报告与请示的写作

报告与请示的写作

报告与请示是机关应用文中的两个常用文种。《国家行政机关公文处理办法》规定：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”；向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

报告和请示属两个不同的文种，使用目的、写作要求都不相同。但在实际运用中，人们往往混淆两者的区别，在报告中有请示，在请示中有报告，甚至在公文标题中也写“请示报告”字样。虽经国务院主管部门三令五申，但是这种不规范的现象至今未绝。

报告和请示所以容易混淆，是由于它们有一些共同点和相似点：它们都是上行文，都是为了向上级机关联系工作，反映情况，陈述意见，都有一定的商洽性、陈述性。但它们也有不同之处：①请示着重请求上级解决、批准某个问题或某项工作，其内容要求上级批复或复函；而报告则着重于汇报工作，说明情况，提出建议，不要求上级机关批复。②请示的问题是未然事项，必须事先行文，不能先斩后奏。请示事项未获批准，不能生效；而报告则在工作之前、工作之中、工作之后都可行文，无需批准。

报告

（一）报告的类别

报告，是下级机关向上级机关报告工作、汇报情况、反映问题、提出建议的陈述性文件。按其内容一般可分为综合报告、专题报告、例行报告和回复报告等。综合报告是向上级机关汇报全面工作或几个方面的工作情况；专题报告内容比较单一，主要汇报某项工作或某个问题；例行报告是定时汇报工作；回复报告是答复上级机关查询的问题。按其性质又可分为呈报性报告和呈转性报告两类。呈报性报告使上级了解情况，便于指导工作；呈转性报告则是在呈报上级机关后，要求批转给有关部门参照执行的。

报告，在制发上不受时间的限制，可根据工作需要灵活运用。有的工作为了使上级机关在事前了解其计划、设想与意见，承办单位可在事前做出报告。有的工作当进行到一定程度时或告一段落后再写报告，对前一段工作的情况、取得的成绩、存在的问题，主要经验教训及对下一步工作的打算等做出汇报。有的报告则在工作任务完成以后制发，陈述内容主要是总结性的，使上级机关对工作有概括性了解。

（二）报告的写作特点及应注意的问题

1.报告是陈述性公文，表达方式以叙述为主。叙述详略关系到报告写作的质量。在概括叙述时，应把握住事物的本质，写出其全貌、过程。详述时，应细致清楚，真实反映事物的本来面貌，突出报告的中心。事实的叙述要明确而不繁琐。

2.报告大多是已然事态，因此要十分注意实事求是。有的报告不从本单位的实际情况出发，而是按社会上的时髦观点去剪裁本单位的工作实际。所谓经验、体会，常常不是从本单位工作中提炼概括出来的，而是套用外来的思想观点，截取本单位的个别例证，编在一起。看起来观点似乎不错，例证也是事实，但不真实。报告失真的另一个原因是以偏概全，扬善隐患，任意拔高。对工作中的失误或问题，或归于客观，或轻描谈写，能掩则掩，一带而过，这就使报告失去了其可靠价值。

3.报告虽以叙述为主，但也离不开发表议论，阐述观点。报告中的议论要从事实出发，有的放矢，起提纲挈领、画龙点睛的作用。不能凭借一点大发议论，更不能离开报告涉及的情况，无的放矢地引申发挥，空发议论。有的报告整篇都是干巴巴的说教，没有给人启迪的思想观点，没有能吸引人的典型材料，没有生动活泼的语言；有的则缺乏针对性，通篇是“放之四海而皆准”的大道理；还有的穿鞋戴帽，套话连篇。这样的报告，效果极差。克服的方法是坚持三不写，即没有充足材料的不写，没有理出明确观点的不写，没有典型意义的不写。

4.报告不得数事并报，严格要求一文一事。

5.报告不能附带请示事项，如有请示应另以“请示”行文。

6.报告应有明确的主送单位，有关部门可抄报、抄送，但不能与主送单位等量。

请示

请示，是下级机关请求上级机关或业务主管机关指示、审核或批准某一事项时使用的文种。有三个鲜明的特点：①必须是下级向上级行文。有的虽然不是直属上下级机关，但是属于业务主管机关。②必须是在自己主管范围内无法肯定或处理的事。既不能请示与自己职权无关的事，也要防止应自己处理并有条件有可能处理的事，也去请示。前者超越职权范围，后者则是矛盾上交，不负责任。③必须要求上级明确表态、批复。

