|
第四章 财 务 部 目录： 第一节 财务部概述及编制结构图………………………… 第二节 财务部岗位职责与素质要求……………………… 第三节 财务部工作程序及标准…………………………… 第四节 财务部管理制度…………………………………… 第一节 财务部概述及编制结构图 一、部门概述： 财务部由查核部、会计部、成本控制部和采购部组成，是饭店的核算和监督机构，负责日常收支管理和成本控制工作。根据《会计法》的规定，结合饭店的实际情况，设置会计科目和会计报表，组织会计核算，包括资产核算、负债核算、所有者权益核算、营业收入核算、成本核算、费用和税金核算、营业收入以及利润和利润分配核算。 查核部通过设在前厅和餐饮部门的各个收银点收集并统计每天的营业收入。为了确保营业收入的准确性，查核部设有专人进行日常审核。 会计部根据审计所提供的收入日报作为核算收入的依据，编制饭店月度、季度、年度财务报表，正确、及时地核算和监管饭店的财务状况、经济活动和经营成果，为管理当局提供准确可靠的会计信息。为了加强计划管理，会计部尚须编制财务预算，做好控制工作，节约费用，降低成本，多创利润。通过对饭店应付账款的控制，合理分配、运用资金，争取较大的经济效益。会计部人员应坚持会计监督，贯彻财经制度，维护财经纪律，保护饭店的财产和利益。为了尽快收回相关单位在饭店消费后未能及时支付的欠款，会计部还设立有应收信贷部，定期对欠款单位进行信誉审查并催收欠款，对那些长期欠款的单位要向营销部提出停止信贷挂账权利的建议。因为饭店依靠收回所有营业收入用以支付日常的开支和员工的工资以及偿还银行的贷款和业主的利润分配。 成本控制部门负责对日常饭店申购用品价格的审核，仓库存货领用的控制，尤其是餐饮部门食品酒水的控制，尽量避免造成浪费和流失。 采购部是负责饭店采购工作的职能部门。采购部在饭店财务部统一管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品，确保饭店经营活动的正常进行。采购部的采购工作，必须严格执行饭店的采购制度，严格按照采购程序办理，确保所采购物品的数量、质量、价格和交货起符合要求，并严格控制采购成本。 二、财务部的基本任务 财务部的基本任务是遵循国家的方针政策和财经制度，依据饭店的经营运筹规律，合理组织各项财务活动，正确处理财务关系，加强资金计划管理和经济核算，促进规范服务质量，降低成本，改善经营管理，提高经济效益，加强财务监督，保护饭店财产，维护财经纪律，具体有以下内容： 1、正确、及时、完整地核算反映饭店经济活动和经营成果，为管理人员提供准确可靠的财务会计信息资料。 2、加强资金计划管理，认真编制年度财务计划，做好财务预算与各项经济指标的分解， 3、加强成本费用的核算，做好各项指标控制工作，降低成本和费用，多创收，多创汇。 4、加强财务分析，考核各项经营指标的内外情况，反映经营管理现状，通过深入实际的调查研究，总结经验教训，揭露矛盾，促进饭店改善经营管理。 5、筹集和管理分配、运用资金、积累资金、监督资金的运用情况，加速资金周转、以尽量少的资金占用，取得较大的经济效益。 6、坚持会计监督，维护财会纪律。 7、协助指导各部门做好节支开源工作，加强成本核算。 8、确保各部门的经营活动正常开展，做好服务工作。 三、财务部编制结构图（附） 第二节 财务部岗位职责及素质要求 财务办公室 总经理助理 上级：总经理 下级：会计主管（总账会计） 岗位职责 1、在总经理领导下，认真贯彻执行《会计法》和有关的法律、法规、制度。监督考核饭店有关部门的财务收支、资金使用和财产管理等计划的执行情况及其效果，保护饭店财产，维护财经纪律，对本饭店的财务状况负责。 2、领导财务部的全体人员认真落实岗位责任制，健全和严格实施经济责任制，建立良好的财务工作秩序，并对其工作负责。 3、有权向下级下达工作和生产任务，向他们发指示和进行工作策划。根据本部的实际情况和工作需要，有权增减员工和调动他们的工作。 4、负责财务部的全面工作。加强财务部队伍的建设，制定各级人员培训计划，提高财务部全体员工的业务素质，拟定财务部各部门机构设置和人员配备方案，并实施各级人员的任免和奖惩方案。 5、控制预算案，指导制订饭店经营政策。 6、管理现金流量、货款及货币兑换。 7、贯彻总经理下达的各项工作任务，处理所管部门的日常业务。 8、审查和批示各部门的营业报表和工作报告。 9．协调与饭店各部门的关系，并负责与财政、银行、税务、外汇和保险机构联系。 10、组织各部门编制财务收支、成本费用等计划和预算，审查核定计划外重大收支项目，并负责各项经营计划的协调平衡，落实完成计划的措施，对执行中存在的重要问题提出改进意见。 11、参加总经理召开的部门经理例会、业务协调会议，建立良好的工作关系。定期向总经理如实反映饭店经济活动和财务收支情况，正确及时地提供管理信息，作为改善饭店经营管理决策的依据。 12、对部属的工作进行策划与督导，培养他们不断提高管理水平和业务能力。 素质要求 1、总经理助理属饭店高层管理人员，要求对饭店业务特别是财会、采购、仓库管理方面的业务非常熟悉。 2、熟悉和掌握会计的基本理论及实际工作方面的知识，包括掌握会计的基本原理、常规、标准、原则及限制等基本会计知识。 3、 熟悉经济法、饭店法及本地的法律及法规。 4、了解和掌握饭店经济活动的情况。 财务部 会计主管 上级：总经理助理 下级：库管、收银 1、全面负责饭店的会计核算工作，正确计算饭店各经营部门的经营成果，为总经理、总经理助理的经营决策提供准确财务资料。 2、妥善保管会计档案，保证会计资料完整，查找方便。 3、积极参加培训，遵守饭店规章制度，完成上级分配的其它工作。 素质要求 1、熟练掌握饭店会计的基本理论及实际工作方面的知识，包括熟悉会计的基本原理、常规、假定、标准、原则及限制等方面的基础知识。 2、熟悉经济法、饭店法及本地的法律、法规。 3、熟悉本地区的社会环境，与银行、税务保持良好的关系，为饭店经营创造较好的环境。 4、了解会计理论及实际工作的发展动向，不断的提高自身素质。 5、忠诚饭店事业，维护饭店利益。 6、负责饭店所有固定资产的管理，每月正确计提折旧。 7、妥善保管固定资产的档案，保证资料的完整，及时记录固定资产的变动情况。 8、每年对固定资产最少进行一次盘点，以保证饭店财产的完整与安全。 9、积极参加培训，遵守饭店规章制度，完成上级分配的其它工作。 工作内容 1、编制收入、支出、费用等的记账凭证并登账。 2、每月将饭店发后的公共费用进行分配（如：水电费、柴油消耗、市政排污费、广告宣传费等），并编制转账凭证。 3、根据记账凭证将有关业务输入电脑，做到正确无误。 4、督促有关人员将所有入账凭证在结账前及时完成，不得影响结账工作。 5、月末按时编制财务报表并做到账表相符，发现问题及时调整。调整账项要依据真实资料，并附有说明，经总经理助理批准方可调整。 6、按规定打印报表，按顺序装订成册，按要求发放。 7、积累总结各项指标完成情况的资料，随时回答上级提出的问题，按时完成领导交办的工作。 8、负责保管一切会计档案，装订成册，登记管理，未经上级批准，不得外借，并做好经济资料的保密工作。 9、正确划分固定资产与低值易耗品的界限，编制固定资产目录，对固定资产进行分类编号，加强管理。 10、会同有关部门根据本部门经营状况，认真核定固定资产需用量，并随着经营情况的变化进行调整。 11、了解分析固定资产的使用和完好状况，为编制固定资产更新和维修计划提供资料。 12、对购置、调入、内部转移、租用、封存、调出、报废的固定资产，要督促有关部门或人员办理相关手续。并根据固定资产登记卡，定期核对，编制增减情况表，做到账、卡、物相符。 13、按月正确计提固定资产折旧。 14、会同有关部门定期做好固定资产的盘点工作，发现问题查明原因，分清责任，提出改进意见，并按规定办理相应手续。 查核部 查核员（日审和夜审） 上级：财务主管 下级： 无 1、在财务部主管的领导下，负责饭店收银结算查核工作。 2、遵守有关财务规定和结算核查程序，保证饭店的资金安全。 4、积极参加培训，遵守饭店规章制度，完成上级分配的其它工作。 素质要求 1、熟练掌握饭店会计的基本理论及实际工作方面的知识。 2、熟悉饭店的收银管理的电脑系统，并能熟练操作。 3、熟悉经济法、饭店法及本地的法律、法规。 4、忠诚饭店事业，维护饭店利益。 工作内容 1、每天按各班次收银员送审的账单、原始单，核查数据是否准确，并核对该班次营业报表。 2、核查各班组送审的转账单据所列单位有无串户，是否按有关规定或协议执行。 3、审核前厅输入电脑房价是否正确，并做出记录。 4、查核各餐厅收银班组输入账单与客房所输入电脑的挂账数据是否相符，房号有否错误，以缩短客人结账时间。 5、审核每天转账结算单据，数据是否正确，各种单据是否齐全无误。 6、根据各部门、班组已审核的营业日报进行综合汇总，做出当天全饭店营业日报表，并于次日八时前送呈执行总经理、总经理和董事长。 7、保管各班组的营业日报和附件单据。 收银员 收银领班 上级：会计主管 下级： 1、在会计主管的领导下，负责客人在饭店消费的结算工作。 2、遵守有关财务规定和结算程序，保证饭店的资金安全。 3、积极参加培训，遵守饭店规章制度，完成上级分配的其它工作。 素质要求 1、熟练掌握饭店会计的基本理论及收银结算程序。 2、熟悉饭店的收银管理的电脑系统，并能熟练操作。 3、忠诚饭店事业，维护饭店利益。 工作内容 1、工作前检查收银设备，保证其工作正常。 2、准确打印各项收费账单、发票。及时、快捷收妥客人应付费用。在收款中做到快、准，不错收、漏收。对各种币必须认真验明真伪。对签单结账的客人，必须要对照预留的签名模式。 3、对每日收入的现金，执行“长缴短补”的规定，发现长款或短款，如实向领导汇报。 4、前厅收银还须按规定做好客用保险箱服务工作，按规定做好外币兑换服务，管好备用金。 5、客人付信用卡时，按银行规定程序执行，确保无差错。 6、负责打印有关报表，整理营业单据，移交查核员审核。将当天所收现金投放在饭店指定的保险箱后方可下班。 仓管 上级：会计主管 下级：无 1、在会计主管的领导下，负责饭店物质验收、发放、仓存工作 2、认真执行饭店各项制度、操作程序和要求，以保证饭店财产安全。 3、协助会计部经理的工作，严格把好收货、保管关，将损耗降至最低限度及月底盘点工作。 4、积级参加培训，遵守饭店规章制度，完成上级分配的其它工作。 素质要求 1、了解饭店会计的基本理论及实际工作方面的知识。 2、基本了解饭店所需各种物质的名称、型号、规格、单价、用途和产地。 3、熟悉饭店物质管理的方法，了解本饭店物资消耗的基本情况。 4、忠诚饭店事业，维护饭店利益。 工作内容 ·物品库 1、严格遵守饭店各项规章制度，特别物品库工作程序和物品库安全消防管理要求。 2、确保所负责的库房干净、整齐，每天都要检查水、电、气是否有跑漏现象，处理不了的马上向上级反映，一定要把事故消灭在萌芽状态中。 3、对库房物品的使用要做到心中有数，量少的要及时补充，对不用的物品（长期积压的）及时提出处理意见，供上级考虑。对于质量次价格高的物品或与订货不符的物品要拒绝入库。 