EXCEL快捷键: ESC键 修改单元格时如果不小心更改公式的构成,可以用ESC键退出,避免破坏了公式
◆ EXCEL快捷键: CTRL+ 箭头键 移动到当前数据区域的边缘 ◆ EXCEL快捷键: HOME 移动到行首 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+HOME 移动到工作表的开头 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+END 移动到工作表的最后一个单元格,这个单元格位于数据区的最右列和最底行的交叉处(右下角);或是与首单元格(一般为 A1)相对的单元格。 ◆ EXCEL快捷键: PAGE DOWN 向下移动一屏 ◆ EXCEL快捷键: PAGE UP 向上移动一屏 ◆ EXCEL快捷键: ALT+PAGE DOWN 向右移动一屏 ◆ EXCEL快捷键: ALT+PAGE UP 向左移动一屏 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+F6 或 CTRL+TAB 移动到下一工作簿或窗口 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+SHIFT+F6 或 CTRL+SHIFT+TAB 移动到前一工作簿或窗口 ◆ EXCEL快捷键: F6 移动到已拆分工作簿中的下一个窗格 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+F6 移动到被拆分的工作簿中的上一个窗格 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+BACKSPACE 滚动并显示活动单元格 ◆ EXCEL快捷键: F5 显示“定位”对话框 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+F5 显示“查找”对话框 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+F4 重复上一次“查找”操作(等同于“查找下一个”) ◆ EXCEL快捷键: TAB 在保护工作表中的非锁定单元格之间移动 ◆ EXCEL快捷键: SCROLL LOCK 打开或关闭滚动锁定 ◆ EXCEL快捷键: HOME 移动到窗口中左上角处的单元格 ◆ EXCEL快捷键: END 移动到窗口中右下角处的单元格 ◆ EXCEL快捷键: 上箭头键或下箭头键 向上或向下滚动一行 ◆ EXCEL快捷键: 左箭头键或右箭头键 向左或向右滚动一列 ◆ EXCEL快捷键: 用于预览和打印文档的按键 CTRL+P 或 CTRL+SHIFT+F12 显示“打印”对话框 ◆ EXCEL快捷键: 在打印预览中时 按下 箭头键 完成 当放大显示时,在文档中移动 ◆ EXCEL快捷键: 在打印预览中时 按下PAGE UP 或 PAGE DOWN 完成 当缩小显示时,在文档中每次滚动一页 ◆ EXCEL快捷键: 在打印预览中时 按下CTRL+上箭头键或CTRL+左箭头键 完成 当缩小显示时,滚动到第一页 ◆ EXCEL快捷键: 在打印预览中时 按下 CTRL+下箭头键或CTRL+右箭头键 完成 当缩小显示时,滚动到最后一页 ◆ EXCEL快捷键: 用于工作表、图表和宏的按键 按下 SHIFT+F11 或 ALT+SHIFT+F1 完成 插入新工作表 ◆ EXCEL快捷键: 用于工作表、图表和宏的按键 按下 F11 或 ALT+F1 创建使用当前区域的图表 ◆ EXCEL快捷键: 用于工作表、图表和宏的按键 按下 ALT+F8 完成 显示“宏”对话框 ◆ EXCEL快捷键: 用于工作表、图表和宏的按键 按下 ALT+F11 显示“Visual Basic 编辑器” ◆ EXCEL快捷键: 用于工作表、图表和宏的按键 按下 CTRL+F11 插入 Microsoft Excel 4.0 宏工作表 ◆ EXCEL快捷键: 用于工作表、图表和宏的按键 按下 CTRL+PAGE DOWN 移动到工作簿中的下一个工作表 ◆ EXCEL快捷键: 用于工作表、图表和宏的按键 按下 CTRL+PAGE UP 移动到工作簿中的上一个工作表 ◆ EXCEL快捷键: 用于工作表、图表和宏的按键 按下 CTRL+PAGE DOWN 移动到工作簿中的下一个工作表 ◆ EXCEL快捷键: 用于工作表、图表和宏的按键 按下 SHIFT+CTRL+PAGE DOWN 选择工作簿中当前和下一个工作表 ◆ EXCEL快捷键: 用于工作表、图表和宏的按键 按下 SHIFT+CTRL+PAGE UP 选择工作簿中的当前工作簿或上一个工作簿 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 ENTER 完成单元格输入并在选定区域中下移 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 ALT+ENTER 在单元格中折行 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 CTRL+ENTER 用当前输入项填充选定的单元格区域 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 SHIFT+ENTER 完成单元格输入并在选定区域中上移 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 TAB 完成单元格输入并在选定区域中右移 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 SHIFT+TAB 完成单元格输入并在选定区域中左移 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 ESC 取消单元格输入 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 BACKSPACE 删除插入点左边的字符,或删除选定区域 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 DELETE 删除插入点右边的字符,或删除选定区域 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 CTRL+DELETE 删除插入点到行末的文本 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 箭头键 向上下左右移动一个字符 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 HOME 移到行首 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 F4 或 CTRL+Y 重复最后一次操作 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 SHIFT+F2 编辑单元格批注 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 CTRL+SHIFT+F3 由行或列标志创建名称 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 CTRL+D 向下填充 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 CTRL+R 向右填充 ◆ EXCEL快捷键: 用于输入数据的按键 CTRL+F3 定义名称 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 BACKSPACE 编辑活动单元格,然后清除该单元格,或在编辑单元格内容时删除活动单元格中前面的字符 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 ENTER 完成单元格输入 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 CTRL+SHIFT+ENTER 以数组公式形式输入公式 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 ESC 取消单元格或编辑栏中的输入项 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 CTRL+A 在公式中键入函数名之后,显示公式选项板 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 CTRL+SHIFT+A 在公式中键入函数名之后,为该函数插入变量名和括号 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 CTRL+K 插入超级链接 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 ENTER (在具有超级链接的单元格中) 激活超级链接 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 F2 编辑活动单元格,并将插入点放到行末 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 F3 将定义的名称粘贴到公式中 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 SHIFT+F3 将函数粘贴到公式中 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 F9 计算所有打开工作簿中的所有工作表 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 CTRL+ALT+F9 计算活动工作簿中的所有工作表 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 SHIFT+F9 计算活动工作表 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 = (等号) 键入公式 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 ALT+= (等号) 插入“自动求和”公式 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 CTRL+; (分号) 输入日期 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 CTRL+SHIFT+: (冒号) 输入时间 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 CTRL+SHIFT+" (双引号) 将当前单元格上方单元格中数值复制到当前单元格或编辑栏 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 CTRL+` (左单引号) 在显示单元格值和显示单元格公式间转换 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 CTRL+' (撇号) 将当前单元格上方单元格中的公式复制到当前单元格或编辑栏 ◆ EXCEL快捷键: 在单元格或编辑栏中使用的按键 ALT+ 下箭头键 显示“记忆式键入”列表 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 ALT+' (撇号) 显示“样式”对话框 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+1 显示“单元格格式”对话框 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+~ 应用“常规”数字格式 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+$ 应用带两个小数位的“贷币”格式(负数出现在括号中) ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+% 应用不带小数位的“百分比”格式 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+^ 应用带两个小数位的“科学记数”数字格式 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+# 应用年月日“日期”格式 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+@ 应用小时和分钟“时间”格式,并标明上午或下午 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+! 