软件,第一个你是学习它,你要以它作为学习点,当作你的核心能力;第二个是利用它当作数据融入。数据的融入我们讲过了,我们要表现、要做报告、要做沟通,所以利用PPT来帮助在座的各位同学、帮助各位老师或专家把你的专长、把你现在做的主题表现出来,这是今天跟各位报告的第二个重点。将来可能外围的软件越来越多,你的专业软件可能也越来越多,记住以PowerPoint作为你的核心的表现方式,绝对是最有效益的,这是今天来跟各位报告的第二件事情。
 
 
 

  如何提升简报传播效率

  我跟各位再分享的第三件事情是,怎么样提升简报的工作效率?各位知道大家现在都很忙。各位同学,你虽然是学生,学生有时候也会很忙,你可能要忙着升学,还要交男女朋友,写报告,都很忙,所以效率其实和7岁到70岁的人都有关系。运动要有效率,吃东西也要吃得有效率,所以我要提醒大家,你要善加利用它来提升简报传播效率。运用与自创模板,让你快速创建优质的简报。快速跟优质好像是很矛盾的。你要花很多的工夫才能雕出一个好东西。

  可是对PowerPoint来讲,如果你能够善用这个模板,而且是自己创造的话,比如说适合你自己公司、自己的工作室或者个人用的,工作就会很有效率,会做出很优质的简报,让人家感觉这个人做出来的简报都是有一定水平的,那将来会牵扯到一个能力,叫做多媒体简报和管理上的创新能力。因为你已经把简报分类,在工作上有一个模板是在学校做报告的,可能对家人又有另外一个模板。你看,是不是把刚刚类别的概念也发挥出来了?分门别类应用到不同的事物,应用到不同的对象。

  那我们现在来问一下。请问各位,我们在用Windows或者Office操作时,能够一帆风顺的八字诀是什么?也许有部分同学曾经听过我讲的课,知道这个八字诀。凡是Windows或Office,任何新版本拿到手里只要花15分钟到20分钟,你就可以快速地了解这个新软件的用法,这个叫做“操作一帆风顺八字诀”。这种东西就像宝剑一样,各位知道宝剑只赠给两种人,一个叫有缘的人,一种叫英雄。那在座的应该是英雄,所以我们只赠给英雄和有缘的人。

  那我们来看一下,第一个一定要记住这句话,“先选对象,再做动作”。你会想“这么简单还叫秘诀?”答案:YES。各位回想一件事,你在操作时常常会说,小张啊、老李啊,我这个电脑怎么不灵光了?按半天,后来人家过来看,你选错地方了,你按错位置了。什么叫按错位置了?就是对象弄错了。请问各位,你结婚的时候是先结婚再选对象,还是先选对象再结婚?答案当然是先选好对象再结婚,这是我们人类在处理事务时的一个不变的法则。在操作软件时也一样,你要先选好位置。

  比如我们举一个例子。我说,这个对象很重要,你看,我移动鼠标到这里,然后把对象圈起来。如果我圈错了地方,我在旁边圈,圈半天各位都不知道我是什么意思,可是我刚刚在这个对象上一圈,你就知道我在强调“对象”这两个字。以我的经验,你只要记住这句话,等再来操作这些软件的时候,10次有7次,你只要一提醒自己,大概就解决问题了。这样不是提升70%的效果吗?那不是很好吗,很愉快吗?

  我们再看第二句话。第二句话叫“按右键,柳暗花明又一村”。各位在学习的时候,有时突然按到右键,说:“对不起,我按错了”,赶快把它拿掉,还不晓得怎么把它消除掉,但是其实你挖到宝藏了。你挖到一块金块,还告诉别人,把它盖起来,“对不起,对不起,我看错了,我不应该看到金块”,可以懂我意思吗?按右键其实柳暗花明又一村的意思是告诉各位,这是宝藏,请你好好用它。所以,万一碰到任何事不懂、不会的时候,就应该怎么办?按右键!按右键就对了,甚至说,各位记住我的话,我个人的经验是,你拿到任何新软件,各位就到处乱按右键五分钟你就了解了。好!那么我们要理解这第二句话的意义。

  第三句话叫做“用模板(向导)按步施工保证成功”。这句很重要,尤其在座的各位同学或者老师和专家,大家都很忙。如果我们能够善于用模板,你看都是下一步、下一步就完成了。那这些模板在哪里?模板在什么地方?不要再想了,我们先把这八字诀弄完。好!各位看,“对象、动作、右键、向导”,就八个字,就叫八字诀。因为有时在用的时候常常会忘记了,所以我就再奉送一句,叫“条条道路通Windows”。

  各位,解决方法有很多种,比如说:像现在这个画面,你看这个屏幕,我画得好乱啊!请问各位画得乱,是不是要把它清除干净?我们怎么清除?我们想一下清除,清除的第一个方法,我们八字诀里面是不是不知道该怎么办时应该按右键,所以我要把对象选对。这里是不是有一个橡皮擦?好,按下去,真的就擦掉了,没错吧?没错,我没有骗你,都是八字诀。按照我的八字诀去做,保证各位这辈子使用Office的软件、Windows软件会一帆风顺。

