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Word中“注”详解--“批注”、“题注”、“尾注”和“脚注”
一、“批注”及其使用方法 “批注”是文档审阅人员在原有文档上所添加的批阅性文字。这些批注可以使其它人员了解批阅者对该文档的看法和意见，然后根据批注对文档进行加工修改，使之更加完善。添加批注后，只在文档中添加批注的地方显示为黄色底纹，当你把鼠标移向批注的时候，该批注的具体内容就会自动显示出来。批注只是给你的文档提“意见”，而不直接修改你的文档。因为它隐藏在原文档中，所以并不影响原文档的打印和阅读。 （一）批注的添加 先用鼠标单击或选定要插入批注的点或区域，然后执行“插入”菜单下的“批注”命令，在出现的批注填入框中填入批注的内容即可。如果你的计算机配有话筒，批阅人员还可以按“插入声音”按钮，用话筒录入声音批注。 （二）批注的编辑 当审阅人员对已加入的批注不满意时，可重新编辑修改，其方法是，把鼠标移向“批注”，按鼠标右键，选择菜单上的“编辑批注”命令，出现“批注”填入框后，就可对原有内容进行编辑修改了。 （三）批注的删除 当用户确认不需要保存批注时，可把鼠标移向批注处，然后按鼠标右键，执行菜单中的“删除批注”命令即可。 二、“题注”及使用方法 如果你编辑的图书中有许多插图和图表，而且还要为这些插图和图表进行编号，那使用题注功能就再方便不过了。题注功能可以为文档中插入的有连续性的图片和表格等自动进行编号，而且能自动提示。插入编号后，删除其中一个编号时，系统还会自动调整编号的正确顺序。 （一）题注的插入 以插入图表为例，当你插入第一张图表后，选择“插入”菜单下的“题注”命令，就会出现题注对话框，题注栏显示的是“图表1”，按“确定”后，“图表1”就会插入到刚才插入的图表下面。当你又插入了一张图表后，再执行“题注”命令时，出现的对话框中的题注栏就自动变成了“图表2”，只需按“确定”按钮即可。其它图表以此类推。 （二）新建题注标签 原有的题注标签中只有“图表”、“表格”和“公式”三种，如果你想增加标签的种类，可以执行“题注”对话框中的“新建标签”命令，在出现的对话框中填入要新增的标签名称，如“图”字，则以后就使用“图”的标签了，以此类推，还可以增加其它的标签。 （三）自动插入题注 自动插入题注的功能是，如果在一篇文章中你插有图片、表格等多种插图，当出现插图时，系统会自动插入该图类型的编号，出现表格时会自动插入表格的编号。以插入Word表格为例，在“题注”对话框中“单击自动插入题注”，在出现的“插入时添加题注”下拉框中选择“Microsoftword表格”。以后每当在文档中插入Word表格时，系统就会自动在该表格下依次填上题注。这等于提前为插入的各种图片、表格以及简报图片等定义了一个相对应的标签名，在录入文稿时，每插入一种图或表时，系统就会自动识别出它们需要插入的题注，并自动为它们编上顺序号，不但一一对应，而且编号也保证不会发生混乱，既提高了录入速度，也保证题注的准确性。 （四）题注的修改 修改一个题注的方法是，先选定要修改标签的题注，然后按Delete键删除它，再打开题注对话框，选定其它的标签或者建立新的标签，然后按“确定”即可。修改同一类型题注标签的方法是，选定文档中要修改的标签题注中的一个，打开题注对话框，重新选择新的标签，按“确定”后，全文中原来的所有同类题注标签就全部变成新选择的标签了。 三、“脚注”和“尾注”的使用方法 为了保证文档行文的连贯性，有时对于文中出现的须加以注释的概念含义，放在本页末和文档末尾，这就产生了脚注和尾注，文档中脚注和尾注一般都用顺序编号或特定符号提示。脚注和尾注的具体内容分别在页面的最下面和文档的最后边。“脚注”和“尾注”都与相对应的注释引用标记编号一一对应，配套使用，它对读者阅读文档提供了很大的方便。 （一）添加脚注和尾注 选择文档中要设置脚注的插入点，然后执行“插入”菜单下的“脚注和尾注”项，出现“脚注和尾”注对话框后，根据文档编排需要选择脚注或尾注然后按“确定”。此时插入点处即会出现脚注或尾注的提示编号，随之光标会移到页末或文末处，等你输入脚注或尾注的具体内容。与此同时，你也可以通过这个对话框的提示看到，脚注和尾注的位置分别在“页面底端”和“文档结尾”。 （二）改变脚注和尾注的格式 插入点处的注释引用标记、编号格式或符号样式都是可以改变的，方法是，打开脚注和尾注对话框后，执行“选项”功能，在出现的对话框中，选择脚注和尾注的所在位置、编号格式、起始编号以及编号方式等等。通过改变这些选项，使之达到你的要求。 （三）查看脚注和尾注 查看脚注和尾注的方法，一是将鼠标指针移到脚注和尾注的注释引用标记上（即插入提示点上），脚注和尾注的内容就会显示出来；二是双击注释引用标记，光标就会自动移向注释具体内容窗口处，注释内容就可以看到了。 （四）脚注和尾注的转换 根据编排需要可以将注释引用标记中的一个或全部脚注及尾注进行转换。转换一个注释引用标记的方法是，以脚注为例，执行菜单“视图”项下的“脚注”命令，在出现的脚注编辑窗和工具栏上，单击“脚注”对话框右边的下箭头，从打开的下拉框中选择“所有脚注”项，然后在脚注编辑窗中选定要转换的注释，并将鼠标移到选定的注释上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，单击“转换成尾注”命令，最后按“关闭”。 转换所有脚注和尾注的方法是：单击“插入”菜单下的“脚注和尾注”命令，在打开对话框后，单击对话框中的“选项”按钮，随之打开了“注释选项”对话框。在新对话框中单击“转换”项按钮，在随之打开“注释转换”对话框后，再单击所需的选项如“脚注全部转换成尾注”后单击“确定”，最后依次关闭以上对话框即可。 （五）删除脚注和尾注 删除一个脚注或尾注的方法比较简单，就是在文档窗口中选定要删除的注释引用标记，然后按删除键即可。当删除一个脚注或尾注时，后面的脚注或尾注编号会自动接上，不会出现编号中断的情况。删除所有自动编号的脚注或尾注的操作步骤是执行“编辑”菜单下的“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，这时系统自动选择“替换”选项卡，再单击出现的“特殊字符”，然后从打开的列表框中选择“脚注标记”或是“尾注标记”此时在“查找内容”的输入框内出现了所选的内容“^f”，使“替换为”文本框中的内容为空，最后单击“全部替换”按钮，这时所有的脚注或尾注的编号就全部被删除了。须要注意的是，对于自定义的脚注或尾注引用标记，每次只能删除一个。 另外脚注和尾注也可以移动和复制，其方法与移动复制普通文字一样，因为注释引用标记和注释两个部分是互相对应连接的，当它们移动或复制到新的位置之后，系统将会对所有注释重新编号，具体的注释内容也会相应地调换位置。 |
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