4、出库时，一律凭领料单，没有领料单的不予发货。 ·食品库 1、食品入库要严格把好质量关。根据批准的采购申请表验收入库。 2、认真检查入库的食品、饮料的品名、数量、外观包装、生产厂家是否符合，杜绝假货入库。 3、对入库的货物，要堆放整齐安全摆放。 4、出库要做到先进先出。 5、食品、饮料入库和出库都要及时在登记卡上记录，随时做账物相符。 6、每天打印收货、发货汇总表报会计主管。 7、随时检查库房各种物资的品名、数量，如库房物资存量不够，要填采购单，写明库存量、月用量、申购量，到货期限，确认无误后交会计部经理。 8、物品、食品、饮料到货入库必须严格检查，要根据申购的数量及规格，检查货物有效期、数量、质量，符合要求方可入库。 9、物品、食品、饮料到货入库后要及时登记，准确无误。 10、发货时要根据规章制度办事，领货手续不全不发货，如有特殊原因需得到有关领导审批后方可办理。 11、经常与使用部门保持联系，如有积压，要提醒各部门，以防浪费。 12、积极配合成本部门做好每月的盘点工作，做到账物相符。 13、下班前要对库房进行安全检查，切断电源，锁好库房。 采购部 采购部经理、采购员 上级：总经理助理 下级；无 1、根据采购申请单或仓库补货单采购各部门所需的物品和食品。 2、力争使饭店所购的产品价平物美。 3、对不符合要求的产品，负责办理退货补货或调换。 4、与有关供应商保持良好关系。 5、负责到货运站或火车站装运进口或外来的来货。 6、协助仓库搞好物品入库的验收工作。 7、及时向上司报告有关产品和价格的最新行情。 8、做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。 9、积极参加培训，遵守饭店纪律，保持与饭店有关部门的良好关系，完成上级分配的其它工作任务。 素质要求 1、遵纪守法；有自我约束力， 不以权谋私，不假公济私，不吃回扣。 2、男，女均可，年龄在25岁以上；品貌端正，身体健康。高中以上学历。 3、有一定的饭店采购工作经验，工作认真负责，勇于克服困难。 工作内容 1、协助仓库搞好物品入库的验收工作。 2、及时向上司报告有关产品和价格的最新行情。 3、做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。 4、积极参加培训，遵守饭店纪律，保持与饭店有关部门的良好关系，完成上级分配的其它工作任务。 第三节 工作程序及标准 一、查核部 (一)现金装投放及交接程序 1、每天所有的收银员及其它负责现金交款的人员应将所收到的现金放入现金袋中。 2、如果备有保险箱，所有的现金袋应投入保险箱中，如果没有保险箱，现金袋应交给财务部出纳。 3、收银员或交款员应将各自的交款情况记录在现金袋投放登记报表上，登记报表应包含下列栏目：日期、营业点、时间、收银员姓名及签章、见证人姓名及签章、收件人姓名及签章。 4、出纳应最好在有其它见证人情况下清点列在现金袋投入登记报表上的现金袋数目。 5、出纳应确保实收现金袋数目与列在现金袋投入登记报表上的现金袋总数相吻合。 (二)总台结账程序 1、散客结账： 1）核对账目及确认 （1）当客人到前台结账，确认客人姓名是否正确，并准确称呼客人的姓名。 （2）收款人员主动收取房间钥匙，并讯问客人是否在短时间内有其它的消费。 （3）客人结账的同时，收款员要及时与客房房务中心联系，检查客房内部酒水的使用情况。 （4）清楚打印客人账单，交由客人检查核对，经其认可后在账单上签字，确认付费方式。 （5）在结电脑账的同时要清理客人账袋，将入住登记单及各种单据整理，与账单一并钉好以备查（注：如客人需要消费明细单可交由客人保存）。 （6）客人要求提前清付账目，但要晚些离店时，收款员应特别注意客人的消费情况，待客人离店时应再通知客房房务中心。 2）结账 （1）在客人结账时要查看电脑中所注明的特殊注意事项。 （2）确认一切手续，如无特殊情况，应在三分钟内完成结账手续。 （3）有礼貌地为客人迅速准确办理离店手续，并表示欢迎客人再次光临本饭店，祝其旅途愉快。 3）付款方式及方法 （1）现金结算：前台不直接收取外币和旅行支票，客人需到银行兑换处依照当天汇率换取人民币现钞，然后再付清自己的账目。 （2）信用卡结算：应有礼貌地请客人出示信用卡及有关证件。 A：验卡 a：查看客人的信用卡是否本饭店所接收的种类。 饭店接收的信用卡及授权限额举例（元） 信用卡名称 授权限额（普卡） 授权限额（金卡） （待定） 注：以上授权限额随当地、当时的情况酌定。 b：辨别信用卡的真伪：检查信用卡的整体状况是否完整无缺，有无任何挖补、涂改的痕迹；检查防伪反光标记的状况；检查信用卡号码是否有改动的痕迹。 C：检查信用卡的有效日期及适用范围。 d：检查信用卡号码是否在被取消名单之列。 B：收受 a ：检查持卡人的消费总额是否超过该信用卡的最高限额，如超过规定限额，应向银行申请授权。申请授权时向银行或信用卡公司详述以下资料：特别单位号码和编号；持卡人姓名和卡号；信用卡有效期；消费总额；持卡人证件号码。 b：压印签购单：要求将信用卡上全部资料清楚地压印在每联签购单上。 C：填写签购单：按签购单上的各项要求进行填写，做到字迹清楚，数字准确。 d： 请客人签名：将签购单上的名字与信用卡背面的签样进行核对，如不符，可以请客人再签一次，如还不相符可向银行查询。 e ：将持卡人一联连同账单和发票一起放入信封交给客人。 （3）支票结算：（待定） （4）电脑入账： 2、转账结算： 客人结账时，其账目由其他住店客人或公司代为支付，需经付款人填写账目承付单，并请客人在账单上签字认可后才能转入付款人账上，客人的消费签单应全部附在账单后面。 3、团客结账 1）将结账团队的名称、团号通知客房房务中心，以便检查客房酒水的使用情况。 2）查看团队预订单上的付款方式以及是否有特殊要求，做到公付、自付分开。 3）电脑操作： （1）使用团队结账程序，打印该团队所有客人账目。 （2）为有账目的客人打印账单、收款。 （3）客房消费的酒水应及时输入电脑，并打印账单。 4）结账过程中，如出现账目上的争议，及时请大堂副理协助解决。 5）重点提示 （1）收银员应保证在任何情况下，不得将团队房价泄露给客人，客只要求自付房费，应按当日门市价收取。 （2）团队延时离店，须大堂副理或营销部经理批准，否则按当日房价收取。 （3）凡不允许挂账的旅行社，其团队费用一律到店时现付。 （4）团队陪同无权私自将未经旅行社认可的账目转由旅行社支付。 (三)保证金的收取和退还程序 缴纳保证金是为了保障饭店的权益不受损害而向客人预收的款项。 1、保证金的收取：（根据客人结账方式选择） 1）现金： 计算方式 应收保证金=（房费+杂费）×房间数×天数 2) 支票： 前台收款处一般不存放空白支票，凡以支票结算，可按上述方法计算应收保证金，填写支票。 3）信用卡： 客人最终以信用卡结账，请客人出示信用卡，预先压印签购单。若是国内信用卡，请客人在签购单上签名并抄下有效证件号码，凡作为担保的信用卡签购单，要登记造册集中保管。 4）免收保证金： 免收保证金的客人，需经有关人员进行担保，在入住登记单上签字。 保证金的结算：结算的原则是“多退少补”，如客人的保证金不足以清偿在饭店的消费，应向客人收取补付的部分；如客人的保证金在清偿费用后尚有余额，应退给客人。 2、保证金的退出： 1）退款的原则：收现金退现金：收支票退支票，（不到支票起点金额可退现金）。 2）如需退给客人保证金，收款员应填写退款凭证，注明退款的日期、房号、金额、原因，并请客签字，同时收回所押保证金收据，按实际消费额开据正式发票。如遇收据丢失，请客人在退款凭证上注明。 3）退支票应在收入支票五天以后。 4）退款金额的审批权限： 低于500元……大堂副理 低于1000元……营销部经理 低于2000元……总经理助理/执行总经理/总经理 5)电脑入账 3、预支垫款：只为住店客人提供此项服务，并保证此款项的收回，目的是为了解决客人的临时性现金应急需要。 1）填写现金支出凭证，注明付款原因，并请客人签字。 2）如使用信用卡提现（小额），应额外收取5%的手续费，作为其它收入，填写凭证请客人签字。（此条应在客只急需时使用。） 3）得到相关人员的批准，批准人员与权限参照“担保金退出”一节。 4）将现金支付给客人。 注：对于信用卡者，应同时将提现金额和手续费从其卡中划出。 (四)客用贵重物品保险箱的使用和管理 1、为客建立保险箱 1）请客人出示房卡或钥匙牌，证明其为住店客人。只有住店客人方可免费使用贵重物品保险箱。 2）交给客人一份空白保险箱登记卡，请客人在登记卡上逐项填写，包括房间号码、印刷体姓名（中文或英文），开箱日期、离店日期、使用人签字。 3）收款员检查登记卡，保证无漏填项目后，将钥匙号码填写在登记卡上，同时签上自己的名字，用保险箱的母钥匙和客人的子钥匙一起为客人打开保险箱。向客人讲清要保存好子钥匙，如钥匙丢失，应付500元民人民币的赔偿费。 4）若两人或两人以上共用一个保险箱，需所有使用者预留签字。 2、存档：将第一联登记卡放入客人账袋内，第二联登记卡按箱号顺序存档。 3、登记：收款员在保险箱登记本上逐项登记日期、箱号、客人姓名、房号开箱日期（时间）并签字。 4、客人存取物品 1）按照箱号找出登记卡请客人在此卡背面的使用栏中签字。 2）核对客人的签字和登记卡上的签字，二次的笔迹相符方可开箱取物。 3）替客人打开保险箱。 4）收款员在卡上签字、注明时间、日期。将此卡放回存档处后退出室外。 5、客人取消保险箱 1）按照箱号找客人的登记卡，请客人在此卡背面“结束使用保险箱”处签字认可。 2）核对客人前后签字笔迹相符后方可开箱。 3）客人在保险箱内取完物品后，收款员应再次检查保险箱，确保客人的物品全部取走，然后锁上保险箱，将子钥匙放回存放柜中。 4）收款员在客人取消的登记卡背后右下角签字，注明日期、时间、并在登记卡中间的空余栏目中划上“z”，取消其使用空间。 5）在保险箱登记本上注明该箱取消日期、时间、并签字。 6）将登记卡存档，至少保管半年。 6、核查钥匙 每班工作人员在接班时应填写“客人保险箱日报表”，接班人员应根据此表进行复查找签字，此表随每班报告上交。 （五）客人延时离店的处理程序与要求 1、客人的结账时间是中午13：30点，在下午6：00点之前离店应收取半日房，超过下午6：00离店应收取全日房费。 2、客人事先声明要延时离店。 收银员无权批准客人晚离店，应将此事向大堂副理或房务总监汇报，若批准由大堂副理以上人员填写延时离店通知单，标明免费、半费或全费，请客人签字后，收银员可免收或半价收取房费。 3、客人未事先声明。 1）客人办理结账手续时，应向客人耐心解释饭店关于晚离店的规定。 2）若客人对上述规定表示异议，收银员需耐心有礼貌地向其解释，必要时及时通知当班主管人员或大堂副理协助解决。 3）电脑操作：加收半日或全日房费应填制杂项调整单，写明房号，按电脑中的房价计算房费，用费用代码在该客人账中加入房费。 （六）交接班程序与要求 1、阅读记事本 1）每日在交接班时应先阅读工作记事本，掌握记事本记载的各项事宜。 