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【教学目的及要求】
掌握：
1、合同的签订和使用保管
2、货款的回收实务
【教学重点、难点】
1、货款的回收实务
【课时数】
4学时
【教具】
制作多媒体课件，在多媒体教室讲授。
【教学过程】
科目一 合同的签订和使用保管
一、客户资料的收集
合同的签订及客户资料的收集与管理做到以下要求：
做好合同签订前的准备工作，也就是客户资料的 收集与验证工作。
合同签订前，应对合同对方进行全面考察及了解，包括对方的身份（法人单位、个体户、自然人）、生产、经营的规模、注册资金、资信及商誉状况、注册核准的经营范围等情况。
了解及掌握以上客户的资料，就可以对对方签定合同是否有履约能力，能否完全、适当地履行合同以及是否能做为签订合同的主体等情况有了基本了解，做到了心中有数。这样，有助于我们对是否与之签订合同、进行合同签约谈判、合同签订时应注意的问题、我方应坚持的原则及需防范的细节做出准确、及时的决策。
二、合同的签定
1、签定合同时，应当认真对待合同的每一条款
因为合同的任任条款在签定时不谨慎都会为以后的履行和纠纷的解决留下隐患，其中具体应注意的问题是：
（1）合同的标的
包括类型（型号）、品种、品牌、单价、数量、总价应规定明确，一一列出，不能含糊不清，为履行时留下漏洞，给对方以可乘之机。例如，将此物给付彼物或中途要求变更价格等，从而引起双方的争议。
（2）合同标的的质量标准应约定明确
不能一概以“国家标准”、“行业标准”或“企业标准”规定，具体产品应将质量标准及技术标准经双方确认后列为合同附件，与合同具有同等法律效力。一般的产品要看是否具有“国家”、“行业”标准，如有的以国家标准为准，没有的以行业或企业标准为准。约定明确的质量标准，对货物验收及付款方式和期限的如约履行提供了有利的保障。
（3）交付时间、方式及运输费用的承担应约定明确
根据自己的履约能力及便利，应可能的约定有利于我方的时间及地点和交付方式。如最好要求对方送货至我方指定地点，或由对方到我方提货。无论如何，运输费用应由对方承担。
这对合同履行出现纠纷，确定诉讼管辖地对我方极为有利，因为合同法规定，被告所在地及合同履行地为管辖地，而标的物的交付地点及运输费用的承担正是确定合同履行地的关键所在。
（4）合同的付款方式及期限更应仔细推敲，为避免不必要的风险与对方据理力争。
尤其是期限及方式要严格约定，如我方售出产品时，应要求在合同签定时对方最少付20%的预付款或（定金），并且在发货后3—15日内确定货款的给付时间。
如对方提供产品时，则我方应最多给付20%的预付金，在收到对方货物并经验收合格后3—15日内或更长的时间内给付70%左右的货款，剩余10%或5%留做质保金待保质期过后付清。
结算方式最好以银行承兑汇票方式给付。这样看，虽然从形式上似乎有些不平等，但对于我集团公司避免不必要的风险和防止利用合同欺诈起着至关重要的保护作用。
（5）同双方当事人的权利义务应约定明确
根据合 同交易的具体情况，双方应履行的义务及享有的权利应一一列明。
（6）在合同签订时就应该将双方可能出现的违约情况加以 规定。违约责任至关重要。
例如，供货方如不能按质量要求供货，或延迟供货应承担什么样的违约责任，给需方造成的损失应承担赔偿责任；需方如不能按时付款，应承担什么样的违约责任，造成供方损失的赔偿责任；一方未经另一方同意擅自变更、解除或拒绝履行合同时应承担什么样的违约责任等均应规定明确。这样既能预防合同出现纠纷，又能为合同出现纠纷后的解决提供有力的法律依据和证据。
（7）合同解决纠纷的方式也是确定纠纷管辖的重要条款。
一般都是先约定协商解决，协商不成，应该定在我集团公司所在地人民法院起诉或提交当地仲裁委员会仲裁，尽量将管辖争取在我方处，这样可以避免因地方保护而对我方造成不利和不必要的困难。
（8）未尽事宜，应约定由双方协商解决，并另行签订补充协议，与合同具有同等法律效力。
因为签订合同时难免会有不足之处，约定本条款就为未约定事项留下了灵活的余地。
（9）合同的签订日期要填写明确，以及签名与盖章必须要与合同抬头当事人相一致。
这样就可以确保合同的主体合法，有效期的确认、诉讼时效的期限确认及防止出现不必要的争议及纠纷，也可以防止对方利用合同进行欺诈。
（10）长期的供货及采购合同，在每一笔业务发生时均要将双方的订单、发货单及相关的往来传真、电子数据等保存好，列为合同附件，与合同具同等法律效力。