应用这样的数字格式:具有千位分隔符且负数用负号 (-) 表示 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+& 应用外边框 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+_ 删除外边框 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+B 应用或取消字体加粗格式 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+I 应用或取消字体倾斜格式 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+U 应用或取消下划线格式 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+5 应用或取消删除线格式 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+9 隐藏行 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+( (左括号) 取消隐藏行 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+0(零) 隐藏列 ◆ EXCEL快捷键: 设置数据格式的按键 CTRL+SHIFT+)(右括号) 取消隐藏列 ◆ EXCEL快捷键: 编辑数据的按键 F2 编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾 ◆ EXCEL快捷键: 编辑数据的按键 ESC 取消单元格或编辑栏中的输入项 ◆ EXCEL快捷键: 编辑数据的按键 BACKSPACE 编辑活动单元格并清除其中原有的内容,或者在编辑单元格内容时删除活动单元格中的前一个字符 ◆ EXCEL快捷键: 编辑数据的按键 F3 将定义的名称粘贴到公式中 ◆ EXCEL快捷键: 编辑数据的按键 ENTER 完成单元格输入 ◆ EXCEL快捷键: 编辑数据的按键 CTRL+SHIFT+ENTER 将公式作为数组公式输入 ◆ EXCEL快捷键: 编辑数据的按键 CTRL+A 在公式中键入函数名之后,显示公式选项板 ◆ EXCEL快捷键: 编辑数据的按键 CTRL+SHIFT+A 在公式中键入函数名之后,为该函数插入变量名和括号 ◆ EXCEL快捷键: 编辑数据的按键 F7 键 显示“拼写检查”对话框。 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+C 复制选定区域 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+X 剪切选定区域 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+V 粘贴选定区域 ◆ EXCEL快捷键: DELETE 清除选定区域的内容 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+ 连字符 删除选定区域 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+Z 撤消最后一次操作 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+SHIFT+ 加号 插入空白单元格 ◆ EXCEL快捷键: ENTER 在选定区域内由上往下移动,或者按“编辑”选项卡(单击“工具”菜单中的“选项”命令)中选定的方向移动。 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+ENTER 在选定区域内由下往上移动,或者按与“编辑”选项卡(单击“工具”菜单中的“选项”命令)中选定方向相反的方向移动。 ◆ EXCEL快捷键: TAB 在选定区域内由左往右移动。如果选定区域只有一列,则向下移动一个单元格。 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+TAB 在选定区域内由右往左移动。如果选定区域只有一列,则向上移动一个单元格。 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+PERIOD 按顺时针方向移动到选定区域的下一个角。 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+ALT+右箭头键 右移到非相邻的选定区域 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+ALT+左箭头键 左移到非相邻的选定区域 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+SHIFT+*(星号) 选定当前单元格周围的区域(选定区域是封闭在空白行和空白列中的数据区域) ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+ 箭头键 将选定区域扩展一个单元格宽度 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+SHIFT+ 箭头键 将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+HOME 将选定区域扩展到行首 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+SHIFT+HOME 将选定区域扩展到工作表的开始 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+SHIFT+END 将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格(右下角) ◆ EXCEL快捷键: CTRL+SPACEBAR 选定整列 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+SPACEBAR 选定整行 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+A 选定整个工作表 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+BACKSPACE 如果已经选定了多个单元格,则只选定其中的活动单元格 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+PAGE DOWN 将选定区域向下扩展一屏 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+PAGE UP 将选定区域向上扩展一屏 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+SHIFT+SPACEBAR 在选定了一个对象的情况下,选定工作表上的所有对象 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+6 在隐藏对象、显示对象与对象占位符之间切换 ◆ EXCEL快捷键: CTRL+7 显示或隐藏“常用”工具栏 ◆ EXCEL快捷键: F8 使用箭头键启动扩展选中区域的功能 ◆ EXCEL快捷键: SHIFT+F8 将其他区域中的单元格添加到选中区域中,或使用箭头键移动到需要添加的选中区域的起始处,然后按下 F8 和箭头键选择下一个区域。 ◆ EXCEL快捷键: SCROLL LOCK, SHIFT+HOME 将选定区域扩展到窗口左上角的单元格 ◆ EXCEL快捷键: SCROLL LOCK, SHIFT+END 将选定区域扩展到窗口右下角的单元格 ◆ EXCEL快捷键: 提示 在“滚动锁定”关闭的情况下使用滚动键(如 PAGEUP 和 PAGEDOWN),选定的区域会随之发生移动。若要在滚动时保持原来的选定区域,应首先打开“滚动锁定”功能。处于 End 模式时展开选中区域的按键 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 ALT+ 按键,按键 是字段或命令名中带下划线的字母 选择一个字段或命令按钮 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 下箭头键 移动到下一记录中的同一字段 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 上箭头键 移动到上一记录中的同一字段 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 TAB 移动到记录中可编辑的下一字段 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 SHIFT+TAB 移动到记录中可编辑的上一字段 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 ENTER 移动到下一记录的首字段 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 SHIFT+ENTER 移动到上一记录的首字段 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 PAGE DOWN 移动到前 10 个记录的同一字段 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 CTRL+PAGE DOWN 移动到新的记录 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 PAGE UP 移动到后 10 个记录的同一字段 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 CTRL+PAGE UP 移动到首记录 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 HOME 或 END 移动到字段的开头或末尾 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 SHIFT+END 将选定区域扩展到字段的末尾 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 SHIFT+HOME 将选定区域扩展到字段的开头 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 左箭头键或右箭头键 在字段内左移或右移一个字符 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 SHIFT+左箭头键 选定左边的字符 ◆ EXCEL快捷键: 用于数据库和数据清单的按键 SHIFT+右箭头键 选定右边的字符 ◆ EXCEL快捷键: 使用自动筛选的按键 用箭头键选择包含列标的单元格,然后按 ALT+ 下箭头键 显示当前列的“自动筛选”列表 ◆ EXCEL快捷键: 使用自动筛选的按键 下箭头键 在“自动筛选”列表中选择下一项 ◆ EXCEL快捷键: 使用自动筛选的按键 上箭头键 在“自动筛选”列表中选择上一项 ◆ EXCEL快捷键: 使用自动筛选的按键 ALT+上箭头键 关闭当前列的“自动筛选”列表 ◆ EXCEL快捷键: 使用自动筛选的按键 HOME 选择“自动筛选”列表中的第一项(“全部”) ◆ EXCEL快捷键: 使用自动筛选的按键 END 选定“自动筛选”列表的最后一项。 ◆ EXCEL快捷键: 使用自动筛选的按键 ENTER 用“自动筛选”列表中的选定项筛选当前列 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 F10 或 ALT 激活菜单栏或同时关闭可见菜单和子菜单 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 TAB 或 SHIFT+TAB(当激活了工具栏时) 选择工具栏上的下一个或上一个按钮或菜单 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 CTRL+TAB 或 CTRL+SHIFT+TAB(当激活了工具栏时) 选择下一个或上一个工具栏 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 ENTER 打开选定的菜单,或执行分配给选定按钮的操作 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 SHIFT+F10 显示快捷菜单 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 ALT+SPACEBAR 显示程序图标菜单(在程序标题栏中) ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 下箭头键或上箭头键(显示出菜单或子菜单时) 选择菜单或子菜单中的下一个或上一个命令 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 左箭头键或右箭头键 选定左边或右边的菜单,或者当子菜单可见时,在主菜单和子菜单之间进行切换 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 HOME 或 END 选定菜单或子菜单中的第一个或最后一个命令 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 ESC 只关闭可见的菜单,或者在子菜单可见时,只关闭子菜单 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 CTRL+ 下箭头键 显示菜单中的全部命令 ◆ EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 提示 可以使用键盘来选定菜单或任何可见工具栏中的任意命令。按 ALT 键可以选定菜单栏(要EXCEL快捷键: 用于菜单和工具栏的按键 选定工具栏,请重复按 CTRL+TAB,直到选定所需的工具栏)。按菜单名称中带下划线的字母,即可打开菜单,然后再按所需命令中带下划线的字母。 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 ALT+TAB 切换到下一个程序 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 ALT+SHIFT+TAB 切换到上一个程序 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 CTRL+ESC 显示 Windows“开始”菜单 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 CTRL+W 或 CTRL+F4 关闭活动工作簿窗口 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 CTRL+F5 恢复活动工作簿窗口的大小 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 F6 移动到已拆分工作簿的下一窗格 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 SHIFT+F6 移动到已拆分工作簿的上一窗格 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 CTRL+F6 切换到下一个工作簿窗口 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 CTRL+SHIFT+F6 切换到上一个工作簿窗口 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 CTRL+F7 执行“移动”命令(菜单栏中的工作簿图标菜单),或使用箭头键移动窗口 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 CTRL+F8 执行“大小”命令(菜单栏中的工作簿图标菜单),或使用箭头键调整窗口的大小 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 CTRL+F9 将工作簿窗口最小化为图标 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 CTRL+F10 最大化或恢复工作簿窗口 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 PRTSCR 将屏幕图像复制到剪贴板中 ◆ EXCEL快捷键: 窗口、对话框和编辑框中的按键 ALT+PRINT SCREEN 将活动窗口的图像复制到剪贴板中 ◆ EXCEL快捷键: 在“打开”和“另存为”对话框中使用的按键ALT+1 转至上一个f夹( ) ◆ EXCEL快捷键: 在“打开”和“另存为”对话框中使用的按键ALT+2 打开当前文件夹的上一级文件夹(“向上一级”按钮 ) ◆ EXCEL快捷键: 在“打开”和“另存为”对话框中使用的按键ALT+3 关闭对话框,并打开全球广域网上的搜索页(“搜索 Web”按钮 ) ◆ EXCEL快捷键: 在“打开”和“另存为”对话框中使用的按键ALT+4 删除选定的文件夹或文件(“删除”按钮 ) ◆ EXCEL快捷键: 在“打开”和“另存为”对话框中使用的按键ALT+5 在打开的文件夹中新建子文件夹(“新建文件夹”按钮 ) ◆ EXCEL快捷键: 在“打开”和“另存为”对话框中使用的按键ALT+6 在数据清单、明细数据、属性和预览视图间进行切换 ◆ EXCEL快捷键: 在“打开”和“另存为”对话框中使用的按键ALT+7显示“工具”菜单(“工具”按钮) 转载自http://www./wseebsbook/answer.htm的EXCEL 常用技巧整理: 以下是对excel常用技巧的整理,贡献给大家,以资提高,共享办公快乐——慕龙科技 马童 整理
14 在信息输入前就给予提示 15 正确显示百分数 16 巧做设置,使公式更加明了 17 在连续单元格中自动输入 18 选择大范围的单元格区域 19 为修改后的工作表添加批注 20 隐藏行或列的其他方法 21 恢复被隐藏的行或列的快捷方式 22 在常规格式下输入分数 23 在单元格中自动输入时间和日期 24 移动单元格中公式计算的结果 25 以图片格式插入Word中的文本内容 26 求和函数的快捷输入法 29 为单元格文字添加汉语拼音 30 快速选中所有数据类型相同的单元格 31 利用“记录单”为行或列添加数据 32 不输入公式直接查看结果 33 批量为单元格数据添加单位 34 启用记忆功能输入单元格数据 36 去除单元格中的“0” 37 在数据录入时自动切换输入法 38 消除运算结果的系统误差 39 为数据输入设置下拉选择列表 40 自动填充等差序列 41 为不相连的单元格快速输入相同信息 42 在多个工作表中同时输入相同数据 43 如何在公式中引用其他工作表 45 函数中快速引用单元格 46 组合键隐藏单元格中的公式 47 快速找到所需要的函数 48 利用“数据透视表”对工作表中 49 开启函数输入时的参数提示 50 矩阵型数据区域求和的快速实现 51 将单元格中的文本链接到图表文本框 52 重新设置系统默认的图表 54 利用组合键直接在工作表中插入图表 55 为图表设立次坐标轴 56 为图表添加文字说明 57 让图表也能绘制隐藏单元格中的数据 58 为图表之间建立关联 59 在图表中增加数据表 60 在Excel绘制斜线表头的方法 61 直接为图表增加新的数据系列 62 更快捷的绘图方法 63 创建个性化的三维立体图表 64 将工作表型图表转换成对象型图表 65 快速为工作表重命名 66 自定义自动排序类型 67 多窗口方式浏览工作表 68 给单元格重新命名 这样就可以直接在系统任务栏中单击对应的工作簿来直接切换了。 70 使用大图标来显示工具栏按钮 71 在工具按钮之间设置分隔线 72 巧妙实现依据三个以上关键字 73 自定义数据类型隐藏单元格值 在前面介绍了怎样隐藏单元中的公式,现在想隐藏单元格输入的数据,该如何实现? 74 完整显示工具栏按钮 75 让工具按钮直接显示文字提示 76 隐藏工作表中的网格 78 将Excel文档插入IE页面中 79 快速设置单元格边框 80 自定义工具栏工具按钮或 81 将意外情况造成的数据丢失 82 将单元格内容以图片格式 然后再单击“确定”按钮。随后在打开的Word文档中,利用“粘贴”命令直接将图片粘贴到适当位置即可。 83 让单元格数据变得更醒目 84 自由设置工具栏中下拉列表的宽度 85 菜单一次性完整展开 86 自定义单元格的移动方向 87 更改工作表个数 88 更改系统打开和保存的默认路径 89 让文件随系统的启动自动打开 90 放大显示工作表 91 同时打开相关联的所有工作簿 92 保护Excel文件 93 从工作表中获取样式 94 浏览数据内容时让标题始终可见 95 更改系统的菜单弹出方式 96 复制单元格的格式设置 97 自动为数据修改建立备份 98 显示字体的效果示范 99 随时随地应用你的个性化设置 100 实现多个工作表直接一次打印 102 打印工作表中的部分数据 103 如何避免错误提示信息被打印 104 在每页中都打印出表头 答:如果要实现每页都打印出表格的表头,可以通过“页面设置”进行设置。具体操作如下:打开要打印的文件,然后执行“文件”菜单中的“页面设置”命令。在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡,可以直接在“顶端标题行”直接输入“$X:$Y”(X和Y分别表示文件标题的起始行和结束行,如果标题栏只设置了一行,则直接输入“$1:$1”即可),或者也可以直接用鼠标在工作表区域选择标题栏单元格区域。最后单击“确定”按钮完成设置。然后就可以直接打印了。 105 完整打印出超过页面宽度的数据表 106 请问如何隐藏单元格值而只打印公式 107 按连续页码打印多个工作表文件 108 打印工作表的图表 109 在已经设置好表格的纸张上打印部分数据 110 快速选择Excel工作表(微软Office技巧大赛获奖作品) 112 快速选中全部工作表 右键单击工作窗口下面的工作表标签,在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可()。 113 快速启动Excel 114 快速删除选定区域数据 115 给单元格重新命名 116 在Excel中选择整个单元格范围 117 快速移动/复制单元格 118 快速修改单元格式次序 119 彻底清除单元格内容 110 选择单元格 111 为工作表命名 112 一次性打开多个工作簿 113 快速切换工作簿 114 选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品) 116 修改默认文件保存路径 117 指定打开的文件夹 118 在多个Excel工作簿间快速切换 119 快速获取帮助 121 双击单元格某边移动选定单元格 122 双击单元格某边选取单元格区域 123 快速选定不连续单元格 按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。 124 根据条件选择单元格 单击“编辑→定位”命令,在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,根据你要选中区域的类型,在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型(),例如“常量”、“公式”等,此时还可以复选“数字”、“文本”等项目,单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。 125 复制或移动单元格 把单元格从一个位置复制或移到另一个位置,其方法为:选择源单元格,单击“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令,选定目标单元格,从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令,则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。 126 完全删除Excel中的单元格 想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作表中完全删除吗?只要选择需要删除的单元格,然后按下“Ctrl+ -(减号)”,在弹出的对话框中选择单元格移动的方式,周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。 