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教你使用Word缩放打印功能。知道了,其实比excel更好用

2011-07-24  wangmi88
        
  【提炼精华】
    
    文件→打印:缩放。不是像excel的缩放“缩放到1张纸上”,而是主要针对网上下载的不同规格的文档,采用统一规格纸张(A4)打印的放大和缩小,原页数不变(如基金和通话详单)
   
   打印预览-缩小字符(自动)。指1页多点的文档(多于2页不可以),word简单的自动缩小字符(不用手动设置)为1页。
  
   文件→打印:属性。layout:1.2.4 2*2 3*3,这才是真正意义的缩放,如选择2就是每2页缩成1页(4页就缩成2页)
 
 
教你使用Word缩放打印功能。知道了,其实比excel更好用
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        在打印Word文档的过程中,我们可能常常会遭遇到待打印的文档幅面与实际所用打印机的幅面不相同的情形。遇到这种特殊情形时,相信多数人都会使用手工方法调整文档文字或图形的显示尺寸,以便对目标文档进行缩小输出或放大输出。事实上,Word应用程序本身就为我们提供了多种缩放打印功能,巧妙借助这些功能我们可以快速有效地实现幅面匹配打印目的.

1、巧用缩放,实现集中打印

这里所说的“集中打印”,主要指的是将多页Word文档内容缩放到一张打印纸中,然后实现集中输出的打印目的,使用这种打印方式不但可以有效提高打印效率,而且还能充分节约打印成本。在进行这种打印操作时,我们不妨按照如下步骤进行: 

图 1

首先启动Word应用程序,并用该程序打开目标Word文档内容,然后在文档编辑界面中逐一单击菜单栏中的“文件”、“打印”命令,打开目标文档的打印属性设置窗口;

在该设置窗口中,找到“缩放”设置项,并单击“每页的版数”右侧的下拉按钮,从弹出的如图1所示的下拉列表中,我们发现Word应用程序共向大家提供了六种缩放选项;例如要是我们选中“16”的话,那就表示将16页Word文档内容按照合适比例大小缩小到一张打印纸上,一旦选用好每页的版数后,Word应用程序就会自动对目标文档中的文字、表格以及图象的尺寸进行缩放,并确保每16页文档内容能集中组合到一张打印纸上,最后单击“确定”按钮,16页文档内容就会被集中打印到一张打印纸上了。

2、巧用缩放,实现整页打印

在打印Word文档的过程中,我们有时会遇到目标Word文档最后一页中只包含很少的几个字符,如果直接对这样的Word文档进行打印的话,那么最后一页的几个字符内容也会占用一张打印纸,这不但影响整体打印效果,而且还会浪费打印纸张。为了提高文档的整体打印效果,相信多数人都会使用手工编辑的方法,来将文档字体的字号缩小,以避免最后一页的几个字符内容另排一页;不过使用手工缩页方法时,往往会改变文档原始的排版效果,而且操作起来也有点麻烦。事实上,Word应用程序已经自带了“缩小字体填充”的功能,巧妙地利用该功能我们可以在不改变原始排版效果的基础上,将最后一页的几个字符内容缩到整张页面中打印出来;下面就是使用“缩小字体填充”功能来避免最后一页几个字符内容另排一页的具体操作步骤: 

图 2

首先启动Word应用程序,并用该程序打开目标Word文档内容,然后在文档编辑界面中依次单击菜单栏中的“文件”/“打印预览”命令,将屏幕切换到目标Word文档的打印预览状态;

其次在该状态窗口中单击工具栏中的“缩小字体填充”工具按钮(如图2所示),这样的话Word应用程序就会自动分析当前文档所使用的文字字号,然后在该字号的基础上适当减小文档字号,以便将最后一页的几个字符内容缩到整张页面中,从而达到减少输出页数的目的。

当然,要是我们不想使用先前启用的“缩小字体填充”功能时,可以关闭目标文档的打印预览窗口,返回到正常的文档编辑窗口,然后依次执行菜单栏中的“编辑”/“撤消缩小字体填充”命令就行了。

3、巧用缩放,实现按需打印

这里所说的“按需打印”,主要指的是按照实际所需要的纸型来打印文档的操作。我们知道,Word应用程序自带有“按不同纸型打印文档”的特殊功能,利用该功能我们可以象使用复印机的缩小、放大功能那样来根据实际使用纸型的不同,进行文档尺寸的缩放操作,而不需要用手工方法调整文档的换行符或页边距,就能使目标文档的内容自动打印在新纸型的居中位置处,并且该功能不会改变目标文档的具体打印设置。假设我们手头有一篇已经被编辑好的B4幅面的Word文档,现在我们要想将该幅面的文档内容打印到A4纸型的打印纸中的话,就可以按照下面的步骤缩放目标文档:

图 3

首先启动Word应用程序,并用该程序打开目标Word文档内容,然后在文档编辑界面中依次单击菜单栏中的“文件”/“打印”命令,打开目标文档的打印属性设置窗口;

在该设置窗口的“缩放”选项处,先单击“每页的版数”旁边的下拉按钮,从弹出的下拉列表中选择“1”版;接下来单击“按纸张大小缩放”旁边的下拉按钮,从弹出的如图3所示的纸型列表框中,选择打印机进纸槽中实际摆放的纸张型号;例如,这里由于要将B4幅面的文档内容打印输出到A4纸张上,因此我们就需要从纸型列表框中选择“A4”选项,缺省状态下选中的“无缩放”表示按照缺省放置的纸型进行打印输出;
 
图 4

完成上面的缩放设置操作后,单击打印属性窗口中的“确定”按钮,这样一来Word应用程序就会对B4幅面的文档文字以及图形进行自动缩放,直到B4幅面的文档内容能够打印输出到A4纸型的居中位置处。

考虑到上面的打印设置只对当前打开的目标文档有效,而Word应用程序其实并没有对该文档的排版设置进行任何修改。如果我们希望以这种设置方式来修改所有文档缩放比例的话,可以用鼠标单击Word编辑窗口菜单栏中的“工具”菜单项,从弹出的下拉列表中执行“选项”命令,然后在其后的选项设置页面中单击“打印”标签,进入到如图4所示的标签页面,检查该页面中的“允许重调A4/Letter纸型”项目是否处于选中状态,要是发现该选项还没有被选中的话,可以重新将它选中,最后单击“确定”按钮就OK了。

 

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