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教你几招超大邮件发送技巧

2011-05-11  小草qinqin
有容乃大 教你几招超大邮件发送技巧
文章来源:中关村在线 书虫 文章作者: 发布时间:2007-05-18


电子邮件作为Internet最重要的信息服务方式,提供了一种极为快速、简单和经济的通讯方法。使用电子邮件与他人进行信息、情感交流,更是成为现代人的时尚。很多时候,我们都必须给邮件带上附件,通过它来相互传递文件。一般情况下,电子邮件程序都带有附件发送功能,我们只要直接选择即可。但是如果你要发的邮件很大,在发送了N次仍返回错误信息又该怎么办呢?当然,干着急是没有用的,大邮件也是要发的。关键是如何去发?


一、减少附件容量
一般邮件传递的文字信息不会占很多空间,而邮件大就大在附件上,因此,要发送大邮件,最为有效的就是如何减小邮件附件的容量。我们可以通过下面的方法去考虑给附件减肥,以尽量压缩附件大小。提高大邮件发送的成功率。
(1)不推荐使用附件
如果我们平时传递的只是文本信息,只要把它们全部写在信件的正文中就行了。不必另外再附上附件文件,因为电子邮件程序在给电子邮件编码时会在邮件前加上一些附加信息。把文本信息存为TXT文件,按照附件方式发送没有放在正文中那样小。
(2)一定要压缩
很多人一时性急,把一些文件不压缩就放入到附件中了。这是很不足取的,现在市面上压缩软件很多,通过WinZip、WinRAR可以把附件文件很好地压缩。可以使附件大大缩水。
小提示
(1)压缩文件时,我们向大家推荐WinRAR 3.0简体中文版,因为它的压缩率相当高,超过WinZip。
(2)在“资源管理器”中选中欲压缩的文件,选择WinRAR→“添加到档案文件”,在打开的“档案的名字和参数”设置窗口中单击“压缩”下拉列表框,选择“最好”压缩方式,同时选中“创建固定档案文件”前的复选框(如图1),这样可以保证生成的RAR文件最小。



图1


(3)如果使用WinZip,那在Add对话框中也选择Compression下拉列表框中Maximum(slowest)选项,也可以使生成后的ZIP文件文件最小。


3.转为文本信息
如果我们传递文件时只是文本信息,那就可以把它们保存为TXT文件,并通过EmEditor的插件去除文本文件中的所有不必要空格。压缩后可保证容量最小。


4.另存文件
如果欲传递的是Word文件,我们可以在发送前先把这个文件通过“文件”→“另存为”命令把它另存一个文件,这样可以使得文件小得多。
小提示:“另存为”法对于很多文件能够减肥。


5.转换音乐文件
把音乐文件转换成容量小一些的文件,可以减小附件发送容量。具体的方法请参见本刊相关部分。


6.图片使用BMP或TIF文件
如果投递的附件中包含图片文件,则在抓图时把它们抓成BMP或TIF真彩色图片,不必压缩成JPG格式。因为把图片抓成BMP或TIF文件,并用压缩软件压缩后,比先把这些图片转换成JPG文件,再压缩JPG文件的容量要小得多。
小提示
(1)如果我们已经有很多JPG文件,则可以通过ACDSee的转换功能,把它们转换为BMP图片,再通过WinRAR压缩,这样会使容量小出很多。
(2)在保存图片文件时尽量不要保存为灰度图,因为即使把图片保存为灰度再用压缩软件压缩也不会少很多。而一般情况下,大家都不会在乎这么一点容量。再说,真彩色转为灰度图的过程是不可逆的,一旦转为灰度图片将无法转换回真彩色。


7.尽量不要制作自解压文件
不要把压缩文件制作成自解压文件,一来大家谈毒色变,对方不敢执行它,二来将文件打包成EXE文件也会大大增加文件的容量,至少是一个解压缩的文件头模块也足以达几十K字节了。这在互联网上发送时可是很大的哟。再说,一般你使用WinZip或WinRAR的话,对方也会有这些常用的压缩/解压缩工具的。
小提示:注意在信件中让对方使用最新的压缩和解压缩软件。如WinRAR 2.9就无法打开WinRAR 3.0生成的RAR文件等。


8.使用高压缩率的压缩软件
除WinZip和WinRAR外,还有一些压缩速度和压缩率都不比它们逊色的压缩软件,如WinAce、7-Zip等,只不过它们的格式不普及罢了。不过如果对方没有相应的解压缩程序,我们可以告诉对方相应压缩解压缩软件的下载地址,或者干脆第一次作为附件发过去,虽然第一次大一点儿,但是以后就可以大大减少压缩文件的大小,做到一劳永逸,以还是划得来的。这对于经常要传输大数据的人来说是特别实用的,可以节省很多的空间。


二、拆分附件
如果我们用了上面的方法也发现附件还是很大,而好友的邮箱一次只能够容纳那么大的内容,这次拆分附件是一个很好的主意。现在优秀的分割软件并不好找,而且大多数并不是免费的。其实用WinZip或WinRAR就可以在压缩附件的同时拆分附件,做到一举两得。
1.WinZip
WinZip 8.1中增加了分割文件的功能。下面以笔者传输一个2.8MB的文件为例加以介绍:在“资源管理器”中右击该文件,选择“WinZip”→“Add to ×××.zip”将此文件压缩后。双击压缩后的ZIP文件,用WinZip打开它,单击“Action”→“Split”命令,在弹出的窗口中输入分割后的文件名split.zip,并选中分割大小后(如图2),就会在当前文件夹下生成名为split.zip、split.z01两个文件,把它们分别作为附件发送给朋友就可以了。


