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简会议纪要的写作 一、会议纪要的作用与特点 《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定，会议纪要的作用是：“传达会议议定的事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用‘会议纪要’”。会议纪要是对会议议定事项的记载及会议主要精神的反映。因此，它既具有纪实性、周知性，又具有指导性和行政约束力。 在机关应用文中，和会议纪要最易混同的是会议简报、会议纪录和决议。研究它们之间的区别，是掌握它们各自的特点，提高应用文的写作能力必不可少的步骤。 1.会议纪要和会议简报的区别 ①承担的任务不同。会议简报只是报告交流情况，供上下左右参考，对阅者没有硬性要求，一般没有什么行政约束力。而会议纪要不仅要如实反映会议的情况，还必须按会议的意志，对会议的全部材料进行分析综合，以明确的会议宗旨作为取舍衡量的标准，条分缕析地将会议的主要精神反映出来，会议议定的事项要求与会单位共同遵守、执行。这样，它就具有了法规性、权威性。 ②会议简报的编者在简报中可以对他所写的事件发表议论，既可肯定，又可否定（例如对会议的发言发表意见）；会议纪要则必须忠实于会议情况，客观地扼要地叙述会议内容，不允许编写者在纪要中对其内容进行评论。 ③会议简报要求文字简短，一般千字左右，最好不超过两千字；会议纪要则不受文字长短的限制，该长则长，该短则短。 ④会议纪要可以作为一种情况反映，缩写成简报；简报则起不到会议纪要的作用。 2.会议纪要和决议的区别 ①会议纪要的内容可轻可重，可以是党和国家的大事，也可以是日常的具体工作（如办公会、例会）；决议的内容常常是一个单位或部门，一个地区或系统，以至党或国家的比较重要的问题，或重大事件。 ②会议纪要可以反映会议上的不同观点（例如座谈会纪要），对尚待议决的问题，纪要可附带一笔，简要说明；决议只能反映多数人通过的一种统一观点，未形成决议或议而未决的事项一律不能写入决议。 ③一份纪要可以同时写不同方面的、毫无关联的几项决定；一个决议只能写某一方面或某一个问题。 ④会议纪要和决议形成过程也不一样。会议纪要是根据会议情况写的要点，起草后只要经过主管负责人审阅同意，就可以定稿。决议则必须经与会者表决，按法定程序通过后才能生效。 ⑤会议纪要和决议的社会效用也不尽相同。会议纪要虽然具有一定的权威性，但并非所有的纪要都要求有关单位依照办理，认真执行，有的纪要只起引导、指导或参照执行的作用。而决议一旦形成，有关方面就必须严格执行，所以决议具有更强的权威性。 3.会议纪要和会议记录的区别 ①目的性质不同。会议记录是对会议的原始记载，因此，会议记录要准确、客观，具有资料性，它不具有指令性文件的指导功能。而会议纪要是具有指导性、指令性的文件。会议纪要在记录的基础上，通过执笔者的分析综合，摘其要点，舍其芜杂，按一定的逻辑顺序编排加工后，形成正式文件。 ②产生方式不同。会议记录是随会议进展同步进行的。可以指定专人，也可以由与会者自己记；会议纪要是在会议结束时或会议后产生的，是由专人在会议记录资料的基础上经过提炼、整理、加工而形成的。 通过上述比较，可将会议纪要的主要特点归纳为三点，即纪实性、要点性和指令性。所谓纪实性，就是如实反映会议情况；所谓要点性，就是记写会议的主要内容；所谓指令性，即要求与会单位共同遵守会议议定的主要事项和主要精神。二、会议纪要的构成和写法 会议纪要一般由正文和标题构成。 （一）标题。会议纪要标题的格式一般是“会议名称十纪要”。由于会议名称有各种类型，所以会议纪要的标题也纷繁多样。例如《全国物价工资会议纪要》（标明会议目的）、《广东、福建两省座谈会纪要》（标明与会单位、会型）、《解决进口粮食铁路运输污染问题座谈会纪要》（标明议题、会型）、《一九八二年外轮供应价格座谈会纪要》（标明年度、议题、会型）。 （二）正文。正文一般分为开头、主体、结尾三部份。 1.开头部份。简明扼要地介绍会议概况。