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[word基础知识] 第八讲2

2011-04-24  春天没来

  6.【邮件合并】任务窗格
  (1)执行菜单栏中的【工具】/【信函与邮件】/【邮件合并】命令,弹出【邮件合并】任务窗格。
  (2)在【邮件合并】任务窗格中,包含的文档类型:信函、信封、标签、目录。
  (3)选取文档类型后,单击【邮件合并】任务窗格下方的“下一步:正在启动文档”,进入选项窗格中。
  (4)【选择开始文档】命令中包含三种选项:使用当前文档、模板开始和从现有文档开始
  (5)在【选择开始文档】命令中,选取【从现有文档开始】选项,在下方单击按钮,在弹出的【打开】对话框中,选取写好的信函文件。
  (6)单击下方的“下一步:选择收件人”,进入【选择收件人】选项窗格。
  (7)在【选择收件人】选项中也包含了三个选项:使用现有列表、从Outlook联系人中选取和键入新列表。
  (8)选择【键入新列表】选项,单击按钮,弹出【新键地址列表】对话框,在该对话框中,可以输入出相关的地址信息。
  (9)输入地址信息后,单击按钮,在弹出的【保存通迅录】对话框中,输入文件名进行保存。
  (10)单击按钮,弹出【邮件合并收件人】对话框,。
  (11)再单击对话框下方的“下一步:撰写信函”,进入“撰写信函”选项窗格,单击【其他项目】选项,弹出【插入合并域】对话框。
  (12)在该对话框中,可以将需要的域插入文档中,单击按钮,结束该任务。
  (13)单击“下一步:预览信函”进入【预览信函】选项窗格,在此可以查看到窗体信函加入个人信息的外观情况。
  (14)继续单击“下一步:完成合并”进入了【完成合并】选项窗格,此时邮件合并就基本完成了。
  (15)在【完成合并】选项窗格中,单击【打印】选项,在弹出的对话框中,可以选择文档三种打印方式。
  (16)在【完成合并】选项窗格中,单击【编辑个人信函】选项,在弹出的对话框中,可以选择文档三种合并方式。选择之后,可以对这些信函进行一一编辑。

  7.【邮件合并】工具栏
  (1)执行菜单栏中的【视图】/【工具栏】/【邮件合并】命令,弹出【邮件合并】工具栏。
  (2)【设置文档类型】:这是设置邮件合并文档的快捷方式。选项包括“信函”、“电子邮件”、“信封”、“标签”和“目录”。
  【打开数据源】:打开一个标准浏览窗口来追踪和打开需要使用的数据源。
  【收件人】:运用该命令,可以查阅收件人的各项信息。
  【地址块】:可以设置出精确的地址信息。
  【问候语句】:该命令可以在信函中插入问侯信息。
  【插入域】:将设置完成的收件人信息,插入文档中。
  【插入Word域】:运用此按钮,可以插入一些另一种种类的Word域。
  【查看合并数据】:它让你预览插入数据的邮件合并文档。
  【合并域底纹】:把文档中的合并域突出显示,你可以准确看到来自数据库的数据所插入的位置。但底纹是不会打印出来的。
  【域映射】:可以设置数据库中的附加信息与“邮件合并”的地址是否相匹配。
  【扩散标签】:当使用邮件合并创建邮件标签时,此命令可以复制邮件合并文档中的一个标签及所有标签的域从而节省你的时间。
  【首记录、上一记录、定位记录、下一记录、尾记录】:运用此控制可以在合并文档间移动。
  【查找条目】:此选项可以根据关键词搜索特殊记录。
  【检查错误】:单击此按钮,可以在打印之前检查合并文档的错误。
  【合并到新文档】、【合并到打印机】、【合并到电子邮件】、【合并到传真】:运用这些按钮,可以选择邮件合并程序的最终输出方式。

 


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