2）读后将安排处理有关问题。 2、处理记事本记载的待解决事宜 1）本岗可以解决的问题在尽量短的时间内妥善解决。 2）如需与其它部门联系协同解决，上报财务部负责人，由财务部负责人与该部门协助解决。 3、记录处理结果：处理完毕时在记录本上将处理情况做如实记录并签字。 4、记录班次情况：在记录本上记录有待下班次人员解决的问题并签字。 5、清点备用金及电话磁卡，有问题及时报告。 6、交接保险箱钥匙并一起复查。 （七）冲减费用的程序 1、如需调整账目，须填写杂项调整单，注明原因，请总经理助理以上人员签字批准，方可调整电脑，入账时运用费用代码。 2、当是发生的费用，如有错误只能以相同费用代码输入负数来调整，不能使用调整费用代码，否则影响当日收入。 （八）紧急情况处理程序 1、如遇电脑系统出现故障，应及时改用手工程序，做到心中不乱。 2、利用夜审后的Guest Detail Balance报告，加上当日消费账单作为依据。 3、事先得到通知需短时停机时，可打印一份In house报告。 4、向客人解释说明，并对由此给客人带来的不便向客人道歉。 5、接班时需用手工结账报告。将当日业务分类汇总平账。 （九）应收账程序 1、每天从电脑中打出两张报告，一张是City Ledger to Accounts Receable Transfer,另一张是House Folio Transfer Report. 2、将前台转来的账单与以上两张报告核对，要求账单与电脑报告的应收款账号相符； 每天转来的应收款金额与”D”Card报告核对相符。 3、账单与订单核对相符，要求订单、更改单、传真Voucher手续齐全。 4、如果核对有问题的账单找日审核查，要求当日解决。 5、账单核对无误后进行A/R转账。 6、转账后，打出一份当日挂账报告，与当日所输入的账单核对无误后存入账单柜。 7、每日根据外结报告在电脑中逐笔收回。 8、每日根据外结报告之调整报告在电脑中做调整，并汇总制做手工凭证。 9、每日打出一份当日付款报告，与外结报告核对无误。 10、每日填写CITS结算单，月底汇总，在次月的5日前将结算单寄出。 11、海外旅行社除有结算要求的一律在审核账单后的三日内发出传真。对日结的海外旅行社每日填写结算明细表，月底汇总，在次月7日前将结算明细表发传真给每个旅行社。 12、对外埠旅行社账单在审核无误后的三日内寄出，必要时可以发传真。 13、每日登记应收款手工账及预收定金，要求每日与电脑账校对无误，月末与总账核对无误。 14、负责给外结人员提供准确无误的账单，要求有登记手续。 15、每月1日打出账龄报告交总经理助理。 16、负责保管长住户合同，要合同齐全。 17、根据合同计算长住客房费、押金、要求准确无误，并负责为前台提供数据，收取房费，不能按时交纳房费的查明原因，逐级报告。 （十）外结程序 1、每月根据应收款账龄报告，制定收款计划，经会计主管批准后执行。 2、每月应该对离店客人应收账款，及时催收，控制应收款的当月回收率。 3、每天要与客户进行联系，并要填写详细的收款记录。外出催收回来后，向会计主管汇报催收情况及遇到的问题。 4、外出催收前要将催收客户的账单与手工账、电脑账逐笔核对，做到所收账与账目完全一致。 5、每天将收回的款项填写《收款记录表》一式两份：一份转应收款组，在电脑中打收回；一份连同所收的支票、现钞等交出纳处。 6、收回款项与账单不符时，要及时填写调整加或调整减的报告，并要写出其书面的说明，经会计主管审核后，方可进行调整。 7、掌握挂账客户的协议、合同等的有关条款，并做好保密工作。外出结账时必须所收账单的内容，有问题时要与有关人员进行及时处理解决，避免住店客户投诉。 8、因外汇汇率变化以及其他情况影响，不能收回欠款的，要及时请示会计主管，经批准后即可收回。 9、对长期催收无效的账款，要及时写出书面材料，报告总经理助理，及时做坏账处理。 不允许出现90天以上的应收款项。 （十一）关于挂账的控制规定与程序 规定： 1、挂账申请均由总经理、执行总经理、总经理助理、房务总监、餐饮总监、营销经理和挂账人员组成的挂账委员会检查、评审。 2、销售合同的签署必须在确保无任何法律争议的前提下进行，并由双方签署后发文。 3、客人应收款必须遵守财务规定。 4、应使外结和挂账的损失降到最低点，并使销售获得更大的利润。 程序： 1、控制住店客人账 挂账组管理人员有责任回顾当日如下报告及整改意见： 1）散客入住名单： ·此名单由日审、夜审提供，提示这些客人预先无预定。 ·挂账管理人员应证明客人是否使用现金押金或被饭店允许使用的信用卡付款单。如不行，挂账管理人员应与客人联系商讨预付部分款项。 2）欠款最高限额报告 当日欠款最高限额报告由夜审提供，由挂账管理人员检查，最高限额欠款挂账的账户是指挂账限额超过5，000元人民币者。 根据此报告，会计主管对预先未能安排的挂账应特别注意。为了决定未来是否延期挂账，客人将被要求面谈，并检查如下数据： ·预定的来源 ·客史 ·银行个人存款 ·护照和其它旅行证件 如客人挂账款额令人置疑或不满，会计主管将要求客人立即支付。如客人不能现付其它有效付款凭证、个人旅行证件将被扣押，但执行前，应先通告总经理助理。 如客人拒绝，则通过总经理助理，经总经理批准，双重封存客人房间的客人物品。所有相关部门领导都应被通告此决定，并依此执行。 2、控制信用卡客人 1）饭店信用卡（如有申请） 依据饭店本身的要求，发放此卡时，应限制申请人数。申请人应履行标准申请表 中一般挂账条件的规定，申请人应有当地账户地址及相关银行的鉴定书。 饭店总经理助理负责起草饭店内部信用卡系统的程序，根据挂账数额值决定挂账 限额。因为账目是后反映的，故超过限额应引起管理层注意。 2）被认可的当地和国际信用卡： 用信用卡支付饭店费用和餐厅账单，在接受信用卡之前，要检查和证明表面的情况： ·信用卡是否是通用的。 ·此卡的有效期 ·此卡是否是有效的。 3、外客账控制：（职工账） 1）账单与所附凭证表明员工付款已适当予以折扣。 2）增强挂账控制，所有前几个月的挂账支付都将从近几个月的员工工中扣除。饭店职工被授权挂账的，应先签署权书，同意从工资中扣除。 4、账额不足： 如果店内客人账目余额在欠款报告中超过他的挂账限额，应通知客人。由大堂副理跟催处理。 (十二)发票管理制度与程序 1、每月根据发票使用量由会计前往税务局购买。 2、目前所购发票种类根据本地税务部门而定。 3、所有发票由出纳按种类（定额发票按金额）分类登记发票号码后盖“发票专用章” 4、各营业点由收银根据发票的使用量到出纳处签名领取。每次领取新发票时需将使用完的发票存根交回审核。 5、各营业场所收银点均配有“发票已付”印章，在为客人结算后，凡是开出发票的消费，均在账单上盖上“发票已付”字样。 6、各餐厅收银台每张结算单凡是开出发票的情况，除了在账单上盖“发票已付”章外，要求服务员在账单上签名以证明此发票同由哪一位服务员领出。 7、每个收银点每个班次都要填写发票使用数量和金额，待收银到出纳处领用新发票时相核对整个发票的使用量。 8、所有发票存根联收回后由会计签收送税务局注销。 9、严禁收银员有多开、少开或者开“鸳鸯票”的行为出现。 二、财务会计部 （一）关于零用金的规定和程序 1、零用金主要用于支付急需的小金额付款。 2、政策规定： 1）零用金用于支付不超过500元人民处的单笔费用或成本支出。（采购除外） 2）零用金付款应得到饭店总经理助理或指定代理人的同意。 3）超过500元人民币的支出，一律不允许用零用金支付，而只能通过正常的付款程序用支票支付，并填写好适当的贷方科目。 4）任何个人不得以个人名义或为个人的利益批准零用金凭证。任何上级领导不得让其下属提出零用金凭证。饭店总经理是唯一例外。 程序： 1）由出纳保存零用金总额为20，000元，但备用金变动需由饭店总经理助理和总经理商量后确定。 2）零用金的支付应有零用金传票做依据，并由出纳保存零用金传票。 3）在支付零用金前，应得到前面所述领导的批准。 4）每星期五和月底，出纳准备好备用金，规定用零用金支付的时间一般为：每天下午1：30-3：30。特殊情况，需特批。 5）所有的付款应付有相应的凭证：销售摘要（除交通）、在外用餐、钟点工工资。 6）对于交通费，应注明距离和目的地，且应由部门负责人签字。 7）通常可由零用金支付的项目有：医疗费、交通、在外用餐、钟点工工资、餐饮部装饰项目、取证费、客用品、外方员工房费、厨房用具及其他非正常支付项目，应由总经理助理同意后方可支付。 8）用零用金采购文具由财务总经理助理同意。 9）对于大批采购的项目：如餐饮部装饰项目、工服、化装品、客用品、房费和厨房餐具，当数额超过一定限额时，应通过采购部购买。 （二）总账制作程序 1、月中根据预算等有关资料编制“待摊费用”、“准备金”、“应付费用”等记账明细表及转账凭证，交会计审核无误后编号，交有关人员登记入账，并输入电脑。 2、月末根据收入账余额计算编制营业税、增值税明细表，交会计审核无误后编号登记入账，并输入电脑。 3、总账人员根据审核无误的收、付、转账等记账凭证登记各相关明细账，同时输入电脑。 4、随时检查核对各明细账，发现问题及时调整，随时催收欠款，并随时为总经理助理提供所要求的数据。 5、每月二日前结转上月各明细账，编制试算平衡表并与各明细账核对无误后方可结账。 6、每月三日将审核无误的电脑账过入总账，并打印报表的草表交总经理助理审核批准。 7、每月四日打印经总经理助理审批后的财务报表并装订成册。每月8日及28日向统计局分别编报饭店经营状况报表及客房出租状况报表。 （三）员工薪金发放工作程序 1、根据人事部转来的当月员工全勤奖、病事假、扣款表及工资变动表进行登记，并输入电脑。 2、计算工资，核对输入是否准确，打印各种工资报表。 3、将工资汇总表交会计主管和总经理助理审查无误后申请支票，并将应发工资存入计算机软盘，按照规定的时间，将软盘及支票送交银行，由银行输入员工存款账户。 4、整理工资条，按序归档并及时清点未发出的工资，办理有关退款手序。 5、根据人事部转来的工资变动表，补发其注明人员的工资。 6、将打印的两份工资表及补发工资人员名单送交人事部一份，自留一份。 7、计算个人所得税（含奖金、加班费），输入电脑，打印报表，填写税票，并在每月7日前到税务局申报纳税。 8、做出工资及个人所得税的转账凭证，交会计主管审查。 9、做好各种工资档案的保管及保密工作。 （四）员工奖金、加班费发放工作程序 1、根据人事部转发的《加班工资发放审批表》抽查员工出勤卡，以此核对《加班工资发放审批表》的记录是否正确。 2、根据各部门依据财务提供的经济指标完成情况计算出的奖金数额，核对《奖金发放表》的数额是否正确 3、根据审核后的《加班工资发放审批表》、《奖金发放表》的数额输入电脑。 4、待输入电脑数额与两表汇总金额核对无误后，打印报表。 5、申请支票，将应发加班费及奖金存入计算机软盘，按照规定的时间将软盘及支票送交银行，由银行输入员工奖金、加班费存款账户。 6、将奖金、加班费数额一并记入工资里，计算超过纳税限额员工应纳的个人所得税。 7、打印两份报表，一份自留，一份报人事部。 