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第一节 整理资料概述
一、整理资料的涵义和意义
整理资料是依据调查的目的，运用科学的方法，对调查的原始材料进行初步加工，使之系统化和条理化的过程。运用各种调查方法所取得的资料一般都是零碎的、不集中的、不系统的。通过这些资料，很难发现资料中所包含的规律性的东西，也难以对总体对象进行推断。因此，对资料进行整理使之明确化、条理化是十分必要的。
第—，通过整理资料可以对调查工作进行全面检查。一方面调查对象本身非常广泛，并且处于不断的变化发展之中；另一方面调查者自身的知识、水平和看问题的角度不同的影响以及调查方法本身不是十全十美，因此，使得调查所取得的资料难免出现错误、虚假和遗漏。要解决这些问题，调查者除了在调查过程中精心组织，严格登记外，还要在研究阶段通过对资料的整理，对其进行全面的检查，以剔除错误辨别真伪，弥补缺失，使调查的资料全面、真实和准确。
第二，整理资料是进一步研究资料的基础。整理资料的目的是在于对调查资料作进一步的分析研究，以发现资料中所包含的规律性的东西。不管是对资料作定性分析，还是作定量分析，要想得到正确的结论，必须要使调查资料真实、准确与完整。否则，资料本身有错误漏洞缺失，据此推出的结论就不可能是正确的。因此在开展研究工作之前，一定要认真对资料进行整理，这是进一步研究的前提。
第三，整理资料是调查积累保存资料的要求。整理资料的目的是为了进行研究,即使不是为了这样的目的，整理资料也是有意义的，通过调查所取得的大量的资料，对今后研究同类问题具有重要的参考价值,便于今后的研究积累保存资料。
搜集资料最主要的目标是为了寻找某些或某个问题的答案，如果在搜集过程中就得到所需的答案，那就没有分析的必要。所以只要有可能，就应当尽量避免通过分析去得到答案，因为分析始终存在难以预料的不确定性因素。可是，这种情况并不总是存在，分析家也没有那么幸运，所以分析总是需要的。
许多信息如果不经过分析处理，其本身就没有任何价值，甚至还含有极高的风险。比如，北京一家物资企业就是由于利用未经分析处理的信息而从盈利变为亏损的。1999年春节前，报上登载了两则消息：一是中央财政增发1000亿元国债用于基础设施建设来拉动内需；二是年初全国冶金工作会议决定采取限产保价的宏观调控措施。这家商企没有对信息进行分析就得出结论：春节以后钢材价格不会下跌，于是决定大批量进货。结果，元宵节刚过，首钢常用规格螺纹钢每吨却降价80元，使企业从可预测的盈利转为实际亏损。如果该企业看到信息以后认真分析，这种重大失误应该是可以避免的。信息必须经过分析才能被正确使用。只有分析才能使信息变成可用于战略和战术决策的资料。所以分析是情报工作中最重要的一环。
二、整理资料的原则
资料处理的首要工作是将信息集中、记录和分类组合。在允许的条件下，这些工作最好安排在公司较低级的部门进行，可使公司的中级或高级管理人员将精力集中在关键的分析工作上。如果所有信息全由分析员来处理，他可能会有80％的时间用在记录、编码和存档的工作上，只有20％的时间用于分析、审查、组合分散的信息以获得所需资料的基本工作上，这实在是一种浪费。
获得原始资料的部门始终应保存信息的全文，送往管理层的资料应简明扼要，如果做得更细致一些，可将收集到的材料变成文字摘要或总结性图表。不记录时，也应将信息根据不同的需要归类。最理想情况是，记录资料的方式是能使分析员迅速浏览全部资料，并能从中看出每份资料包含的最重要的信息，这样可以帮助分析人员集中精力分析而不是细枝末节，分析资料以及它支持的行为，应关注调查的发展方向。
1、真实性原则
真实是整理资料的最根本的原则。真实就是整理后的资料必须是确确实实发生过的客观事实，而不是根据自己的喜好，掐头去尾主观臆造的。如果没有进行调查最多得不到资料，得不出结论，但如果资料失真，就会得出错误的结论，这比不进行调查更有害。所以真实是整理资料的最根本的要求。
2、准确性原则
准确是指整理后的资料其事实要准确，尤其是数字资料的准确。如果整理后的资料含糊不清、模棱两可，数据资料互相矛盾，那么根据这样的资料进行分析研究，就不可能得到科学的结论。当然，对准确性的要求要从实际出发，要以能说明问题为标准，并非越精确越好。
3、完整性原则
完整是指整理后的资料必须尽可能全面，以便能客观地反映事实的全貌。如果资料残缺不全，即使资料是真实和准确的，但不会得到正确的结论，使资料失去研究价值。因此，在整理资料时，要从时间、空间和调查项目三个方面加以检查，看它是否全面。
4、统一性原则
统一是指对各个调查指标要有统一的解释。对调查指标的各项数值，其计算方法和计算单位也要统一。如果对调查指标的解释不一致，计算公式不一致，分组标准不一致，调查资料就失去了统计价值，也就无法进行比较研究。