因为每一笔业务才是合同具体的内容及权利义务的体现，属于分合同，主合同正是由这些分合同构成的。
三、合同的保管和使用
1、 保管
以上第一条中所列的对方资料及第二条第10 项所列出的对方文件和资料以及合同本身均为客户资料，在合同签订后，应将合同原件及以上资料订卷归档，一事一档，由各销售公司档案管理机构或定期交由集团公司档案室存档备查。
2、 使用
☆ 合同履行时用复印件具体操作
科目二 货款的回收实务
当销售员与客户达成谈判之后，接着就需要努力收回货款。不然，厂家就会增加很多呆账，从而严重阻碍资金的正常流动。
一、呆死帐从帐龄上的界定和处理程序
应收帐款的形成
应收款是指应企业销售商品、产品、提供劳务等，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。
呆死帐的界定
有确凿证据表明该应收款项不能收回，或收回的可能性不大，有下列情形之一的：
1）债务单位撤销、破产、资不抵债、现金流量严重不足无法清偿债务的；
2）债务单位发生严重的自然灾害等导致停产而在短时间内无法偿付债务的；
3）应收款项已逾期3年以上的；
4）公司预付款项应供货单位破产、撤销等原因已无望再收到所购货物的；
5）个人借支款项因债务人死亡或其它原因造成无法收回的。
6）应收款帐龄划分及计提坏帐准备的比率
坏账损失的核算方法：本公司坏账损失核算采用备抵法，坏账准备按账龄分析法计提，根据债务单位的财务状况、现金流量等情况，按决算日应收款项（包括应收账款和其他应收款）的余额，规定的提取比例为：逾期一年（含一年）以内的计提0.5% ，逾期1---2年的计提5%，逾期2---3年的计提10%，逾期3---4年的计提20%，逾期4---5年的计提50%，逾期5年以上的计提100%，并计入当期损益。
二、其他应收帐款的期限和调整
（一）应收帐款的管理：
1、应收账款跟踪管理
1）货物一经发出，应将应收账款列入公司的信用管理，建立应收账款档案，及时与客户保持联系进行监控。
2）时与客户（债务人）取得直接联系，询问和沟通货物接受情况，票据情况，付款情况及提醒和督促客户及时付款。
3）在出现逾期款的早期，及时追讨。
4）逾期一个月以上仍未收到货款，作专案处理。
2、日常管理
1）财务人员应逐日逐笔序时详细记录客户应收账款发生情况。
2）每月月底结账后，财务人员必须于次月的第四个工作日通过业务员把对账单发送到客户手中，以便客户核对确认，并加盖财务专用章。
3）按时编制应收账款分析报告。
3、业务员责任
业务员应该确保各自负责的客户在对账单上填上确认金额并签字盖章，并于5个工作日内返还财务部。如业务员在下个月发薪日前尚未将所有确认好的对账单返回财务部，公司有权扣发当月工资，补贴及奖金，直至收到有关对账单后再补发。
4、应收款账龄分析报告
财务部要组织分工与协作，派专人时刻掌握应收账款的最新状况，对账单的确认，差异的核对，以及编制应收账款账龄报告给销售与财务主管。报告应单列每笔应收款的账龄，对于超过授信期限的应收账款，应收账款会计应从业务人员（获得书面解释）了解情况并在超期应收账款状况表注明过期未清的原因与目前采取措施。超过授信期限的应收款（连同过期原因与目前采取的措施）必须每月提交到销售公司总经理及大区总经理处供参阅。（状况表格式见附件）
5、有争议账目分析报告
应收账款会计每月编制“有争议的账目”报告给销售与财务主管。报告内容必须包括所有客户在对账单上因争议而不确认的账目（无论是否过期账），并清楚的写明争议原因。销售与财务主管必须针对报告内容做出处理意见与行动，同时上报给销售公司总经理。
6、收款程序
在一般情况下，尽可能鼓励客户使用支票，本票，汇票或电汇付款。收到款后，财务部应立即开出收款通知单直接寄到客户财务部，通知上应注明“如有异议应在5天之内与我司财务出纳员确认”。销售部应预先做出下月的收款指标（按每个业务员），交到财务部。出纳员必须每月汇报各业务人员的收款情况给予销售与财务主管，报告格式见附件。
7、冲账
冲销应收款一般是在收客户的付款后或在客户办完退货手续后方可执行，客户退货必须按照我司的退货流程办理。财务部在收到审批后的产品退货申请单后才可冲减客户的应收账款金额。业务人员不可私下在客户之间调货，调货应视同退货再发货，按我司规定办理全套手续。
8、超期账款追讨
1）在货款到期后5天，财务部应立即整理客户应收账款催款单，列明到期金额及日期，以函电形式进行催收。
