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177条办公使用技巧

2011-04-28  水木年华8...

1. Word表格玩自动填充

  在Word表格里选中要填入相同内容的单元格,单击“格式→项目符号和编号”,进入“编号”选项卡,选择除“无”之外的任意格式框,点击“自定义”按钮,在“自定义编号列表”窗口中的“编号格式”栏内输入需填充的内容,在“编号样式”栏内选择“无”,依次单击“确定”退出后就可以看到该内容已经自动填到各单元格中去了。

2. Word中巧输星期

  进入“项目符号和编号”对话框“编号”选项卡,单击“自定义”按钮,在“编号样式”一栏内只能选择“1,2,3”或“一,二,三”等样式,要输入星期一、二、三怎么办?其实只须先选中要填充的表格,在“编号样式”栏内选择“一,二,三”,然后在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。 

3. 输入带圈字符又一法

在Word中经常要用到一些带圈的数字,输入①、②之类字符只须点击“插入→特殊符号”,然后找到这个带圈的数字即可。如果要输入大于10的数字,怎么办呢?可以先在文档中输入这个数字,然后选中它,点击“格式→中文版式→带圈字符”,打开“带圈字符”对话框,点击合适的圈号和样式,最后点“确定”即可。另外,本方法不仅适合输入带圈数字,也适合输入其他带圈的字符。

4. 快速转换大写金额

  在Word中输入12345,然后点击“插入→数字”命令,在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁……”单击“确定”,则12345就变成了中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。

5. 去掉自动编号功能

  点击 “工具→自动更正选项”,打开“自动更正”对话框,进入“键入时自动套用格式”选项卡,找到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项,取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。

6. 将光标固定下来

  在Excel中,有时为了测试公式,需要在某个单元格中反复输入数据。想让光标始终固定在这个单元格中,可以通过下面两种方法来实现:

  ①选中要输入数据的单元格(如D6),按住CtrL键,再单击该单元格,然后就可以在此单元格中反复输入数据了。

  ②执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“编辑”选项卡,清除“按Enter键后移动”复选框中的钩即可。

  以后在任意一个单元中输入数据后按Enter键,光标仍然会在原单元格中。如果要移动单元格,可以用方向键。

7. 去除绘图时出现的画布

  在Word 2002中使用自选图形工具画图时,总会出现一个“画布”,去掉它的方法是:点击“工具→选项”,进入“常规”选项卡,去除“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。

8. 画出不打折的直线

  在Word中如果想画水平、垂直或15°、30°、45°、75°角的直线,只须在固定一个端点后,按住Shift键,上下拖动鼠标,将会出现上述几种直线选择,位置调整合适后松开Shift键即可。  

9. 加减乘除轻松输入

  i和I在中文输入法智能ABC中有着特殊的意义,它们可以作为输入小写和大写中文数字的前导字符,还可以用来将数学运算符号变为相应的汉字,在i或I后面输入+、-、*、/,按回车键或空格键,即可得到与之对应的汉字加、减、乘、除

10. 部分加粗表格线

  在Word中需要加粗某一条或几条表格线时,可以先在工具栏选项中点击“表格和边框”按钮,然后在“表格和边框”窗口中选定“线型”与“线宽”,再点击“绘制表格”按钮,最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。 

11. 大小写随意转换

  用Word编辑文档的时候笔者经常用到大小写转换,用Caps Lock键很不方便。下面是笔者总结的几个方法(以Word 2003为例):选中要转换的文字,按“Shift+F3”组合键可以使字母或单词样式在“全部大写”和“全部小写”之间转换;按“Ctrl+Shift+K”组合键可以使字母或单词在“小型大写字母”和“小写字母”之间转换。选中要转换的文字(或整个文档),单击“格式→更改大小写”,即可在出现的对话框中进行更复杂的大小写设置。  

12. 点、弧、正方形、正圆轻松画

  在Word的绘图工具栏中单击“椭圆”,按住“Shift+Ctrl”组合键,用鼠标拖出一个小正圆,再填充黑色就能得到一个“黑圆点”。点击“自选图形→基本形状”,选用“弧形”工具,按住Shift键拖动鼠标可画出45°圆弧,按住Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的弧线,按住“Shift+Ctrl”组合键可画出从起点向两侧延伸的45°弧线。鼠标拖动的距离决定弧线的长短,拖动的方向决定弧线开口的方向。点击“矩形”工具,按住Shift键的同时拖动鼠标即可画出一个正方形,按住Ctrl键即可画出一个从起点向四周扩张的矩形,按住“Shift+Ctrl”组合键即可画出从起点向四周扩张的正方形。

  同理,点击“椭圆”工具,按住Shift键的同时拖动鼠标即可画出一个正圆,按住Ctrl键即可画出一个从起点向四周扩张的椭圆形,按住“Shift+Ctrl”组合键即可画出从起点向四周扩张的正圆。  

13. Word中输入公式又一法

  在Word中输入公式可以不用公式编辑器,而用“域”的方式来实现:按“Ctrl+F9”组合键插入域定义符“{ }”,然后在“{ }”之间输入表示公式的字符串,然后按“Alt+F9”组合键即可看到结果。例如{ EQ \f(1,2) } 显示为;{ EQ \i \su(1,2,3) }显示为。关于域代码和公式的对应关系请参看Word中关于域的帮助。 

14. 用IF函数搞定“#DIV/0!”

  在Excel中用公式计算时,经常会出现错误值“#DIV/0!”,它表示公式中的分母引用了空白单元格或数值为零的单元格。如果作为正式的报表,出现这样的字符当然不能让人满意。笔者的解决方法有二:

  1.手工找出单元格中的出错公式,一一将它们删除。这种办法适合于出现“#DIV/0!”不多的情况。

  2.如果报表中出现很多“#DIV/0!”,上述方法就显得太烦琐了。这时就要利用IF函数解决问题:在C2单元格中输入公式“=IF(B2=0,"—", A2/B2*100-100)”,再用“填充柄”把公式复制到C列的其他单元格中,“#DIV/0!”就会被“—”代替,报表自然漂亮多了。 

15. 快速复制不连续单元格区域内的数据

  在Excel里选中不需要复制的行或列,右击鼠标,选择“隐藏”即可将选中的行或列隐藏起来;然后选择需要复制的整个数据区域,执行“编辑→定位”命令,打开“定位”对话框,单击“定位条件”按钮,在弹出的“定位条件”对话框中选择“可见单元格”选项,按“确定”返回。最后再执行“复制”、“粘贴”操作,即可只复制可见单元格里的内容。  

16. 妙用“填充”,美化表格

  如果想在Excel表格中加入漂亮的横条纹,可以用下面的方法:先在一单元格内填入“*”,然后用填充柄将“*”复制到同一行的若干单元格中,单击“格式→单元格”命令,进入“单元格格式”窗口,切换到“对齐”选项卡,在“水平对齐”下拉列表中选择“填充”项,最后按“确定”按钮,这样,刚才选中的单元格中就填满了“*”。 

17. 打印也能逆页序

  一般情况下,Word默认的打印顺序是从第一页到最后一页。这样,打印作业完成后,第一页当然就处在整份文件的最下面。其实我们完全可以把这个顺序“颠倒”过来:点击“文件→打印”,点击左下角的“选项”按钮,在“打印选项”栏中勾选“逆页序打印”项,就可以使打印顺序改为从最后一页到第一页,从而保证打印后正确的页面顺序。

18. 逐份打印,省去分类整理的麻烦

  如果某文档要打印许多份,你是不是先一页一页打印,然后再分别整理呢?这样做十分麻烦,其实我们可以利用“逐份打印”功能,把文件逐份打印出来。在Word中选择“文件→打印”,选中窗口右侧的“逐份打印”项即可。

19. 在打印预览模式下编辑文档

  有时候在打印预览模式下需要调整某些文字和图片,难道只能先退出打印预览模式吗?不是的,其实在打印预览模式下也可以编辑文档:进入打印预览模式,点击左上角的“放大镜”按钮,鼠标指针就会变成Ⅰ字形状,这时就可以直接编辑文字和图片了。  

20. 快速移动/复制单元格

  在Excel中,用鼠标点击某个单元格,当鼠标指针成十字箭头形状时,拖动它到新位置,再松开鼠标,即可实现单元格的“移动”。在按住Ctrl键的同时,用上面的方法拖动单元格即可实现“复制”。将鼠标移到单元格的右下方,待鼠标指针成粗十字形状时,按住左键拖动鼠标(这时只能左右或者上下拖动,不能斜向拖动),即可把源单元格中的内容复制到鼠标经过的所有单元格区域中。  

21. 让标尺自动出现

  为了增大Word的文档编辑区,我们可以取消“视图”菜单“标尺”项前的钩,使得在页面上不显示“标尺”工具条。不过偶尔需要用标尺来检查排版位置的时候又怎么办呢?最简单的方法是将鼠标指向编辑区的上(左)边框处,停留一会,水平(垂直)标尺就会显示出来;鼠标一离开,标尺就会自动隐藏,非常方便。