5、条理性原则
条理就是整理后的资料要脉胳清晰，有条不紊。堆积如山，杂乱无章的资料等于没有资料。要使资料条理，必须对其行分类、分组。经过分类、分组，调查资料就如同图书馆书架上的书一样，分门别类，研究时按图索骥，十分方便，这给资料的研究带来很大的便利。
6、简明性原则
简明是指整理后的资料要尽可能简单、明确。为此，该用文字说明就用文字说明，该用表格的就用表格，该用图表的就用图表，使整理后的资料简明扼要。如果整理后的资料仍就臃肿庞杂，难以一目了然，就会给以后的研究工作增加许多困难。
三、整理资料的步骤
有时来自不同渠道的资料明显冲突；有时会得到具有突破性的情报，但是它是否可靠?哪个渠道的资料是对的?关键的信息是否正确?弄清这些问题对评估质量有很大影响。这些问题可通过两种方法解决：确定资料源的可靠性和资料本身的可靠性。资料源的可靠性可以通过对下列因素的考察判断：
(1)该渠道过去提供的资料的质量。
(2)该渠道为你提供信息的动机。
如果你怀疑某渠道没有提供资料的能力，应尽量弄清楚有没有人故意向你提供虚假信息误导你。用假信息欺骗的可能性是完全存在的，因此应保持警惕。
(3)该渠道是否拥有该信息源。如果只是转手于其他渠道，那么该信息的真实性还有待溯源。
(4)渠道的可信度。这可通过已知正确答案的问题向对方提问。如果发现信息有差异，那么可通过找出差异以及出现差异的原因而判断其有无问题。通过对第三方咨询，了解其对材料提供者的评价，也有助于确保对准确性的评估。
(5)通过参考其他来源查证。如果资料来自印刷品，可通过电话等方式询问查证。如果是调查人员提供的，可多向一些人查证，也可通过调查中得到的其他的数据查证。如果该情报未能有其他渠道可以证实，不能算是可靠的。
单一的信息源不是可靠的资料源，不能把单一来源的信息作为可靠依据。一般而言，从单独资料源来的资料，其主要用途是作为第一手资料，并以此对来自第二个信息源的信息加以证实。经过两个或几个信息源证实的消息可被视为可靠的，不能被证实的消息应被视为传言。
依据资料可能的准确度和信息源的可靠性，将流入资料单位的原始资料“定级”。不论是公司内部职工或是外部服务公司提供的情报，都应有这一程序。这种“定级”不仅能有助于分析人员跟踪原始资料的相对价值，而且还能帮助分析人员掌握各种潜在的信息源的概况。随着时间的推移，这些“信息源的概况”在制定未来的搜集计划时将十分有用。
调查收集的资料一般可分为文字资料和数字资料，此外还可能会有少量的实物及视听资料。资料的整理主要是指对文字资料和数字资料进行整理。其步骤是：
(一)设计汇总方案
汇总方案的设计主要包括三个方面的内容：
1、一套综合表、包括一系列分类分组所构成的分组体系。
2、填表说明，包括汇总的范围、程序、分组方法、指标解释和计算方法。
3、分类目录设计汇总方案是资料整理工作有计划进行的前提。
(二)审核原始资料
资料的审核主要是对原始调查资料的审查和核实。其工作是看是否存在虚假现象，是否存在差错，重点检查资料的真实性、准确性和完整性。
(三)对资料进行分类分组
根据整理方案中所设计的分类标准和分组标志，对原始资料进行分类分组。如果是文字资料，则进行分类；如果是数字资料，则进行分组。不论是分类或分组，都要遵循互斥和完备的原则。
(四)对资料进行汇总
用一定的组织形式和方法对经过分类分组的资料进行汇总，计算各类各组的单位数和合计数，计算各组指标和综合指标总时，既要完整和系统，又要简明和集中。
(五)资料整理结果的显示
资料整理的结果包括两方面的内容：一是文字资料，二是字资料。文字资料的整理结果一般用汇编的形式来显示，即根据调查目的和要求，确定合理的逻辑结构，以反映调查对象的真实情况；另外，还要对文字资料进行初步加工。
第二节 文字资料的整理
文字资料包括各种文献资料：历史资料、汇报材料、总结报告、访谈记录、观察记录、问卷答案等。整理文字资料的一般程序是：审核、分类和汇编。
一、文字资料的审核
文字资料审核的重点是核实资料的真实性和合格性。
(一)真实性审核
真实性审核也叫信度审核，就是看调查资料是不是真实可靠。进行真实性审查，一般可采用三种方法：
1、经验法，即根据以往的实践经验来判断资料的真实性。如果发现资料中有明显违反实践经验的东西，那么就要对资料重新核实或者重新进行调查。该方法一般需找有经验的专家或者实践经验丰富的调查人员实施。
2、逻辑法，即根据调查资料的内在逻辑来检验资料的真实性。如果发现调查资料前后矛盾，或者违背事物发展的逻辑．即为不真实的资料。
3、来源法，即根据资料来源渠道来判断资料的真实性。一般来讲，调查中当事人反映的情况比局外人反映的情况可靠性大一些；多数人反映的情况比少数人反映的情况可靠性大一些；有文字记录在案的情况比在人群中口耳相传的情况可靠性大一些；政治经济稳定时期的资料比不稳定时期资料可靠性大一些。
