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如何管理自己的工作?

2011-07-24  楊德苑

如何管理自己的工作?

管理你的工作重點

與上司的工作重點保持一致,創建不需要做的事情的清單,圍繞工作重點分配時間。

    2004年的立春,對於唐駿來,不僅是春天的開始,也是自己即將展開新的職業旅程的開始,24這天,盛大網路正式向外界宣佈:經公司董事會批准,聘請原微軟(中國)有限公司總裁唐駿出任盛大網路總裁。唐駿,他希望他的加盟能給盛大帶來一些變化,特別是怎麼提高盛大的核心競爭力和業績。

  一年多過去了,唐駿的時間分配顯示了他將盛大打造成網上迪士尼的工作重心:20045月他全程參與並完成盛大在美國納斯達克的上市,為盛大贏得了未來發展的資金保證;7月以後先後主導收購了三家遊戲網站、一家樂文學門網站;2005年又將盛大對新浪網站的持股提高到19.5%的份額。

  以上粗線條地勾勒了一位中國商界的高層管理者的時間管理概況,它比較吻合管理大師彼得·杜拉克的觀察:有效管理者並不是一開始就著手工作,他們往往從時間安排上著手。他們不以計畫為起點,認識清楚自己的時間用在什麼地方才是起點。時間管理體現的是工作重點。那麼對於管理者來,如何正確地找到工作重點?如何將工作重點與時間管理結合起來,指導自己的日常工作?如何高效率的工作?斯蒂法·斯頓著述的《有序才能成功》給出了有益的思路。

  要事第一。如何確定工作重點?書中給出了三種方法:一是你的工作重點要與你的上司的工作重點保持一致,因為上司對整個任務的容、時間期限、達到的效果最清楚,所以與上司及時溝通工作重點並保持一致,是管理者本人做正確的事的前提,當目標明確時,方向和方法就不會出現偏差;二是為了激發自己專心做好最緊要的事,管理者可以創建一個不做的事的列表;三是工作重點應該體現在時間的分配上。

  許多管理者都遇到過多項工作重點衝突的困惑,應用上面的三個原則可以幫助你決定優先次序。例如,保險公司的經理雷娜就遇到這樣的問題,她所在的部門負責給公司最大的客提供照顧與給養。有一天她應邀去參加一個主題為最近出現的主要客問題的會議討論,與此同時,她的老闆又讓他為公司的客服務代表改進開發一套培訓課程。會議和培訓課程都很重要,該如何決定呢?她認為為上司提供實在的支援是自己的工作重點,而做好培訓開發課程能直接支援上司的工作,所以將它列為了優先順序,而會議安排其他人去參加。她活用書中提到的第一種方法完滿地解決了問題,時間管理上也體現了她的工作重點,取得了良好的工作成績。

  讓工作重點指導時間分配和日常工作。作為管理者,進行人事決策是重要的工作,因為企業的發展和重大決策的設計執行依賴于卓越人才的能力,所以培養和選擇優秀人才的技能,是高效管理者的致勝法寶之一。傑克·韋爾奇就是將時間管理和重點工作完美結合起來的典範。在韋爾奇掌舵通用公司的二十年間,他把50%的時間花在重點培養有天賦的管理人才上,給他們分派各種工作,增長他們的才幹。為了明確這個目標,他月都會發佈會議時間,親自到通用位於紐約克羅頓的培訓中心講課;與通用的各層次管理人員溝通,瞭解他們的特點和特長。二十年間,他一個很大的收穫,就是培養了一個強有力的領導團隊和一批頂級的CEO(包括因《執行》一書而進入管理大師行列的霍尼韋爾公司的拉裏·博西迪),僅20002001兩年,就至少有11名通用電氣人到美國其他上市公司擔任CEO

  集中精力,才能實現高效率的工作。書中提出了管理者應該天為自己安排一個高效時段,通過利用變化而非控制變化,安排個人的自由時段,來提高自己的工作效率。這是可以自己來安排的,所以時間只要設立的合適,並不難。難的是做團隊領導工作的管理者,其個人的工作效率與團隊的工作效率密切相關。這樣的管理者可以考慮利用最後的期限壓力,使自己的注意力高度集中。傑克·韋爾奇就使用了它,採購團隊在他分派任務一個月之後都沒有取得多大的進展,他果斷宣佈會議中止,命令他們必須在4小時以拿出最新成果。結果,他的下屬在4個小時取得的進展超過他們前一個月的進展。