2）逾期30天后发出第二封追讨函，并致电对方询问情况和了解对方其态度。
3）逾期货60天后，发出第三封追讨函，再次致电并停止供货，取消信用额度。
4）逾期货90天后，发出第四封追讨函，组织专人对债务人进行资产调查，并对客户进行巡访。
5）逾期货180天仍未收回，将客户相关资料移交法务部，请求诉讼或仲裁。
（二）其它应收款的处理：
1、其他应收帐款的范围：
其它应收款，暂付款主要包括：
1）应收的各种赔款、罚款；
2）应收出租包装物租金；
3）应向职工收取的各项垫付款项；
4）备用金（向公司各部门拔付的备用金）；
5）存出保证金，如租入包装物支付的押金；
6）预付款项转入；
7）其他各种应收、暂付款项。
2、应向职工收取的款项管理
比照集团公司规定《个人预支款项与预支款报销款项管理》执行。
1）用金管理
备用金严格上讲一般不允许发生，如确因工作需要，必须做到一年一清。
2）他应收款项管理
应收的各种罚款、赔款、暂付款原则上每月一清，最长期限一般不允许超过三个月。
3）出保证金管理
应设立分户台帐进行专户管理，做到每年一清。
三、在财务控制上经理和财务人员的相关责任
l 销售公司哪些情况可以挂帐？
根据国家《会计法》规定，下列经济业务事项，应当办理会计手续，进行会计核算。
1. 款项和有价证券的收付；
2. 财物的收发、增减和使用；
3. 债权债务的发生和结算；
4. 资本、基金的增减；
5. 收入、支出、费用、成本的计算；
6. 财务成果的计算和处理；
任何单位和个人不得伪造、变造会计凭证、会计帐簿及其次会计资料，不得提供虚假的财务会计报告。
销售公司哪些情况不允许挂帐？
公司进行会计核算不得有下列行为：
1、随意改变资产、负债、所有者权益的确认标准或者计量方法，虚列、多列、不列或者少列资产、负债、所有者权益；
2、虚列或者隐瞒收入，推迟或者提前确认收入；
3、随意改变费用、成本的确认标准或者计量方法，虚列、多列、不列或者少列费用、成本；
4、随意调整利润的计算、分配方法，编造虚假利润或隐瞒利润。
相关的法律责任
有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其它直接责任人员，追究法律责任：
1、不依法设置会计帐簿的；
2、私设会计帐簿的（指帐外帐）；
3、未按规定填制、取得原始凭证或者填制、取得的原始凭证不合符规定的（如假发票、白条、收据等）；
4、以未经审核的会计凭证为依据记帐或者帐簿记录不符合规定的；
5、随意变更会计处理方法的；
6、向不同的会计资料使用者提供有财务会计报告编制依据不一致的；
7、未按规定保管会计资料，致使会计资料毁损、灭失的；
8、授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员伪造、变造会计凭证、会计帐簿，编制虚假财务会计报告或者隐藏、故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计帐簿、财务报告的；
四、企业欠债的预防和回收
1、解决欠帐的唯一良方—预防
风险是不能绝对避免的，但符合选择对自己有利的一面，就需要分析及了解其利弊，经过实践，形成一套制度，以解决问题，这种对风险的处理方式，我们称之为风险管理。而在贸易的过程中，需要做出决策的事情很多，每个决策都伴随着或大或小的风险，假如对此认识不足或没有制度来规范管理，降低风险，我们就象赌博一样，失去主动权。贸易中影响多数企业和最为直接的风险“信贷风险”。
当今年代，信用销售便利了商品流通，给整个社会带来高销售额的同时，也带来企业的货款回收的问题。在货物交付给客户而货款尚未回收的时候，我们总是担心货款是否会被拖欠甚至成为坏帐。货款的拖欠是造成企业的流动资金危机，严重的会导致企业倒闭，坏帐过多也会造成同样的结果。
对于拖欠款或坏帐，消极的做法是加紧追收，积极的做法是由“预防”做起。
发生拖欠及坏帐的最大原因是企业没有设定一套持之以恒的追收步骤及正确的制度去控制风险，从而间接地鼓励了客户拖欠款项。
2、如何预防企业坏帐的产生？
1）建立客户档案
建立客户档案的好处：
A、没有客户等于没有生意，辛辛苦苦建立的客户网，如果没有系统的管理，终有一天会失去。
B、企业如果对客户资料没有保护，只交由业务员处理，一旦业务员离职，则容易丢失客户。企业建立了客户档案，也就成立了用不完的金库，它将源源不断地给你带来利润。
C、客户档案要不停地加以维护，即不停地增加资料和加强与客户的关系，企业的赢利能力也因此得到增加。