22. Excel中特殊符号巧替换

  在Excel中,符号“*”通常是作为特殊符号来处理的。如果要将“3*5”中的“*”替换成“×”,用传统的替换方法,Excel会把“3*5”做为一个整体替换掉。其实我们可以这样操作:选中需要替换的单元格区域,按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”框中输入“~*”,在“替换为”框中输入“×”,最后单击 “替换”按钮即可。

23. 快速隐藏行和列

  在打印工作表时,我们有时需要把某些行或者列隐藏起来,可是用菜单命令或拖曳行号(列标)分界线的方法比较麻烦,这里笔者介绍一个简单方法:在英文状态下,按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键,就可以快速隐藏光标所在的行或列。

24. 快速复制单元格又一法

  上期“小便笺”中介绍了几个在Excel中快速复制单元格的方法,笔者这里也奉献一个:首先选中要输入相同内容的单元格(可以用鼠标拖拉,也可以在按住Ctrl键的同时逐个选择),然后点击输入框,输入内容,最后按“Ctrl+Enter”组合键即可。 

25. 把文件图标快速插入Word文档中

  如果我们在编辑Word文档时,需要插入某种文件(如RAR压缩文件)的图标,可以这样操作:在电脑中任意找一个带有这种图标的文档,执行一下复制操作(不要打开文档),然后切换到Word文档中,执行一下“粘贴”操作,相应的图标就插入到文档中了。

26. 向已有打印区域中添加单元格打印

  在打印选定区域的Excel工作表中,有时又要临时添加一些单元格内容的打印。这个时候可以按照下面步骤做。先执行菜单命令:视图→分页预览。然后选择要添加到打印区域中的单元格,并右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“添至打印区域”命令。

27. 将指数形式的数字转为文本

  当我们在Excel中录入的数字超过11位时,Excel就会自动将该数转为指数形式的科学计数法。因此,在录入这类数据时,最好先将相应单元格格式转为“文本”,或者在录入数字时在开头加一个英文单引号“'”。如果单元格中已经输入数字,可先将该单元格格式转为“文本”,然后选中该单元格并按F2键,再回车重新确认数据即可。

28. 让Word 2003自动加载输入法

  打开“工具”菜单,选择“选项”命令,在弹出的选项对话框中选择“编辑”选项卡,勾选“输入法控制处于活动状态”。点击确定,重新启动Word 2003就生效了。 

29. 清除页眉/页脚中的横线

  使用Word页眉/页脚设置页码时,总伴有一条不受欢迎的横线。要去掉这条横线吗?请按以下步骤:从工具栏打开格式菜单,点选“式样和格式”,在弹出的应用格式表中,有一项“页眉”,用鼠标指向这个页眉,显出一条有框的横线,右端有个▼扩展菜单,用鼠标点击“删除”,那根横线立即消失了。 

30.  用Word巧打Access表格

  Access具有数据库处理功能,但在打印设置功能上却不及Word,所以我们可请出Word来美化设置和打印Access数据表格。具体做法如下:

  在Access中打开一个数据库中需要处理的表,在做完排序等数据处理工作后,选择其中全部或部分列,执行菜单命令“工具→Office链接→用MS Word发布”,系统将自动生成一个与该表文件的主名相同、以RTF做扩展名的Word文件,并自动打开这个文件的Word编辑窗口,这时可以对这个表格的字体、边框、底纹等进一步进行设置,做好后在Word中打印输出。

31.  Word中文字与表格之间的转换

  将表格转换为文字:选中表格,执行菜单项中的“表格→转换→表格转换成文字(B)”命令,然后选择“文字分隔符”,确定即可。

  将文字转换为表格:要保证转换为表格的各列内容间有且只有一个分隔符,分隔符可以是段落、逗号、制表符、空格或其他自选的半角英文符号,每行文本左边紧靠左边界(文字前不能有空格等)以回车键结束。然后选择文本,依次打开“表格→转换→文字转换成表格(X)”,选择对应的分隔符,再输入生成的表格列数就可以了。

32. Excel中快速输入日期

  如果要在Excel中输入递增连续的日期,有个简单方法:在首个单元格中输入起始日期,比如“2010/2/1”,然后将鼠标移到单元格的右下方,当鼠标变成十字形状时(填充柄),横向(竖向)拖动鼠标,则所经过的单元格中就会自动填充递增连续变化的日期。向右向下拖动,日期递增,向左向上拖动,日期递减。

33. 轻松设置特大特小字

  在Word中,文档字号的默认设置只能在最大72磅、最小5磅之间进行。如果输入内容的字号要超出这个磅值范围请先选中要修饰的文本,直接在“字号(S)”栏输入所需的磅值。字体大小的磅值范围为1~1638之间。还有一个更方便的办法就是反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体逐渐增大或使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变小。

34. Word行距快速调整

  在Word 2000/XP中,选中要调整行距的整个段落,或者将光标定位在该段文字上,执行“Ctrl+1”,设置单倍行距;执行“Ctrl+2”,设置2倍行距;执行“Ctrl+5”,设置1.5倍行距;而执行“Ctrl+0”,则在段落前添加一行12磅的间距。

35. Word平衡栏长有妙招

  在Word中分栏,栏长短不齐的现象时有发生,针对这一问题只需在分栏时不选中末尾段落标记(有可能要单击“显示/隐藏编辑标记”按钮,将段落标记显示出来),然后按正常方法分栏,即可实现平衡栏长。

36. 快速输入小数点

  选择“插入→符号”,在打开的窗口中选择“符号”选项卡,并在列表框中选择符号“.” ,单击“快捷键”按钮,打开“自定义键盘”对话框,在“请按新快捷键”栏中键入相应的快捷键如“Alt+U”,再单击“指定”按钮,然后在“将修改保存在”栏的下拉菜单中选定“Normal”,接着关闭“符号”窗口。好了,以后你在中文标点状态下输入小数点时只要按下快捷键“Alt+U”即可输入小数点符号了。 

37. Word也玩文件预览

  运行Word,点击工具栏上的“打开”按钮,在对话框中选中某个Word文件,再点击上方工具栏中“视图”按钮旁边的向下三角,选择“预览”就行了。这样,这个Word文件的内容就在右边显示出来了。

38. 批量处理多种对象的高度和宽度

  很多时候我们需要将某个文档中的一些图片、艺术字等对象统一大小。如果觉得一个一个做太麻烦的话,你不妨试试先选定要统一大小的所有对象,再点击“格式→对象”命令,在弹出的对话框中选择“大小”选项卡,然后在“高度”和“宽度”框键入所需要统一的尺寸即可。

39. 更换菜单弹出效果

  也许你看到过很多人的Office XP菜单不是单纯弹出而是以滑动或者展开的动画效果显示的,感觉比较好看。其实这种弹出效果的实现很简单,你只要执行“工具→自定义”命令,然后点击“选项”标签页,在最下方有一个“菜单打开方式”的下拉选框,在这里你可以选择自己喜欢的菜单打开方式。

40. 防止信封打偏

  通常我们在用Word打印信封时,会发生信封内容打偏的情况,那是因为手动送纸盒上没有刻度尺,所以送纸时往往达不到要求发生偏离,其实你只要点击“工具→信函与邮件→信封和标签”命令,在弹出的对话框中点击右下角的“送纸”按钮,然后在“送纸”对话框上方选择一种送纸方式,就可以解决信封打偏的问题了。

41. 绘图时不再出现画布框

  从Word 2000到Word XP,Word的确优化了不少,但在使用自选图形工具画图时,总会出现一个“画布”,用起来很不方便,执行“工具→选项”命令,在弹出的对话框中选择“常规”选项卡,去除“插入自选图形时自动创建画布”前面的钩就可以顺利解决了。

42. 对《Word平衡栏长有妙招》的一点补充

  电脑报第13期《Word平衡栏长有妙招》一文介绍的方法正确无误,但当笔者按文中所述操作时,却发现不选中段落标记却有些难于操作。这是为什么呢?原来,Word以段落标记包含段落格式和节的格式设置,所以对段落的默认选择操作是:在选定整个段落时,自动选定段落标记。如果想轻松选中段落内容而不选中段落标记,可进行以下设置:在“工具”菜单中,单击“选项”,单击“编辑”选项卡,清除“使用智能段落选择范围”复选框,单击“确定”按钮。

43. 按“Alt+Shift+P”组合键自动插入页码

  按“Alt+Shift+P”组合键可以在页面的任何位置插入本页页码,如果哪一页没插入,则不显示页码,当页数发生变化时,可以自动更新。更新方法很简单,只要用“Ctrl+A”组合键全选文档内容,右击鼠标,出现快捷菜单,单击“更新域”,显示的页码便全部自动更新,不需要人为逐个更新。