  隨著外部環境、工作場所的變化,管理者各個時段的工作重點要隨之變化,《有序才能成功》示我們的是,我們要研究變化,再找出自己的速度,這樣才能做自己的最佳時間管理者。

 

如何對待緊急任務

星期五下午你正坐在辦公室裏,大量的工作依舊使你應接不暇。這時老闆進來"星期一我要用這份方案。我真希望能多給你一些時間,不過我知道我是能指望你的。"

    這新的要求意味著你不能如期完成其他工作。這樣一來,不僅會使顧客失望,也會因拖延工作而要面對老闆不悅的風險。

    你一定感到惱火和沮喪,但還是顧及前程。於是只好"我想辦法把它搞完。"你就得整個週末工作,放棄與家人團聚。下回要是老闆在最後一刻再來一次突然襲擊,你還這麼幹嗎?其實你有幾種選擇,大概你沒有考慮過。

任務三要素

    一項任務都可以分解成以下三個要素:要求,即這項任務究竟要完成什麼;時間,即完成任務所需時間;資源,為完成此項工作所需的物質條件。現在請把這三項要求設想為一個面積固定的三角形。一邊設為時間,一邊設為資源,底邊設為要求。

    假定有個專案在兩個助手下需要十天可以完成,而老闆卻只允許五天時間。要求你把時間的邊砍掉一半。於是保持三角形總面積不變的唯一方法是加長一邊或兩邊,即表示資源和要求的那兩邊。

    你有兩個選擇:服老闆要麼分配更多的資源,要麼調整工作要求。這也就是,同意增加人力使方案如期完成,或者同意在規定的時間只完成部分方案。

學會談判

    如果你想在壓力下有效地工作,必須學會談判。這裏有六條與老闆和顧客談判的辦法。可能有助於你成功地處理事務,而不致總覺得落在日程的後面。

    一、考慮高品質完成任務所需的合理時間。準確估計完成天工作所需要的時間,不要做力所不及的承諾。

    二、確定任務的要求。花點時間弄清老闆和客確切的需要。

    三、留有餘地。要考慮原來共事的人可能突然調離,或某項工作比預計時間拖延。多數人都沒有留有餘地而不得不重新談判。

    四:創造性地使用資源。公司的工作重點隨時在變。一旦發生變化,就必須重新審視原先的估計,並要求更多的時間和資源。把變動方案提交老闆和客,例如改變日程,或者聘用顧問或臨時幫手來處理短期的超量工作。

    五、要瞭解影響方案的是哪種要素。如果知道哪個要素是固定的,你可以調整另外兩個要求。比如,任務的完成時間是固定的,可以提出改變任務的要求,也可以要求有更多的資源。如果資源固定,則可以改變要求或加長時間。

    六、學會"得有道理,不過……",而不是""。還可以"是,不過費用和結果會是……"仔細驗證期限、預算及任務要求等條件。到底有多少資源?你或許會吃驚。

巧妙的提問

    這裏是幾個有代表性的問法,可以用來驗證這三個要素。

    關於要求--"要是我無法按期提交有確切資料的最後草案,我是否能先交一份估計資料的初草案?"

    關於時間--"你是說絕對不能延期嗎?"

    關於資源--"要是我理解得正確,任何情況下你都不會為外來協助付錢嗎?"