(二)合格性审核
合格性审核是审查调查资料是否符合原设计的要求。常用的方法是：对调查项目和调查目标进行评判，以检查内容效度；选择可靠的信度高的效标评估效标关联效度。内容效度是指调查内容能够代表它所要调查目的的程度，调查项目与要调查的特征相关。效标关联效度指如果项调查存在其他客观标准，称此标准为效标。以效度调查结果与效标作相关分析来确定效标关联效度。
二、文字资料的分类
文字资料的分类是根据资料的性质、内容或特征，将相异的资料区别开来，将相同或相近的资料合为一类的过程。分类是否正确，取决于分类标准是否科学。分类标准的确定必须以科学理论为指导，以客观事实为依据。
调查资料的分类方法有前分类法和后分类法两种。
1．前分类法，就是在设计调查提纲、调查表格时，就按照事物的性质不同设计调查指标，然后再按分类指标搜集资料。这样分类工作在调查前就完成了。
2．后分类法，是指在调查资料理集起来之后，再根据资料的性质、内容或特征，将它们分类。对于一些文献资料、访谈调查、问卷调查中的开放型问题因无法事先知道分类标准，就只能采用后分类法。
分类必须遵循两条基本原则：穷举原则和相斥原则。穷举没有遗漏，把所有的资料都包括进去，使每一条资料都要有所归属。相斥即不重复，就是同一条资料只能归于一类，而不能既属于这一类，又属于那一类，以至在不同类中重复出现。
三、文字资料的汇编
汇编是指按调查目的和要求对分类后的资料进行汇总和编辑，使之成为能反映调查对象客观情况的系统、完整、集中和简明的材料。
汇编的方法：根据调查目的、要求和调查对象的客观情况．确定合理的逻辑结构；对分类资料进行初步加工。如给各种资料加上标题、符号，编上序号等。
汇编的要求：完整和系统。即所有可用的资料经汇编后要分类编在一起，应秩序分明，有条有理，能系统地反映被调查对象的全貌；简明和集中。即尽可能使文字简单明了，清晰集中。如有必要，还要注明资料的来源和出处。
四、数据资料的整理
数据资料的检验，就是检查、验证各种数据资料是否完整和正确。
数据资料检验的内容是：检查应该填报的表格是否齐全，有无漏掉单位或表格的现象；检查调查表格的答案是否完整。数据资料的检验方法有：
1．经验检验，就是根据已有的经验或已知的情况判断资料的真实性。如已知某企业经营状况很差，而调查指标的数字却明显超过经营状况很好的企业，那么，对于这些数字就应设法进一步审查核实。
2.逻辑检验，就是从数字资料的逻辑关系中来检验资料的真实性。如调查时，某人的年龄是20岁，而工龄是10年，很明显这两个数字必定有一个是虚假的。
3.计算检验，就是通过各种数字运算来检验资料的真实性比如，各分组数字之和是否等于总数，各部分的百分比相加是否等于l。各种平均数、发展速度、增长速度、指数的计算是否正确等等，都可通过数学运算来进行检验。
第三节 调查资料的理论分析
一、理论分析的特点
理论分析，是运用概念、判断和推理等思维形式，对客观事物的本质和内在联系进行系统的分析。理论分析具有如下的特点：
1.是对客观事物的本质和内在联系的认识，而不是对客观事物的现象和外在联系的认识。
2.借助概念、判断和推理的形式作出判断，而不是运用感觉、知觉和表象作出判断。
3.是对客观事物的系统化的认识，而不是支离破碎的杂乱无章的认识。
4.分析的结果具有普遍性，可以拿它进行演绎推理。
调查中的理论分析，是对调查资料进行系统化的理性分析。它具有自己的一些特点：它所分析的材料一般为感性材料——来自调查者的直接感觉和经验，它分析的目的是证明研究假设是否正确。
二、理论分析的作用
理论分析在调查中主要有以下几个方面的作用：
1．可以涉补数据描述的不足。数据本身是比较抽象的，它说明的问题往往不易看出来。通过理论分析，可帮助看懂统计资料，准确把握数据中所隐含的规律性的东西。
2．揭示事物的本质。理论分析的基础往往是调查者运用多种方法收集来的原始资料，原始资料具有分散的、不系统、不集中的特点，很难直接从这些原始资料中看出事物的本质，必须通过理论分析，才能发现资料中所隐含的本质联系。
3．作出研究结论。结论是调查的最终结果，要想得出科学的结论，既要以真实的事实为依据，又要以正确的理论分析为指导。
4．解释研究成果。一方面要说明研究成果的理论贡献，即说明某项调查研究在理论上有哪些突破；另一方面也要说明研究成果的实用价值。
三、理论分析的原则
1．实事求是的原则。理论分析由感性认识上升到理性认识．要以真实、准确的调查资料为前提，而不能从主观需要出发，任意编造材料。
2．理论指导的原则。对于相同的资料，采用不同的理论作指导会得出不同的结论。因此，要想使得到的结论具有科学性，必须以科学的理论作指导。
3．全面完整的原则。理论分析要得出科学的结论，还要以全面的完整的资料为基础。偏面的资料只能得出错误的结论。
