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2011-02-12  likui

在线协作工具大全

协作工具和在线存储服务给人们带来了很多方便:比如在线协作编辑,在不同的电脑之间同步数据,分享多个文件和讨论区,分享现场窗口和文件。以下列举一些该领域内的主要产品,希望可以帮助你找到合适的协作工具。

在线编辑器

在线编辑器可以让你在浏览器内创建编辑文档、电子表格和演示文档,无需安装软件,也可以离线使用。

你还可以通过Email邀请别人编辑或浏览文档。几个人可以同时编辑,编辑者还可以添加评论。版本管理功能则允许用户查看编辑历史。

ZohoGoogle Docs是两个非常相似的在线编辑器,参与者需要账号才能加入(Zoho允许使用Google或Yahoo账户登录)。

Zoho内置有即时通讯功能,合作者可以在编辑的同时进行即时沟通。Zoho还有一个Office插件,让Office文档内的变化直接反映在Zoho账户内(仅支持文档和电子表格)。


Zoho编辑器实例

Google仅有内置的电子表格聊天功能。Google文档各个产品的合作机理各不相同,仅电子表格支持变化通知功能。


Google Docs 文档实例

在以下情况下使用在线编辑器:

  • 你想与他人合作完成一个文档、电子表格或者演示文档,但是没有协作软件。
  • 你的合作者电脑上没有文字处理器,电子表格,或者演示文档工具
  • 你想进行同步协作

同步服务

同步服务允许你和桌面软件保持同步工作。它们可以自动保存文件夹和文件到你的电脑,合作者电脑,以及保存到网上,让所有人保持同步。所有合作者都要注册,下载,安装软件。你可以通过Email邀请合作者,所有改动都会同步到所有合作者文档内,并给予通知。

Syncplicity, DropBox, 和Live Mesh 都属于同步服务,各有所长。

当你安装完DropBox后, 会出现一个新的文件夹,只有这个文件夹及其子文件夹才会保持同步。如果你想让他人看到你的文档并进行评论,你需要通过网页界面分享该文档所在文件夹。 DropBox会保留文档版本,你可以查看并恢复历史版本,即便删除了也没有关系。DropBox支持Windows, Mac, 和Linux,并且可以在三者之间同步。


DropBox主控制面板

与DropBox不同,Syncplicity可以同步任 何选定的文件夹。分享文档更加简单,因为这个过程由文件夹自己完成。另一方面,用户无法再网页界面添加评论。Syncplicity最大的优势在于它支持 电脑和Google Docs之间的同步。Syncplicity有一个成熟的Windows客户端,Beta测试版Mac客户端,但没有Linux客户端。


Syncplicity文件浏览器

微软的Live Mesh也支持同步和分享计算机上的所有文件夹,无需网页界面。虽然没有即时功能,但合作者可以通过分享文件的侧边栏进行直接交流。Live Mesh支持Windows和Mac OS X平台,兼容IE, 火狐,和Safari。


Live Mesh的在线桌面

在以下情况下使用同步服务:

  • 你和你的团队或者其他人经常合作,所有人都可以安装客户端软件。
  • 你希望和你的桌面程序保持同步。

分享和协作网站

分享和协作网站允许用户上传、分享、讨论文件和链接。和同步服务不同的是,文件保存在网上,而非本地电脑,无需安装软件。合作者可以在线浏览文件,添加评论,下载文件,无需注册。

Drop.io是一个在线文件分享服务。创建共享空间的过程被称为”drop”,该 过程简单易行,无需注册。每个drop的有效期为一年(从最后一次被浏览算起)。Dropo.io的优势在于几分钟之内就可以建立可以传播的分享空间。一 旦上传文件就可以得到一个新的链接。你还可以添加密码,增强安全性。

合作者需要在下载之后才能进行文件编辑,然后上传。增加文件的方式很多,比如支持上传,Email,Rss,手机短信等。此外还内置有即时通讯功能。


Drop.io演示

Box.net 是一个基于网络的内容存储和协作服务。用户需要注册才可以 创建分享空间。创建过程很简单,在网页界面登陆后只需建立一个新的文件夹就可以上传文件。Box.net允许注册用户通过Zoho或者Box.net自己 的在线编辑器编辑文件。此外还可以在桌面程序内修改文件,然后把新版本上传至Box.net。


Box.net:在线文档实例

在下列情况下使用分享和协作空间:

  • 你需要一个非即时协作服务,无需注册。
  • 你想和其他人分享多个文件,其中至少一个人没有安装任何协作软件。
  • 你无法让协作者注册某种服务(如客户端)。
  • 你只需合作几次,而不想浪费时间教会别人如何使用协作工具。
  • 你想讨论文件以及分享链接,而不仅仅是分享文档。

临时同步协作

有些网络应用允许用户创建一个现场同步协作空间,创建简单,无需安装和注册。

ShowDocument是一个文件协作网络会议工具。用户上传文档后,可以发起一个会议,并邀请别人加入。被邀请者可以看到会议管理者(可以设定)对文件进行的操作。一旦会议结束,用户可以把结果保存为PDF文档。


ShowDocument现场会议实例

Etherpad是一个在线文字处理器,允许多个用户同时编辑讨论同一段 文字。打开Etherpad,建立一个新的写字板,邀请他人参加,然后就可以进行协作。每个参与者的背景颜色不同,更易于识别。Etherpad支持无限 撤消。Etherpad称该产品刷新速度是Google Docs的30倍,使其成为一个真正的即时协作工具。

Etherpad支持撰写,但不支持排版和上传。讨论结束后,用户不得不将结果粘贴复制,因为该产品不支持导出。Etherpad支持IE, Safari, 和火狐。注意:一旦创建写字板或者保存修改,它可以一直被访问;如果有人得到了它的网址链接,就可以查看你的文档。


EtherPad现场讨论

在下列情况下使用临时同步协作工具:

  • 你需要向某人即时撰写或展示文档(如远程会议)。
  • 你没有时间或者能力注册安装软件。
  • 你只需要临时即时协作,而不是格式排版。
  • 你想和非技术人员,或者不经常合作的人进行协作

你都使用哪些在线协作工具呢?不妨说说你的看法。

这是一篇友情文章,作者为Eyal Sela,他是效率和互联网博客ProductiveWise的作者。他是一名互联网自由职业者兼社会性媒体项目经理。

(译者:pestwave)

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