    另一個有用的方法是,用你承諾的某些事情來換取你新要求的東西。這兒有幾個範例,可以判斷看似固定的要素究竟可否調整。

    針對要求固定的任務:"要是把版面從四色改為三色,就可以節約300美元印刷費和2小時製版時間。"

    針對時間固定的任務:"要是把工期延長一天,我們可額外多次3000個單位的貨物。"

    針對資源固定的任務:"要是把裝配任務轉包出去,我保證高品質按時間完成任務。"

    談判是關鍵。不然,什麼也別。咬緊牙關,週末接著幹嘛。

 

頂級CEO高效工作6大秘訣

冠軍研發中心整理編輯
高效的管理者,不僅要合理管理自己的時間,日理萬機之餘, 還要能講求身心的平衡自在。
坐擁半壁江山的明星CEO們和我們一樣,一天只有24個小時,
天被會議、專案追著跑,電話、E-mail沒有停過,但他們卻有辦法氣定神閑地回家吃飯、陪家人,常常繞著地球飛也一樣神采奕奕,日理萬機之餘還能講求工作與生活平衡。
秘訣1:一日之計在於晨
高效CEO幾乎都有早起的好習慣。星巴克總裁舒爾茨、法國雷諾與日本日
汽車的CEO戈恩、美國寶潔家品(Procter & Gamble)總裁賴夫雷(A.G. Lafley)都是5點多就起床,思考、看報、聽各地的業務簡報,然後在電話蜂擁而來之前進入辦公室處理業務,因為這樣不受打擾,思考與工作都能事半功倍。
太平洋投資管理公司的投資長葛洛斯甚至
4點半就起床,不到6點就進辦公室,這樣,身處美國西岸的他才能及早接收當天東岸上午8點半(西岸5點半)宣佈的種種經濟指標,早一擬定投資策略。正因為他們早起,更早開始、更有效率地工作,所以多半可以在七八點就回家休息。
清晨的
金時光除了掌握工作先機,也要攝取高纖維食物。美國寶潔總裁賴夫雷就特別強調飲食對工作績效的重要,他的早餐包括一杯蔬果汁、半個培果麵包以及一杯優格。有異曲同工之妙的是剛卸下美聯儲主席重任的格林斯潘,他的早餐是一碗燕麥粥和一杯無糖咖啡。
秘訣2:動靜相宜
跟多數忙碌的上班族不同,明星CEO們再忙也會抽時間運動,且靜下來可以獨處。
天上午8點半到10點,葛洛斯都下緊迫逼人的數字與投資,到辦公室對街的健康樂部做瑜珈。這是他的天堂,遠離噪音、辦公室、交易以及布隆伯格資訊網上的種種數位,腦中一些重要的燈泡會突然亮起來,這是我一天中最珍貴的時光。有許多好點子就是在這個天堂時間、葛洛斯的倒立瑜珈動作間浮現。只要有心,隨時隨地都可以運動。
高盛證券的總裁鮑爾森到中國出差時,就選擇了6點鐘可以抵達的班機,到飯店後,直奔健身房,運動完再開始工作。第2天早晨,一樣先到健身房報到。
除了動,CEO們也講求獨處、思考的時間。法國雷諾與日本日
汽車的CEO戈恩要求秘書不要在8點以前排會議,好讓他靜下來獨處。 
秘訣3:一定要休息
有趣的是,許多上班族被工作逼得加班不停、無法休假,這些高級主管卻強調,一定要挪出時間休息,做點有趣的事。
即使是在高競爭壓力的汽車業工作,戈恩也不把工作帶回家。回家就是休息充電,跟孩子們玩,週末也不例外。而且他發現,藉此可以跟工作上面臨的問題有一點距離,星期一回去上班後,反而把問題看得更清楚,更能迎刃而解。Google的副總裁梅爾
週五都是6點就下班,然後到三藩市玩耍,4個月更要大休一次。星巴克咖啡的舒爾茨7個星期就旅行一趟,盡情吸收不同世界的精華。
美國寶潔家品(Procter & Gamble)總裁賴夫雷(A.G. Lafley)
:我過去只是著重抓緊時間。我現在已經知道如何保持充沛的精力。我早晨5點至5點半之間起床。然後健身,在6:30 7點坐到辦公桌前,開始努力工作,直到7點,然後回家,和妻子休息一會兒,接著回去工作。就這樣天連軸轉。現在我工作一個小時或一個半小時之後,就要休息一會兒,出去轉轉,或者與別人聊聊天。大約用5分鐘或者15分鐘充電。就像運動員進行間隔訓練一樣。
秘訣4:分秒必較
愜意地休息,有效率地管理時間。
星巴克咖啡在全球
5個小時就開一家分店,舒爾茨用全球時區來做時間管理區隔:清早與上午,他專注歐洲的事務;接下來的時間留給美國業務;上就和亞洲通訊聯繫。戈恩個月都要飛日本與法國一次,個月的第一周在巴黎、第三周在日本。因為時間有限,他規定個會議都不能超過一個半小時,一半時間報告、一半時間討論。高盛的鮑爾森也以掌握時間精准而聞名。如果上有應酬,要在6點半開始,8點半以前結束。這樣他才能10點就上床睡覺,第二天早上5點半起床運動。
秘訣5:善用電子