什么情况下用“请示”呢？大致有如下几种情况：①涉及方针、政策界限等方面的重大问题，请求上级给予明确具体的解释；②在工作中遇到疑难问题，请求上级给予指示；③某项工作遇到新情况，需要上级支持；④工作中遇到新情况、新问题而无章可循；⑤本单位意见分歧，需上级做出裁决；⑥超出本机关职权处理范围的一切事项，如机构设置、人员编制、重大奖惩、财政支出、资产购置等；⑦因本单位情况特殊，难以执行上级的统一规定，需要变通处理的问题；⑧其它按上级规定应当请示的问题。

下面谈谈撰写请示应注意的问题：

1.要和报告区别开来。请示是请求性文件，虽然其中也可以反映情况，陈述意见，但其目的不单纯是让上级了解情况，而是说明请求的理由，请求上级答复。目前，在机关行文中，常常把两者混淆，特别是结尾用语不加区别，有的报告后面也写“以上意见当否？请指示”。实际上常常得不到回音，原因就是报告不具有请示的功能，无需批示、批复。有的请示后面不写“请指示”、“请批复”、“请批准”等征询期复用语，而写“请审阅”、“请审查”等没有明显期复口气的结束语，这就和报告相混淆了。

2.标题必须规范化。标题首先要标明“请示”这个文种，同时，要用请示的“事由”去限制，说明是关于什么问题的请示。例如《中国烟草总公司关于设立卷烟销售公司的请示》，目标集中，使人一目了然。实际运用中，请示标题毛病很多，大致有三类：

第一类是“请示报告”式。例①××厂关于固定资产折旧出售的请示报告。以“请示报告”代替“请示”，是概念使用上的一种混乱；应把“报告”去掉。

第二类是“申请（请款）报告”式。例②××局关于更新锅炉设备的请款报告。③××食堂关于购置冷藏柜的申请报告。④××市财政局关于申请追加广播事业费预算指标的报告。这三例都把“请示”写成了“报告”，尽管以“申请”、“请款”为“报告”增加了内涵，但落脚点还是在“报告”上，没能很好地表达“请求指示和批准”的内涵。应分别把“请款”、“申请”去掉，把“报告”改为“请示”。

第三类是“申请——请示”式。例⑤××教育局关于申请追加教育经费的请示。则对概念做了无意义的限制，用“申请”限制“请示”，重复多余，应把“申请”去掉。

以上三类错误，有一定的普遍性，尤其是一些基层单位写的请示，这类错误较多，应引起足够的重视。有的把“请示”写成“意见”、“建议”，更是“题不对文”。

3.主送单位要明确。请示一般只能写一个主送单位，并要注意党政分开，业务归口的原则。根据机关的隶属关系和职权范围来确定请示的主送机关。受双重领导的要向直接领导机关请示，不要齐头报送，以免造成误会。或双方都不批，贻误工作；或双方都批而意见不一，难以执行。有些明知直接上级机关无权决定，而须由更高一层领导机关解决的问题，也应逐级上报，不能越级请示。

4.要内容单一，一文一事。请示公文切忌冗长，包罗万象。在一份请示内要求同时解决或批准多项工作问题，往往使上级机关不好处理，势必贻误工作，造成损失。

5.请示的问题，必须是工作中亟待解决的，理由必须充足，解决办法必须切实可行。有的请示，提出的问题并不是需要马上回复的。例如一份注明日期是1987年2月的请示，要求主管业务部门在做1988年计划时增加预算，理由是1987年预算过紧，预计1988年还要增加机构等等。1988年该机关是否增加机构，还要看1987年形势的发展，2月份只能预测，不能最后肯定下来，而当时也不是做来年预算的时机。因此，对这份请示，上级机关只好把它作为备忘录压下来。还有的请示，虽然是工作中急于解决的问题，理由也比较充足，但解决办法不明确、不具体，落实时容易产生偏差，发生混乱。因此被上级机关打回来，责成请示单位进一步调查研究，提出切实有效的办法后，再行请示。

6.请示的内容如涉及其它单位，必须事先进行协商，取得一致意见，然后才能行文。不要一面写请示，一面将未经正式批复同意的请示公文下发。

7.不要滥用请示。凡属本单位职权范围以内的又有章可循的问题，应积极负责地自行处理。有些问题，根据现在党和政府的方针政策或国家的财力物力，都属于难以解决的事情，不要把矛盾上交。因为这种请示，不可能达到解决问题的目的。

报告和请示是国家政治经济文化生活中经常运用的两个文种，必须按照国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》的规定，严格加以区分，发挥其应有的作用。