8、将奖金、加班费分部门做出转账凭证。 9、做好奖金、加班费的保密工作。 （五）应付账程序 1、应付账人员将已经有关人员审批后的PR、PO单及支票申领单交会计核对审批，如有确切支付金额，还需填制付款记账凭证。 2、会计将应付账人员转来的付款凭证认真检查无误后，转交会计主管审批，然后交总经理助理批准。 3、应付账人员根据手续完备的支票申领单填写转账或现金支票，并填写“成批支票签章明细表”，以便有关人员核对，并交会计主管在支票上加盖“财务支票专用章”，后交总经理助理在支票上加盖总经理助理人名章及总经理人名章，待预留印鉴盖齐后即可交应付账人员发放。 4、应付账人员通知有关人员领取支票时需在“支票领用登记本”上注明日期、支付内容、支票号、领取人亲笔签字、取票日期等，该登记本由应付账人员妥善保管。 5、应付账人员根据已经支付的付款原始凭证编制付款记账凭证，并检查实际支付金额与发票金额是否相符，并按日期顺序编号交有关人员登记入账及输入电脑。 6、应付账人员随时核对替换无发票收货记录。月末将当月未付款项编制转账凭证，挂入应付结算款账并输入电脑。 7、应付账人员每月编制应付账账龄报表及现金流量表、资金预测表。 8、应付账人员根据收付款凭证登记银行日记账。每月20日前核对调整各账户上月的发生额及编制调节表。 三、成本控制 （一）收货部工作程序 1、验货前，首先检验食品饮料申购单：单子是否有经理签字，经手签字是否齐全，同时凭符合签字手续的市场单、申购单验收货物。 2、报价单要有采购员、会计主管、餐饮部主厨签字。同时蔬菜、水果每星期必须报价一次，严格控制成本。若价格过高，超过采购员订的价格，或与报价不符，应坚决拒收。 3、验货前首先查验供货单位有无三证（经营执照、卫生许可证、个人证明），验收进口食品时，必须要有中文标志和卫生检疫标志。验收肉类须要审查是否有卫生检疫证明，同时，还要有当天市场肉类复检单。 4、验收水产、肉类、蔬菜类时，要保证新鲜、干净、无腐烂、变质，无过成份和其它杂物。特别是鱼类，活、鲜、净。虾肉鸡翅、鸡胸、大虾、虾仔、肉类须先解冻，用水冲掉多余的冰，然后称其净物，每一箱都要过称。 5、验收干货、罐头时，必须要审核货物的生产日期、保质期、厂家、商标、外观包装等，符合要求方能收货。 6、验收物品时应严格按照PO单规定，审核货物的品种、数量、规格、价格是否相符，同时与饭店要求相符合。 7、凡符合收货要求的要认真保证无差错。填写收货单一三联，分别由供应商、财务（收货）、领货部门保存，各方签字盖章方可生效。 8、验收员每日认真合计无发票收货记录单，填写日报表，要做到货物、数量、金额无误，每月底要合订日报表、PO单封存备查。 （二）物品入库工作程序 1、入库：仓管员接到到货通知后，到现场与验收员一起验货。 1）清点数量。 2）检查货物是否与饭店所订货物相符。 3）贵重物品要一一清点。 4）金额数量大的按比例抽查，待检查全部合格后方可入库。 2、出库：凡是饭店领用物品部门，必须填写“饭店物品申领单”一式三份，使用部门填写好申领单后送本部门经理签字，再送会计主管签字，待手续齐全后，方可领货，仓管员要严格按照出库单进行发货，双方清点无误后领货人、发货人签字，出库单一式三份，一份送交财务部，一份领用部门存留，另一份库房保留。 3、订货：仓管员在每天发放的基础上，清点数量，发现有该补充的物品马上写PR单（订货单），在PR单上要写清楚订货的品名、库存数量、月用量、电购量、到货日期，确认无误后交会计主管签字后，经审查后交采购部。 4、物品入库后，要分类码放整齐，保证库存物品完好无损，物品入库后凭入库单及时入账登记。 5、发货时，仓管员按制度办事，做到先进先出，手续不齐全不发放，如有特殊情况，需会计主管批准后方可办理。 6、凡是办公用品一律星期二8：30-17：00发放，其它物品星期一至星期日8：00-17：00发放。 7、积极配合成本部门做好每月盘点工作，做到账物相符，账卡相符。 8、下班之前，仓管员要认真检查库房是否存在不安全因素，特别是水、电是否有跑漏的现象，电源插头是否拔掉，待一切检查合格后将门锁好，钥匙封存交前台收银保存。 （三）食品库工作程序 1、凡需在库房领用食品，必须填写食品领料单，并分别由总厨或部门负责，待领货人和发货人签字后，方能领取食品。仓管员发货时要认真审核食品单，符合填写规定后，严格按规定填写的品名、数量发放货物。 2、食品领料单一式三份，一联由大厨保存，一联交财务部，一联由仓管员减账后每月底封存备查，每月底要认真盘点，核对账务并认真如实填报库存盘点表和长时间（一月以上）未发的食品积压登记表。 3、仓管员每日认真填写冷库、鲜货每日市场单。对于货食品每周填写一次干货食品目录表，及时反映库房存货情况，做出进货计划，使食品不断档。同时要防止食品积压。经常检查库存食品是否有变质、过期的情况。 4、要经常保证食品库的清洁卫生和安全。 （四）酒水库工作程序 1、库房所有存放饮品都需分别建账、建卡，做到食品入库和出库要及进入账减账，使其账物相符合，每月底要认真盘点，如实填报库存表及长时间不用饮品积压表。 2、凡需在库房领用饮品必须填写饮品领料单并且分别由总厨、部门负责人、领货人和发货人签字后，方能领取饮品。 3、饮品领料单一式四份，两份交给财务部，一份交给领货部门；另一份由仓管员减账后，每月底封存备查。 4、库存饮品要保证一定库存量，及时做出计划，同时向餐饮部及时预报数量，使其做到心中有数，及时和采购部门取得联系，确保库房饮品的供应。 5、收货入库时要严格检验，把好质量关，根据收货单认真检查饮品、品名、外观、包装、厂家、商标、出厂日期和保质期，凡不符合要求的，严禁饮品收入库。 6、要经常保持库房及饮品的卫生。 7、“洋酒”中文标识清楚，厂家明确，生产日期、防伪标志必须具备收货。 （五）成本核算程序 1、每日将收货部填写的收货日报审核后，根据每日收货单所记载的情况，直接记入各厨房的成本中，作为库房入库。 2、每日根据库房的领料单，将各厨房领料记入各厨房的成本中（按加权平均单价计算） 3、每日根据厨房、餐厅的直接收货单、出库单、各厨房之间的转拨单计算、打印餐厅每日成本报告，送总厨。如成本过高，应及时通知餐饮总监、行政总厨，并商量对策，对成本进行控制。 4、每月底到厨房、酒吧进行盘点，如实反映期末在产，保证成本的准确性。 5、汇总高级员工用餐单和接待单，将各部门所花费用作转账凭证记入各部门的费用中。 6、月底将各餐厅领料单金额和明细账进行核对，无误后作转账凭证送会计组，每月直接入厨房的明细和入库金额与应收款核对。 7、餐厅从食品库领用的咖啡、茶叶月底转入饮品成本，再将饮品领用的早餐自助餐饮料在月底转入食品成本。 8、每月根据直接采购的领料，从库房所领的食品材料的所记金额去折扣、减去高级员工用餐和高级员工接待用餐的成本、各厨房的期末在产，加上饮品转入食品后用料，加上厨房领用酒金额再减去食品转入饮品的用料，便得到各餐厅的成本，每月出成本报告。 9、饭店每半年进行一次低值易耗品的盘点，将餐厅的餐具、瓷器、玻璃器皿、银器、棉织品彻底盘点。根据期末金额倒挤低值易耗品的消耗成本。 四、采购部 （一）采购工作基本程序 1、所有的采购任务都由采购部完成。 2、所有采购的物品（包括服务合同）要由3个竞价中选出，如果没有3个竞价，采购部必需说明原因。 3、采购部要对所购物品的质量及价格负责，并保证物品按采购申请单上供货。 4、如果提交采购申请单或订货单后，价格上涨，采购部要查看其他供货价格并报知上级，最后由总经理助理和总经理决定、批准。 程序： 项目 授权申请人 单据/文件 食品 总厨/食品库保管理员 市场单/食品和饮品申请表 供货 总厨/食品库保管员 食品单 食品 酒水保管员 饮品单 食品 物品库保管员 采购申请单 工程备件 工程部 采购申请单 固定资产 申请部门 采购申请单 维修等服务项目 申请部门 备忘录及有关所需服务的说明 直接采购 申请部门 采购申请单 除工程、固定资产和维修等服务项目以外，所有部门申请购买的食品或物品都必须得到大厨或库房保管员的审批和确认，大厨和库房保管员要保存各部门申购物品的有关单据，如果库存不足或缺货，只有大厨和库房保管员可以直接向采购部提交采购申请单，并在单上注明目前库存量和平均消费量。 不同物品采购程序如下 a）食品的采购、市场单 日需食品的采购，由食品库保管员或厨房安排的人员提单（市场单），一式三联 必须填写库存量和所需订购数量，然后交大厨，由大厨检查订购数量，必要时做删减 或增补，采购部门根据此单寻找最合理的价格并填在市场单上，市场单一联送到收货 部以确认所购食品，当收到所购食品后，收货员将票和市场单一起送到财务部。 b）干货采购、食品单 干货的采购（食品单）和食品采购程序一样，每周采购一次，食品单一份由食品 库保存，其他两份分别送到采购组和收货部。 c）饮品的采购、饮品单 饮品单由酒水库保管员填写目前库存量和需要订购的数量，然后将此单送到会计 主管处审查，由餐饮部总监批准，一份由酒水库保管员保存，另外一份送到采购部下 订单，酒水库保管应根据库存量和营业消费情况，每周有计划地进行一次大采购。 d）物品采购、采购申请单 为了统一管理和发放，除库里没有的东西以外，各种物品的采购都过物品库。当 库存量低于正常标准时，物品库保管员要填写物品采购申请单，并由经理签字，如果 是厨房用品，订购数量需大厨审定，采购部根据其的数量、质量、价格、发货期等因 素，推荐合适的供货商，填好的表格送总监和总经理处认可批准，根据批准后的申请 单，采购部填写采购单，订购码顺序发放，并记录备案： 定购单批准了的申请单上注明所购零配件，电线和灯泡等需订购物品品名采购部 要提供3个不同供货商的报价，并填写在申请单上，其中一个价格来自代理商，另外 两个来自经销商，然后送到总经理处批准。 申请单批准后，采购部要填写定购单，并与申请单一起送到总经理助理和总经理 处报批。 f）固定资产的采购 所有固定资产项目的申购表先由部门领导审批签字然后送到财务部检查，申请部 门必须写出购置理由，申购表由总经理助理审定后送到总经理处审批，如果某些项目 金额超过2，000元，还要送董事会审批。 g）服务合同 服务项目（修理和维修），先由工程部写出报告（备忘录），在报告中应写明服务 的性质，原因以及服务的规格，申请服务的备忘录送到采购部以获取3个不同的报价， 并填写在备忘录上，然后再送到总经理处报批，批准后，采购要填写采购单，和申请 备忘录一起送到财务部和总经理处最后审批。 h）直接采购物品，采购申请单 直接采购的物品是库存没有的东西，这样采购的物品直接送到申请部门，申请直 接采购，部门领导要从库房保管员那里取采购申请表并填写原因，所需数量及其他细 节，此表送采购部，采购部要提供3个不同供货商的价格，填写好的表格再送到总经 理处审查批准，接到批准的申请表后，采购的采购单，和批准了的申请表一起送到总 经理助理和总经理处最后审批。 采购单（PR单）流程图 （二）饭店物品采购程序 1、饭店物品多属于低值易耗品。例如清洁剂、洗涤用品、印刷品、棉制品、服务品、服务用品、瓷器和玻璃器等。这些均由财务部的库房出据采购单，采购员根据PR单报出三家供应商的价格，再选出质量上乘和价格合理的一家。