  最后这句话说“条条道路通Windows”的意思是什么?各位刚刚说,我们这样画对不对?你还记得吗?好!我刚刚说到这个画了,我要把它消除,刚才说按右键是不是?但是当你解决了好几次同一个问题以后,你会开始想,有没有更有效率地解决这个问题的方法?你要寻找第二个首选,这样了解吗?那我现在把它做完,你看我把它清除干净,我用了一个快捷键,其实就是橡皮擦,英文叫Eraser,所以刚才按E就擦掉了。同样道理,我要把这个画面变白,白的英文叫White,所以我按W就好了。黑的Black按“B”,你看,没错吧?这些在哪里有?还是在我们八字诀的右键,各位注意看屏幕,黑屏是不是B,白屏是不是W?都在这里啊!只是你平常在用的时候,观察力没有到那里,你没有注意到,你太忙了。那没关系,还好我们有一言堂,所以这就是各位参加这个的好处,而且马上有好处。当然我也喜欢一言堂,因为我也很乐意把自己所学的分享给大家,给各位做一个参考。这个八字诀各位了解了没有?

  OK!那么,我们看第三句话,“用模板按步施工保证成功”这句话。这个模板跟你的创造力、跟你的效率绝对相关。请问各位,模板在哪里?很多的书上都告诉说,你要开一个新文档,上面有一个白色的,你一按就好。那我现在告诉各位,千万不要这样按,千万不要!请你在有文档的菜单里面,先把对象弄对了,你做的动作就自然有效率了。如果按照传统的方法,各位是不是就按新建文档?这样对不对?对,没有错,我是真的可以新建一个文档,不过今天各位听了我的课,你会说这个是对的,但是这种方法叫做“土法炼钢”,这样了解吗?我们当然要用的不是土法炼钢,而是一种高效率的方法。这个方法,来,再重看一遍,应该这样子,按这个,看到没有?然后选这个新建,看到了吗?新建,选择它,然后我们看到模板,模板有好几种。

  其实模板已经帮你做好了骨架,但是这个内容要你放进去。在放的过程当中有一个参考的依据,让你专心在你的创意跟内容上,那你就会更专心。不要为了这个差1.5公分或者差0.1英寸花那么多时间,那是没有意义的。所以模板的好处在于我们可以专心在内容的创新上。各位是不是体会了“用模板(向导)按步施工保证成功”的威力?我要提醒各位,这个模板到底有多少?这个模板,注意看这里,这里还有,比如报表,包括表单、项目总结等等,你可以随时下载。我知道的至少大概一两千左右,够各位食、衣、住、行、日常生活、娱乐用的。这都是前辈、先人已经做好的模板给你参考,所以这些模板当然是很好的宝藏,我们当然要好好利用。利用完之后,我们接下来做什么?

  接下来就要看我们的,我们要使用观摩现有模板、创建与应用新模板。这个模板我们刚才提到了,有本机和在线的。观摩以后各位就要开始去思考,我要适合自己的胃口,开创自己的模板。所以第二个动作就是,自己要创造自己的内容出来,创造完之后,当然就要用,不是说创造完就还是摆在仓库里面,所以各位接着要应用。用,有问题,没关系,就要改善,这样的话就是一个循环,一个良性的循环。各位看,一个简单的PPT,从我跟各位讲学习方法开始,我们怎么样利用它提升自己的创造能力,到怎么样有效率地解决你自己在工作上的问题,包括刚才我讲的八字诀,还有利用观摩来改善创造自己的模板,最后得到的结论就是要提醒各位:妙用办公软件PowerPoint,提升创新能力。

  今天的这个报告,感谢各位的光临。祝各位身体健康,万寿无疆!

  那我预祝各位看到的“2010 PPT商务应用国际大赛”圆满成功!我觉得这对我们国内是非常有意义的,应该说所有人都应该来参加。我自己都很想参加。我自己不能参加,我一定要我的徒子徒孙、要我的学生参加。所以大家一起来,给我们的孩子一个平台,给我们自己一个参与的机会。有参与你发现你的创造力也会增加,有没有“得名”是另外一回事。就是要参加。我从年轻的时候就喜欢参加各种竞赛,没得名都没关系。没得名次我会怎么写?各位猜,如果我们这个“2010PPT商务应用国际大赛”我没有得名,我名落孙山,我将来在履历表中会这样写,“我曾经是‘2010 PPT商务应用国际大赛’选手”。就这样写,就像我是奥林匹克大赛选手一样。

  谢谢各位,谢谢! 
 
 
 
 不问成果,不问成功与否,您就是勇敢地去参与;
  您的参与就是成功;
  每一件事情你都很重视这种传播效果,那就是我们说的“细节决定成败”。

    猜你喜欢
    发表评论评论公约
    喜欢该文的人也喜欢 更多