4．历史比较的原则。对所分析的问题不仅应了解它的现在，还要回顾它的过去和预测它的将来。这样所得的结论才具有历史的可比性。
四、理论分析的一般程序
理论分析的一般程序是：
(一)从总体上把握调查资料
理论分析是建立在对全部调查资料全面掌握了解基础之的，这是理论分析工作的第一步，就是要对所有资料进行审查和阅读。审查就是看资料是否真实客观
是否全面、是否准确，该修正的修正，该补充的补充，该剔除的剔除。阅读就是以较快速度通读有关资料,以了解调查资料的全貌。
(二)确定分析目的
确定分析目的，是指在审读资料后通过总体性思考，查原分析方案，重新审定理论分析的目标。在总体上把握了资料之后，分析者形成了总印象，经过反复酝酿，会使这种印象升华，形成对资料的总的判断，根据现有资料能分析什么，能得出什么结论,分析结论有何意义等。
(三)选择适当的分析方法
调查资料不同，可采用不同的理论分析的方法。这些方法包括：比较法、因果法、归纳演绎法、结构功能法等。
(四)分析资料
按照由浅入深，由个别到一般、由部分到整体、由简单到复杂的顺序和特点，对资料的理论分析可分为：个体资料与典型事例的理论分析，分类资料和具体假设的理论分析，研究结论及其意义的理论分析。
第四节 理论分析的方法
一、比较分析法
(一)比较分析法的涵义
比较分析法，是确定认识对象之间相异点和相同点的逻辑思维方法。在调查资料的理论分析中，当需要通过比较两个或两个以上事物或者对象的异同来达到对某个事物的认识时，就需要采用比较分析的方法。
(二)比较分析法的种类
1．横向比较法，就是根据同一标准对不同认识对象进行比较的方法。它可以是同类事物之间的比较；也可以是不同类的事物之间的比较；可以是同一事物不同方面的比较等。
2．纵向比较法，就是对同一认识对象在不同时期的特点进行比较的方法。它可以是同一事物不同时期之间的比较。
3．理论与事实比较法，就是把某种理论观点与客观事实进行比较的方法。理论与事实的比较过程，实质上就是用客观事实检验理论的过程。
(三)比较分析法应注意的问题
1．要有统一的科学的比较标准。标准不统一就无法进行比较，没有科学的正确的标准，就不可能作出合乎客观事实的比较。
2．不仅要注意现象上的比较，而且要重视本质上的比较。要异中求同，同中求异。要特别注意表面差异极大的事物，它们之间可能有着共同的本质；也要注意那些表面极为相似的事物，它们之间可能有着极大的差异。
二、因果分析法
因果分析法，是探求事物或现象之间因果联系的方法。分析的内容有三点：
1．找出构成因果关系的事物。
2．确定因果关系的性质。
3．对因果关系的程度作出解释。
因果分析法的种类：
1．求同法。求同法的规则是：如果在所研究的现象出现的两个或两个以上的场合中，只有一个是共同的，那么这个共同的情况可能是所研究现象的原因。例如，在分析人类社会不同的发展阶段时，发现奴隶社会、封建社会和资本主义社会有着共同的属性——生产资料私有制。据此，我们判定生产资料私有制是产生阶级对抗和人剥削人的原因。
2．求异法。求异法的原则是：如果所研究的现象出现的场合与它不出现的场合之间只有一点不同，即在一个场合中有某个情况出现，而在另一个场合中这个情况不出现，那么这个情况可能是被研究现象的原因。例如，甲、乙两个企业，其内部和外部条件都差不多，但甲产品质量不断提高，而乙产品质量停滞不前，调查发现，甲搞厂职工的岗位培训，乙却没有搞职工岗位培训。因此，对职工进行岗位培训可能是产品质量不断提高的原因。
3．同异并求法。同异并求的法则是：如果在出现所研究的现象的几个场合中，都存在着一个共同的情况，在所研究的现象不出现的几个场合中，都没出现这个情况，那么这个情况可能是所研究的现象的原因。例如对许多家庭进行调查，发现有些家庭的孩子性格发展良好，这些家庭的具体情况各不相同，但有一点是共同的，即这些家庭都很和睦；反之，另一些家庭的孩子性格发展不好，这些家庭也有一个共同点，即它这些家庭都不和睦。因此，家庭是否和睦可能是孩子性格发展好坏的原因。
4．共变法。共变法的原则是：如果每当某一现象发生一定程度的变化时，另一现象也随之发生一定程度的变化，那么前一个现象可能是另一个现象的原因。例如，在其他条件不变的情况下，企业科技水平越高，产品的质量越高。因此，科技水平的提高可能是产品质量提高的原因。
5．剩余法。剩余法的规则是：如果已知某一复合现象是另一复合现象原因，同时又知前—现象中的某一部分是后一现象中的某一部分的原因，那么前一现象的其余部分可能是后一现象的其余部分的原因。例如，19世纪中叶，天文学家在观察天王星时，发现其运行轨道有四处发生偏斜，他们已知其中三处偏斜是受三个行星的引力而产生的，于是假定剩下的一处偏斜是受一个未知行星的吸引所产生的。根据这个假定，天文学家在1846年用望远镜发现了这颗新的行星，即海王星。
三、归纳与演绎分析法