交总经理助理和总经理签字后做PO单。PO单上的签字程序与PO单相同。 2、PO单在总结理签字后，方可订货。 3、申领部门购杂品时，不足500元可用现金支付。 4、需外出购物时，填写派车单。 5、如某些项目单价金额超过2000元，采购单需送交财务部门批准。 6、所购商品在验货时发现问题应及时与供应商联系，办理换退手续。 （三）工程物品采购程序 1、工程物品采购包括低值易耗品和固定资产。低值易耗品包括机器的零配件、油漆、灯管、砖瓦灰沙石、五金电料配件、水暖器材、制冷配件、各专业工具、工程机械和厨房机械配件等。 2、采购员在接到PR单后，寻找三家报价。PR单和RO单程序相同。 3、工程物品购回后交工程指定人员收货并签字。 4、所购物品单价金额超过2000元，要申报财务部门批准。 （四）食品采购程序 1、采购员根据食品库提供的市场单由行政总厨签字后，将价格填在市场单上，然后订货。到货期限为3天。 2、采购员根据酒水库提供的饮料单由会计主管和餐饮总监签字，价格填在饮品单上，饮品3天内到货。 3、采购员根据厨房提供的食品目录表由行政总厨签字，采购员填报价并在第二天到货。 4、所有食品报价提前一星期由采购部、行政总厨和会计主管签字。 5、蔬菜、水果、鲜肉类、鲜禽类每周报价一次。 6、中、西餐调料、水产、冻肉类、冻禽类、酒类、饮料每月报价一次。 7、根据饭店临时出现的特殊情况，急活急办。 8、所订货物如有问题，及时办理换、退手续。 9、进口洋酒类、烟类必须从国家指定的烟酒公司购入。 第四节 财务管理制度 本制度之制订，是为使饭店各部门以及全体员工在经营活动和行政业务工作中有 所遵循，使饭店的各项工作和经营活动均能沿着法制和各项制度开展。 一、财务计划管理规定 1、饭店财务计划确定，须结合董事长、总经理对酒店经营活动的安排，区域内客源、货源、内外价格等市场变化情况，以及报告期内计划执行情况，预计完成计划情况，作出详细分析和充分估计来审定。 2、依据董事长、总经理审定的计划，按各业务部门的不同经营范围，计划期的诸多因素和历史资料，参考年初自编计划，分摊各部计划指标，下达给各业务部门。计划一经确定下达，一般上不予变动，确因特殊原因，亦须在半年后调整。 3、财务计划分为年度、季度计划 编报时间为： 年度计划：财务部于每年十二月下旬，各业务部门为每年十一月下旬。 季度计划：财务部于季末最后一月下旬，各业务部门为后一月中旬。 各业务部门还应根据上报饭店审查批复后的季度计划指标，结合本部门的具体情 况，按月分解季度任务指标作为本部门季内各月指标检查尺度，饭店对各业务部门的 计划检查按季进行，全年清算。 4、使饭店的经营管理和收支标准符合董事长、总经理的要求，做到增收节支，强调按计划办事，确定财务计划应包括以下内容： 1）财务部应编制：流动资金计划、营业计划、费用计划和利润计划、偿还债务计划及利润分配计划、基建计划。 2）各部门应编制： （1）营销部：客源计划、广告费用计划、促销计划。 （2）房务部：备品使用计划（含耗用品）、费用计划、设备维修更新及购置计划、 布草、备品耗用计划、用品使用计划、费用计划、花瓶、盆栽及用品、用具购置计划、清洁机具保养及更新计划、营业计划、利润计划。 （3）餐饮部：营业计划、利润计划、费用计划、食品原材料及商品采购计划、设备维修更新及购置计划。 （4）工程部：饭店设备维修及材料计划、费用计划、燃料进货、耗用计划（含液化气）、水电耗用计划。 （5）后勤部门的综合办、保安部、财务部要编报费用开支计划。 各部需将编报的计划，送财务部汇总。 二、会计核算管理规定 为加强本单位的会计核算，根据会计法和企业会计准则，特制定如下具体核算办法： 1、饭店会计核算必须符合会计法和会计准则制度的要求。 2、饭店会计年度为公历年1月1日起12月31日至。 3、饭店会计核算以人民币为记账本位币。 凭证、账簿、报表，均用中文书写。 4、饭店会计核算以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果。 5、饭店会计核算以权责发生制为基础。 采用借贷记账法记账，并统一使用电脑记账。 6、资产的核算 1）饭店的资产是公司拥有或者控制的能以货币计量的经济资源。 包括： 现金、银行存款、应收及预付款项、存货（材料、低值易耗品、包装物、库存商品等）、固定资产、无形资产、递延资产。 2）现金及各种存款按照实际收入和支出数记账。 3）应收及预付款项按实际发生额记账，并按客户设置明细账，不提坏账准备金，坏账损失直接计入当期损益。待摊费用（购进的低值易耗品分摊、大型维修费等）按受益期分摊。 4）存货按取得时的实际成本核算，发出时按先进先出法确定实际发出成本。 5）公司固定资产是使用年限在一年以上，单位价值在2000元以上，在使用过程中保持原来物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、办公设备等，公司固定资产折旧方法采用年限平均折旧法。 6）公司无形资产指土地使用权，在使用期限内摊销。 7、负债的核算— 饭店的负债是指公司所承担的能以货币计量，需以资产或劳务偿还的债务。 包括： 银行借款、应付及预收款项、应交税金、应付工资、预提费用、其他负债。 1）银行借款按实际借入数记账，并按银行币种设备明细账。 2）应付及预收款项按实际发生数入账，并按客户设备明细账。 3）应交税金按税种设置明细科目。 4）预提费用包括电话费、工程维修基金、水电、燃料等。 5）应付工资是核算职工工资的计提、分配、发放。 8、所有者权益的核算— 饭店所有者权益是饭店投资人对企业净资产的所有权。包括实收资本、资本公积、未分配利润等。 9、损益的核算公司损益核算包括收入、费用、利润的核算。 1）饭店的收入是指饭店在销售产品或提供劳务等经营业务中实现的营业收入，包括营业收入和其他业务收入。 2）饭店的费用是饭店在生产经营过程中发生的各项耗费。 包括计入生产的经营成本的直接材料、各项间接费用。 包括饭店行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的管理费用和财务费用，直接计入当期损益。营业费用、管理费用、财务费用是按各费用项目发生的内容按饭店董事会指导的会计科目进行明细分类核算。 3）利润是饭店在一定期间的经营成果，包括、营业利润、投资净收益和营业外收支净额。 营业利润为营业毛利润加上其他业务收支净额减去管理费用、财务费用后的余额。 利润总额为营业利润加上投资收益、营业外收入减营业外支出减不分配的费用后的余额。 利润净额为利润总额减去所得税后的余额。 10、成本的核算 1）成本是饭店的直接成本。包括直接材料、辅助材料等成本项目。 2）成本的核算按经营项目的分类核算。 直接材料按发出先进先出法计价，计入不同项目成本。 折旧按固定资产部门分配。物料消耗按领用部门进行分配。 11、会计报表 1）会计报表是反映公司财务状况和经营成果的书面文件。 包括： 资产负债表、损益表、现金流量表、附表及会计报表附注和财务情况说明书。 2）会计报表是登记完整、核对无误的账簿记录和其他资料编制的，做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。 12、会计资料保管规定 1）会计凭证保管期限为15年，饭店内部管的单据保管期限为2年。 2）保管期满需销毁时，须开列清单，报酒店总经理批准后方可销销毁。 13、附则 1）饭店会计制度随国家会计法规制度修改和饭店实际情况需要进行修改。 2）饭店会计制度自核算之日起施行。 三、资金管理规定 1、流动资金管理规定 1）管理原则：流动资金既要保证需要又要节约使用，在保证按批准计划供应营业活动正常需要的前提下，以较少的占用资金，取得较大的经济效果。因此，要求各业务部门在编制资金计划时，严格控制库存商品，物料原材料的占用资金不得超过比例规定，即营业总额与同期库存的比例按2比1的规定。超储物资、商品，须报总经理特别批准。 2）使用的基本要求：加速资金周转、扩大经营、减少资金占用。对商品资金的占用，应本着勤俭节约的精神，尽量压缩。要抓紧委托银行收款结算工作，加快应收款的回收，减少流动资金的占用。 2、固定资金管理规定 1）固定资金的占用直接影响饭店资金的运转，必须严格掌控固定资产的购置。 2）各部门须充分利用已置备的固定资产，为饭店创造最大的经济效益。 3、货币资金管理规定 1）现金管理规定 根据饭店业务范围和经营活动的特点，库存现按一定的额度留取，超过限额部分，当天存入银行，除规定范围和特殊情况下支出外，不得在业务收到的现金中直接坐支。各业务部门的库存现金限额，由业务部门提出意见，报财务部复核批准。 （1）现金支出范围 ·发放员工工资、补贴、福利补助、支付出差人员必须携带的差旅费用暂借款。 ·向不能转账的单位购买物品和向农贸市场购买酒店必须鲜活商品或支付零星劳务报酬。 ·转账金额起点以下（100元人民币）的零星支出。 （2）现金收付的手续和规定 ·在收付现金时必须认真、详细审核现金收付凭证是否符合规定手续，必须审核开支是否符合制度规定，领导是否已批准开支，凭证是否有主管人员审核，是否已由经办人和证明人签字，是否有齐全、合法的原始凭证。 ·所收付的现金，必须认真清点，还要确立复核制度，以防差错。一线营业人员及收银员在面对顾客收付现金时，还唱收唱付。 ·严禁在营业期间在柜台上点收现金，收银员交接班或送缴出纳的现金，必须在柜台内点数，以防意外发生。 ·在收付现金后，必须在发票、收款付款单据或原始凭证上加盖有日期的“现金收讫”或“现金付讫”字样的戳记。出纳人员还必须及时根据记账凭证，在电脑记载现金日账。 ·出纳人员必须每天核对现金数额，检查库存现金情况，保证现金的账存与实际库存数相符，严禁以白条抵库，严禁挪用库存现金，发现库存现金的长余和短缺，应及时作记录，并应查明原因，向领导汇报，按饭店规定的审权限核批处理。 ·各收银点找零的业务周转金一般不超过150元人民币。除每月盘查一次，还应不定期抽查。 3）委托银行收款的规定 ·对外地区发生的业务往来的应收款项，应在发生的次日，即应委托银行办理收款结算，并应加强检查委托收款情况，凡发现委托收款项超过15天未收到，财务部应及时通知业务部门与往来单位联系催收。 ·市内往来单位的应收款项，应及时联系催收。若用支票结算，在收到支票当天，最迟不得超过第二天，把支票送交银行结算，以加速资金回笼。 4）银行存款的规定 ·送交银行的款项，应填写“银行现金缴款书”连同现金或结算凭证、转账票据等送存银行。并将“银行现金缴款书”或“银行进账单”据以填制记账凭证入账。 ·以银行提取款项或转出款项时，应开出银行支票或其它结算凭证，并及时将支票存根、结算凭证付款联，填制记账凭证并据以出账。 ·饭店在银行开立的存款账户，不准外单位或个人借用来进行结算。 ·出纳人员不得发出空白支票。 ·出纳人员应每月底与银行核对存款余额。在收到银行对账单后，应逐笔核对借贷发生额和余额。发现记账错误，要立即更正。属银行的差错，要及时通知银行更正。