现代办公环境中，表格与文本、图像并列成为电子化信息表达和传递的重要手段。无论是业务报表，还是升学求职等场合，我们都经常会与各式各样的表格打交道。谈起电子表格，大家首先想到的可能就是Microsoft Excel了。不过，被称为“电子表格”的Excel似乎有些名不副实，它的另一个译名“电子试算表”才真正说明了Excel的实质。从表面上看，Excel通过表格组织数据，实质上其真正的核心功能却是在数据计算和统计方面，表格的设计能力有所欠缺。而由Microsoft Word制作的表单恰恰弥补了Excel表格的不足，在编排形式上更胜一筹。 表单应用正在成为一种流行。在现实应用中，我们常常会遇到一些问题: 例如能否制作出一种表单只允许填表人输入所需的信息，并且不允许他们改变表格的原有内容和编排？别人发过来的电子表格如何在计算机上直接填写？那些印刷好的表格，怎样通过计算机填写，然后把这些内容嵌套打印到纸张上？今天，笔者就从自己的实际应用出发，谈谈如何通过Microsoft Word解决这些问题。 Microsoft Word的制表功能相当强大，使用起来也非常方便。即使您是一位初学者，也能够借助表格工具栏中的多种工具，快速制作出美观大方的表格来。不过，需要提醒您的是，在表单设计之初，如果能够充分考虑到下面两个方面的内容，将会使您的表单更上一层楼: 一方面，如果电子表单通过网络发放和填写，需要预先对表单的内容和格式进行保护; 另一方面，如果需要在印刷好的表单上填写内容，则需要预先定制套打方案。 图1所示的表单为一个科研成果获奖统计表的局部内容。在该表单上，有些元素是固定不变的，像说明文字、表格样式等; 而另外的一些数据是有待用户填写的，像黄色的单元格。为了达到形式的统一，表格的设计者不希望人们在填表时“不慎”改动那些固定的元素，因此需要将它们“保护”起来；而那些有待填写的部分，用户应该能够方便地填写；在打印时，用户应该能够根据具体的需要，选择打印的内容，包括表格框线、固定信息以及填入信息等元素，或者是仅在印刷好的表单中套打填写的内容。
设计这样的表单无疑是有难度的。如何在完善保护表格结构的基础上，让用户方便地填充所需的内容，并且具备多样化打印的能力，都是设计者需要克服的难题。其实，这类高级表单的设计仍然离不开最基础的表单设计理念。如何将表单布局得更合理、形式更美观，并不是本文讨论的重点。在此，我们仅以一个简单的表单为例(如图2所示)，与您分享高级表单的制作过程，希望能对您的实际应用有所启发。 一、初识“窗体”工具栏 首先需要用到的功能就是“窗体设计”。在Word中，选择“视图”*“工具栏”*“窗体”，打开“窗体”工具栏(如图3所示)。也可以右键点击工具栏任意位置，在快捷菜单中选择“窗体”选项。 “窗体”工具栏包含了10个功能按钮，由左至右的功能分别是: 插入文字型窗体域、复选框型窗体域、下拉型窗体域、窗体域选项、绘制表格、插入表格、插入图文框、窗体域底纹、重新设置窗体域以及保护窗体。 二、插入窗体域 然后，我们需要在图2表单中插入相应的窗体域。在实际的应用中，文字型窗体域是最常用的窗体域类型。在图2的姓名、年龄单元格中，都可以使用此种窗体域。方法是，首先将光标置于相应的单元格，然后点击“窗体”工具栏中的“文字型窗体域”按钮，插入工作即告完成（如图4所示）。 窗体域插入后，单元格中会显示出一个带有灰色阴影的小方块(说明: 此阴影在按下“窗体域底纹”按钮的情况下才会显示的)。需要注意的是，窗体域底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置，并不会被打印出来。 文字型窗体域插入之后，如果有特殊的要求，您还可以其属性进行设定。方法是，单击窗体工具栏上的“窗体域选项”按钮，或者鼠标双击插入的窗体域，即可进入“文字型窗体域选项”对话框（如图5所示）。文字型窗体域包含了6种类型，分别为常规文字、数字、日期、当前日期、当前时间以及计算。其中，最常用的当属“常规文字”类型，其次是“数字”类型。对于“数字”类型的窗体域，用户可以在“数字格式”下拉菜单中定义其具体格式。另外，在此对话框中，“添加帮助文字”按钮的作用也非常重要，在设计表单时，您可以利用它对用户可能产生疑惑的单元格添加注释和说明。 了解了插入和设定文字型窗体域的方法后，插入其他类型窗体域的方法可以以此类推。接下来，我们需要重点考虑的是如何选择合适窗体域插入到表单中。通常比较常用的窗体域还有下拉型窗体域。 这种类型的窗体域通常用于非此即彼的选择场合，例如图2表单的“性别”一栏。使用此种窗体域后，用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定，不必进行输入。另外，我们也可以将那些常用的客户名单或地址信息通过下拉型窗体域进行列表，省去了重复输入的麻烦。 具体方法是，将鼠标移到指定位置，点击“窗体”工具栏的“下拉型窗体域”按钮，并双击它，系统弹出“下拉型窗体域选项”对话框(如图6所示)。然后，在此添加下拉菜单中的选项，步骤是: 首先在“下拉项”项目中输入需要添加的第一个列表项，并单击“添加”按钮; 然后，依次输入其余列表项。依此类推，所有列表项添加完毕后，可以通过向上、向下这2个“移动”按钮改变列表项的排列顺序。 三、保护窗体 表单设计完成之后，我们需要把其整体结构保护起来，供日后他人填写。保护窗体的方法是，单击“窗体”工具栏上的“保护窗体”按钮。点击该按钮后，您会发现: 除了含有窗体域的单元格，表单的其他地方都无法进行修改。这样就防止了用户在填写时对表单外观的擅自更改。 但是，这种方式的保护并不彻底，他人仍然可以通过取消选中“保护窗体”按钮解除对该表单的保护。因此，如果想要更好地保护表单，您可以选择“工具”*“保护文档”，进入“保护文档”对话框(如图7所示)。在此选中“窗体”选项，输入保护密码，即可完善地保证表单的安全。最后，这些保护好的表单就可以作为最终的电子文档，分发给需要填写的用户了。 四、表单套打 当用户将填写好的表单发回后，剩下的工作就是打印这些表单了。直接打印当然是最简单的，但是如果要像前面提到的那样，首先批量印刷基本表单，然后逐个进行套打，则会在很大程度上降低成本，打印速度也会得到较大的提升。 表单套打的实现并不复杂。您只需在打印时，不使用Word工具栏上的“打印”按钮，而是选择“文件”*“打印”(或者按下“Ctrl+P”组合键)，进入“打印”对话框。单击“打印”对话框中的“选项”按钮，在弹出对话框中选中“仅打印窗体域内容”复选项，点击“确定”按钮后即可实现表单套打（如图8所示）。 另外，如果是专门为套打而设计表单，则可以在保存表单模板前，选择“工具”*“选项”，进入“打印”选项卡，选中“仅打印窗体域内容”复选项，点击“确定”按钮并保存该模板。这样一来，凡是使用该模板创建的表单，在默认的打印状态下，都会仅打印窗体域中的内容。 |
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