(一)归纳法，是从个别的、特殊的到一般的思维方法。根据归纳对象的不同特点，归纳法可分为：完全归纳法和不完全归纳法
完全归纳法，就是根据某类事物中每—个对象都具有或不具有某种属性，从而概括出该类事物的全部对象都具有或不具有某种属性的方法。例如：一家三口人的属相：丈夫属龙的，妻子属龙的,儿子属龙的，所以，此整个家庭成员都属龙。运用完全归纳法必须具备两个条件：①必须确知某类事物全部对象的具体数量。②必须确知每一个对象有或不具有被研究的那种属性。
不完全归纳法，就是根据某类事物的部分对象具有或不具有某种属性，从而推论出该类事物的全部对象都具有或不具某种属性的归纳方法，不完全归纳法有两种形式：简单枚举法和科学归纳法。
(1)简单枚举法，就是根据某类事物中部分对象具有或不具有某种属性、而又没有发现相反的事例，从而推论出该类事物都具有或不具有某种属性的归纳方法。
(2)科学归纳法，就是根据某类事物中部分对象与某种属性之间的必须联系，推论出该类事物的所有对象都具有某种属性的归纳方法。
(二)演绎法,是从一般性前提推出个别性结论的逻辑思维方式。演绎推理的类型有许多种，演绎推理可分为：性质推理和关系推理。性质推理又可分为：直接和间接推理。关系推理又可分为：简单关系推理和复杂关系推理。
调查研究的理论分析在两种情况下运用演绎法。一种是在设计调查方案时，根据研究的问题提出研究假设，将概念予以操作性定义，操作为变量；对变量进行具体测量。这是收集资料前的演绎过程，这个过程是使抽象的东西具体化、概念的东西经验化，因此也把这个过程标之为操作化。另一种情况是收集资料后，完成了调查资料的归纳推理，需要阐明研究结论及其普遍指导意义时使用。这是陈述研究结论时演绎推理。
演绎推理的作用在于说明归纳推理研究结论的普遍指导意义，在于用经过证明的研究结论去解释或预见事实。总之，在理论分析过程中，归纳和演绎是两种既互相对立．又互相联系的思维方法。归纳是认识的基础，它在经验的范围内，在从个别调查材料概括出一般性结论的过程中，起着特殊的重要作用。但是，归纳不是万能的。如果片面强调归纳而否认演员绎的重要性，就会陷人狭隘的经验论。因为，在理论思维阶段，特别是在建立理论体系的过程中，归纳不是推理的主要方法，演绎却起着越来越重要的作用。归纳和演绎在认识过程中的对立统一，是客观现实中个性和共性的对立统一的反映。
四、结构功能法
(一)结构功能的意义
结构是构成事物的各个要素之间所固有的相对稳定的组织方式或联结方式。功能是指构成事物的各个要素之间所发生的相互作用和影响。结构功能法就是通过考察事物的结构和功能来认识事物和分析事物的方法。
任何事物都有一定的结构。结构体现为要素的组合，各要素借助于结构而形成系统。结构有两个特征：一是稳定性，一是有序性。
稳定性是指事物系统各要素之间具有确定的稳固的联系、从而使事物系统具有相对不变性。正是由于事物系统结构的稳定性，才可以通过分析事物系统的结构来认识事物。
有序性是指系统内部各要素有规则的相互作用或相互替换性。当人们说事物系统中的每个要素都有由作用于它因果律所控制时，指的就足结构的有序性。正是由于事物系统的有序性，才可以通过分析中物系统的结构来发现事物的内在本质和规律。
任何事物都有一定的功能。它有两个重要特征：一是协调性，一是价值性。协调性是指事物系统各要素之间的相互依存和制约，从而使事物系统各要素得以相互补充。价值性是指事物系统对于外部环境的各种利害关系。
(二)结构功能的作用
结构功能法有如下的几个作用：1、从形式上分析事物的内部关系，即事物的内部结构。2、从内容上分析事物内部各要素之间的相互作用和影响，即事物的内部功能。3、从事物的总体上分析事物系统对社会的影响和作用，即事物的外部功能。
(三)结构功能法的实施步骤
可按如下步骤进行：1、事物系统分析。即明确结构和功能的承担者。2、内部结构分析。考察各组成要素之间在形式上的排列和分布。3、内部功能分析。考察各组成要素之间的相互影响和作用。包括三项内容：A．确定功能关系的性质，即分析有无相互影响和作用。B．挖掘功能存在和建立的必要条件，即分析在何
种条件下各要素间的相互影响和作用才可能存在和建立起来。C．找出满足功能的机制，即分析促使各要素之间发生相互影响和作用的手段和方法。4、外部功能分析。考察事物整体对社会的影响和作用。亦即把研究对象和现象放在社会系统之中，考察它对社会各个方面的影响和作用。包括两项基本内容：A、分析对社会哪些方面发生作用和影响。B．分析功能的性质，即对社会的作用和影响哪些是积极的，哪些是消极的；哪些是明显的，哪些是潜在的；哪些是长期的，哪些是短暂的等等。
以上介绍了理论分析的四种常用方法，除此之外还有抽象具体法、辩证分析法、现象本质法、动态静态法等。
五、分析软件的利用