44. 去掉烦人的边框横线

  有时候我们在编辑别人文章格式过程中会发现段落后面有一条烦人的横线,既不美观又影响文字输入,这实际上是一条边框线。这个时候我们该怎么办呢?其实非常简单。打开“格式→边框和底纹”,在“边框和底纹”选项卡中的“边框”设置处选取“无”,然后点击“确定”即可。

45. WPS表格轻松移动

  在WPS Office2003版本中,把鼠标移到非常接近最左边的边框处或者左上角的顶点处,点击鼠标左键,则在表格四周会出现四个控点,表示表格被选中。按下“Ctrl+X”快捷键,剪切表格,然后再按下“Ctrl+V”快捷键,在原位置进行粘贴。看到了吧?表格在水平方向上已经移到最左边了。现在再选中表格移动试试?现在可以想怎么移就怎么移了。

46. 将Word文件导入PowerPoint

  将Word文件转换成大纲视图,设置好各级的标题,运行PowerPoint,执行“插入→幻灯片(从大纲)”命令,然后在弹出的对话框中选择想要转换为幻灯片的Word文档,这样就可以将Word文件导入到PowerPoint中进行演示了。

47. 在Word中给目录单独设置页码

  用Word编辑论文集、教材等文档时,经常会碰到这样的情况:要求为前面的序言、目录设置各自的页码,而正文部分则重新开始编排每页的页码。但我们若按常规设置来插入页码,并不能实现上述的设置。

  事实上,Word可以通过插入“分节符”将文档分成若干节,每个节都可以设置成不同的格式,其中也包括不同页码格式的设置。将插入点定位于新节开始处(如论文集的正文开始处),执行“插入”菜单中的“分隔符”命令,并在对话框的“分节符”中选择“下一页”,然后将插入点分别置于各节中(如论文集的目录与正文部分)设置各自的页码即可。

48. 精确调整图形位置

  在Word中,,我们调整图形位置,往往是用鼠标进行拖动,然而这种办法有时并不能做到精确到位。其实还有个方法,这就是用户在选定需调整的图形后,按住Ctrl键的同时,使用方向键来进行调整,这样出来的效果会更好。

49. A4两页内容妙“嫁”A3页

  在Word 中,将两页A4内容一次性打印到一面A3纸张上,一般都是采取分栏的办法处理。其实利用Word 拼页设置即可解决。打开Word,点击“文件”,进入“页面设置”,选择“纸型”中的A3纸张,纸张方向选定横向;选择“页边距”中的“拼页”(如拼页为灰色请将装订线位置定为左侧);输入文字,打印即可。

50.《平衡栏长有妙招》再补充

  看了电脑报第13期“办公之家”《平衡栏长有妙招》和第14期对于它的补充后,笔者认为这些方法确实是解决平衡栏长的实用方法,但笔者下面提供的方法更加快捷和简单。先将光标定位在段落的最后,再进行如下操作:依次打开“插入→分隔符”,在分节符类型处选择“连续”,最后点击“确定”。这个时候栏长短不齐现象消失。一切OK。

51. 让Word按需打印

  如果只打印一部分文字可以先选定需打印的文字,再按下“Ctrl+P”,然后在“页面范围”标签中单击“选定的内容”选项,再回车即可。如果打印一个文档中其中的几页,可按下“Ctrl+P”后,在“页面范围”标签中的“页码范围”后输入需打印页码,再回车即可。

52. 巧用“单色打印”

  如果将应用了彩色格式的Excel工作表通过黑白打印机打印,会发现效果欠佳。原来,在黑白打印机上,Excel是以不同的灰度来打印彩色效果。那么怎样用黑白打印机打印彩色格式的工作表呢?首先打开要打印的Excel工作表,然后依次打开“文件→页面设置”,单击“工作表”选项卡,再选中“单色打印”复选框,单击“确定”按钮就可以了。

53.  也谈WPS表格轻松移动

  《电脑报》2004年第15期E11版介绍了在WPS Office 2003文件中用快捷键实现表格移动的方法。笔者经研究发现还有一个方法可以非常容易地解决这个问题。现介绍给大家共享:选中表格,按鼠标右键出现选项菜单,用鼠标左键选“排版位置”中的“在当前位置”,就OK了。

54. 让数据按小数点对齐

  在Word中的对齐方式通常只有左、右、中三种,我们在使用Word表格制作报表时经常需要用到按小数点对齐的格式,这用常见的对齐方法显然是不行的,要通过小数点对齐制表位进行对齐。首先重复点击水平标尺与垂直标尺的交叉处,图标会不断变化,切换到小数点对齐制表位。然后选中要沿小数点对齐的一列表格,在水平标尺上该列相应的位置点击,即可使表格中的数据沿小数点对齐到我们点击的位置。

55. 巧选纵向Word文本块

  在Word中,通常选择文本的方法都是按行选择文本。现在,文档中有两首并行排列的唐诗,你只想选中其中的一首,对它进行诸如改变字体、字号的操作,以有别于另一首。该怎么办呢?按住Alt键,然后拖动鼠标即可按列选择纵向文本块。或者也可以先单击要选择文本块的一角,然后按住Alt+Shift,再单击文本块的另一角。

56. 快速设置制表符的位置

  用Word编辑选择题试卷时,经常会遇到这样的情况:要求几个标准答案,分散整齐对齐,如果用空格慢慢调试是可以实现的。但这样既费时又麻烦,而利用制表符就容易了。用鼠标在标尺上需要对齐位置处单击鼠标左键,标尺上就设置了一个制表符。按一下Tab键,光标就与所设的制表符对齐了。如要精确设置制表符位置,按下Alt键再拖动标尺上的制表符。

57. 字体加圈 只需一按

  选择“工具→自定义”,在弹出的“自定义在Word中”对话框中选中“命令”选项;在左边“类别”选项中选择“所有命令”项,在右边“命令”选项中找到并选择“Format Enclose Character”选项,用鼠标将它拖曳到现有的工具栏中,按钮就会在工具栏中生成,这样我们就可以方便地使用它了。

58.  一个版实现多页显示

  正常情况下一个版只能显示一页文件,但有时我们想大致了解所有页文件的外观,可以先按“预览打印”图标,或点击“文件→打印预览”,在工具栏上单击鼠标右键,选择“常用”。这时,Word的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。再在工具栏上右击鼠标,选择“自定义”,进入自定义设置状态。将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。关闭“自定义”窗口,再关闭“预览”模式。以后,按Word“常用”工具栏上的“多页”按钮,就可以选择一个版显示多个页面了。

59. 角度符号快捷输入

  在使用Word编辑数学文稿时,经常要用到角的度数符号,虽然通过插入特殊符号能够实现,但用得多了就感到烦琐。其实要解决这个问题也很简单,只要按下Alt键不放,再依次按下数字小键盘上的0、1、8、6键,然后松开Alt键,就搞定了。

60. 平方米(m2)的标注方法

  首先输入m2,然后把2选中,点鼠标右键选择“字体”快捷菜单,然后在字体对话框中的效果选项中把“上标”前的复选框选中,点击确定m2就变成m2了,是不是很简单?

61. 巧用“自动更正”实现快速录入

  为节省打字时间,可以将常用字串(如单位名称等),自行设定成为一个自动更正项目。以“宣汉县厂溪乡中心校”为例,打开“工具→自动更正”,在“替换(R)”对话框中输入“XX”,而在“替换为(W)”里输入“宣汉县厂溪乡中心校”,按“确定”按钮后,“宣汉县厂溪乡中心校”这几个字就被设定为自动更正项目了。以后在任何一个Office文件中只要输入“XX”并且按下空白键,就会自动将“XX”替换成“宣汉县厂溪乡中心校”,这很方便吧。

62. 在Excel中快速输入时间、日期

  在Excel中操作过程中,经常需要输入时间、日期等,输入过程中结合使用“/”、“-”、“:”等符号,可以事半功倍。在输入日期时,使用“/”、“-”符号,可以按照设定的格式直接转换为日期形式,比如在单元格中输入“4/5”,即可自动转换为“4月5日”,而输入时间时,使用“:”符号,比如“3:45”,则可以按照设定的格式自动转换相应的时间形式,比如 “3:45:00 AM”。

63. 妙建单行多列表格

  在Word中建立表格办法很多,但有时我们需要一个单行几列的短表格,使用那些方法却并不快捷。这里介绍一种使用键盘上的加减符号键就能便捷地做出一个单行多列表格的方法。具体做法是:先用“+”号开始,然后输入一串“-”号,达到合适的宽度后,再输入一个+号。例如要制作一个单行三列的表格:只要输入+------+----+----+,在输入最后一个+号后按下回车键,Word就会自动把它转换为表格了。