图2


小提示:
(1)如果压缩后ZIP文件本身就很小,那WinZip会拒绝分割。
(2)朋友收到分割后的文件后,只要把它们放在同一文件夹下,用WinZip双击扩展名为ZIP的文件即可顺利解压(扩展名为ZIP的图标可是很容易被识别的哟!)。
(3)在WinZip分割法窗口中(如图3)可以输入任意大小字节数,这样我们也可以任意分割文件。这样我们又得了一个免费的文件分割器。


图3


2.WinRAR
WinRAR 是一款压缩率和压缩速度都很高的压缩软件。使用它就能够在分割文件时将文件压缩:在“资源管理器”中选中多个文件,右击,选择WinRAR→“添加到档案文件”命令,并在图3窗口中单击“分卷,字节数”下拉列表框,从中选择分割文件的大小(一般选择1,457,664字节,表示一张软盘大小,当然,大家也可以自己键入自定义分割大小),填入文件名,单击“确定”按钮,这样WinRAR压缩软件就会把您的软件压缩并按您的大小分割成相应的文件了。
小提示:要解压时,只要把这些小文件拷贝到一个文件夹下,然后双击其中扩展名为RAR的文件(其图标就是WinRAR图标,很容易辩认),WinRAR就可以把它装入,并能够正常解压缩。


三、让OE自动拆分信件大小
现在大多数邮件服务器限制了可发送和接收邮件的大小,通常每封邮件连附件在内,不得超过1MB。不过,OE有一个“特异功能”,能够自动把大容量邮件拆分为几个小部分,并发送到有限制的邮件服务器上,接收方在收信时会自动重新合并到一个邮件中,相当智能化:启动OE,单击“工具”→“帐户”命令,在打开的“Internet帐户”窗口中单击“邮件”选项卡,单击“属性”命令,再单击“高级”选项卡,选中“拆分大于X KB的邮件”,并设置一个大小值即可(如图4)。


图4


小提示
(1)大家要注意这里的单位是KB,即千字节,必要时可以和MB进行互换。
(2)用户端收信时不必进行任何设置,直接接收就可以了。用户根本感觉不到别人已经把发给他的信件作了拆分。


四、收发双方共同努力
除此之外,我们还可以让收发信件双方共同努力,采取以下方式:
1.如果在同一工作组内,尽管用共享方式来传递。
2.如果方便,可以使用远程FTP服务器软件,把自己的邮件放到自己建立的虚拟的服务器上,然后告诉对方它的地址,如http://www.myserver.com.cn/myarticles.rar等。这样对方只要打开这个链接就会自动打开下载软件下载,不受邮箱大小的限制。
小提示:如果在局域网内使用FTP服务软件,而且局域网与Internet之间有防火墙,那可能无法通过。
3.不使用自动回复。有时使用自动回复会增加信箱容量,甚至会造成邮箱爆炸。
4.让用户快速接收。发完信件后,让用户快速接收,这样可以快速清空邮箱。必要时使用即时通讯软件或电话(手机)通知用户。
小提示:如果使用POP3方式收取信件,请不要把电子邮件程序中设置收信后仍在服务器上保留。
5.使用稳定、大容量邮箱。这个大家都知道,但是稳定、大容量邮箱都是要收费的,因此很少有人会采用这种方法。事实上,为了宝贵数据花一点钱还是值得的。
6.使用特快专递功能
使用特快专递功能,可以保证邮件优先发送到对方的服务器上,供用户收取。在Foxmail中,我们只要在写信窗口中,按下“特快专递”图标就可以快速把邮件送到对方机器上。但很多时候,我们还是可以使用以下方法来实现特快专递:
小提示:FoxMail中实现特快专递时,只能有一个收件人。而且不能够抄送或暗送给其他用户。
(1)设置优先级
在邮局里寄信时我们可以把信分成不同的等级,有特快专递、有挂号信、有平信,特快专递的要比挂号信和平信快得多(当然收费标准也不同)。在电子邮件程序中也有一个优先级问题,在相同情况下,优先级高的信件将会被先发送。这样它们的发送速度不较其他的“平信”快出许多。以FoxMail为例,在写信件窗口中,单击右边的图标,将优先级由默认的“一般优先级”设置为“高优先级”(如图5),并保存到发信箱后,可以看到在发信箱中有两封信件,其中发给“电脑爱好者”的信件前面有一个“!”图标(表示高优先级),尽管它在另一封信的下面,但它会被优先发送出去。


图5



(2)尽可能压缩附件
具体压缩附件的方法在前面已经有介绍了。减少附件的容量可以减轻SMTP服务器的负担,自然可以以更快的速度发送到对方的POP收信服务器上。
(3)使用特殊程序
众所周知,我们发出的E-Mail会先送往我们设置的SMTP服务器,然后由SMTP服务器把它们发送到对方的邮箱中。但是,SMTP服务器有时并不及时处理发送邮件,而导致对方需要等待一段时间才能够收到的现象时有发生。对于普通信件无甚大碍,但是对于一些紧要的邮件,速度往往是第一考虑的因素。这时候光靠我们的电子邮件程序是不行了。我们得下载一个名为G-Lock EasyMail的软件,它可以绕过我们的SMTP邮件服务器,将电子邮件直接发送到对方的邮件服务器上,这样一来就大大缩短了传输的时间,对方也可以立即收到邮件了。G-Lock EasyMail介绍的报刊较多,在此笔者不再重复了。它使用起来非常方便,有向导帮助用户完成,它的下载地址为http://www.esoftware.com.cn/oload.php?url=http://ftp.eware.com.cn/pub/network/email/easymailV3.41.zip,最新版本为3.41。




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