如何提高年鉴质量，是年鉴界同仁共同关注的一个热门话题。本文以年鉴中的“综合条目”(专指“概况”，下同)为切入点，以提高质量为终极目标，提出实施年鉴综合条目标准化格式的设想，权作抛砖引玉，以期和年鉴界同仁一起探讨。
一、问题的提出
客观地讲，年鉴综合条目的质量，是令年鉴界同仁头疼的一个带普遍性的问题。尤其是各分目下的“概况”条目，出现了一种令人无可奈何的“两个极端”：一个是过于草率、简单、空洞无物的极端，另一个是过于冗长、空话套话连篇的极端。《常德年鉴》编辑部曾作过一些简单的读者调查，大多数读者对专题条目感兴趣，认为有特色，有一定的信息量，耐看，值得看。但对“概况”条目就不一样了，有的读者甚至直率地说，年年看“概况”，不仅不是享受，反而产生厌恶。最近，《常德年鉴》编辑部搞了一次评选优秀条目的活动。阅尽“概况”条目，能给人以榜样、示范作用的，竟然屈指可数。这就不能不引发笔者的思考：年鉴界对年鉴功能属性以及对年鉴综合性条目属性的认知，是不是陷入了一个不可自拔的怪圈?或是进入了一个令人迷惑的误区?
先从年鉴的功能属性说起。“中国年鉴网”首页对“年鉴”的界定是：年鉴是以全面、系统、准确地记述上年度事物运动、发展状况为主要内容的资料性工具书。《大连年鉴》的执行主编孙颖说：年鉴是信息资料工具书，资料丰富是其优势所在(《年鉴信息与研究》2006年第1期)。《南京年鉴》常务副主编刘瑜说：实用性是年鉴的生命力。年鉴的实用性是通过丰富的信息资料来表现的，信息资料能否做到全、新、精、鉴，决定着年鉴的使用价值(《年鉴信息与研究》2004年第1期)。从许许多多年鉴界同仁发表的观点来看，大家基本上都认同“资料性”是年鉴的主要功能属性之一。可以说，大家对年鉴功能属性的认知没有进入误区。
那么，对“概况”内涵界定的认知是否有误呢?《西安年鉴》编辑部主任崔义萍说：概况条目的显著特点有两条：一条是全面性，一条是概括性。全面性主要体现在内容要素齐全，资料完备，一般应包括4个方面：一是部门行业的基本情况；二是年度内的主要工作及取得重要成绩；三是部门、行业发展变化的新特点；四是存在的问题(《年鉴信息与研究》2004年第1期)。《现代汉语词典》对“概况”一词的解释是：大概的情况。这个解释对年鉴条目的“概况”来说，显然过于简单、苍白。尽管业界对此见仁见智，但崔义萍的表述是具体的、中肯的，有较强的操作性。由此可见，年鉴界对“概况”条目的认知也没有陷入误区。
思来考去，笔者只能把问题出现的根源归结于年鉴编纂过程中的操作层面了。也就是说，作为年鉴的编纂者，一方面对于“概况”条目的信息来源、处理办法还缺乏耐心、细心，责任没有尽到位，另一方面，还没有掌握规律，找到一条切实可行而且又行之有效的好的方法。这使笔者想起了过去在市政府办工作时，国务院办公厅收集各地地情资料的方法。他们把地情资料按若干项设计了一个标准格式，留下若干空格，只要真实、准确地把空填好就可以了。基本情况年年如此，地方特色由地方掌握，既可行、又便捷。地情信息可以，年鉴信息作为区域地情信息的子系统和更具体化，能不能也尝试一下呢?