64. 巧改页眉横线

  通常在Word 2000中,设置了页眉之后,在页眉和正文之间就有一条单线分隔线。那么,可不可以把分隔线设置成双线或其他类型呢?双击页眉,使它处于编辑状态。然后单击菜单“格式→样式”,在弹出“样式”对话框中单击更改按钮,点击边框→边框和底纹,这里有双线、三线、波纹线等多种线型,还可设置线条的颜色、粗细等。最后选择你喜欢的线型,在预览项的上下左右边框中单击下边框,单击“确定”按钮。在各对话框中都单击“确定”或“应用”按钮,这样,一条合心意的分隔线就做出来了,是不是很容易,赶快试一下吧

65. 分栏页码DIY

  由于工作需要,我经常要制作八开纸试卷,卷面分作两栏。分栏后需要在每一栏上插入页码。Word没有现成的命令可供使用,通过反复实践、摸索,我总结了一种方法,下面以八开纸(38.8×26)为例说明:

  打开“页面设置”对话框,先设置纸张──36.8×26,方向──横向;设置“页边距”,选定“拼页(2)”,按下“确定”按钮;利用“插入”中的“插入页码”菜单,插入页码即可。进行上述设置时,我们并没有将页面分栏,在编辑状态和“打印预览”状态下不出现分栏情况,它始终以一栏形式出现,但打印出来的实实在在是一页纸被分成了两栏,而且每栏都插入了页码。

66. 巧妙计算公式中的部分值

  在使用Excel计算数据的过程中,经常会使用一些比较复杂的公式,比如“D7*E7*D8+D9/E9*E10+E11”,如果需要计算公式中部分结果,可以单击公式所在的单元格,然后在编辑栏中,选中公式中的某个部分,比如“D9/E9*E10”,按下“F9”键即可显示部分公式计算结果“2733”,需要退出时,按下“Ctrl+Z”键即可退回到原来的公式状态。

67. 试卷答案巧隐藏

  用Word制作各种试卷时,我们通常把答案放到另外一个文件中保存。其实,只要巧妙设置,它完全可以与试题放到一起。选中答案部分,点击“格式→字体”,选中“隐藏文字”复选项,这样,答案就看不到了,而且答案所占据的空间也被隐藏了。想重新看到答案,只要点击“工具→选项”,在打开的“选项”对话框中,点击“视图”选项卡,在“格式标记”部分选中“隐藏文字”复选项就可以了。  

68. 给单元格数据加上单位

  首先只输入数据,完成后,选中数据单元格,然后点击菜单命令“格式→单元格”,打开“单元格格式”对话框。点击“数字”选项卡,在“分类”列表中选择“自定义”,然后在右侧“类型”输入框中输入:#"元"(引号为英文状态下输入,本例以“元”为单位),点击“确定”就可以了。

69. 在WPS 2003中处理下载文档

  出于教学需要,经常需要到网上下载一些资料,而这些文档往往含有大量空格、空段和不必要的回车.其实用WPS处理网上下载文档非常简单:1.启动WPS Office2003,打开“工具→文字”,在菜单中选“删除空格”,删除空格工作就完成了;选“段落重排”,删除不必要的回车;选“删除空段”,所有空格就都被删除了。

  如果用上述第三种方法无法删除空段,我们可以用鼠标点击空段的起始处或结尾处,此时隐藏图标会显示为方框并且周围带有8个小圆点。按Del键删除即可。

70. 快速选定“空白”和“数据”单元格

  在Excel中,经常要选定空白单元格,逐个选定比较麻烦,如果使用下面的方法就方便多了:

  打开“编辑→定位”,在“定位”窗口中,按下“定位条件”按钮;选择“定位条件”中的“空值”,再按“确定”,空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格,在上面方法的“定位条件”窗口中,选择“常量”,再点“确定”,含有数据的单元格全部选定。

71. 让字符站起来

  在Word文档中,如果有竖排文字,其中非汉字的字母、数字和其他字符都是“躺”着的,如何让它们站起来呢?选中字符,然后打开“格式→中文版式”,单击“纵横混排”,选中“适应行宽”,单击“确定”按钮。现在,选中的字符就站起来了。

72. Excel中横竖巧互换

  有时一张工作表中的某列数据会使用到另一张表中的某行数据。这时就需将行转换为列,人工拖动太繁琐。利用下述方法就可巧妙地实现横竖的轻松互换。

  选中该行数据并复制,在一张打开的空白文档中使用“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令,选择“无格式文本”进行粘贴;打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”框中输入“^t”(制表符),在“替换为”框中输入“^p”(回车符),点击“全部替换”;再将全部数据粘贴回Excel中即可。

73. Excel中给图形加链接数据

  单击要链接的自选图形,然后在Excel的编辑栏上输入“=”,再单击包含链接数据或文本的工作表单元格。比如我们要引用Sheet1工作表的A2单元格,就可以键入“=Sheet1!A2”。完成后按回车键就可以了。以后改变A2单元格的数据,自选图形中的数据也会相应改变。

74. 只给文字加下划线

  在Word文档中,有一段带有空格键的文本,现在你只想给该段文本中的文字加上下划线,而忽略其中的空格。此时,请选中该段文本,然后按下“Ctrl+Shift+W”键就OK了。

75. 批量转换日期格式

  以前在Excel中输入职工出生时间时,为了简单都输入成“yymmdd”形式,但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式,那么几千名职工出生时间肯定不能逐个手工转化。先选定需要转化的区域。点击“数据→分列”,出现“文本分列向导”对话框。勾选 “固定宽度”,连续两次点击“下一步”按钮,在步骤三对话框的“列数据格式”中,选择“日期”,并选定“YMD”形式,按下“完成”按钮,以前的文本即转化成了需要的日期了。

76. 巧用Excel缩放图片

  打开Excel后先选择一定的区域,执行“合并及居中”命令将表格线去掉,点击菜单“插入”→“图片”→“来自文件”来导入需要缩放的图片。导入后,用鼠标选中图片,此时图片四周会出现8个选择点,将鼠标移动到选择点,当指针变为双箭头时上下左右拉动即可调整大小了。接下来将修改好的图片复制粘贴到画图程序中保存(最好保存为24位图或BMP格式)就可以了。

77. 让PPT“撤消”更强大

  使用PPT编辑演示文稿时,在误操作后,单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮可以恢复误操作前的状态,但默认最多只能够撤消最近的20次操作。想拥有更多的后悔药吗?方法也简单,设置步骤是:在“工具”菜单中,单击“选项”命令,然后单击“编辑”选项卡,在“最多可取消操作数”框中输入希望PPT能够撤消的数目,可选择的数字范围在3~150之间,单击“确定”按钮即可。

78. Excel中消除0值

  在Excel中当单元格计算结果为0时,默认会显示0,这看起来显然有点碍眼。如果你也和我一样希望单元格为0时显示为空白,那么你可以试试下面的方法。打开“工具→选项→视图”,取消“0值”复选项前的√,确定后,当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。

79. Word中的一键粘贴

  编辑Word文档时,通常大家都使用“粘贴”命令,或“Ctrl+V”键进行操作。你想不想一键即完成粘贴操作?设置方法是:打开“工具→选项→编辑”,选中“用INS键粘贴”复选框,单击“确定”按钮。之后,你只要按下Insert键或Ins键即可将“剪贴板”中的内容插入文档。

80. 用鼠标滚轮缩放字体

  在Word中先按下Ctrl键,然后滚动鼠标滚轮, 很轻松就可实现字体缩放。

81. 让PPT打开就播放

  PPT课件制作结束后,打开“文件→另存为”,在保存类型中选择“Powerpoint放映”。这样在装有Powerpoint的系统上只要双击PPT文件就会直接放映了。

82. 快速输入间隔号

  在Word中输入国外人名时,常常需要输入人名间隔号“?”(如:乔治?华盛顿)。你是如何处理这小小的一点呢?是不是打开输入法的软键盘输入。这里有一种非常简便的方法,只要在中文输入法状态下按“Shift+@”组合键就OK了。

  注意:这种方法只能在Windows自带的中文输入法下实现,紫光拼音、拼音加加则不能。

83. 巧用特殊符号绘制分隔线

  在用Word编辑文档时,时常会用到一些直线或是虚线作为文档的横向分隔线,常用的绘制方法是插入剪贴画中的水平线来实现,但这种方法太烦琐。其实在Word中可以利用一些特殊符号加回车键的办法来快速绘制常用的横向分隔线。

  连续输入3个以上的“*”,再按回车键,则可以得到一条虚线;换成输入“=”,可以得到双直线;换成输入“~”,可以得到一条波浪线;那么换成输入“ #”看能得到什么呢?你不妨一试。