他們的生活這麼忙碌,企業要與時精進,他們會大量使用電子品才能掌握資訊與工作脈動。
多數人有他們依賴的電子配備。旅遍全球,舒爾茨PDA手機則使用幾乎在世界各地都可以通用的GoodLink收信與安排、記
各種行程。
至於北美流行、容易收發郵件的智慧型手機黑莓,則是賴夫雷的必備之物。
秘訣6:始終要回歸人性
不論這些企業精英們的生活再怎麼有效率、再怎麼講求秩序、科技再怎麼進
,他們還是強調,一切要以人為本,講求人性。
賴夫雷在辦公室擺了造型奇特有趣、甚至是粉紅色、
綠色的座椅,希望人們願意進來多走走聊聊,不要覺得那麼不可親近。舒爾茨跟各國分公司聯繫時,除了問業績,也記得恭喜對方,因為這些人際間的對話是很重要的。高盛的鮑爾森則親自打電話給60來個CEO朋友賀年,雖然煞費多時,但是感覺棒極了!

 

聰明工作:高效經理人的時間管理

很多成功人士不僅能把工作全部做完,而且還能有時間休假、旅遊和打高爾夫。他們是如何做到的?
已經是
8點了,Mary 仍然在辦公室。歎息著終於回復完了當最後一封郵件,她對當天作了一個回顧。
這不是我被聘請來要做的工作,她抱怨道。所有我現在做的都是像保姆一樣坐著、處理一個接一個的危機,而不是我喜歡的專案管理和人員管理。
如果您是一位經理人,您可能曾經經
過這種情況。有時似乎就是沒有足的時間把事情做完。但是其他人可以做到,您當然也可以。
一些極其成功的人士不僅能把工作全部做完,而且還能有時間休假、旅遊和打高爾夫。你想不想知道他們是如何做到的?位於明尼蘇達州 Elk River 的一家職業經理人培訓公司 The Gillen Group 的主席 Kathy Gillen
道。這是因為他們設法找到了如何管理他們的時間的方法。
讓我們來面對一個事實:對於大多數忙碌的經理人而言,沒有一天能完全按照事先規劃好的來進行(計畫總是趕不上變化)。這就是管理同時處理多項任務來達到一般性目標,並最終改善整個企業。
你上一次沒有遇到高優先順序的電話、緊急郵件或者催得很緊的同事是什麼時候?位於明尼阿波利斯的Gegax Management Systems 公司的創立者、《By the Seat of Your Pants: The No-Nonsense Business Management Guide》一書的作者 Tom Gegax
道,從繁瑣事務中解出來是個領導的個人職責。這就是為什麼聰明的經理人一定要有策略來應付日常干擾。
6D
理論
Gegax
的時間管理原則基於“6D理論:不做(don’t do it),推遲(delay it),轉移(deflect it),委託(delegate it),不完美地做(do it imperfectly),做(do it)。
當一些事情突然
出來時,我並不是機械地上去就做,而是首先從第一個選項開始考慮,” Gegax 道。如果不適用,我會繼續考慮第二個選項。我按照列表順序掃描下去,直到找到了最合適的行為。例如,如果你不去做或者推遲再做,很多表面看起來很緊急(但事實並非如此)的任務自然會消失,他道,這可以為你留出更多的時間和精力去集中處理那些真正重要的任務。
而且當一些緊急事務需要立即處理時,並不總是一定需要你的參與。仔細考慮是否要把這個任務轉移給另一個部門或者委託給下級,Gegax 建議。
如果你的確選擇自己處理問題,Gegax 警告
不要自動陷入完美主義模式
我的很多專案都很難稱得上完美,然而它們仍舊是成功的。
道。
當然,對於那些你確定會讓你達到目標的重要任務,保留最後一個D – 做。
多工(Multi-tasking)陷阱
多工可能看起來像是一個有效處理大量任務的方法,但事實上它阻礙你把事情完成,位於丹佛的顧問公司 The Productivity Pro 的主席、《Leave the Office Earlier》一書的作者 Laura Stack
道。關於如何更好地管理你的時間並保持注意力,她提供了如下提示:

  • 集中處理:電子郵件會扼殺你的注意力。關掉電子郵件程式的自動通知功能。天設置一些明確的時間點去集中看並處理郵件。
  • 設置優先順序:不要被干擾所打斷。如果你在為30分鐘後就要開始的會議報告準備最後的細節,不要接受那些貿然訪客的很快問你一些事情之類的請求。
  • 控制自我干擾:很多時候,干擾你的是你自己。你坐在辦公桌前,突然,你的大腦開始和你對話:噢,我需要告訴 Chris 這個,道,然後你抄起電話或者匆忙寫郵件,好在你忘記之前記下你所想的容。改為你自己準備一個文件夾、一些活頁紙和從AZ的標籤。為你經常溝通的個人製作一頁紙。當你的大腦提醒你一些事情時,簡單地翻到那個人的溝通記。簡單記下想法或念頭,然後回去做你剛才做的事情。當那個人的記上積攢了一些想法時,給那個人打電話,並設立一個會議或者電話會議。

 

 

工作量瘦身

調研究顯示,員工負擔過重的工作量,會給公司造成巨大的損失。

  全球三大人力資源上市公司之一的翰德國際,日前發佈了一項調報告。報告顯示,61%的公司認為,過度的工作量會造成員工心理壓抑。 

  而根據美國的相關研究,心理壓抑年給美國公司造成的經濟損失高達3,050億美元,是500家最大公司後利潤的5倍。

  工作量過重的危害這麼大,那麼如何對工作量進行瘦身呢?IBM、康明斯、以及管理大師彼得·杜拉克,認為可以從工作路徑、工作環節、工作任務三方面著手。

  工作路徑:選擇最優

  條條大路通羅馬,但總有一條是最近的路徑,在企業管理中同樣如此。選擇完成任務的最佳路徑,省時、省力,並且高效。

  黑熊和棕熊的故事便是一個很好的例子。黑熊和棕熊喜歡喝蜂蜜,各自養了一箱蜜蜂,數量也差不多。有一天,他們決定來個比賽,看誰采的蜂蜜多。

  黑熊、棕熊採取了不同的方案。 黑熊認為,采蜜的多少取決於采蜜的次數;而棕熊卻把重心放在天采回的花蜜。幾個月後,黑熊的蜂蜜還不到棕熊的一半,儘管黑熊的采蜜次數月都會增長一成。

  問題出在哪里?選擇的路徑不同。同是采蜜,黑熊側重於次數,而棕熊把次採集的數量作為重點。顯而易見,以次採集的數量作為標準更易達到預期目標,因此也是最優工作路徑。

  工作環節:優化流程

  選擇了最優的工作路徑,還要進一改善工作環節,對流程進行優化。而要實現流程的優化,可以從減少會議和部報告著手。

  企業部往往存在一些流於形式的會議,這樣的會要少開。IBM便採取了明智的做法:減少了不必要的會議,還購置了新設備使重複性的工序得以自動進行,使流程進一優化。

  繁多的部報告是工作流程上的又一個負擔。康明斯發動機公司的財務經理約翰威廉深受其害。他常常要將工作帶回家中,幾乎天都要工作到淩晨2點,其中相當一部分來自部報告。公司廢除部報告制度後,他在辦公室就可以把工作完成。

  工作任務:重新界定

  管理大師彼得·杜拉克認為,提高員工的效率,就要對任務進行重新界定。

  重新界定員工的工作任務,關鍵是不做低價的工作。什麼樣的工作才是低價的?可以在員工部進行調。在IBM,就提供了一種網路工具給經理人,用以統計哪些低價的工作應該被減少。

 

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