127 快速删除空行 有时为了删除Excel工作簿中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现,方法是:先在表中插入新的一行(全空),然后选择表中所有的行,单击“数据→筛选→自动筛选”命令,在每一列的顶部,从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下,单击“编辑→删除行”,然后按“确定”,所有的空行将被删去。 注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。 128 回车键的粘贴功能 回车键也有粘贴功能,当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框),按下回车键可以实现粘贴功能。 注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换,此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。 129 快速关闭多个文件 按住Shift键,打开“文件”菜单,单击“全部关闭”命令,可将当前打开的所有文件快速关闭。 130 选定多个工作表 若选择一组相邻的工作表,可先选第一个表,按住Shift键,再单击最后一个表的标签;若选不相邻的工作表,要按住Ctrl键,依次单击要选择的每个表的标签;若要选定工作簿中全部的工作表,可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。 131 对多个工作表快速编辑 如果想一次操作多张相同的工作表,省略以后的复制、粘贴操作,可采用以下方法。 按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作,在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,就可以实行多方面的批量处理。一般情况下,进行的操作主要有如下几种: 1.页面设置,可快速对选中工作表设置相同的页面。 2.输入相同的数据,可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3.快速操作,在多个工作表中进行一系列相同操作,如设置字号、字体、颜色,进行单元格的合并撤销等。 4.输入公式,快速输入相同的公式,进行公式汁算。 132 移动和复制工作表 不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表,还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表,只需用鼠标单击要移动的表的标签,然后拖到新的位置即可。若要复制工作表,只需先选定工作表,按下Ctrl键,然后拖动表到新位置即可。当然,用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后,以前不相邻的表可变成相邻表。 133 工作表的删除 单击“编辑→删除工作表”命令,然后单击“确定”按钮,则这个表将从工作簿中永 久删除。 注意:“删除工作表”命令是不能还原的,删除的工作表将不能被恢复。 134 快速选择单元格 在选择单元格(行,列)时,同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。 在选择单元格(行、列)时,同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。 135 快速选定Excel区域(微软Office技巧大赛获奖作品) 在Excel中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角单元格,同时按住Shift键不放,再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。 事实上选定区域和顺序无关,只需首先选定矩形区域的一个角的单元格,在按下Shift的同时单击对角单元格。 136 备份工件簿 单击“文件→保存”命令,打开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮,单击“常规选项”,在随后弹出的对话框中,选中“生成备份”选项(),单击“确定”按钮保存。以后修改该工作簿后再保存,系统会自动生成一份备份工作簿,且能直接打开使用。 137 自动打开工作簿(微软Office技巧大赛获奖作品) 我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:\Prograrn Files\Microsoft Office\Office10\XLStart文件夹中,以后每次启动时,Excel都会自动打开相应工作簿。 138 快速浏览长工作簿 当你浏览一个有很长内容的表格时,按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角(即A1单元格),按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外,如果你选取了一些内容,那么你可以通过重复按“Ctrl+.(句号)”在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。 139 快速删除工作表中的空行 如果用户想删除Excel工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删除,但这样做操作量非常大,很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表,在打开的工作表中单击“插入→列”命令,从而插入一新的列X,在X列中顺序填入整数,然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去X列。 140 绘制斜线表头 一般情况下在Excel中制作表头,都把表格的第一行作为表头,然后输入文字。不过,这样的表头比较简单,更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头,下面就是具体的方法: 由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大,所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格,单击“格式→单元格”命令,弹出“单元格格式”窗口,选择“对齐”标签,将垂直对齐的方式选择为“靠上”,将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中(),再选择“边框”标签,按下“外边框”按钮,使表头外框有线,接着再按下面的“斜线”按钮,为此单元格添加一格对角线(),设置好后,单击“确定”按钮,这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格,进入编辑状态,并输入文字,如“项目”、“月份”,接着将光标放在“项”字前面,连续按空格键,使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”,所以当“月份”两字超过单元格时,将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处,退出第一单元格看看,一个漂亮的斜线表头就完成了。 141 绘制斜线单元格 利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线,就必须利用“绘图”工具,方法是:打开Excel的“绘图”工具,单击“直线”按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加。当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”),再添加空格即可将数据放到合适位置。 142 每次选定同一单元格 有时,为了测试某个公式,需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果,活动单元格就会默认移到下一个单元格上,必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格,极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键,则问题会立刻迎刃而解,既能查看结果,当前单元格也仍为活动单元格。 143 快速查找工作簿 你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻,方法为: 1单击工具栏中的“打开”按钮,在“打开”对话框里,输入文件的全名或部分名,可以用通配符代替; 2.在“文本属性”编辑框中,输入想要搜寻的文字; 3.单击“开始查找”即可。 144 禁止复制隐藏行或列中的数据 如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域,然后把它粘贴到一个新的工作表,那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况,可以选取你要复制的数据区域,然后选择“编辑→定位”命令,单击“定位条件”按钮,出现“定位条件”对话框,选中“可见单元格”选项,再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。 145 制作个性单元格 如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格,可用以下方法实现:先在单元格内输入数据,然后打开“绘图”工具栏,在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字,由单元格左上角向右下角拖动,即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖,可用鼠标右击刚刚画出的单元格,选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开,选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”,“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中,它还会随单元格自动改变大小。 146 在一个单元格内输入多个值 我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格,此时,单元格周围将出现实线框,再输入数据,敲回车键就不会移动了。 147 增加工作簿的页数 单击“插入→工作表”命令,即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。 143 奇特的F4键 Excel中有一个快捷键的作用极其突出,那就是F4键。作为“重复”键,F4键可以重复前一次操作,在很多情况下起作用,比如在工作表内加入或删除一行,然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行,根本不需要使用菜单。 148 将格式化文本导入Excel 1.在Windows“记事本”中输入格式化文本,每个数据项之间会被空格隔开,当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后,保存此文本文件并退出; 14在Excel中打开刚才保存的文本文件,出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框,选择“分隔符号”,单击“下一步”; 3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号,Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意,这里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”; 4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中,你可以设置数据的类型,一般不需改动,Excel自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式,日期值转换为日期格式,其余数据转换为文本格式。单击“完成”按钮即可。 