其中会议日期、地点、主持者、与会者、议题、结果，是开头部份必不可少的“六要素”。此外，还可以根据需要交代会议的指导思想、目的要求、会议程序及对会议的评价等内容。重要的与会者、重要的发言一般应在开头部份给予突出介绍。 2.主体部份。具体反映会议的主要情况、精神和成果。尽管纪要总体具有概括性，但在主体部份要求把会议的主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等表述出来。 开头部份是对会议情况的“概说”、“总说”，主体部份是对会况的“具说”、“分说”。常见的主体部份的表述有三种形式： （1）概述式。根据会议原始材料，把发言讨论情况进行综合归纳，围绕会议中心，分自然段进行概括的表述。这种写法多用于小型会议的纪要撰写。特别是讨论的问题比较单纯、集中，与会者的意见又比较一致时，用这种方式比较简便。 （2）块条式。当会议规模较大、议题较多、涉及面广、内容比较丰富时，用概述式难以归纳。这时，用块条式表述比较适宜。 块条式又可分为块式、条式、块条混合式三种类型。 ①块式：所谓“块”，就是“部份”。块式表述把文章分为若干部份，每一部份表述一个独立的意思。或用序码，表示每部份顺序；或用小标题，标明每部份中心意思；或同时用序码、小标题把顺序、意思标出来。各部份的序码、小标题要另起行，标在文行中间位置。序码、小标题，既是划分各部份的标志，又是联系各部份的纽带。 ②条式：分条列项归纳会议的内容的写法。当会议内容虽然较多，但每一分项并不需要过多文字表述时，常用分条列项的方法表述会议情况。条、项要用序码标清楚。每条、每项都单另起行。 ③块条混合式。先分部份（“块”），在部份中再分条列项表述的写法。块条混合式写法适用于大型会议，特别是议题多、内容丰富、议决问题又比较重要的会议。当用块式、条式都难以归纳会议内容时，用块条混合式就能使大议题、小问题都各得其所地得以反映。 （3）记录式。写座谈会纪要，往往采用发言记录的方式构成纪要主体。重要人物的重点讲话，与会代表对主要议题的重要观点或不同意见，都可以采用较详细的发言记录形式予以反映。这种写法的好处是：直接、如实、准确、客观。 记录式具体写作有两种处理方法： 一种是按发言顺序对发言者讲话主要内容作如实的反映，这多用于重要人物的重点发言。常用“在会议开幕式上，×××同志作了重要讲话，他说：……”，“×月×日，×××同志到会作了重要讲话，他说：……”，“闭幕式上，×××同志作了总结发言，他说：……”等方式引入发言摘要。 另一种是将发言者讲话肢解为几个部份，再按议题性质分类组合，按一定逻辑顺序表述，以便把不同发言者对某议题的观点、意见集中起来，便于阅读者了解。这种写法多用于意见不集中的会议、议题或学术讨论会议。 记录式主体除写明发言者姓名外，必要时还要注明发言者工作单位和职务。 主体部份无论采取概述式、块条式还是记录式写法，都可以用“与会者认为”、“大家一致认为”、“会议认为”等语引出与会者一致的观点、意见。 3.结尾部份。大多会议纪要，没有结尾部份，主体部份写完，自然收束。有些会议纪要，有专门的结尾部份，用简短、明确、有力的话句提出要求、希望、号召。并往往用“会议认为”、“会议希望”、“会议要求”等在段首标明。三、撰写会议纪要应注意的几个问题 （一）必须准确反映会议内容。这是写好会议纪要的关键，要求执笔者必须对会议目的、进展情况、会议结果有全面的了解，对会议材料进行深入细致的分析研究，分清主次轻重，区别基本一致意见和个别观点，必要时还须请示会议主持者，以明确认识，把握会议精神，准确集中会议意见，避免以偏概全。 （二）必须突出一个“要”字。写会议纪要必须抓住中心议题，紧紧围绕会议的基本精神，在分清主次的基础上，有取有舍，有详有略，把会议中心突现出来。 （三）认真提炼，注意条理化、理论化。纪要不是会议材料的堆砌，意见的拼凑，执笔者要站在政策的高度，对会议内容综合概括，提炼出条理化的语言，并把它上升到理论高度，画龙点睛，阐明观点，使会议纪要既符合政策，又富有逻辑力量，对实际工作发挥指导作用。 |
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