D、建立客户档案，使得我们对客户有持续次全面的了解，是协助销售和增加收入的利器。同时使得帐款的回收会更加及时有效。
建立客户档案的原则：
A、根据所得到的资料，客观地将客户加以分类，并根据实际情况将客户分为各个资信等级
B、建立客户档案后，要加强与客户的联系，留意其各种变化，及时加以记录。
C、最少半年或一年重新调整其等级和分类，确保档案的实效性。
D、如果没有实质性的证据，不得轻易地将客户资料改变或做等级调整，确保其严肃 性。以得到更真实的情况。
2）建立定期跟进制度
建立跟进制度的重要性：
A、追款行动应始于发货的同时，因为发货的同时，债务已经产生，所以有必要马上执行保障债权的行动，进行客户监督，防止任何阻碍货款回收的事情发生。
B、大部分欠款人不是没有钱，而是想拖延，所以除一般的条件外，还需要一个有效的客户联络系统，使客户知道我们对欠债是十分认真的。
C、很多欠债人在收到“要求付款通知书”时当作没有收到，为此，我们必须要有一个持之以恒的制度，使客户明白我们是言出必行的。
D、追债成功率与接触率是成正比的。如果你不厌其烦的与客户接触，不仅有利于了解客户的情况，也有利于建立更好的客情关系。
跟进制度的一般步骤：
A、发货的同时通知客户货已发出，请客户注意查收。
B、到付款期前三到四个星期，再次联络客户，查询货物是否有问题需要补救，并通知客户按约定条件付款。
C、到收款日期时，不要延误，马上联络客户要求付款，明言我们要按协议执行，因付款日是最佳的收款时机，回收率高达98%。
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拖欠时间（月）
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1
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2
|
3
|
6
|
9
|
12
|
24
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追收成功率（%）
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93
|
85
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73
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57
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42
|
25
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13
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拖欠时间越长，追收成功率越低
D、最佳的收款时段是由到期日起15日之内，拖延越长成功回收率越低，所以尽量在短期内收回欠款。
注意事项：
A、客户拖欠的天数，不应超过信贷期的1/3，如超过应马上采取行动。
B、如收款期是三十天，公司的收受期就不能超过四十天。
C、如收款期是六十天，公司的收受期就不能超过八十天。
D、凡超过信贷期1/3的货款，应作紧急处理。
E、假如您不马上追收，等于将回收货款的机会让给了另一家公司。
3、出现问题的补救办法
一般措施：
1）如客户的欠债已经超出了最佳收款期，请要求客户作出解释，并要求提交证据，如是可靠的，请安排新的还款协议。
2）如发现客户没有合理的理由，请坦白告知客户，在某时间之内，如此欠债得不到解决，即会转交第三者处理，因而产生的费用，将会由他承担，并将此款转交高级的人员处理，通常都会有较佳效果。
3）如经一段时间的追收没有效果，应该考虑使用第三者的胁迫追收，即律师行货追债公司。
坏帐与拖欠款项的危险信号：
●付款比过去延迟
●多次破坏付款承诺
●经常找不到负责人
●不正常的不回电话
●开出大量的期票
●银行退票（不足款）
●转换银行比较频繁
●以低价出售货品
●突然下过大的定单
●发展过快
●转换管理层等
付款及欠债的原因和种类
1）、付款方式造成帐期：
A）循环付款（批结）：即一批压一批的结算方式
B）普通条款：给予买方一段时间的付款期限
C）按月整付：即月底结算