84. Word中取消日期自动更新

  如果在Word中插入日期和时间的时候,在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话,则每次打开该文档时,日期和时间都会变成当前的日期和时间。如果用户并不需要日期和时间的自动更新,可以选中时间和日期,按下“Ctrl+F11”组合键,这样就可以锁定时间和日期了。

85.  妙算Excel公式中部分值

  在使用Excel计算数据的过程中,经常会使用一些比较复杂的公式,比如“D7*E7*D8+D9/E9*E10+E11”,如果需要计算公式中部分结果,可以单击公式所在的单元格,然后在编辑栏中,选中公式中的某个部分,比如“D9/E9*E10”,按下“F9”键即可显示部分公式计算结果“2733”,需要退出时,按下“Ctrl+Z”键即可退回到原来的公式状态。

86. 让Excel文字自动换行

  在Excel中,当输入文本时,宽度超过单元格时,会显示到相邻单元格中去,可以用下面的方法解决:打开“格式→单元格”,单击“对齐”选项卡,在“文本控制”中选中“自动换行”,单击“确定”按钮。这样无论你的文本多长,它都不会侵占到其他单元格。

87. 在Word 2000 中使用稿纸功能

  一提到稿纸功能,一般人都认为只有WPS 2000才有,其实Word 2000中也具有稿纸输出功能,只是它在默认安装中没有这项功能。新建一个Word文档,在新建对话框中选中“其他文档”标签页,点选“稿纸向导”(如果未安装,这时系统会提示插入Office 2000安装盘进行安装),按“确定”按钮,然后跟着向导一步一步走,就会让 Word 2000 具有稿纸功能。

88. 巧用Word双击功能

  很多人在电脑应用中都会大量使用到鼠标双击,但是你知道吗?在Word中某些双击可以起到特殊作用,下面就让我们来看看吧。

  功能一:双击 “标题栏”,便可迅速进入“窗口向上或者向下还原”。功能二:双击“状态显示栏”(就是与“改写”同一栏上)便可进行“查找与替换”。功能三:在工具栏空白处双击,就会出现“自定义”窗口。

89. 准确设置PPT动画播放速度

  在自定义动画窗格中右击你想设置速度的动画项,从快捷菜单中选择“计时”,在弹出窗口中单击“速度”后面的输入框,直接输入所需时间12.3,确定后即可把这个动画播放时间定为12.3秒。在“延迟”中则可输入准确的开始动画时间。

90. 用“Alt+Enter”快速重输

  在用Word编辑文稿时,常会遇到刚输入的文字或图画内容接着又要重复输入。此时用复制方法当然可行,但不够快捷,其实,此时只要再同时按下“Alt+Enter”组合键,那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍。若再按一下“Alt+Enter”组合键,将再次重复输入,非常快捷。

91. 文字旋转轻松做

  在Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向。但我发现如果要将文字逆时针旋转90度的话,还可以用下面简捷的方法来做。选中要设置的文字内容,只要把字体设置成“@字体”(“@”需要输入)就行,比如“@宋体”或“@黑体”,就可使这些文字逆时针旋转90度了。

92. 用分节符设置混合版面

  有一个Word文档,只想对其中的一页文本竖排设置,其余则保持原有格式,如果先选择这部分文字再执行“格式”菜单下的“文字方向”命令,结果是整个文档都被竖排了。这时我们可以利用加入“分节符”来达到目的。将光标移到这页文字的开头,执行“插入”菜单下的“分隔符”命令,在弹出窗口中选“分节符类型”下的“下一页”或“连续”,用同样方法在这页结尾处也插入一个分节符,最后选择这页文字(结尾的分节符不能选入)改为竖排即可。

93. Excel中插入连续空白行

  如果想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数,然后单击右键,选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl键,依次单击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可。

94. 打造整齐的Word公式

  使用Word的公式编辑器创建公式后,你如果感到其中的公式不整齐(特别是矩阵形式的公式),那么你可以通过下列方式进行微调:双击该公式使之进入编辑状态,再选中需要调整的项;按下Ctrl键后,利用光标上下左右移动对该项进行微调;重复上述步骤,直到将公式位置调整到满意为止。

95.  Excel中快速输入大写中文数字

  将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如123.45)。右击该单元格,点击“设置单元格格式”命令。从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。再从“分类”列表框中选择“特殊”选项;然后从“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮,这时用户输入的123.45就自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”。

96. 轻松去掉姓名中的空格

  在很多时候,向Excel录入姓名过程中往往被加入一些空格,使得打印出来的表格很不美观。这些空格没有规则,有的出现在姓名前,有的则在姓名后,有的虽在姓名中间,但留的空格数不对,用LEFT、MID、RIGHT等函数根本解决不了问题,但手工一个一个地修改工作量又太大,笔者在这里建议使用SUBSTITUTE函数。在一个空白的列中的第二个单元格中输入公式=SUBSTITUTE(A2,“ ”,“”)并将公式复制到该列的其他单元格中。

  此时我们会发现姓名中的所有空格(无论出现在什么位置和任意多个空格数目)都被空的字符串替代了。选定正确的姓名复制后以“数值”的方式重新粘贴,然后就可以将原来的姓名安全地删除和替换了。

97.  多个工作表的页眉和页脚同时设置

  我们有时要把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚,分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的办法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好。具体做法是:把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名的话,Excel自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。

98. 格式刷重复使用

  使用过格式刷的朋友都知道,格式刷是一次性的,每次刷完后,格式刷就不可用了。如果要在多处复制格式,就要不停地重复先复制格式再粘贴的操作。其实在Office程序中是可以将选定格式复制到多个位置,只要双击格式刷就行。操作结束,若要关闭格式刷,则按下Esc键或再次单击格式刷即可。

99. Word中版权、商标符号的输入

  在进行Word文档编辑时,时常会用到一些特殊符号,如版权符号、商标符号和注册商标符号等。恐怕在大多数情况下都是通过插入符号的方式实现。用以下的组合键来录入这些符号更为简便。按“Alt+Ctrl+C”组合键输入版权符号,按“Alt+Ctrl+R”组合键输入注册商标符号,按“Alt+Ctrl+T”组合键输入商标符号。

  最棒的是,这种方法在任何输入法状态下均可实现,包括在英文状态下都可以输入。

100. Excel单元格文字随时换行

  在Excel中,我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法可以有以下两种:一是通过选中格式菜单中的“自动换行”复选项。不过,如果输入内容小于单元格宽度时是不会换行显示的,而且这种方法也不能随心所欲地换行显示。如果想随时换行,方法也很简单:当你需要重起一行输入内容的时候,只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了。

101. 自动更正输入数学符号

  在Word中编排试卷时要输入大量“+”、“-”、“×”、“÷”、“=”之类的全角数学符号,通过键盘并不能直接输入这些符号(注意:键盘上的“+”、“-”、“=”是半角的西文符号)。使用Word的插入特殊符号功能或者输入法上的软键盘来输入,操作比较烦琐,笔者最近摸索出一个方法,借用自动更正实现符号的快速输入。下面介绍给读者朋友。

  1.单击菜单“插入→特殊符号”,选择“数学符号”标签,双击插入符号“×”。

  2.选定符号“×”,单击菜单“工具→自动更正”,弹出“自动更正”对话框,选择“带格式文本”,在“替换”文本框中输入“**”,单击“添加”和“确定”。

  3.重复步骤1、2,输入符号“+”、“-”、“÷”、“=”,将它们的自动更正替换词设置为“++”、“--”、“//”、“==”。

  经过以上设置,只要利用键盘输入两个星号即“**”,就可得到全角符号“×”,同理,输入“++”、“--”、“//”、“==”可分别得到全角符号“+”、“-”、“÷”、“=”。

102.  让Word表格快速一分为二

  将光标定位在要分开的表格某个位置上,按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行,这样就达到了将一个表格一分为二的目的。

103.  Word中巧用Alt键

  按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距,可进行精确调整,在标尺上会显示具体值。

104.  PPT中的一页多页打印

  用PowerPoint做好的课件,有时需要打印出来,而一页一页地打印,既浪费纸张又浪费时间。要实现一页多页打印,可按如下设置进行。首先,点击菜单“文件→打印”选项,在弹出的对话框中“打印内容”的下拉列表框中选择“讲义”,这时就可以指定每页中打印的幻灯片数了;至于顺序,可根据需要选择“水平”或“垂直”。这样就可以达到一页多页打印功能了。

105.  巧用定位选条件单元格

  Excel表格中经常会有一些字段被赋予条件格式。如果要对它们进行修改,那么首先得选中它们。可是,在工作表中,它们经常不是处于连续的位置。按住“Ctrl”键逐列选取恐怕有点太麻烦。其实,我们可以使用定位功能来迅速查找并选择它们。方法是点击“编辑→定位”菜单命令,在弹出的“定位”对话框中,点击“定位条件”按钮,在弹出的“定位条件”对话框中,选中“条件格式”单选项。此时,下方的“全部”和“相同”单选项成为可选。选择“相同”则所有被赋予相同条件格式的单元格会被选中。