发现有未达账款，可采用“余额查找法”进行查对，并编制“银行存款余额调整表”来确定收付的未过账，对核实的未达账款，要加强管理，经常检查，如发现有账款未清，应认真查明原因及时处理。 四、固定资产管理规定 1、管理的规定 ·饭店全部固定资产，包括主楼、饭店外围建筑、机械设备、汽车的管理和计提折旧等，由财务部负责，实物管理则按哪个部门使用，就由哪个部门管理的原则进行分工。房屋、音响设备、油库以及各种管道、空调、电器系统、机械设备由工程部管理。属各部使用的列入固定资产范围的各项设备拨归各部掌握使用的，均由各部门负责管理。根据分工，各部门同时应建立固定资产登记册，记录固定资产名称、规格、数量、单价、总值金额、购建时间、使用年限、产地及放置地段。 ·各部根据饭店规定，编制本部门使用的固定资产的修理计划，由工程部审查修理项目后，会同财务部审查修理费用加具意见，报总经理审批。修理计划按年、季编报，经批准后，由各部按期执行。 ·各部门应指定专人负责固定资产的管理工作。固定资产每年年终必须进行盘点一次，做到账实相符，核算资料正确。对固定资产遗失部分，要查明原因，明确职责，作出适当处理。 2、固定资产计算价值的规定 ·房屋：基建一切费用、地价、设计费均应计算为各项固定资产的价值。 ·机械设备：设备购进的原值、运杂费、关税、安装费、均计算为各该项固定资产的价值。 ·汽车及运输工具：购进的原值、运杂费、关税、牌照费、随车购进的一套备料、车用工具均计算为各该车的价值。 ·其它固定资产：购进的原值、运杂费、税项、均为该项财产的价值。 3、固定资产折旧规定 ·饭店的房屋折旧年限为50年，汽车折旧年限为10年（约20万公里），装修折旧年限为5年，机械设备、电话系统、空调系统、音响设备折旧年限为6年，电脑系统和其它固定资产折旧年限为5年。 ·折旧计算方法，根据固定资产的类别和折旧期限，按综合折旧按月计提折旧。饭店固定资产分类及折旧 年限规定：
五、家具用具（低值易耗品）的管理 1、划分家具用具（低值易耗品）的界限 使用年限在一年以内，购进单位价值在2000元以下且不符合固定资产标准的设备、工具、用具、家具、物品等均为家具用具（低值易耗品）。 2、购进、摊销规定 ·家具用具的购进，要按年分季编报计划，由各使用部门根据营业所需或办公需用，编报计划，报财务部审查并提出意见报总经理审批。 ·家具用具的购进成本，包括购进价格和所支付的运杂费。饭店购进的家具用具，采用五五摊销办法，作出账务处理。在“管理费用——低值易耗品”或“营业费用——低值易耗品”科目入账。 3、修理、报废规定 ·家具用具必须列表登记，领用部门或个人应负保管责任，同时必须做好日常修理工作，以延长使用期限。修理低值易耗品所用的开支，以“管理费用——修理费”或“营业费用——修理费”列支。 ·家具用具在使用一定时期后，因磨损而失去使用价值时，经批准可报废。若采用五五摊销办法处理家具用具的购入，报废时仍需作会计处理。报废的家具用具出售时，其出售残值作“营业外收入”科目处理。 4、其它规定 ·家具用具发生丢失、毁损，应由当事人或部门写明原因，向部门经理报告，金额在100元以上的，要转报财务部审查并呈总经理审批。不属人力不可抗拒的丢失、毁损，由当事人负责赔偿或部分赔偿。赔偿价值作“营业外收入”科目处理。 5、购置、领用及报废、残、损审批权限 ·家具用具的购置由饭店统一管理。各部门申购家具用具，必须编报计划，提出申请理由和用途，报财务部审查，呈总经理审批。 ·家具用具领用，按照购置审批权限范围审批领用，一切领用，均必须填报领用单，仓库销账。领用部门领用后自设登记簿进行登记，并指定负责人负责保管。每季与财务人员一起盘点一次。 ·家具用具残损、报废的审批。凡出现残损并失去使用价值的，都需填写报损单说明原因，属人为残损，按情节由部门经理决定当事人赔偿部分，报财务部审查，呈总经理审批。 六、 物料、包装、用品的管理 1、物料、包装、用品应以“勤进少储”为原则，防止积压和浪费，对于物料、包装、用品的购进、领用和处理，要严格按照计划和审批手续办理。 2、如购进物料、包装、用品后，立即全部交付使用部门领用，应填制直拨物品验收单连同发票办理报账手续。并即时作“营业成本”或“费用”项目处理。 3、原材料物料品种繁多，为掌握其变化情况及仓存数量，成本控制部必须设立“原材料物料明细分类账”，仓库设立“货物登记卡”，按品名、数量、金额进行明细分类核算。 4、仓库不仅要控制库存量，而且要保证经营需要。库存量控制在月销售额的一半为宜，物料备品库存量不得超过三个月的用量。 七、财务收支管理制度 1、财务收支范围 1）饭店一切营业活动的收支款项，均属财务收支范围。 2）财务收支实行预算控制，财务收支预算是饭店预算的重要组成部分。各部门按照《预算管理制度》规定编制部门收支预算，由财务部综合平衡，并按规定程序上报审批后，下达给各部门控制、实施和考核。财务部对收支预算的执行情况进行监督和控制。 3）饭店的财务收支均须通过财务部审核后办理。 4）总经理助理主管财务收支的审核工作并监督付款审批权限的执行。 5）涉及需报经饭店审批的重大经济合同、经济协议等，在饭店内部需经总经理助理会签，总经理批准后，财务部给予安排预算。 2、财务收入实行集中管理 1）饭店的营业收入、销售收入、业务收入、各项服务收入、物资调拨 收入、场地出租收入、废旧物资出售收入、包装物出售收入、固定资产变价出售收入等所有收入，均须通过财务部办理，各部门不得擅自收取和私设"小金库"。 2）财务部是饭店价格体系的执行部门， 未经报总经理室批准各部门不得擅自变更销售和收费价格。⑶ 饭店各项收入，未经财务部同意不得私自赊欠、挂账。 3）饭店的所有发票、账单和收款收据的印刷、购买，发放使用和核销 由财务部专人统一办理，其他部门不得购买、印刷。 3、财务支出的集中管理 1）饭店的财务预算由财务部监督实施。 2）一切对外的财务支出均通过财务部审核后办理。 3）预算外支出.超过预算的支出及超过开支标准的支出，须由有关部门报总经理助理审核，总经理批准后办理。 4、财务支出的归口管理 1）工资及各项福利开支由人事部归口管理已经确定。 （1）发放标准的员工工资和各种津贴，财务部凭人事部经理、执行总经理与总经理签批的工资标准和考勤记录单审核后付款。 （2）加班工资须严格控制，除节假日加班外，经批准的加班，实行调休、轮休制，不发加班工资。 （3）各种临时性奖金，津贴，须由人事部报财务部、总经理批准后，财务部监督付款。 （4）临时工雇佣须严格控制，应按饭店临时工管理规定执行，人事部应根据饭店的实际需要编制年度临时工工资预算，根据批准的工资预算进行控制，财务部凭人事部经理签批的临时工工资发放单审核后付款。 2）固定资产由工程部归口管理，按照“固定资产管理制度”的规定执行。 3）食品原材料、物料用品由采购部归口管理，所有采购、验收、付款手续及工作程序须严格按照“存货/采购管理制度”执行， 财务部定期检查存货周转情况、采购质量和采购成本。 4）商品的采购，由采购部归口管理，所有采购、验收、付款手续及工作程序须严格按照“商品采购、库存管理制度”执行，财务部定期检查商品库存的周转情况。 5）差旅费 出差费报销申请、标准和报销手续，按照饭店“差旅费开支标准和报销手续”执 行。 6）交际应酬/住房减免： 饭店工作人员因公招待来宾在餐厅就餐，由招待人填制“款待申请单”，按饭 店有关手续办。有关人员需要享受减免房时，申请人应填列“房费减免单”，由部门 经理审核签字，按饭店住房减免权限获得批准后，交财务部前台收银员。 7）修理费 （1）饭店的设备、器具、家俱，一般修理由工程部归口管理，需维修的由申请部门填写“维修通知单”后送交工程部，修理完毕后由工程部在维修单上填写修理费用，每月28日会集送交财务部，财务部将维修费用转入各营业部门列支。 （2）需送外单位维修的，凭发票和合同报销，发票须经工程部经办人，工程部经理签名及使用部门认可，由财务部审核后，总经理批准报销。 8）能源费 （1）饭店的水、电、燃料等能源费，由工程部归口管理，财务部凭执行总经理审批的发票，审核后总经理批准付款。 （2）每30日工程部应将当月能源消耗统计表送财务部。由财务部计算各部门实际消耗的能源费，据以考核各部门的能耗指标。 9）广告费 饭店广告费的支出，由公关部制定年度广告费开支预算，广告费报销凭发票， 由经手人、部门经理和总经理助理签字，总经理批准付款。 10）培训费 饭店教育培训费的支出，由人事部制定年度教育培训费开支预算。所有教育、培训费用的报销，经人事部经理签字、执行总经理审核后，总经理批准付款。 11）印刷费 需送外印刷的物品，一律交采购部办理。 所有申请、采购、验收、保管、发放，视同采购管理。 12）书报费 （1）工具书、资料等定购，须经部门经理同意。各部门购入后，应到人事部登记。购买发票须有经办人、部门经理签字，超过100元的应由总经理批准，财务部予以报销。 （2）各部门需订阅的报刊杂志和客房宾客用报，由办公室统一办理订阅手续，办公用报应按照“必须、少量”的原则，从严控制。 报销发票应由综合办公室主任、房务总监、财务部负责人签名，总经理批准付款。 13）员工服装和劳保用品，由人事部归口管理。 （1）人事部负责制定员工服装和劳保用品发放标准及费用预算，并监督标准实施。 （2）财务部按标准、预算、合同审核后，总经理批准付款。 14）办公费和卫生用品费由综合办公室归口管理。办公用品和卫生用品应建立领用标准和领发制度，由仓库按标准发放。 15）伙食费由人事部制定开支标准并报酒店批准之后，纳入饭店开支预算。成本控制部应定期向人事部报送报告员工伙食开支情况和实际执行标准。 17）保险费支出由财务部归口管理，纳入饭店开支预算。 保险费收据由经办人、财务部经理签字后，报总经理批准付款。 18）应交劳动管理等部门的社会劳动保险、养老保险、住房基金等有关支出，由人事部归口管理，纳入饭店开支预算，有关收据由经办人、人事部经理、总经理助理签字后，报总经理批准付款。 19）应上交国家的税费，及有关财务费用，由财务部办理，报总经理批准。 20）尚未列入上述归口部门管理的其他临时费用支出100元以下的，由部门经理签字后，送财务部审核批准，100元以上报总经理批准付款。 21）涉及到外汇业务的支出，还应符合国家外汇管理的规定。 八、费用管理规定细则 1、办公费用管理 为加强办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，特制定本管理规定。 1）办公用品分类： （1）常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。 （2）控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、。 （3）特批品(列入办公用品费用考核)：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务账本、凭证，彩色墨盒及打印纸，U盘、刻录盘等。 2）办公用品使用对象：饭店各主管级以上人员、办公室人员及营业职能部门员工。 