D）延长期限：多在季节性商品中采用，可在淡季时订货，旺季时付款
E）寄售：不约定付款期限，等客户将商品售出后在结算货款
2）欠债的种类：
a) 财政困难 32.8%
b) 争议 11.2%
c) 行政失误 18.1%
d) 有意延迟（惯性拖欠）： 37.9%
3）拖欠的原因：
e) 据统计，约有37%的公司对于“付款通知单”不作理会，也就是说，将会有至少37%的贸易款项将会变为被拖欠款项，原因是企业未能建立信贷声誉，客户拖欠货款并没有什么大不了所导致。
f) 据统计，在被拖欠的款项中约有2%-3%的货款会变为呆死帐，占的份额不是很大，也就是说客户并不是没有资金，只是想拖，所以如果客户发现你对拖欠款并没有常规及有秩序的追收方法，你的货款必定会被拖欠。
g) 另外，诈骗和生意失败也是原因之一，但所占比例较小。
由上述原因我们不难发现，发生欠债，其原因大部分是由于自身管理不严，缺乏危机感造成，所以，要想大幅度减少拖欠款，首先要从加强自身内部管理开始。
4）拖欠的借口：
a）以老朋友自居，要求你相信他，帮助他
b）以货物、合同规定、品质不符为理由，拒绝付款或是要求降价拖延时间。
C）清盘相要挟
D）见面，找不到负责人。
对被拖欠款的处理方法：
A）、收集贸易文件
B）、追索函件
C）、最后期限
D）、行动升级
E）、假起诉
F）、调解
G）、要求协助
对于呆死帐的处理方法：
A）、折让
B）、收回货物
C）、处理抵押
D）、外界协助
4、帐期分析案例
应收帐款天数分析：
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公 司
名 称
|
30天
以内
|
31-60天
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61-90天
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91-120天
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121-180天
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181-360天
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360天以上
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合计
|
|
A公司
|
1000
|
2350
|
3000
|
---
|
---
|
---
|
-----
|
6350
|
|
B公司
|
---
|
---
|
---
|
3200
|
4000
|
2500
|
---
|
9700
|
|
C公司
|
|
|
|
|
4300
|
5000
|
1200
|
10500
|
|
D公司
|
|
1800
|
|
2700
|
|
3200
|
|
7700
|
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E公司
|
1000
|
2000
|
|
|
|
|
|
3000
|
|
合计
|
2000
|
6150
|
3000
|
5900
|
8300
|
10700
|
1200
|
37250
|
A、公司分析：通过上表可以看出，这个客户不知出现了何事，已经有三个月没有付货款，而取货量也按月递减，不知是否在转型中，建议此客户应立即停止供货，派人员上门了解实际情况，作出相应决策。
B、公司分析：通过上表显示，此客户的拖欠期由90天到一年，而我们早于三个月前停止供货，并派人追收，但没有结果，建议转交律师行或高级人员处理。
C、公司分析：C公司比B公司的情况更差，有些应收帐款已经超过一年了，是时候采取一个比较严厉的追收方案追款了。
D、公司分析：此公司是隔月取货，但一取货就立即拖欠，我们应该上门商讨，将信贷额度减少一半，改为每月取货，这样该客户的取货量不超过其承担能力，同时因信贷额度比较少，也在其支付范围之内。
E、公司分析：此公司看来是个新客户，但已经有两个月不付款的记录，看来应加强其付款情况的监督，并考察其实力，加强其按时付款的意识或停止供货。
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