149 快速换行 我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况,如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格,而不是换行,有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后,在换行处按“Alt+回车键”,即可输入第二行内容,再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。 150 巧变文本为数字 在工作中,发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1,然后选中这个单元格,执行“复制”命令,然后再选中所要转换的范围,选择“选择性粘贴”中的“乘”,你就会发现它们都变为数字了。 151在单元格中输入0值 一般情况下,在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后,只要光标一移出该单元格,格中数字就会自动变成“5”、“4”,Excel默认的这种做法让人使用非常不便,我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格,鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”,在接着出现的界面中选“数字”标签页,在列表框中选择“文本”,单击“确定”。这样,在这些单元格中,我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。 152 将数字设为文本格式 不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式,Excel都会将数字保存为数字数据。若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本,首先应将空白单元格设置成文本格式,然后键入数字。如果已经输入了数字,那么也可以将它更改成文本形式。方法是: 1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格; 2.单击“格式→单元格”命令,然后单击“数字”选项卡(); 3.在“分类”列表中,单击“文本”,然后再单击“确定”; 4.单击每个单元格,按F2键,然后再按Enter键重新输入数据。 153 快速进行单元格之间的切换(微软Office技巧大赛获奖作品) 在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后,按Tab键可使目标单元格向后移,按“Shift+Tab”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标,从而提高输入速度。 提示:事实上,采用此方法最大的好处是,在一行的最后一个单元格,继续按Tab,则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。 154 在同一单元格内连续输入多个测试值 一般情况下,当我们在单元格内输入内容后按回车键,鼠标就会自动移到下一单元格,如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时,就需要进行以下操作:单击“工具→选项→编辑”,取消选中“按Enter键后移动”选项(),从而实现在同一单元格内输人多个测试值。 155 输入数字、文字、日期或时间 单击需要输入数据的单元格,键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间,用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分,例如,可以键入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小时制输入时间,请在时间数字后空一格,并键入字母 a(上午) 或 p(下午),例如,9:00 p。否则,如果只输入时间数字,Excel将按 AM(上午)处理。 156 快速输入欧元符号 先按下Alt键,然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入0128这4个数字,松开Alt键,就可以输入欧元符号。 157 将单元格区域从公式转换成数值 有时,你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值,常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实,有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域,按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标),然后再把它拖回去,在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时,单元格区域边框变花了),从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。 158 快速输入有序文本 如果你经常需要输入一些有规律的序列文本,如数字(1、2……)、日期(1日、2日……)等,可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素(如“甲、乙”)。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为“填充柄”),按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后,松开左键,则该序列的后续元素(如“丙、丁、戊……”)依序自动填入相应的单元格中。 159 输入有规律数字 有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:2、4、8……),我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值(2、4)。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时,按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格,松开右键,此时会弹出一个菜单(),选“等比序列”选项,则该序列(2、4、8、16……)及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中(如果选“等差序列”,则输入2、4、6、8……)。 160 巧妙输入常用数据 有时我们需要输入一些数据,如单位职工名单,有的职工姓名中生僻的字输入极为困难,如果我们一次性定义好“职工姓名序列”,以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中,并选中它们,单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框,选“自定义序列”标签(),先后按“导入”、“确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第一位职工的姓名),用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。 161 快速输入特殊符号 有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本,特别是要多次输入一些特殊符号(如※),非常麻烦,对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X,注意:不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,单击“编辑→替换”命令,打开“替换”对话框(),在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”,在“替换为”下面的方框中输入“※”,将“单元格匹配”前面的钩去掉(否则会无法替换),然后按“替换”按钮一个一个替换,也可以按“全部替换”按钮,一次性全部替换完毕。 162 快速输入相同文本 有时后面需要输入的文本前面已经输入过了,可以采取快速复制(不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”)的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如“有限公司”),我们先在第一个单元格中输入该文本,然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过,当你输入该文本前面几个字符时,系统会提示你,你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同,直接按下“Ctrl+D(或R)”键就可以完成输入,其中“Ctrl+D”是向下填充,“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本,我们可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格,然后输入该文本,再按下“Ctrl+Enter”键即可。 163 快速给数字加上单位 有时我们需要给输入的数值加上单位(如“立方米”等),少量的我们可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值),然后在按住Ctrl键的同时,选取需要加同一单位的单元格,单击“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框(),在“数字”标签中,选中“分类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”,按下确定键后,单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。 164 巧妙输入位数较多的数字 大家知道,如果向Excel中输入位数比较多的数值(如身份证号码),则系统会将其转为科学计数的格式,与我们的输入原意不相符,解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置,也可以实现,但操作很慢。其实我们在输入这些数值时,只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了(注意:'必须是在英文状态下输入)。 165将WPS/Word表格转换为Excel工作表 有时需要将WPS/Word编辑过的表格转换成 Excel工作表,可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理,转换方法非常简单: 1.启动WPS/Word,打开WPS/Word文档,拖动鼠标,选择整个表格,再在“编辑”菜单中选择“复制”命令; 2.启动Excel,打开Excel工作表,单击目标表格位置的左上角单元格,再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。 注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表,应先将其用WPS97/WPS2000/WPS Office或Word打开,再进行转换。 166 取消单元格链接 将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接,方法如下:选择包含链接的单元格,然后单击“复制”按钮,保持该格处于选中状态,单击鼠标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”,单元格内容就被单元格实际数值替代,与其它源文件的链接就删除了。 167快速输入拼音 选中已输入汉字的单元格,然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令,选中的单元格会自动变高,再单击“格式→拼音信息→编辑”命令,即可在汉字上方输入拼音。单击“格式→拼音信息→设置”命令,可以修改汉字与拼音的对齐关系。 168 插入“√” 首先选择要插入“√”的单元格,在字体下拉列表中选择“Marlett”字体,输入a或b,即在单元格中插入了“√”。 169 按小数点对齐 有以下两种方法使数字按小数点对齐: 1.