计算机软件在资料分析中的运用已经有多年的历史了。开始被广泛使用的主要是通用统计分析软件包括如SPSS、SAS和小型工作数据软件如dBASE等。分析软件是帮助进行资料研究的重要工具，从具体技术上来看，主要有统计分析软件、数学模型软件、从电子数据库中自动抽取相关信息的软件和将数据图形化而进行动态有效表达的软件。现在的可用于情报分析的软件已逐渐增多，下面简略的介绍几种。
1，经济分析软件包
经济分析软件包有许多种，其中有许多也同样也可用于财查分析。如美国著名的巴特尔纪念研究所就开发了一系列这样的经济分析软件包。如BASICS—PC是专门用于快速分新经营环境变化对企业影响的一种软件包。该所哥伦比亚市分部研发了一种名为B—Tech的企业战略规划软件包，能进行战略审计、功能细分化、技术跟踪、经营环境扫描、影响评估等多项研究工作。
日本东洋经济新报社回避数据库事业部开发的一种专门分析财务数据的“省略综合分析系统”(TOC—CATA)。此系统包括除财产保险、金融、证券以外的2000多家上市公司数据，分析软件可以对数据进行多种组合与分析，作微观和半微观的研究。其主要有三种功能：经营与环境分析，竞争力分析，风险度分析。经营与环境分析包括经济动向、产业结构、金融情势和社会趋势的变化等。竞争力分析其功能在于它可以指定1—4家竞争对手企业，对它们过去5—10年间的各项指标进行测评，以判断其安定性、收益性和成长性等方面的竞争能力。风险度分析主要是应用各种数据，对有关企业的资金各种流向进行周密分析，据称对于将要破产企业有很强的判断能力，可以达到90％的准确度。分析结构大多数是用图表表示的，所以较为直观，使用方便。
2．技术资料分析软件
这里对技术分析软件做简约介绍：日本技术研究公司的技术资料分析公司，研发了一种可以对专利信息进行量化图形分析的“专利图”软件。日本科技情报中心(JICST)有一个联机信息服务系统JOIS(JICSTOnlinelnformationSystem)，同时也开发了相关软件，能够让用户可以直接从联机数据库里获取数据进行分析。
美国兰德公司早在20世纪80年代就开发过一种技术文献自动分析系统，主要用于“美苏技术分析比较”的研究方面。该系统是能够从众多技术杂志中自动抽取情报内容而组成的一个情报比较分析软件。
3．商业化的军政情报分析软件
随着冷战的结束，西方国家的一些原来专门为政府军事政治情报服务的机构纷纷转向经济技术领域。原先有些情报分析软件，只用于政府情报工作，不对外公开，现在也可以在市场上买到，此外他们还积极开发专门用于经济技术工作的软件。
分析软件发展的趋势越来越“傻瓜”化，无需是计算机专家，使用者也不必花很多时间去学习。上海科技情报学会竞争情报专业委员会曾邀请瑞士S—E银行首席经济分析师介绍用笔记本电脑进行经济情报分析，这位专家只用几分钟就做了一个示范性的国家投资风险分析，而他自称并无多少软件知识，软件是现成的，数据都是从公司数据库录入或买来的商业性数据库。在真实的情况下做一个分析项目一般也只需几十分钟到几小时。分析软件发展的真正意义在于让分析人员能够把更多的时间用于高级脑力劳动，而不必在机械的琐碎的程序化工作上花费过多的时间。
近年来资料分析软件的迅速发展不仅是工作本身发展的结果，有些是信息处理技术其他领域的发展促成的。如微软公司收购莲花公司(Lotus)推出的组合软件Notes，据报道可以帮助企业进行数据分析，作出决策，只是它本身不叫资料分析软件。
第五节 调查资料的存储
一、资料存储的内容
结绳记事是人类祖先最早使用的信息存储方式。图形是文字的先驱，一些原始人居住过的山洞中至今还保留着许多壁画,为我们提供了丰富的古人类活动信息。对于以文字作为载体的经济信息资源，经过归类、编号、制作检索工具后，就进入存储阶段。在存储阶段，要做好资料库的划分、在资料的排列和资料的剔除工作。
(1)资料库的划分。一般根据资料的特点，收藏量的多少以资料的使用频率，可将资料分成若干部分。其中有的重点对，有的视作一般；有的分得粗一点，有的分得细一点。
(2)资料的排列。资料的排列大体有这样几种方法，按流水即登录号排列法；按类别排列法；按字母顺序排列法。各单位可根据具体情况来选定排列方法。如果资料不多，可用第一种方法；如果资料较多，则用第二种方法较好。
(3)资料的剔除。经济信息在不断发生的同时，也在不断地老化，这需要有一个“吐故纳新”的过程。剔除的资料大体有这样一些：一些具有时效性的资料，过了时效以后便可剔除。备份的资料,不过在具体剔除时要严肃认真，决不能把一些虽然过了时效，但具有历史参考价值的资料也剔除掉。
二、现代的存储方法
一般说采，文字是记载和存储信息的最可靠形式，但存储信息的效率太低，因而当前迫切需要采用现代科学技术采存储经济信息。
1．用缩微技术存储