106.  折分窗口 双击即成

  将鼠标移到Word窗口右边滚动条上一个三角形按钮上方的直条上,此时鼠标就会变成一个类似十字架的上下箭头,在这种状态下双击左键,窗口就会上下一分为二,这样我们就可以在不同窗口中对同一文档的不同位置的内容分别进行操作了。

107.  Word也能FTP

  你如果要上传下载的是Word格式的文件,用Word就可轻松搞定。上传文档时用Word打开要上传文件,选择“文件→另存为菜单”,在另存为对话框内输入ftp://xxx.xxx.xxx.xxx(FTP服务器IP地址或域名)/XXX.doc(要上传的文件名),点确定就可上传成功。下载文件时,选择“文件→打开”,输入FTP服务器地址,即可像操作本地硬盘一样来操作FTP服务器的文件了。

108. Word给词语添加注解

  文言文中常要给一些词语加上注解,这在Word2003中也是一件很容易办到的事。把光标定位于需要注解的词语之后,依次点击“插入→引用→脚注和尾注”,弹出“脚注和尾注”对话框,在这里可以设计脚注或尾注的位置、编号格式等。设计完成后点“插入”按钮,就可以输入注解内容了。

109.  在不同单元格快速输入同一内容

  首先选定要输入同一内容的单元格区域,然后输入内容,最后按 Ctrl+回车键,即可实现在选定单元格区域中一次性输入相同内容。

110.  在Word中使用快捷键左右对齐

  在用Word编辑文档时,一般使用工具栏上的工具来实现对齐。笔者最近发现使用一些快捷键就可以轻松实现了。比如左对齐,将输入光标放在想对齐段落的末尾,用“Ctrl+L”就能实现。同理,“Ctrl+R”为右对齐。

111.  一次保存或关闭多个文档

  在Word里编辑多个文档后,如要一个个地保存或关闭未免太麻烦。这种情况下,我们可以按住Shift键不放,再用鼠标点击“文件”菜单,此时文件菜单里会多出“全部保存”和“全部关闭”两个命令,这时就可以根据你的需要来选择了。

112.  让Word文档减肥

  我们有时发现,十几KB的文档做过几次修改保存后,内容并无太多增加,体积却会猛增到一百多KB。原因之一就是和Word的一个默认设置“快速保存”有关,它的功能是只保存文档里改动过的部分,可提高保存速度,但却会使文档体积变大。我们可打开“工具→选项→保存→保存选项”,将“快速保存”前面的钩取消就行啦。

113. 快速返回上次编辑点

  在编辑文档的时候,如果要想实现将光标快速返回到上次的编辑点,我们可以按下“Shift+F5”组合键,就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置,当再次按下“Shift+F5”组合键时,插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键,可以将插入点移动到上次退出Word时的编辑位置。

114.  金山文字中妙选文字下的图片对象

  经常使用金山文字的朋友会发现,图片排版位置一旦被设置到文字下方后,很难再将这些图片选中了,无奈之下,只有一步一步地往回撤消了。笔者无意中发现,只要按住Alt键的同时再单击该图片,就可以轻松选中该图片对象了。

115. Word字数动态统计

  在Word中,我们统计文章字数是利用“工具”中的“字数统计”命令。但是文章作了修改后,多次重复使用该命令不免麻烦。如果采用下面的方法,可以实现文章字数的动态统计:

  打开“插入→域”,选择“类别”中的“文档信息”和“域名”中的“NumChars”,“确定”退出,则出现阿拉伯数字形式的统计字符数。

  如果你变动了文章的内容,需要再次统计字数时,只要选中刚才得到的阿拉伯数字,点击鼠标右键,单击“更新域”命令,系统自动将新的统计结果呈现给你。

116.  Word也用“收藏夹”

  使用IE时收藏夹非常方便。Word能不能也使用收藏夹,将平时常用的文件储存起来呢?答案是肯定的。打开“工具→自定义→命令”,在“类别”一栏里选择“内置菜单”,在“命令”一栏选择“工作”,然后将它拖到菜单栏上成为一个工具按钮,它就是我们的收藏夹。每次编辑文档的时候,点击这个按钮下的“添加到工作菜单”就可以把当前文档收藏起来。

117. 多个单元格数据巧合并

  在编辑了一个Excel工作表后,如果又需要把某些单元格中的数据进行合并,那么我们可以请“&”来帮忙。比如需要将A、B、C三列的数据合并为D列中的数据,此时请按下述步骤操作:

  首先在D2单元格键入公式“=A2&B2&C2”。单击D2单元格,然后将鼠标指针指向D2单元格的右下角,当指针变为一个黑十字时(这个黑十字被称为填充柄),向下拖动填充柄到所需要的行,松开鼠标左键。在D列单元格中,我们就得到需要的数据了。

118. Word公式也玩刷新

  用Word制表时表格中数据发生变化,而公式里计算的结果却不能及时更新,此时需要按公式进行重新计算。若重新输入一次公式未免过于麻烦,其实只须将当前单元格定位在需要更新计算结果的“公式单元格”中,点击鼠标右键,在弹出菜单中选择“更新域”命令,或者直接按“F5”键,可立即刷新公式,得出最新计算结果。

119. 在Word文档中为图形快速加题注

  在Word文档中先选中图形,然后选择“插入→题注”,在对话框中输入对图形的说明,最后点击“确定”,Word将自动对图形进行编号并加上说明。

120. 改变Excel自动求和值默认位置

  Excel提供了自动相加功能,它可以自动将一行(或一列)的数据相加取和,计算出的值会放在这个区域下边(或右边)最接近用户选取的空单元格处。但有时我们需要把取和值放在一行(或一列)数据的上方或左边。具体方法是:单击需要求和的一行(或一列)数据的上方(或左边)的空单元格;接着按组合键“Shift+Ctrl”,然后单击工具栏中“自动求和”按钮∑;最后选中需要求和的一组数据(按住鼠标左键拖动),按下回车键即可。

121. 脚注和尾注的转换

  在Word文档编辑中,有时要将已设置的脚注修改转换成尾注,或者尾注修改转换成脚注,没有必要删除重做,而只要进行转换操作就行了。

  比如要将一个脚注转换成尾注,只要将鼠标移到该脚注处,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“转换至尾注”命令即可;同样,若要将尾注转换成脚注,只要将鼠标移到该尾注处,右击鼠标选择执行“转换至脚注”命令即可。

122. Excel中巧用双击定位

  在使用Excel时,当你想定位到行首或列首时,将鼠标指向任意一个单元格的上边框,然后双击鼠标左键,活动单元格快速定位到该列的列首;如果鼠标指向任意单元格的左边框,双击左键,则活动单元格立即定位在该行的行首。

123. Word准确移动文本

  选中要移动的文本,再按“F2”键,此时光标会自动变成灰色,将输入光标定位到目的地,按回车键便可准确移动文本。

124. Excel中的求和快捷键

  在Excel2003中求和时,一般是用工具栏上的“∑”按钮,但时间长了,感觉这种方法不是很快捷。最近笔者就摸索出了一种快捷键,即“Alt”和“=”键的组合,再选定要求和的单元格按回车键即可。

125. “相中”垂直文本块

  当我们想选定Word文档中的一个垂直块时,一般方法不能实现,因为被选部分除了首尾行,中间总是整行整行地选取。这时可以先按下Alt键,然后将鼠标拖过要选定的文本,这样就可以选取每一行中的部分内容。

126. 定制Word插入图片环绕方式

  你也许有过这样的体验:在文档中插入的图片环绕方式不是自己所需要的,比如我们需要四周型的,得到的却是上下型的,难道每次都要对所插入的图片环绕方式一一进行修改?其实我们可以在插入之前就对图片的环绕方式进行设置:同样依次点击“工具→选项→编辑”,在“图片插入/粘贴方式”中选择所需要的环绕类型就行了。

127. 启动 Excel 时自动打开某个工作簿

  在Excel2003(以下简称Excel)中如果一直使用同一个工作簿或工作表,则可以将该工作簿移到 Excel 的启动文件夹中,这样,每次启动Excel 时都将自动打开该工作簿。具体方法如下:将要打开的Excel工作簿复制或移动到C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\XLStart文件夹中。

  如果不想变动工作簿的当前位置,可以为这个工作簿创建快捷方式,然后将快捷方式复制或移动到XLStart文件夹中,然后重新启动Excel,该工作薄就会在Excel启动时自动打开。