选中位数少的单元格,根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次,将不足位数补以0。 2.选中位数少的单元格,右键单击选择“设置单元格格式”命令,在弹出的窗口中单击“数字”标签,选中“数值”,在右面的“小数位数”中输入需要的),程序就会自动以0补足位数。同样,对于位数多的单元格,如果设置了较少的小数位数,程序会自动去掉后面的数字。 170对不同类型的单元格定义不同的输入法 在一个工作表中,通常既有数字,又有字母和汉字。于是,我们在编辑不同类型的单元格时,需要不断地切换中英文输入法,这不但降低了编辑效率,而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格,实现输入法的自动切换: 1.选择需要输入汉字的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡,在“模式”下拉列表中选择“打开”,单击“确定”按钮(); 2.同样,选择需要输入字母或数字的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,选择“输入法模式”选项卡,在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”,单击“确定”按钮。 此后,当插入点处于不同的单元格时,Excel会根据上述设置,自动在中英文输入法间进行切换,从而提高了输入效率。 171 在Excel中快速插入Word表格 1.打开Word表格所在的文件; 2.打开要处理Word表格的Excel文件,并调整好两窗口的位置,以便看见表格和要插入表格的区域; 3.选中Word中的表格; 4.按住鼠标左键,将表格拖到Excel窗口中,松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。 172 设置单元格字体 选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本,单击“格式→单元格”命令,在“字体”框中,单击所需字体,在“字号”框中,单击所需的字体大小即可()。 另外,如果某一单元格中的少量数据不可见,那么可减小这些数据字体的大小,而不用调整列的宽度,以显示单元格中所有数据。 173 在一个单元格中显示多行文字 选定要设置格式的单元格,单击“格式→单元格”命令,在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框()即可。 175 取消超级链接 下面介绍两个方法,让你方便地取消Excel中的超级链接。 1.如果正在输入URL或E-mail地址,在输入完毕后敲回车键,刚才输入的内容会变成蓝色,此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超级链接,右键单击单元格,在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。 176 编辑单元格内容 双击要键入数据的单元格,直接输入数据或对其中内容进行修改,完成后若要确认所做的改动,按Enter键即可;若取消所做的改动,按Esc键。另外,你还可以单击单元格,再单击工作表上边的编辑栏,你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。 177 设置单元格边框 选择要添加边框的所有单元格,单击“格式→单元格”命令,选择“边框”选项卡(),然后在“样式”中选中所需的线型样式,同时可以在“颜色”中指定不同的颜色,再单击“外边框”按钮,最后单击“确定”按钮即可。 要设置含有旋转文本的选定单元格的样式,单击“格式→单元格”命令,选择“边框”选项卡,然后使用“预置”下的“外边框” 和“内部”按钮,边框应用于单元格的边界,它会和文本旋转同样的角度。 178 设置单元格文本对齐方式 选择要设置文本对齐的单元格,单击“格式→单元格”命令,单击“对齐”标签,然后根据需要设置文本对齐方式即可。 179 输入公式 单击将要在其中输入公式的单元格,然后键入=(等号),若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮,Excel将插入一个等号,接着输入公式内容,按Enter键。 180 输入人名时使用“分散对齐”(微软Office技巧大赛获奖作品) 在Excel表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法,但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例,将名单输入后,选中该列,点击“格式→单元格→对齐”,在“水平对齐”中选择“分散对齐”,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。 181 隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品) 有时候,我们需要将单元格中所有值隐藏起来,这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令,选择“数字”选项卡,在“分类”列表中选择“自定义”,然后将“类型”框中已有的代码删除,键入“;;;”(3个分号)即可()。 提示:你也许奇怪为什么会这样,其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。这4个部分用3个分号分隔,哪个部分空,相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了,当然就都不显示了。 182 恢复隐藏列 通常,选择隐藏列两边列上的单元格,然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上,例如,若隐藏B列,则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上,轻轻地向右移动鼠标指针,直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠,此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。 183 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软Office技巧大赛获奖作品) 在Excel中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏: 快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+0” 184 彻底隐藏单元格 在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看,但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域,这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现,降低了隐藏效果。如果要想避免这种情况,我们可以先选中要复制的区域,然后单击“编辑→定位”命令,在打开的对话框中点击“定位条件”按钮,在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项),这样就可以避免上面所发生的情况了。 185 用下拉列表快速输入数据 如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律,如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等,你希望减少手工录入的工作量,这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为: 选取需要设置下拉列表的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表中选择“序列”,在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列,如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”,并确保复选框“提供下拉箭头”被选中,单击“确定”按钮即可()。这样在输入数据的时候,就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据,从而加快了输入速度。 196 快速格式化Excel单元格 如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框,以更改诸如字样、对齐方式或边框等,请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl+1”组合键,就可以打开“单元格格式对话框”。 197 固定显示某列 不少人在工作中用Excel做工资表时,由于工资表项目很多,往往一行信息不能同时显示在屏幕上,给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可以解决这个问题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列,然后单击“窗口→冻结窗格”命令即可。如果你想撤消此功能,点击“窗口”菜单,原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”,单击它即可。 198在Excel中快速编辑单元格 如果你希望使用键盘做每一件事,在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难,因为你会发现自己想对单元格做改动时,经常需要用到鼠标。其实你可以使用一个快捷键——F2,这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做: 利用箭头键选择要编辑的单元格,按下F2,编辑单元格内容,编辑完成后,按Enter键确认所做改动,或者按ESC键取消改动。 注意:这个技巧在Excel编辑超级链接时非常方便,因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览器窗口,使用键盘可以很容易地编辑超级链接。 199使用自动填充快速复制公式和格式 想用一种无需输入数字的简单方法在Excel中填充数字吗?利用自动填充命令,你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法: 选择希望复制的单元格,将光标移到选中单元格的右下角,光标将变成一个黑色的+号,点击并按住鼠标右键不放,将光标拖过将要填充的单元格,松开鼠标右键,鼠标右击,在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”,这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。 200 为单元格添加批注 Excel为方便用户及时记录,提供了添加批注的功能,当你给单元格进行注释后,只需将鼠标停留在单元格上,就可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要添加批注的单元格,单击“插入→批注”命令,在弹出的批注框中键入你要批注的文本,输好后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点,提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。 201 数据自动输入 在Excel中,数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如,当需要输入12/10/91~12/10/99这些连续的日期,可以先在第一个单元格中输入12/10/99,然后用鼠标选中该单元格,接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄,按照需要水平向右或者垂直向下移动,即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99数据。当然你也可以单击填充柄,选择需要的序列方式()。对于数字而言,还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。 202在Excel中快速计算一个人的年龄 Excel中的DATEDIF() 函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此,这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。 