3）申购和采购：办公用品常用品由仓库根据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品、特批品经总经理助理批准，；批准后的《申购单》交采购部执行购买。未填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。 4）管理和发放： （1）办公用品由仓库入库统一保管，各部门参照费用计划按饭店核定的费用标准向使用人发放。 （2）采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，填单办理入库；并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。直拔入各部门的直接计入各部门费用 （3）各部门应指定专人领取办公用品。 5）各部门费用核定及有关规定： （1）各部门应按饭店核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经分管领导同意。 （2）核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事部门根据人员变动情况进行调整。 （3）各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批。 （4）办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由财务部出具报表，财务部审核。费用超支在下年度的费用计划中扣除，节约费用计入下年度使用。 6）其它规定： （1）各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。 （2）凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。 （3）办公设备的耗材及维修费用。 ㈠电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，统一由电脑部根据各部门的使用情况申购，并注明使用部门，按规定的标准进行分摊；，计入所在部门办公费用。 ㈡耗材包括：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等； ㈢办公设备的报修参照耗材申购程序办理。 2、办公电话的使用规定： 1）凡因工作需要与客户、供应商联系工作，确需使用长话，传真的，须经综合办公室登记方可使用，禁止打私人电话； 2）为方便工作同时又本着节约开支的原则，因业务需要使用手机，公司按规定报销一定手机话费： 3）特殊原因话费限额不够者，需到邮局打印话费清单，经有关部门核实后报总经理审批方可报销。 3、差旅费的管理规定：（按饭店制定的出差补贴说明办理） 4、业务开支费用的管理规定 各部门确因为业务、工作需要与外单位联络、应酬、宴请而发生的业务费用，原则上应从紧开支、从严掌握，并在本饭店内部进行宴请，在宴请时不得消费烟类品。各部门需要业务开支时，须预先提出申请，填写“业务开支申请单”，呈部门经理及总经理审批后方可开支，无特殊原因又未事先申请的，财务部不予以办理。对于确需在饭店外部宴请的业务，必须事先填写“业务开支申请单”，经总经理助理及总经理审批后方可进行。 5、水电费、柴油费的预提核算 1）水电费用预提制，由工程部月底报财务部各项用量表入能源费用科目， 2）宿舍水电按人事部制定标准扣减个人承担部份冲减水电费 6、工会经费、职工教育费的提取及开支管理 工会经费每月按职员工资总额的2%计提，职员教育经费按工资总额的1.5%提取，经费开支由人事部及总经理审批，培训开支范围如下： 1）实习费用：职员及员工经批准到外地、外单位观摩、学习所发生的费用。 2）兼课酬金：聘请兼职教师的酬金。 3）培训中心购置一般器具、仪器、图书等所需费用。 4）代培经费：本单位职员派送到外单位代为培训所需支付的培训费。 7、费用核算 1）转账摊销费用。各种物料、包装用品、家具用具折旧均采取定期摊销转账。 2）已付待摊费用。开办费、大宗包装物、备品物料、较大宗的进物资所付关税等费用支出，数额较大的费用在5年内摊销，其它一般费用2年内摊销。 8、其它 1）职务及津贴：各管理级人员及有技术职称的技术人员，经本饭店聘任职称后，结合本饭店实际情况，由董事会及总经理决定。 2）出勤工资的管理： ·加班工资：各部门职工因工作需要，在完成工作日后仍需继续加班工作或在假日坚持工作的，按政府规定及饭店有关审批程序办理。 ·病事假工资：按饭店《员工守则》办理 ·婚产假、丧假：按饭店《员工守则》办理 3）医药费和社会保险金：职工的工资结构中已含医药费和社保费，办理正式调入档案关系干部或全民合同工的，医药和社会保险金和社会保险金统一按社会保险局的有关条例办理。 九、成本管理规定 1、营业成本的规定 ·营业成本包括领用原材料的进价（含损耗）及该项业务活动所发生直接费用（购进时的包装费、运杂费、税金（进口 税）。客房设备的损耗、客用品的消耗应作为直接成本。 ·各经营部门在经营活动中所耗用的水电、冷气、热能计入能源费用、员工的工资、福利、部门管理费用（不包括饭店管理部门费用）应作为营业的间接费用。 2、商品、原材料、物料盘盈及盘亏的管理 ·商品、原材料、物料在盘点中发现的溢损存在自然溢损和人为溢损的因素，分别不同因素，作出处理。 ·自然溢损系指商品、原材料、物料购入存仓后，在盘点中出现的干耗或吸潮损溢，如食品中的米、面及其制品、干杂货等，在合理升损率的范围内，可填制升损报告，经总经理助理批准后，直接冲入“营业外收入”或“费用”科目处理。超出合理升损率的范围内，在未查明原因前，挂入“待处理溢余”或“待处理损失”科目。待搞清楚情况后，再冲转有关科目。 ·人为损耗，系制存仓商品、原材料、物料等，由于仓管人员保管不善而造成损失，由当事人作出书面报告，经总经理助理批准后处理。当事人应为损耗负一定经济责任。 3、商品、原材料、物料残损、霉坏的管理 各项商品、原材料、物料出现残损、霉坏，需要削价处理或报损、报废，必须填制“残损削价处理报告表”或“商品、原材物料霉变报损报告表”严格审查原因，经有关领导审批，然后进行处理。 十、利润管理 饭店的营业利润=营业收入-税金-成本-营业费用-管理费用-财务费用。提高利润必 须从增加营业收入和降低成本费用入手。为此，饭店各部门须做到： ·经饭店平衡下达各部的营业任务指标、利润指标，必须按计划完成，遇特殊情况影响任务完成时，必须说明原因，取得总经理批准后，才得核减指标。 ·经饭店平衡下达的各部费用开支或费用水平，原则上不得突破。各部门应努力扩大营业收入，加强费用计划管理，降低成本费用率。 ·各部使用的原材物料和出售商品的购进，必须事前做好计划，确定合理的库存和购进适销对路的商品，防止资金积压。 十一、合同管理 1、管理的规定 ·各部门管理人员要提高对合同重要性的认识，组织下属学习合同法规，建立本部门合同管理的规定。 ·财务部为饭店的合同管理机构，与饭店相关的经济合同都须交一份给财务部管理存档。 ·签订经济合同必须采用书面形式。如：购销合同、建筑工程合同、加工承揽合同、仓储保管合同、联营、承包、租赁合同、借款合同、财产保险合同、货物运输合同，以及电、水供用合同。 ·合同草拟原则上由本饭店人员完成，并交法律部门审核，报总经理批准（重要合同需报董事长批准）后，方可签订执行。 ·劳务合同的管理仍由人事部按有关规定办理。 ·各部门必须加强对合同档案管理，按文件管理规定做好合同的分类保管工作，以便对合同进行监督，落实合同的履行。 ·各部门发生的合同纠纷，应及时报告总经理，安排与对方协商、谈判，或提起仲裁、诉讼。 2、签订合同程序 ·饭店各部门必须征得总经理的批准，且合同经办人必须同时持有〈〈法人授权委托证明书〉〉，方可对外签订合同。 ·各部门所签订经济合同，须经总经理助理审核、总经理审批后加盖饭店的合同专用章后方可生效。合同签订后，须将合同正本一份交综合办保管，并复印一份交财务部存档，财务部定期将合同签订执行情况列表上报总经理。 ·凡涉及金额巨大或非常重要的合同，必须由饭店法人代表本人签订。 十二、商品、原材料采购管理 1、采购计划的制定及审批程序 ·由各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对来年的预测、在每年的十二月中旬前编制采购计划和预算报财务部审核。 ·计划外采购或临时增加的项目，也要制定计划报财务部审核。 ·采购计划一式四份，自存一份，三份交财务部。 ·财务部将各部门的采购计划和报告汇总进行审核。 ·财务部根据今年的营业实绩，物资的消耗、损耗率，明年的营业预测及营业指标进行采购物资的预算。 ·将汇总的采购计划和预算报告总经理审批。 ·经批准的计划交总经理助理监督实施。对计划未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。 ·采购审批程序：使用部门（申购部门）根据采购计划填写物资申购表，由所在部门负责人签字报总经理室，经总经理批准后转采购部，由采购组进行询价、洽淡，必要时请使用部门或有关专业人员配合询价，询价后的报价或认购意向书送财务部审价，财务部签字后报总经理批准购买，采购部接单后方可进行采购。 2、物资采购 ·采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、单位、数量适时进行采购，保证供应。 ·大宗用品长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、品种、规格和供货要求。 ·计划外和临时少量急需品经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可采购以保证需要。 ·饮食部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。 3、物资验收入库 ·采购员采购的物资，无论是直拨还是入库的都必须经仓管员验收。 ·仓管员验收是根据订货的样板，按质、按量、对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后对物资需要直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。 4、报销及付款 1）付款： ·采购员采购物资的付款，大宗的要经总经理助理审核确认是否经批准，经确认批准后方可付款。 ·付款方式按银行和饭店财务制度规定付款。 ·支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票。若由采购员领空白支票与对方结账者，金额必须限制在一定的范围内。 ·要求付现金时，必须经财务部审查批准后方可付款，而且现金还必须在一定的限额内。 2）报销： ·采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，经核准后方可予报销。 ·采购员若向农民或个体户买的商品可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明签名盖单、有采购员两人以上的证明及验收员的验收证明，经部门经理批准后方可给予报销。 十三、财务部安全管理规定 1、认真贯彻执行国家财务方面的法规、制度和有关规定，结合财务工作进行定期安全检查，发现问题和漏洞及时汇报并妥善处理。 2、营业结账完毕，财务部及现金收款台财会人员须将现金支票上交财务专门负责人，锁入专用保险柜，店内各零散点不得存留现金过夜。 3、出纳室为财务部重要部位，除专人在内工作外，其他无关人员不得入内。 4、财务人员去银行取现金、支票等，未经批准不准在途中办理与此项工作无关事宜。 5、财务部严禁存放私人现金及贵重物品。各种钥匙印章指定专人保管，不得将钥匙带出饭店或随意放在不安全地地方。 6、各部位营业收入的外汇，要按财务管理规定上缴入库，严禁私自套汇、转让。 7、出纳员保险柜只提供一把钥匙发给收款员本人使用。出纳查库时，必须与收款员一起进行。保险柜只许用来存放备用金，不许私自放杂物等与工作无关的物品。保险柜钥匙不许丢失，备用钥匙由出纳保管，查库时备用。 8、财务部所属出纳人员不得私配保险柜钥匙，不得将保险柜密码外传，过节或放假时，要与保安部配合，对保险柜加封。 十四、关于废品处理的规定 为了加强饭店对物资的统一管理，维护饭店的利益，现对各部门废品的处理及报废物品处理做出如下规定： 1、饭店所有的报损设备、家具、各种废品的处理，全部统一由财务部负责。 2、各部门破损的设备、家具等，本着修旧的原则，由各部门统一放在工程部指定的房内，由工程部负责维修。如经过鉴定不能维修的，由财务部统一处理。（有关部门配合） 3、对各种包装物（易拉罐、纸箱、报纸、画报）等废品，各部门选派一名员工专门负责，要处理的废品必须有部门盖章的出门证（由财务部统一印制）财务部选派一名员工专门负责处理废品的工作，并加盖财务章方可出门，否则，保安部不允许任何物品或废品出门。 4、处理废品，财务部和各部选派的员工一起处理，所得款项由总经理室研究决定分配方案。 5、保安部必须严格把关，决不允许没有任何正当手续的人自行出门处理，任何个人不得私自处理废品，否则，按违纪处理。 上述由财务部负责统筹、协商、监督执行。 十五、收据管理制度 1、收据的领用 1）将每本收据的号码分别记录在登记簿上，登记内容包括：收据号码、购入日、发放日期、领取人姓名及签章发放人、旧收据退回日期。 2）新收据购入后，保管员需将每本收据的号码一一记录。 3）只有下列人员才有资格领取收据：出纳、前厅收银员、交款员、商务中心，其它人员一律不允许领取收据。 4）基本领取数是两本，或根据各自的工作情况增加领取数量。 5）收据保管员在未收回以前发给相应员工的旧收据时， 不得发出新收据。 6）相应地，保管员应记录还回旧收据的日期，并应跟踪监督那些已发出相当一段时间但仍未退回换新的收据。 2、收据的开出 在开收据时应遵守以下规则： 1）前厅收银员只能对仍在前厅客户分类账上的账目收款开出收剧。 2）在办公时间，已被转入后台的账目收款及其他杂项收款应由出纳开出收据。在非办公时间，前台收银可对这类事项开出收据。 3）收款细则应确切陈述在收据上，如果外客账收款，账目陈述及相关号码应同相应的数额写在一起。 4）如果是预收定金或预收款，出纳或前台收银员应立即通知所有的相关部门（营销部、前厅部或宴会部）。 5）收据的附联的传送：第一联：财务、第二联：客户、第三联：存根。 6）在出纳写好前一天的出纳报告后（不迟于下午2点），应将报告和第一联收据送交查核部，查核员在对收据的总数及账目分类检查，将其送交应收信贷员，应收信贷员记录并在外客账附属机构上打印总数，将收据交给收据管理员存档并打印在总分类账上。 7）查核员应对每日使用的收据的号码进行检查并核查被取消及未报销的收据。 十六、仓库安全管理规定 1、专人专库，各仓库钥匙专人收存。 2、坚持值班登记制度，严格交接班手续，仓管员公休、倒休、出差时的物资发放由替班负责；仓管员休假前和上岗后应交接清楚，责任落实。 3、仓库勤清扫、勤通风、勤整理。物品摆放要符合消防要求，物品保管不霉不烂，无丢失，无损坏。 4、安全消防按岗负责。仓管员必须熟知消防常识及消防器材的放置位置，掌握已配备的消防器材使用方法。 5、对来历不清、性质不明及私人物品不得入库存放。 6、易燃易爆、剧毒物品专库专放，专人保管，严格领用手续。 7、仓库严禁吸烟，不准会客，不准留宿。 8、仓库不准动用明火，不准使用电热设备，不准乱拉照明线路。 9、来库领用物品要在库外等候，未经允许不得进入仓库。 10、出现问题要及时与采购部、财务部或保安部联系。 十七、仓库防火安全管理规定 1、严格遵守《仓库防火安全管理规则》，库内严禁吸烟，不得动用明火，要保持通道畅通。 2、根据货物的不同性质分类，分库存放。易燃易爆物品单独设库存放，不得和其他库房混用。 3、库内物品码垛要整齐，不得过高、过宽，物资须距电线、灯泡50厘米以上，灯泡不得超过60瓦。 4、易燃易爆物品库，应安装防爆灯，严禁库内乱拉照明线。 5、仓管员应经常检查灯具和电线，发现破损、老化要及时请工程部更换。 6、离开库房时必须进行防火安全检查，确无问题，切断电源后锁好门方能离开。 7、各岗位要熟悉各种消防器材性能、使用方法及器材摆放位置。发现火警立即扑救，及时报有关领导及保安部，并保护好现场，协助查清起火原因。 8、爱护消防器材，保持灭火器清洁，禁止随意挪动、遮挡消防器材。 9、凡违反本规定者，按饭店消防管理规章有关规定进行处 十八、采购部业务操作管理制度 1、采购申请程序：一般情况下，使用部门确定需要某种物品时，先下申购表交采购部，经采购组询价并确定核查后交总经理助理批准，再经总经理批准后方可采购。 2、按采购申请表和使用部门的要求多方询价、选择、填写价格、质量及供应商的调查表。 3、向负责人汇报询价情况，呈报调查表，经审核后，确定最佳期采购方案。 4、按财务部确定的采购方案着手采购、进货工作； 5、按饭店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购的任务。 6、货物验收时如果出现问题，应即时查清原因，并向财务部汇报； 7、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理好入库手续； 8、将货物发票、入库单、采购申请单或采购合同一并交财务校对审核，并办理报销或结算手续。 十九、商品、原材料采购管理制度 1、商品库存酒店货源渠道的特点，以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。原材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。 2、计划采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部后报总经理审批同意后，方可采购； 3、凡购进物料、工具、用具、尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行采购或定制。 4、各项物品、商品、原材料的采购必须遵守市场管理及外贸管理的规定。 5、长期定货和高额的进货，原则上均应通过签订合同的办法进行，结算方式均通过银行； 不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给总经理。 二十、物资采购管理制度 1、由各部门根据本部门使用各类物资的情况，编制出物资年度用量、月度使用量计划（一式四份）交仓管部； 2、由仓管根据物资的库存情况，制定出实际采购的数量的年度计划和月度计划（一式四份）交总经理审批，同意后交采购组进行采购。 3、采购组接到总经理审批后，交回一份给使用部门存查，一份交仓管存查，一份交采购员进行采购，一份本部门存查 4、仓管根据物资库存的最高储备量和最低储备量情况，用书面（请购单）及时向采购组提出请购； 5、使用部门根据营业上的需要，提出购买物品的名称、规格、型号、数量，并说明此物品是一次性使用或今后长期使用计划情况。填写请购单（一式四联）由部门经理签名认可。 6、当采购组接到总经理审批后，发回一份使用部门存查，一份交财务仓管部作为货到后进行验收依据； 7、仓管负责日常的物资提运和补给工作； 8、办理有关码头的到货和退货、托运，需办理提运和退货、托运手续。具体要求：采购部负责将有关的提货单、发票或附本，提货单位地址、电话，一同交仓管签收办理提货或手续； 9、按仓库管理细则验收货物。验收情况在一周内报告采购组。 二十一、食品采购管理制度 1、由仓管部根据餐饮部门需要，订出各类正常库存货物的月底使用量，制定出月度采购计划一式四份，交总经理审批，然后交采购组计划采购。 2、当采购组接到总经理审批同意的计划后，一份交仓管，一份交食品采购组，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物类的最高库存量和最低存量； 3、为加强采购工作的计划性和提高工作效率，各类货物基本采取定期补给的办法。 二十二、包装物品采购管理制度 1、用于盛装和包捆商品、工具、物料等物品，均作包装物品管理； 2、包装用品在购进时，在“包装物品”科目列支； 3、包装用品的购时和发出，必须通过明细账核算，进出仓的包装物品必须填制进仓验收单和出仓领料单。定时实物盘存。领用包装物品必须有使用部门主管以上签批，仓库方可发放； 4、包装物的购进和审批规定： 1）大宗的包装物品购进，各使用部门必须按年分季做出购进（订制）计划，报财务部审查呈总经理审批。采取少量勤进的方法，避免资金和包装物品的积压浪费。零星购进由使用部门报财务部审查，呈总经理审批； 2）按董事会和总经理规定，必须印刷上饭店标志者，均必须由使用部门制出样版报总经理审批后，并经过审查印刷部门所提供的清样无误后，如准复印，否则，财务部拒绝付款。 二十三、能源采购管理制度 1、编制饭店每年需用量、品种、规格、使用对象的采购计划均应向有关上级申报和审批，属于实行计划供应和市场供应的一级易燃物资； 2、工程部油库根据多年来各类能源的使用情况，编制出各类能源的年使用量、季使用量、制定出年度使用计划和季度使用计划； 3、定出实际采购使用量的年度计划和月度计划（一式四份）交总经理审批，同意后交采购部按计划采购； 4、油库各油类、气类的请购按照饭店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量。及时采购组提出请购，填写请购单，交财务部呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理； 5、超出年度和季度使用计划，而需增加能源的请购，需填写请购单，但必须提前一个月办理请购单； 6、当采购组接到工程部油库请购单，应立即进行报价，净请购单送总经理审批。同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组进行办理。 |
|
|