这就是笔者提出实施年鉴综合条目标准化格式的缘由。
二、标准化格式的主要内容
探讨年鉴综合条目标准化格式的主要内容，有必要先探究一下实施的可行性。标准化格式一旦设计定型，就要求相对稳定，不能轻易变动。这就要求供稿单位的工作性质、工作职能也要相对稳定。而大多数年鉴供稿单位的性质、职能恰恰是相对稳定的，此其一。格式从操作层面上讲，以填空形式为主，相对文字信息的写作和原创，要简单、便捷得多，此其二。单个的供稿单位相对一个行政区域而言，指标体系并不复杂，这为格式的框架设计提供了便利条件，此其三。上述情况说明，各地都具备实施年鉴综合条目标准化格式的条件，标准化格式在实践中是行得通的。
年鉴综合条目的标准化格式，虽然是一个相对复杂的问题，但在实施过程中，如果将“标准”与“格式”分开理解，也并不显得十分复杂。标准应该是个性化的标准，也就是说一个撰稿单位是一个标准。格式是大众化的，带普遍性的，也就是说所有撰稿单位都应该实施一种格式。目前需要探讨的是，个性化的标准中有哪些带共性的东西，弄清楚了共性，就有利于个性化标准的制定。那么，哪些是共性呢?笔者认为至少有以下三条：一是《统计法》规定的上报数据。事关区域经济、社会发展全局的政府组阁部门、工作部门以及党委的重要工作部门都包含其中。二是地方党委、政府(或行业上级)进行年度责任考核的重大指标。几乎所有的撰稿单位都包含其中。三是围绕党和政府的中心工作以及社会热点、难点、焦点等问题所做的工作和因此而产生的相关数据。大部分撰稿单位都包含其中。
基于上述理解，笔者认为年鉴综合条目标准化格式的主要内容，应由两个大的板块组成：一个是数据板块。是标准化格式的核心内容(主体)，可分为三个层次：(1)基本情况。包括单位(系统)年末总人数等一系列指标，其中总人数下又可分为领导职教、中共党员人数及所占比例、不同文化程度人数及各占的比例、不同技术职称人数及各占的比例、不同年龄段的人数及各占的比例，等等，应该从不同单位的实际出发，涉及面尽可能宽一点，项目设计得尽可能细一些。基本情况的逐年录入，可以体现一个单位(系统)人员素质等情况发展变化的轨迹，是非常重要的信息资料，既有使用价值，又可存史备查。(2)主要业务工作指标。分为法定上报数据和年度责任考核数据，内容重复的以法定上报数据为主。业务指标项目的设计，涵盖要全面，重点要突出，还要体现动态效果。有重大使用价值的数据资料，还可连续上溯几年便于比较。(3)其他相关数据。即围绕中心工作、改革、社会热点难点问题以及撰稿单位认为有必要录入的有关数据。另一个是文字板块。笔者认为这一板块是标准化格式的附属内容，也可分为三个层次：(1)年度工作的主要措施、特点及其和上年相比产生的明显变化(大事、要事、新事、特事应以专题条目立条记述)；(2)获得的主要荣誉；(3)存在的主要问题。各地的《政府工作报告》均属类目“专文”的重要分目，且都直言了存在的主要问题，各撰稿单位又有何理由不将存在的主要问题录入呢?尽可能地多录入一些负面信息，更彰显年鉴客观、真实的编纂出版属性。
实施年鉴综合条目的标准化格式，应该注意解决好以下问题：一是要认真搞好标准化格式设计。设计是标准化格式的关键环节。设计的成功与否，关系到实施的成败。因为年鉴信息收录的特殊性，设计工作一定要形成编辑部与撰稿单位的良性互动。格式的基本框架应由编辑部从年鉴功能属性出发设计，具体内容(指标)的设计应由撰稿单位站在全面、系统反映本单位工作的高起点上拿出具体方案，然后双方达成共识。二是要注意处理好标准化格式设计后的稳定性与动态性的关系。一般说来，标准化格式一旦形成，就不要轻易变动。但时代在发展变化，各个撰稿单位的职能、工作也会与时俱进。因此，应该做到基本稳定，与时俱进。在坚持标准格式主体不变的前提下，允许撰稿单位从实际出发作适当的删减和增加。三是要在尊重规律的前提下鼓励张扬个性。规律就是年鉴的功能属性，也就是要在彰显、扩充年鉴的使用(实用)价值的前提下，允许撰稿单位把各自的工作特色体现到位。四是要注意保密。尤其是涉及国家安全的一些重要数据，不应该体现在标准化格式之中。
