吐血原创――如何写好论文(Word技巧版)

吐血原创――如何写好论文(Word技巧版)

今年“有幸”被抽中论文盲审，为了达到事半功倍的效果，开始撰写前花了一天时 间搜罗学习Word的使用技巧。事实证明，这一天的时间使我日后的论文撰写工作异 常的顺利。现将我的经验体会写下来，方便日后写论文的兄弟姐妹。 一、样式和格式 Word2003以上的版本，点击“格式――样式和格式”，就会在右侧出现一个样式和 格式的窗口，里面有你定义的所有的样式。如果你未设置任何格式(即没有更改过文 字字体、大小、段落等属性)，那么样式和格式列表入下图所示。 其中，标题1－标题3是Word中默认存在的格式，这3个格式可以方便我们日后自动生 成目录。我们可以手动修改每个格式的设置，比如，学校要求标题1是3号黑体，可 以右击标题1，选择修改，在弹出的对话框中，选择黑体，3号。标题2和标题3依此 类推。 对于正文，学校要求小四，宋体，段间距20磅，首行缩进2字符，这些都可以在格式 中具体设置。入下图所示，字体和大小可以在弹出框中直接修改，段落格式可以点 击弹出框左下角的“格式――段落”进一步修改。 还有一些特殊格式的定义，将在下面具体用到的时候详细说明。 二、参考文献的引用 对于学位论文来说，参考文献有上百篇，如果需要在中间插入一篇，就意味着我们 要手动修改以后的所有的文献标号。这里，我们利用交叉引用和自动编号来实现参 考文献的自动更新。 首先，敲入一篇参考文献，然后选中右击选择“项目符号和编号”，选第二个“编 号”选项卡。随便选择一个，点击“自定义”。按照学校要求的格式定义编号格式 。 在要插入文献的正文处左击鼠标将光标插入，然后点击“插入――引用――交叉引 用”，引用类型选择“编号项”，引用内容选择“段落编号”，在内容框里找到要 引用的参考文献，选择即可。这是你会发现光标所在位置出现了一个“[1]”，但这 并不是我们希望得到的格式。没关系，“样式和格式”在这里又要派上用场了。在 样式和格式窗口中选择“新样式”，名称可以定义为“上标”，点击左下角“格式 ――字体”，选择上标。回到正文，选择[1]，点击一下刚才定义好的样式，就会发 现[1]乖乖的到了上标的位置。 这样，参考文献和角标之间建立了一一对应的关系。日后即使你在[1][2]参考文献 之间又加入了一篇，即原来的[2]变成了[3]，只要在原来的角标[2]上右击选择更新 域，就会发现角标自动变为[3]了。对于上百个文献来说，就可以全选文章，右击选 择更新域，这样所有的角标都会自动更新了。 三、插入图片、表格 图片和表格的插入也是有技巧的，在删减图片时，文章中所有图片的编号都会自动 更改。可能有人说，反正我图片也不多，手动改也无所谓了。嗯，这是一个仁者见 仁智者见智的问题。不过就我个人来看，写论文的时候正规一点，费事一点，到后 来修改的时候那是 相当的 方便啊。 图片和表格方法基本一致，以插入图片为例。点击“插入――图片――来自文件” 选择你要插入的图片。怎么？图片显示不全？这个是当然了，因为目前的格式还是 正文格式，段间距20磅嘛。别急，这时候你需要在样式和格式里新建一个样式，可 以取名为“图格式”，只要把段间距改为单倍行距，然后把文字改为居中格式就ok 了。以后每次插入图片后，选中图片，点击一下你定义好的“图格式”样式，就好 了。 下面就说重点了，怎么插入图片的标号。选中图片，点击“插入――引用――题注 ”，选择新建标签，按照论文规定的格式，比如第一章的图片，我们可以新建标签 “图1-”，确定，你会发现题注框中自动出现“图1-1”字样，位置选择“所选项目 下方”（对于表格就选“所选项目上方”），点击确定。就会发现图片下面出现了 “图1-1”字样。在后面填上图的名字吧。在这里你还需要定义一个“图标注”的格 式。我们学校是要求楷体5号字，这个就不用我再教了吧。 另外，图片和表格还涉及到一个正文引用的问题。为了能使图片编号更改时文中引 用的编号可以自动随之更改，我们可以给图定义书签。选中图的编号，如“图1-1” ，点击“插入――书签”，给这副图命名，建议取这副图的名字。在正文需要引用 图的地方，点击“插入――引用――交叉引用”，引用类型选择“书签”，引用文 字选择“书签文字”，然后在下面的内容框中选择你要引用的图。就会在正文中插 入此副图的编号。以后更改时如参考文献的引用一样，只要更新域即可。 四、插入公式 对于公式，学校也有具体要求的。一般就是公式要居中，公式编号要居右。很多同 学选择手动在公式和编号之间输入空格来达到编号居右的目的。其实，对于标准的 word排版，这个也是有方法的，就是比较麻烦，用与不用还是看个人了。 公式的编号插入方法和前面讲的图的方法一样，也是采用题注的形式，这样在你中 间增减公式的时候，编号会自动变化。正文中引用公式的方法也如前文所述。另外 ，公式的格式是段间距1.5倍行距，需要你重新定义一个公式的格式。现主要讲述如 何实现公式的居中和编号的居右。 这里运用到一个“制表位”的概念。看到Word上面那排标尺了吗？把光标放在公式 所在的段落里，在水平标尺上大约中间的位置点一下，这样就放置了一个居中制表 位在点击的地方，如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。双击那个小标记， 可以打开制表位的对话框，选择“居中”。再在水平标尺末端位置点一下鼠标，可 以选择双击或者“格式――制表位”的方式再次打开制表位对话框，注意，这次选 择34.5cm(也就是你刚才设置的制表位位置，不同的页面设置数值会不一样)，对齐 方式选择“右对齐”。如下图所示： 将鼠标再次放入公式前端，按一下Tab键，再把鼠标放在公式和编号之间，再按一次 Tab键。发现公式居中，编号居右了吧！ 五、自动生成目录 由于前期你的论文的每级目录都采用了大纲的标题1－标题3的格式，最后生成目录 时，只要选择“插入――索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别”为3级， 其他不用改，确定后Word就自动生成目录。如果论文章节内容有变更，右击目录区 域，选择更新域就可以自动更新了。 现在能想到的就这些了。没想到写这个东西还怪累的。其实Word的功能很强大的， “工欲善其事,必先利其器”，多多研习一下还是有好处的。