所谓缩微技术是用专门的光电摄录装置，把以纸张为信息载体的各种文献资料、书刊杂志等进行高密度缩微化的一种技术。它的起源最早可以追溯到1939年。第二次世界大战中，德国进一步将这种技术发展成为“微点摄影”来进行间谍活动，它可以把机密的军事情报和资料图像缩小成“标点符号”的形式，混杂在书刊信札中传递出去。这种微点缩．影技术，直到今天还被国际间谍所采用。
现代缩微技术是采用自动化的光电缩影装置，高速度地把各种文献缩摄在不同规格的胶卷或胶片上，也可以用激光打点法高速地刻录在专用的特殊胶卷上或盘片上。为了存储大量文献，人们使用摄影方法将文献原文缩小，摄录在胶片上。这种缩微技术的优点很多，比如再现性高、标准化和便于保存，特别是能节约大量的贮存空间。缩微本的种类有缩微胶卷和缩微平片两种：
(1)缩微胶卷。它有75毫米、35毫米和16毫米三种规格。75毫米的胶卷一般很少使用，仅用于工程图纸的缩微或者分切成段后用作缩微平片。在文献工作中主要使用16毫米胶卷。35毫米胶卷主要用于制备开窗卡片，就是在一张普通的卡片上预先开洞，然后把一个35毫米胶片的画面嵌入方洞内，而卡片上的轧孔则用于检索。这些卷式片也可以缠在一个轴上，装入盒内保存或使用，卷式胶卷这种装置有利于防尘、避免刮痕和搬弄中的损伤，并且能供自动检索。在查找时，先把卷式胶卷直接放人自动阅读器内，然后通过长度计数器、每组画面的号码或者通过仪器刻度读出位移值等方式来检索所需画面。
(2)缩微平片。它的规格不等。在一张平片上摄录的画面数目，取决于所采用的缩小倍率。如标准规格为105毫米X148毫米的平片，已有美、德、法等国采用。缩微平片如果以1/2的缩小倍率可以摄录60个画面，或以1／24缩小倍率可以摄录90个画面。制作缩微平片，需要专门的银盐平片摄影机和干银盐平片摄影机，而且摄影机的移动必须依靠程序控制。
美国的国家现金记录机公司提出了一种彩色缩微图像法。这种方法按1／50的缩小倍率，可在一张105、毫米x148毫米的。缩微平片上储存3600个画面。首先将原件拍摄在35毫米标准胶片上，接着再将其缩小到1／150。这些缩微图像显现在一张彩色正片上，然后再产生银盐负片，制出供人们使用的缩微平片。使用的可调节图像的位置并将其放大。这种方法的优点是存储密度高，其缺点是成本较高。不过可以用负片印刷正片，其费用相对较低。如果需要大量散发收藏的文献，这种方法是可取的。
缩微技术及其产品以其独特的优越性广受人们的青睐。它们共同的特点一是体积小巧、节省存储空间。如美国3M公司原来存放10000～12000份图纸，占用了四间图纸库。缩微化后，270万份图纸缩微品才占一间图纸库。二是价格低廉，只有印刷品的1／15到1／20。三是可以与电子计算机联用，利于实现文献资料的自动检索和快速传递。四是可以安全无损地长期保存。五是容易复制，便于转移，贮存方便，销毁也容易。正因为它有如此众多的优点，所以在现代社会中，缩微技术仍被广泛用于各个领域中。
目前，美、日、英、德等许多国家已广泛采用缩微技术进行出版物的缩制和收藏。美国从20世纪50年代开始，已将每年两万多种政府出版物，后来又将三至四种一百多万字的“大报告”和其他重要科技杂志，以成套的缩微品发行。一些国家的图书馆，对5年以前的期刊，不再保存原印刷本，全改为缩微品贮存。《纽约时报》已将创刊至今150余年的报纸缩微化，现在每天出版的报纸，只保存缩微件而不保存原报。水文数据、技术资料等非常适合用微缩技术加以保存。
2．录像技术用于存储
录像盘是一种新的电子存储技术，形状像唱片或胶碟，它能以数字形式记录照片、图像等模拟信息。录像盘用激光记录信息，记录密度很高，并且价格便宜，使它成为存储情报信息的极为有希望的介质。一台小计算机加上显示器和键盘并带有一个录像盘，就构成了一个完整的缩微检索系统。
美国柯达公司研究了一张可贮录10万页资料的小胶碟。它利用激光把已经转化成为数字信息的资料，刻录在一个小型的胶碟上，刻录的原理和程序大致和灌制唱片相同。储存和重现资料的具体操作也非常简单，使用者只须按动仪器上的几个按钮，便能顺利完成贮录工作，或令资料重现。
3．全息摄影技术用于存储
全息缩微存储是全息摄影的一种应用。全息摄影是匈牙利科学家丹尼斯·卡伯于20世纪40年代后期发明的。它能把光波的全部信息(振幅和相位)全部记录下来，所以称为全息摄影。之后随着激光的出现而使全息摄影进入实际应用的阶段。全息图像既可存储二维(平面)的信息，也可以存储三维(立体)的信息。被存储的信息可以是实物，也可以是图形、字母、符号或代码等。它可以被存储在介质的表面，也可以被存储在特定介质的整个体积内。千个个全息图可以分散拍摄，也可以重叠拍摄在同一个地方等等。全息缩微存储有它的独特优点。
第一，依据全息摄影的原理，被缩微原件的每一部分信息都分布在整个缩微全息图上，所以即使全息图被损坏，也并不影响完整图像信息的再现，因此作为资料的完整保存，就要比缩微普通照片要容易得多。同时，全息图本身除了是一个存储信息的载体外，还起到一个光学放大系统的作用，所以全息缩微阅读器只需要一个激光器和显示屏，因而结构简单，成本低。