在一个空白工作表中的A1单元里输入生日,用斜线分隔年、月和日,在A2单元中输入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ,然后按Enter,这个人的年龄(以年表示)将被显示在A2单元中。 203 快速修改单元格次序 在实际操作的过程中,我们有时需要快速修改单元格内容的次序,具体操作方法为:首先用鼠标选定单元格,同时按下键盘上的Shift键,接着移动鼠标指针到单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。 204 将网页上的数据引入到Excel表格中 网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中,而且效果极佳。在Excel中,你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件,并获得同样的功能、格式及编辑状态。 205 在网上发布Excel生成的图形 Excel的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形。要想在Web发布这类以及用于报表装饰示意类图形,首先单击“工具→选项”命令,在“常规”中选择“Web选项”,选择是否采用便携网络图形格式(PNG)存储文件,以加快下载速度和减少磁存储空间,但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持,并非对所有浏览器都合适。如果未选择PNG图形格式,Excel会自动选择并转换为GIF、JPG格式文件,并创建名为“文件名files”的子文件夹来保存转换过的图形。例如,如果文件名为“dog.htm”,则Excel将创建名为“dog/files”的子文件夹。Excel也会支持文件指定文件名,例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。若在Web发布时选中图表的“选择交互”选项框,则生成的Web页面将保留Excel的图形与表格数据互动的功能,即页面中显示数据表格和对应分析图形,用户如果改变表格中的数据,则对应图形随之发生改变。但要注意的是,这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据,如果你需要刷新或修改服务器端的数据,则须利用VB等编制脚本程序。 206 创建图表连接符 当你绘制了一些基本图表以后,经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们,并说明图表中的关系。Excel 2002提供了真正的图表连接符,这些线条在基本形状的预设位置保持连接,当你移动基本形状时,连接符与它们一起移动,而不需要你手工绘制它们。要创建连接符,可按以下步骤进行:首先绘制需要连接的基本性状。在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮,选择“连接符”,并选中需要使用的连接符类型。鼠标指针将变成带有4条放射线的方形,当鼠标停留在某个形状上,形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点,单击希望连接符连接的点。然后在另一形状的连接点上重复这个过程。 207将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中 假如要把Excel中某些单元格区域转换成图片形式,可先选中要进行转换的单元格区域,然后按住Shift键,单击“编辑→复制图片”命令,在弹出的“复制图片”对话框中,可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式(图1),如果选择“如屏幕所示”,还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。在这里选择“如屏幕所示”和“图片”单选按钮,单击“确定”按钮。然后进入Word中,单击“编辑→粘贴”命令,即可将选中的Excel单元格区域以图片形式粘贴过来。 如果用户没用添加表格框线,那么选择“如打印效果”后,在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框;如果选择“如屏幕所示”选项,“粘贴图片”操作后,图片会有和屏幕显示一样的边框。 208 将Word内容以图片形式插入到Excel表格中 如果要把Word中的某一段内容以图片形式插入到Excel表格中,可按照如下步骤进行:首先在Word中选中要复制的内容,然后单击“编辑→复制”命令,进入Excel中,按住Shift键,单击“编辑→粘贴图片”命令,即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中,而且在该图片上双击,还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。 209 将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中 首先在Word中选中要复制的内容,然后单击“编辑→复制”命令,进入Excel中,按住Shift键,单击“编辑→粘贴链接图片”命令可将选中内容作为一个图片链接插入Excel中。 210 在独立的窗口中处理内嵌式图表 在某些情况下,你可能希望在独立的窗口中处理内嵌式图表,例如,一个图表比工作表窗口要大的话,那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。要在一个窗口中处理图表,可在图表区单击鼠标右键,并从快捷菜单中选择“图表窗口”。 211在图表中显示隐藏数据 通常,Excel不对隐藏单元格的数据制图。但是,你也许不希望隐藏的数据从图表中消失,可以这样操作:首先激活图表,单击“工具→选项→图表”,在“图表”标签中取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框()。要注意的是,“只绘制可见单元格数据”只适用于激活的图表,因此,你在进行这个操作之前,必须激活图表,否则“只绘制可见单元格数据”选项是不可选的。 212 在图表中增加文本框 只要你愿意,你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内容(不限于标题)。方法为:选定图表除标题或数据系列外的任何部分,然后在编辑栏中键入文本内容,接着按回车键,这样,图表中就自动生成包含键入内容的文本框,你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好进行格式化。 213 建立文本与图表文本框的链接 在工作表的空白单元格内输入要链接的文本,单击选中图表,在编辑栏输入等号,然后单击包含要链接文本的单元格,接着按回车键,该文本就出现在图表中的某个位置上了。这样,不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时,图表内的文本也随着改变。但要注意的是,一旦你取消了选中文本框,就很难再用鼠标选中该文本框进一步地修改,此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法,即使用箭头键移动选择图表元素。 214 给图表增加新数据系列 有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列,虽然你可以重新创建包含新数据系列的图表,但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。 方法一:使用“数据源”对话框 激活图表,单击“图表→源数据→系列”,单击“添加”按钮,在“名称”栏中指定数据系列的名称,在“值”栏中指定新的数据系列,单击“确定”按钮即可()。 方法二:使用“选择性粘贴”对话框 选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上,然后激活图表,单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,出现“选择性粘贴”对话框,选择添加单元格为“新系列”,并选择合适的数值轴,然后单击“确定”按钮即可。 方法三:拖动鼠标法 选择要增加为新数据系列的单元格区域,鼠标指针指向区域的边框,把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候,图表中就增加了新的数据系列。注意:这一方法仅对内嵌式图表起作用。 方法四:使用“添加数据”对话框 激活图表,单击“图表→添加数据”命令,然后选择要增加为新数据系列的单元格区域,单击“确定”按钮即可。 215 快速修改图表元素的格式 通常,我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键,从快捷菜单中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。其实还有快速的方法:双击图表元素,将会调出此图表元素的格式对话框。根据选择的图表元素不同,此对话框会有所不同。 216 创建复合图表 复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表,比如,你可以让一个图表同时显示折线图和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列,单击“图表→图表类型”命令,然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型,单击“确定”按钮即可。 217对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 有时,你需要绘制度量完全不同的数据系列,如果你使用同样的坐标轴,那么很可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见,你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴,首先要选定图表中的这个数据系列,按右键弹出快捷莱单,单击“数据系列格式→坐标轴”命令,选择“次坐标轴”选项。 218将自己满意的图表设置为自定义图表类型 Excel中提供了一些自定义图表类型。其实,你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类型,以便以后使用。具体方法为:创建要设置为自定义图表类型的图表,直到你满意为止。激活此图表,单击“图表→图表类型→自定义类型”,选择“自定义”选项,将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。单击“添加”按钮,将会出现“添加自定义图表类型”对话框,为你的图表类型输入一个名称和简短的说明,然后单击“确定”,这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。 219 复制自定义图表类型 如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中,只需要简单地把C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel文件夹中的xlusrgal.xls文件复制到其他机器的同样文件 220 旋转三维图表 你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度,以获得不同的视觉效果。 方法一:使用“设置三维视图格式”对话框 激活三维图表,单击“图表→设置三维视图格式”命令,选择合适的控制命令或数据来旋转和进行透视改变()。 方法二:使用鼠标实时拖动“角点”旋转图表 点击图表,图表边角出现黑色的控制点(称为“角点”)。你可以拖动一个角点,旋转图表的三维框直到满意为止。如果一旦你的图表被完全搞乱了,不要紧,你可以单击“图表→设置三维视图格式”命令,单击“默认值”按钮,恢复原来的标准三维视图。当你旋转三维图表时,如果在拖动的同时按下Ctrl键,则可以看到全图的外廓,这样使你看得更清楚,不至于把图表搞得奇形怪状的。 221拖动图表数据点改变工作表中的数值 选择图表数据系列中的一个数据点,然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点,你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值,这种技巧就显得非常有用。