128. Word中巧用标尺

  文章常常需要对齐,而英文字母大小不一,容易造成偏差,标尺的移动却只能按一个字符的位置移动,如果按住Alt键再移动标尺,就会发现标尺可以随心所欲地移动了。

129. 巧设Word2000启动后的默认文件夹

  Word2000启动后,使用“打开”命令打开文件时,Word使用的默认文件夹通常是“我的文档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中,怎样才能让 Word识别自己的文件夹呢?你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹:打开“工具→选项→文件位置→文档→更改”,打开“更改位置”对话框,在“查找范围”处选中目标文件夹,“确定”即可。

130. 过宽文档显示一目了然

  在打开一个页面设置过宽的Word文档时,屏幕上许多行都会显示不全,阅读修改时,看一行就要拖动一次水平滚动条,令人感到有点烦。这时我们可以重新调整行的宽度,使其适合文档窗口的大小。如果使用的是页面视图,必须先切换到普通视图或大纲视图,然后执行“工具→选项”,打开“选项”对话框,在“视图”选项卡中,选中“窗口内自动换行”前的复选框,点击“确定”即可。

131. 快速擦除幻灯片的注释

  在Powerpoint 2000/XP的幻灯片播放过程中,有时需要在放映中使用鼠标绘图笔写画圈点,那么如何才能在播放中及时擦除屏幕上的这些注释内容呢?点击“E”键,圈画的注释内容立刻便被擦除干净。

132.  鼠标滚轮在“自动编写摘要”中的妙用

  在使用Word的“自动编写摘要”功能时,按住“Shift”键的同时向前或向后转动滚轮,可以以5%的量增加或减少摘要的详细程度。

133.  Word表格快速变

  如果Word表格位于文档顶端,要在表格前加一行文本,请先将插入点移到表格第一行的第一个单元格的最前面,然后按回车键;要在Word表格末尾增加一行,请把插入点移到表格最后一行的最后一个单元格中,然后按Tab键。

134. 自动删除Word文档个人信息

  如果不想让别人知道是谁创建或修改了Word XP文档。打开“工具→安全性”,选择“保存时从此文件中删除个人信息”选项。当这个Word文档退出时,就会删除其中的个人信息。

135.  xcel避免计算误差

  利用Excel制作财务报表,常要进行一些复杂的运算,可往往用Excel公式得出的数据结果与计算器算出的不一致,这主要是由于Excel本身不能对数据自动进行四舍五入造成的。为了更简便地解决误差问题,我们可以进行如下操作:依次在Excel菜单栏中点击 “工具→选项→重新计算”,将“工作簿选项”中的“以显示值为准”复选框选中,确定退出即可。

136. WPS2002表格末列宽度巧调整

  在使用WPS Office2002表格工具制作表格时,发现中间的表格可以很简便地用鼠标拖动的办法来更改宽度,但如果用这种方法来改变末列宽度,表格中所有的单元格很容易也随之改变,不能达到预期目的。按照下面的方法就能够巧妙调整表格末列宽度。

  将光标置于末列表格线上出现单线双向箭头后,慢慢向表格内移动鼠标,可以看到中间一个等号的单线双箭头,此时按下鼠标,末列的宽度就被更改了。

137. Word中偏旁部首的输入

  在Word中,打开“插入→符号”,在符号选项卡单击右面下拉按钮,选择“部首及难检字”或“部首、图形及难检字”后,从显示的各个符号中就可方便地选择偏旁部首符号了。

138. 题自动提取到页眉

  用Word编辑一本刊物,需要将稿件的标题放在页眉,可以用“域”来实现。

  1.选中文档目录,打开“格式→栏式”,在随后出现的下拉菜单中选择一种标题栏式。

  2.打开“视图→页眉和页脚”,进入“页眉和页脚”编辑状态,并将光标定在页眉。执行“插入→域→类别→链接和引用”,在“域名”下面选中“StyleRef”选项,再选中“样式”下面的“标题2”选项,点击“确定”一路返回。此时相应的稿件名称被自动提取到页眉。

139. Excel2003中轻松切换中英文输入

  平时用Excel录入各种表格时,不同的单元格中由于内容的不同,需要在中英文之间来回切换,这样既影响输入速度又容易出错,其实我们可以通过Excel“数据有效性”功能进行中英文输入法自动切换。

  选中需要输入中文字符的单元格,打开“数据→有效性→数据有效性→输入法模式→打开”,单击“确定”按钮。再选中需要输入英文或数字的单元格,用上面的方法将输入法模式设置为“关闭(英文模式)”就可以了。这样在输入过程中Excel会根据单元格的设置自动切换中英文输入法。

140.  让Word打印自动按序排列

  在打印文件时,Word默认是从第一页打印到最后一页。但我们在打印文件时,打印的文件一般页数比较多,一篇文件打印完后总是最后一页在最上面,第一页在最下面,结果我们还要自己动手把页逆序整理成文件,十分麻烦。对此,我们可以点击“文件→ 打印”,在弹出的“打印”窗口左下方点击“选项”按钮,在上面选中“逆页序打印”,这样Word在打印文件时就会先打印最后一页,直至第一页,所打印出来的页都是按顺序排列的,免去了我们动手分页的麻烦。

141. 将声音文件无限制打包到PPT文件中

  幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行,如果链接了声音文件,则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中,而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。方法是:单击“工具→选项→常规”,将“链接声音文件不小于100KB”改大一点,如“50000KB”(最大值)就可以了。

142. Excel中快速绘制文本框

  通常在Excel中使用文本框来进行表格内容注释,如果按住Alt键不放再绘制文本框可实现文本框与单元格(或单元格区域)边线的重合,从而减轻调整文本框位置的工作量。

143. 快速输入直引号

  Word中输入像“3'54“”的数字时,中间的直引号输入时总会感觉有些麻烦,Word会自动把这两个直引号变为弯引号;其实要输入这两个直引号并不难,可以利用两种方法来实现。

  1.打开“插入→符号”选项,然后在弹出的对话框中选择“符号”字符集,并在下面的字符显示框中选择所要的直引号,最后单击“插入”按钮即可。

  2.打开“工具→自动更正”选项,在弹出的对话框中单击“键入时自动套用格式”选项卡,取消选择“直引号替换为弯引号”复选框即可。

144.  批量修改成统一格式

  有时候需要在Word中对多处文本进行统一格式修改,如果一处处地进行修改实在是太麻烦。在这里有一种简便的方法。

  打开“编辑→查找或替换→高级→格式→字体”,输入被替换的统一格式信息,单击“确定”。接着用鼠标单击“替换为”文本框,按相同的方法输入新的统一格式信息并单击确定按钮。最后点击“全部替换”按钮就完成批量修改格式了。

145.  PPT中快速插入新幻灯片

  在PPT中,除了可以利用“插入”菜单插入新幻灯片,还有另外两种快捷方式。第一种是选中一张幻灯片,然后按下“Shift+Enter”组合键在其后插入一张新幻灯片。第二种则是使用“Ctrl+M”组合键。

  需要注意的是,第一种选中当前幻灯片只能通过单击左边的幻灯片显示栏来实现,而后者则没有这个限制。

146. 改变回车后活动单元格位置

  在Excel中,输入某一单元格内容按回车键后,将自动进入下一行的同一列单元格等待用户输入。有时会遇到这样的特殊情况,要求回车后光标定位的活动单元格为同一行的下一列单元格,或者为上一行的同一列单元格,怎么办呢?

  依次单击“工具→选项→编辑”,勾选“按Enter键后移动”,在“方向”下拉列表中有向下、向上、向左、向右四个选项,选择向上,就表示按回车后活动单元格为上一行同一列单元格,至于其他三个选项,就不必一一介绍了。

147. 在Word文档末尾处加上个人资料

  在写稿的过程中,每次在写完稿后要在稿件末尾处加上自己的资料,如果每次都要这样输入个人资料十分麻烦。下面有这样一种方法比较简便。

  打开“工具→选项→用户信息→通信地址”,输入个人资料,最后点“确定”保存,退出“选项”窗口。

  以后在我们编辑完文档后,将光标移到文章最后,点击“插入→域”,在出现的窗口中选“用户信息→UserAddress”,点“确定”就可以把个人资料加到文档后面了。

148.  让Word也播放Flash

  打开Word,执行“视图→工具栏→控件工具箱→其他控件”,在弹出的列表中选中“Shockwave Flash Object”项,此时Word文档中会出现一个空白的播放窗口;用鼠标右击播放窗口,在快捷菜单中选择“属性”命令,在“属性”对话框中的“Movie”后面的框中输入Flash动画文件的绝对路径及文件名,再将“EmbedMovie”项设置为“True”模式;最后单击控件工具箱上的“退出设计模式”按钮,Flash就会在文档中播放了,再次按下该按钮则暂停播放。

149. 速更改英文大小写

  选中要改变大小的字母或单词,按下Shift键以后按F3。每按一次F3,字母或单词将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。