三、实施标准化格式的意义
实施年鉴综合条目的标准化格式，既是一种创意，更是一种探索。年鉴事业的发展，需要业界同仁顺应时代发展潮流勇于探索，勇于创新。没有人敢吃“第一只螃蟹”(哪怕是失败)，年鉴事业的创新发展之速就会放缓。更何况实施标准化格式还有下述意义：
第一，实施标准化格式，符合年鉴事业数字化、网络化的发展趋势。中国版协年鉴研究会网络中心主任赵海涛撰文说：“十年前，年鉴界已经有人在关注和研究年鉴数字化、网络化的发展可能为整个年鉴界带来发展契机”(《年鉴信息与研究》2005年第6期)。无独有偶，广西南宁市志办蓝磊斌又提出了“开发年鉴编写软件的设想”(《年鉴信息与研究》2006年第1期)。而信息化的根本基础是标准化，年鉴编写软件的开发也必须建立在标准化的基础之上。按照先易后难的原则，设计年鉴综合条目的标准化格式，可以为年鉴的信息化起到探路、实验作用。有了经验与教训，在今后大规模实施年鉴信息化的过程中，可以收到事半功倍的效果。
第二，实施标准化格式，能够保持年鉴信息的完整性，丰富年鉴的信息包含量，拓展、提升年鉴的使用(实用)价值。年鉴的概况条目，应该是一种系统性的综合信息。把系统标准化了，不仅能使信息的完整性得到保证，还能扩充系统的信息量。尤为重要的是，这种系统的标准化的信息格式，经年累月记录下去，不仅从纵向上清晰一个单位(系统)的发展，变化脉络与轨迹，还可从纵向与横向上产生比较效应，这就更加扩充了信息的实用性，不仅有资料价值，还具有存史价值。而目前年鉴编纂过程中，把本应系统化的信息拆解碎零为专业性条目的现象普遍存在，客观上削弱了年鉴的使用(实用)价值。
第三，实施标准化格式，简化了信息收集的程序，减小了信息的收集难度，还可以缩短年鉴的出版周期。建立标准化格式，难度在于这种标准化格式的设计。如果其设计成功且基本定型，各供稿单位只按标准化格式填空，文字撰写量减小了，不管供稿单位的撰稿人是否发生变化，填空总是会的。供稿人没有了心理压力，减轻了工作压力，供稿效率就大为提高。效率提高了，编纂过程就会缩短，出版周期也会相应缩短。实践证明，缩短年鉴的出版周期，对拓展年鉴的使用(实用)价值非常重要。
第四，实施标准化格式，能够调动编纂过程中供需双方的积极性，有利于从整体上提高年鉴的编纂质量。在年鉴编纂实践中，供需双方都感到“概况”条目是“老大难”，撰稿单位不够重视的，往编辑部送一份年度工作总结就了事。编辑部的编辑看到工作总结就头疼。最终的结果是，要么是编辑将总结材料分解，形成若干条空洞无物的专题性条目，要么是编辑简单处理工作总结形成一个言之无物的“概况”条目。实施标准化格式之后，供需双方无须在“概况”条目上劳神费劲，都可以把精力转向收集和精编大、新、要、特事的专题条目上。专题条目是年鉴构成的重要基础，在分量上也占了一本年鉴半壁以上“江山”，其质量提高了，整部年鉴的质量一定会产生飞跃。
四、结论
综上所述，年鉴的数字化、网络化，体现了信息化时代年鉴工作的特点，顺应了年鉴事业兴旺发展的必然趋势。实施年鉴综合条目的标准化格式，是年鉴数字化、网络化的前沿探索，既可能，又可行。因此，年鉴界同仁应解放思想、更新观念，以此为契机，各尽所能，各展其长，大胆探索，大胆实践，为年鉴事业顺应时代发展潮流、保持长久活力，取得社会、经济两个效益“双赢”的结果，而作出不懈的努力。
（本文原载《年鉴信息与研究》2006年第4期）