但要注意的是,这种方法在大多数情况下是危险的,因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。 222 把图片合并进你的图表 Excel能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中。 方法一:使用“图案”对话框 双击某个数据系列,选择“图案”标签,单击“填充效果”按钮,在“填充效果”对话框中选择“图片”标签,单击“选择图片”按钮,选择一个要使用的图形文件即可。 方法二:使用剪贴板 将图像复制到剪贴板上,激活图表,选择数据系列或数据系列中的一个数据点,再单击“编辑→粘贴”命令。这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候,只要图像可以复制到剪贴板上,则这种方法就可行。 方法三:使用链接图片 我们知道,图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话,你可以粘贴链接图片到图表代替数据表。下面是具体的操作方法: 创建好图表,并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化。选定需要的单元格区域,按住Shift键,单击“编辑→复制图片”命令,出现一个“复制图片”对话框,单击“确定”接受默认选项。这样,选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪贴板中了。激活图表,将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时所粘贴的是一幅图,还不是链接的表,还需要你选择粘贴的图片。在编辑栏输入链接的单元格区域(或直接用鼠标选择)。这样,粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片,对于工作表单元格区域中的任何改变,都会直接反映在图表链接的图片中。 223 用图形美化工作表 我们在制作Excel工作表时,呆板的横竖显示的工作表可能没有多大的说服力。如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意,首先在“绘图”工具栏上按下“自选图形”按钮,然后选择“其他自选图形”,从中选择一个你需要的图案。插入此图形后,在工作表中选中它,单击“编辑栏”,输入你想要突出显示的链接单元格,然后回车。这样,链接单元格的内容将会出现在所选定的图案上。如果链接单元格的内容变动时,图案上的数据也会跟着反映出变动情形。另外,如果想要让自选图形更加醒目的话,你可以用鼠标双击图形,打开“设置自选图形格式”对话框。在这个对话框中,你可以改变目前所使用的格式,例如调整文字水平或垂直的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等。 224 让文本框与工作表网格线合二为一 在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮,然后按住“Alt”键插入一文本框,就能保证文本框的边界与工作表网格线重合。 225 快速创建默认图表 我们知道,创建图表一般使用“图表向导”分4个步骤来完成,在每个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置。其实,如果你想使用默认的图表类型、图表选项和格式而不加修改直接生成图表的话,有快速的方法:打开包含用来制作图表数据的工作表,选取用来制作图表的数据区域,然后按F11键即可快速创建图表,图表存放在新工作表图表中,它是一个二维柱形图。 226 快速创建内嵌式图表 在工作表中选取用来制作图表的数据区域,然后单击“默认图表”按钮即可,不过,一般缺省时,“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上,你可以通过下面的方法把“默认图表”按钮显示出来:单击“工具→自定义→命令”,在“类别”列表中选择“制作图表”,并在“命令”列表中找到“默认图表”,用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。 227 改变默认图表类型 Excel的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在右边的图例以及水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型,可以通过以下方法来改变它:单击“图表→图表类型”命令,选择一个你想作为默认值的图表类型(它可以是标准类型或自定义类型中的一种),然后单击“设置为默认图表”按钮,确认即可。如果你需要创建很多个同一类型的图表,你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提高你的效率。 228快速转换内嵌式图表与新工作表图表 你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表,方法是:选择你已创建的图表,可以看到Excel的“数据”菜单变为“图表”菜单,单击“图表→位置”命令,出现“图表位置”对话框,你可以在“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”两者之间作出选择(图5),同时选择一个工作表。这样,Excel将删除原来的图表,以你选择的方式移动图表到指定的工作表中。 229 利用图表工具栏快速设置图表 通常,我们使用“图表”菜单中的命令来对图表进行适当的设置。其实,我们可以用鼠标右键单击工具栏中的任意位置,在出现的快捷菜单中选择“图表”。这样就激活了图表工具栏,我们看到其中包含了“图表对象”、“图表区格式”、“图表类型”、“图例”、“数据表”、“按行”、“按列”、“顺时针斜排’’和“逆时针斜排”等按钮(图6),当然你还可以通过自定义的方法将“默认图表”等其他一些制作图表的工具按钮拖到图表工具栏中。使用图表工具栏比使用“图表”菜单更方便,而且速度更快。 230快速选取图表元素 图表创建好以后,我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。图表区包括整个图表和它的全部元素,当你选取图表区后,你就可以看到8个黑色小方块。要想调整单个的图表对象,首先必须选取该对象,然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定图表对象来选取该对象,可能会很困难,特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这种情况下,我们一般可以使用位于“图表”工具栏上左侧的“图表对象”下拉列表,从该下拉列表中选取的任何项目,也就等于在当前图表中选取了那个项目。 其实,还有一种选取图表元素方法,即在选取图表的任何一部分以后,你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它部分。使用向上或向下的箭头键可以选取主要的图表元素;使用向左或向右的箭头键可以连续地选取图表每一个可以选取的元素,包括每一个数据系列中的单个数据点,以及图例中的彩色图例符号和文本条目。 231 通过一次按键创建一个Excel图表 这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创建一个图表,选择你需要绘制的数据并按下F11键。Excel将自动为你创建图表。另外,在选好单元格后按下“Alt+F1”,你将得到相同的结果。 232 绘制平直直线 在Excel绘制直线时是不是很难?其实,在应用直线绘制工具时,只要按下Shift键,则绘制出来的直线就是平直的。另外,按下Shift键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。 233巧用IF函数清除Excel工作表中的0 有时引用的单元格区域内没有数据,Excel仍然会计算出一个结果“0”,这样使得报表非常不美观,看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“0”呢?利用IF函数可以有效地解决这个问题。 IF函数是使用比较广泛的一个函数,它可以对数值的公式进行条件检测,对真假值进行判断,根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它的表达式为:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如A1>=100就是一个逻辑表达式,如果A1单元格中的值大于等于100时,表达式结果即为TRUE,否则结果为FALSE;value_if_true表示当logical_test为真时返回的值,也可是公式;value_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“=IF(SUM(B1:C1),SUM(B1:C1),“”)”所表示的含义为:如果单元格B1到C1内有数值,且求和为真时,区域B1到C1中的数值将被进行求和运算。反之,单元格B1到C1内没有任何数值,求和为假,那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。 234批量求和 对数字求和是经常遇到的操作,除传统的输入求和公式并复制外,对于连续区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为m×n的矩阵型,并且此区域的右边一列和下面一行为空白,用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行,也可以两者同时选中,单击“常用”工具条上的“Σ”图标,则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式,并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格,求和公式不会产生错误。 235 对相邻单元格的数据求和 如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中,操作如下:先选定单元格B6,输入“=”, 再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5,选中整个B2~B5区域,这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”,单击编辑栏中的“√”(或按Enter键)确认,公式即建立完毕。此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据,它们的和立刻就会显示在单元格B6中。 同样的,如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中,也是采用类似的操作,但横向操作时要注意:对建立公式的单元格(该例中的E2)一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式 , 这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。 如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、D6和E6中,则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:先选取已建立了公式的单元格B6,单击常用工具栏中的“复制”图标,再选中C6到E6这一区域,单击“粘贴”图标即可将B6中已建立的公式相对复制到C6、D6和E6中。 236 对不相邻单元格的数据求和 假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中,操作如下: 先选定单元格E6,输入“=”,双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着单击单元格B2,键入“,”,单击C5,键入“,”,单击D4,这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum(B2,C5,D4)”,确认后公式即建立完毕。 237 利用公式来设置加权平均 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。 |
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