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Office 2003邮件合并入门教程 -- 零点教学网

 4050szl 2011-05-01

录取通知书是如何打印的,Office功能挖掘:邮件合并

看过很多简历,大都有这么一句话:精通(或者熟悉)Windows、Office得操作及各种应用。每次看到都是一笑置之,因为我所见过的大多数人,一般只用Word、Excel和PowerPoint,他们都是把微软的Office当作一个记事本在使用,录入一点文本,然后加上一些格式,插入一些图片,然后保存成Doc、xls或者ppt文件,这就算是熟练掌握Office的使用了。再厉害一点的知道用Excel计算加权平均分知道用快捷键加粗对齐文本。读者朋友如有兴趣,不妨仔细统计一下,看看周围有多大比例的人使用Office仅仅局限于Word、Excel、PowerPoint三个组件,把 Word、Excel当作排版工具,PowerPoint当作制作幻灯片的工具。

当然,这只是一大部分,我也见过Office高手,MS Office的各个组件再他们手中各司其职,他们那熟练的运用和巧妙的思路,真叫做出神入化,令人叹为观止。所谓近墨者黑近朱者赤,我跟他们接触,也学到一些皮毛。

有一次和一个网友聊天,说道她的工作,她说她是文员,熟悉Office,这让我不禁以小人之心度了一把君子之腹,于是问她都用哪些软件,嘿,除了 Projector、Publisher和Office 2003特有的一些组件,剩下的几个她都用,而且常用,我心说,能经常用到这些组件,也算是熟悉了,于是出了一个题目考她,我说:假设你在我们学校招生科工作,我们每年要招收8000本科生,录取工作完毕之后要发放通知书,现在有了新生数据库,有了通知书模板,你怎样把这些通知书打印出来呢?她思忖片刻,说:那恐怕只能借助邮件合并的功能了。我一看,连忙说:行了,你算得上是精通Office应用了。

适逢最近有老同学问我关于邮件合并的问题,我索性做一个简单的例子,放到网上,希望大家能从中获得一些帮助。

下面我就以打印录取通知书为例,说说Microsoft Office邮件合并的操作方法:

第一步:准备数据源
这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之:只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里,我以Excel为例。

下图是一个Excel工作表文件"DataSource",里面有一个工作簿"录取通知书",工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。

图一

第二步:准备模板
模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以Word文档为例。
下图是一个模板文件"Template",就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。

图二

第三步:邮件合并
打开模板文件template.doc,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。

图三

下面,step by step,follow me:
1.设置数据源
点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第二个),选择"DataSource.xls"文件,单击打开,然后会再弹出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿"录取通知书",直接点击确定,完成数据源设置。


2.插入数据域
这里,我以插入新生姓名为例。

2.a 将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头"同学:"之前)
2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",如图:


2.c 单击关闭(MS Office这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口)

重复上述操作数次,依次插入其他元素(院系,专业,学制等)。全部完成之后,模板是这个样子的(为强调哪些数据是动态插入的,我将插入的数据域都用红色表示):


3.查看合并数据
单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮(图三中"插入Word域"右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。


第四步:完成合并
到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,你可以选择"合并到新文档"(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。

下面是合并到新文档之后,新文档的效果图:


两条记录之间的黑线是分页标记。当然,如果打印成通知书还要调整版式,这个是排版的基本功,我只是演示怎么进行邮件合并,排版的咚咚我就不赘述了。

邮件合并功能非常强大,"插入Word域"的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印"不及格",60和80之间打印"及格",80以上打印"优秀".这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵.

我为什么选用Excel表作为数据源呢?因为绝大多数人都会用MS office里面的Word和Excel,而,我见到的Excel表真让我惊讶,除了那少数几个精通Office应用的,其他人都把Excel当作一个排版的工具再用,到处是合并的单元格,和各种注释说明。用一个词语来描述,就是暴殄天物,拿Excel这么强大的电子表格程序来排版,就像买法拉利跑车跑出租一样,我想,这绝对是盗版泛滥的一个恶果,要是大家都花几千人民币买一套正版Office,应该不会出现这种法拉利跑车当出租车的情况!

我并非Office高手,这些都是大学的时候,我的老师教的.

最后,我要补充一点,这个功能不是MS Office独有的,OpenOffice也可以做到,我昨天还利用OpenOffice Writer和OpenOffice Calc给Evolution做了一个联系人列表。建议大家尝试使用OpenOffice——不管是在Linux下面还是Windows平台下面, Win32下面的OpenOffice功能之强大,操作之简便和MS Office差别甚微,只是在Linux下面易用性要差那么一点。我一直在Linux平台下面用OpenOffice,昨天偶然看到同事的机器上运行着 OpenOffice,试用了一下,才知道,原来OpenOffice的Win32版本这么好用!

改天有空了,写一个OpenOffice下面利用邮件合并制作Evolution通讯录的文章出来。今天是应人所托,所以写了Office 2003的版本。

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