150. 让窗口这样固定

  在Execl中编辑过长或过宽的Excel工作表时,需要向下或向右滚动屏幕,而顶端标题行或左端标题行也相应滚动,不能在屏幕上显示,这样我们搞不清要编辑的数据对印标题的信息。按下列方法可将标题锁定,使标题始终位于屏幕可视区域。具体方法如下:先选定要锁定的标题,假如我们要将表格的顶端第一行和左边第一列固定,那么单击B2单元格,然后单击“窗口”菜单中的“拆分”命令,拆分完毕后再单击“冻结窗格”命令,即可完成标题的固定。

151. Word2003中输入条形码

  在Word2003中打开“控件工具箱”→其他控件”,选择“Microsoft BarCode Control 9.0”即可输入条形码。

  右击输入的条形码,选择“Microsoft BarCode Control 9.0对象→属性”来选择条形码的样式,这里提供了11种条形码样式。

152. 章首换页巧解决

  许多办公人员在用Word编辑一些有章节划分的文档时,时常会碰到章首换页的情况,而大部分人多是采用不停按回车键的方法来实现换页的过程,其实我们可以采用如下方法来解决:当编辑到需要换页的位置时,按住Ctrl键后再按下回车键,插入一个分页符,问题就自然解决了。

153. 公历日期巧转农历

  在Word2003中,要把文档中的公历日期改为农历,请指向文档中的公历日期,当出现智能标记选项按钮时,单击该按钮,然后单击快捷菜单中的“改成农历显示”即可。

154. Excel:实现以“0头的数字输入

  在Excel单元格中,输入一个以“0”开头的数据后,往往在显示时会自动把“0”消除掉。其实要保留数字开头的“0”,其实是非常简单的。只要在输入数据前先输入一个“‘ ”(单引号,英文状态下半角),这样跟在后面数字的“0”就不会被Excel自动消除。

155. PPT:巧用键盘辅助定位对象

  在PPT中有时候用鼠标定位对象不太准确,按住“Shift”键的同时用鼠标水平或竖直移动对象,可以基本接近于直线平移。在按住“Ctrl”键的同时用方向键来移动对象,可以精确到像素点的级别。

156. Word:在打印预览中编辑文本

  在打印Word文档前,通常大家都会先预览一下,以确认打印效果。这时,如果发现文档中有一处错误,是否需要退出预览返回编辑状态改正呢?其实,在Word打印预览状态中,我们即可修正文档中的个别错误。

  1.打开“文件→打印预览”。单击要编辑的区域中的文字,Word会放大显示此区域。

  2.单击“放大镜”,指针会由放大镜形状变成I形,此时即可开始修改文档。

157. WPS:表格内容的批量快速粘贴

  用金山文字2003制表,批量粘贴费时费力,有没有方便快捷的方法呢?

  双击表格,首先在需要输入相同内容的第一个单元格中输入该单元格的内容,然后选定所有需要粘贴的连续单元格,它们可以是一整行,也可以是一整列,或者是与之相邻的连续若干个单元格。选定后单击鼠标右键,选择“数据处理→自动填充数据”。这时看看表格中的内容是不是你所需要的。

158. Word:快速输入省略号

  有时候我们会将输入法切换到智能ABC,然后按住“Shift+6”组合键输入省略号。那么有没有一种方法在任何输入法状态下都可以输入呢?

  其实只需在要输入省略号时按下“Ctrl+ Alt+.”组合键便可快速得到一个短省略号,如果希望得到完整的六点省略号,就需要连续输入两次。

159. Word:Word文档快变PPT文稿

  如果有一篇Word文档需要转换为PPT演示文稿,可以先打开这篇Word文档,然后依次点击“文件→发送到”,单击“Microsoft PowerPoint”即可。

160. Excel:轻松搞定单元格数据斜向排

  在某些工作环境下,我们需要将Excel的单元格数据斜向排列,如何快速达到这个目的呢?打开“工具→自定义→命令→类别→格式”,在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮,将它们拖到工具栏的合适位置。然后选中需要斜排的单元格,执行命令按钮就可以实现数据的斜向排列。

161. PowerPoint:一次性展开全部菜单

  由于工作的关系,经常使用PowerPoint,发现它的菜单很是麻烦,想全部展开所有菜单项,必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开“工具”菜单栏的“自定义”选项,在弹出的“自定义”对话框中单击“选项”选项卡,选定“始终显示整个菜单”复选框,再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。

162.  Word中合并文件

  在编辑文件时,若要将另一篇文件内容全部合并到新文件中,除了采用打开原文件对内容进行复制,然后再转入新文件进行粘贴外,还可以打开要合并的一篇文件,然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。

163. 快速为Excel文档重命名

  用鼠标左键双击工作表标签名称,然后就可以直接输入新的名称了。

  快速去除超链接的下划线

  如果想在Word中取消超链接的下划线,只需按下组合键“Ctrl+Z”便可将下划线取消。

164. Excel:在多个单元格输入同一公式

  在使用Excel中有时要在多个单元格中输入同一个公式,此时用组合键“Ctrl+Enter”就能快捷实现。用鼠标选定将要在多个单元格中输入同一个公式的区域,在某一单元格中输入公式后,按下组合键“Ctrl+Enter”,那么所选区域中所有单元格中都输入了同一公式。

165. Word:为图片妙添标注

  在Word文档中经常需要插入图片并标注文字,这个时候需要反复调整。下面笔者介绍一种快捷的解决方法。

  选中图片,点击“插入→文本框→横排”,这样图片就包含在插入的文本框之内。选择“无填充颜色”和“无线条颜色”,确定退出。再次使用上述命令,在页面中插入一个文本框,设置相同,并输入文字,然后将两个文本框合并,这样当你在进行文档编辑或移动图片时就非常方便了。

166. 快速去掉页眉的横线

  在利用Word插入页眉后,页眉信息下总会有一条横线,如果希望将它去掉,可以按照下面的方法。选中页眉状态,打开“格式→边框和底纹”,在弹出的对话框中把边框设置为“无”,并在“应用于”下更改为“段落”,再单击“确定”按钮即可。

167. 在工作表中快速插入图表

  选中要创建图表的单元格,然后按下“F11”键或按下“Alt+F1”组合键,都可以快速建立一个图表。

168. 快速设置左缩进和首行缩进

  在对文件进行编辑时,除了用标尺或菜单进行左缩进和首行缩进操作外,可以使用“Tab”键和“BackSpace”键设置左缩进和首行缩进。

169. 避免标题排在页末

  在Word中进行编辑排版时,有时出现某些标题正好排在页末的情况。此时可以把插入点移到标题所在段落,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“段落→换行和分页”,选择“与下段同页”复选框,确定即可。

170. 为奇偶页制作不同的水印

  在用Word为文档制作水印时,通常所有页面的水印都是一个样式的。如果想对奇数页和偶数页做出不同的水印,可以用下面介绍的办法来实现。

  首先,执行“文件→页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,点击“版式”选项卡,选中“奇偶页不同”前面的复选框,单击“确定”按钮关闭该对话框。然后再执行“视图→页眉和页脚”命令。进入页眉和页脚编辑状态,在某奇数页页面编辑区编辑设置奇数页的水印,再到某偶数页页面编辑区编辑制作偶数页的水印,做好后关闭“页眉和页脚”工具栏,这样文档的奇数页与偶数页就有着不同的水印。

171. 英文单词单独排列

  在输入英文或较长网址时,经常出现上一行汉字字距明显拉宽,而英文单词或网址跑到下一行的情况。这个时候只需对单词或网址加入一个不间断空格,选择词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”组合键即可。

172. 快捷绘图

  在Excel中,如果要利用同一个工具按钮来绘制多幅图,只要用鼠标左键双击一下该按钮即可,这样就可以反复绘制了。如果要取消,只要再单击一次该按钮即可。

173. 文字快速加粗

  选中要加粗的文字,按“Ctrl+B” 组合键便可快速完成;若接下来要对输入的文字加粗,则可先输入一个“*”号,然后再输入文字内容,需加粗的文字输入完后,再输入一个“*”号即可自动让两个“*”号之间的文字加粗。

174. 快速插入欧元符号

  在输入欧元符号时,除了利用“插入→符号”命令的方式插入外,还可以在输入时同时按下“Alt+0128”(数字须从小键盘区输入)或键入“Ctrl+Alt+E”(双引号不用输入)组合键。利用这种方法可以插入其他特殊符号,键入(r)就同时按下“Ctrl+Alt+R”组合键。(c)为“Ctrl+Alt+C”组合键。?为“Ctrl+Alt+T”组合键。

175. Word中合并文件

  在编辑文件时,若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中,除了采用打开原文件对内容进行复制,然后再转入新文件进行粘贴外,还可以打开要合并的一篇文件,然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。

176. 快速为Excel文档重命名

  用鼠标左键双击工作表标签名称,然后就可以直接输入新的名称了。

177. 快速去除超链接

  想取消超链接的下划线,只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”,便可将下划线取消。

 

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