第二，全息图像允许的轴向重现误差很大，全息照片上移动1毫米，实际再现图像仅动0．01毫米，这就允许全息资料库的读出装置不需要很精密，就能满足使用要求。所以，把各种数据库资料用超缩微全息技术存储是很有前途的。
三、电脑数据库的存储
信息技术的发展使信息处理变得更加容易。由于越来越多的公司已电脑化，个人电脑已上了许多人的办公桌，对处理信息电脑已被越来越广泛的使用。电脑除了处理文字数据以外，还能大量处理图像。在娱乐业、出版业、保健业图像储存较普遍，图像数据库现在越来越受欢迎。图像占有大量的空间，但随着计算机容量扩大，储存成本降低，越来越多的企业开始利用储存图像。比如零售连锁超市可利用图像数据库储存它的商品图像来进行辅助设计，制造厂家也可利用图像数据库进行电脑辅助设计。声音数据库的建立随着语音识别技术的发展也必然会兴起。访谈、顾客评论、工厂管理、现场报告、会议备忘录等内容通过声音数据库储存，分析时有时要比文字更有效率。因此，许多企业也将一些信息变成图像或声音。
根据美国富德公司的一项调查，1983年用计算机管理企业情报的公司只占从事情报搜集公司的31％，1991年该数据达到了44％。惟一需要做的事是将文字材料连同照片、图表扫描存人计算机文档，以便使后来的使用者容易调取。计算机处理的情报，使用者可以用关键词寻找需要的信息。公司的数据库索引是一个有用的情报源，它可使企业情报资料根据需要存放在数据库的不同部门，分析员又能够轻松的找到它们。美国的迈斯互助公司(MassMutual)的战略部从1990年开始从战略的角度监测竞争情况，它利用WordPerfect的文字处理功能建立了一个文本数据库。由于这个软件大家每天都在使用，所以公司的人可以用大家都熟悉的程序进行关键词查寻和文本读取。
目前国外已有专为情报用户设计的软件包。比如《查询管理系统》(Q1lQtManagemnentSystgns)中的INCIE就是这样一个软件程序。其中的一个主要程序叫做情报管理员，这个程序能够便于处理产品和服务的背景、材料，并很容易将报告在整个公司网络中传送。电脑数据库就是存储数据的仓库。当今，数据库成为信息系统的核心。数据库技术已成为一种新兴的产业。
1．数据库的状况
数据库可分为四大类：①科学技术；②综合；③艺术与人文科学；④社会科学。
数据库的检索方式，可分为联机检索和分批检索。有些数据库只能联机检索，有的则只能分批检索，但也有的两种检索方式均可。从发展趋向来看，联机检索越来越多。
2．令人瞩目的知识库
在数据库的发展中，知识库的出现令人瞩目，这是数据库系统中应用广泛、深受欢迎的一个重要分支。知识库分为两个方面：专家咨询和智能检索系统。
(1)专家咨询系统。它是将某种学科中专家拥有的丰富知识存储在知识库内，供用户查询。这门人工智能技术，可以使广大用户受惠于权威、专家、学者的渊博知识和宝贵经验。建立的专家系统中，“推理网络”的建立是专家系统的核心。用户在求助于专家系统时，首先将要解决的问题通过“问题系统”送入系统，推理网络立即按照一定规律进行“搜索”，当获得有关知识后，随即进行推理、演绎和判断，从而得出推理结果。一般求得几种方案或结果，并分别显示出它们的可信度或按一定准则进行排列，以供用户决策选优。
(2)智能检索。它是知识库系统的另一种形式的应用。由于计算机技术和网络技术的发展与普及，联机情报检索系统应运而生。利用这种系统，情报用户可以通过终端设备和网络设备从千里之外情报中心的数据库中查找出自己所需的情报和信息。这种数据库的容量非常之大。所存储的资料并不限于图书文献，而是涉及科学、技术乃至经济、产业的各种信息。采用联机检索，彻底改变了情报工作的结构和工作方式。它的检索速度和查准率极高，一次检索可查清10~15年内的资料。由于检索资料的时间大大缩短，等于从事研究的时间大大增加，无形中相当于增加了大量的研究人员。
3．数据库与信息网
数据库的特点主要是弹性大，存储的数据信息可以扩充、修改，可以采取很灵活的方式应用数据，也可以随意加进新的数据，来满足新的应用要求。显然，许多信息是不可能不发生变化的，通过检索、查找，即可进行修改补充。此外，数据库作为情报资源，可以实现数据共享，也就是说，许多用户可以同时使用一个数据库。
建立网络是当前信息革命的重要内容之一。20世纪70年代以来，多数国家已经建立了网络通讯。社会各机关团体、商业乃至家庭，通过信息网，不仅可在各自的终端进行科学计算、业务管理，而且可以查找和利用存放在数据库中的各种有关信息，包括查阅报刊、文献、询价、购货，收看电视，作电子游戏等，从而为实现工厂自动化、办公室自动化、家庭自动化创造条件。
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