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为什么您发出的电子邮件犹如石沉大海?

2011-07-27  飞虎雄心
以下情况会让人很失望: 您照常发出电子邮件,然后坐在那里盯着电脑,等待某种回应。 您是否有时会有一种感觉,那就是您发出去的话犹如石沉大海?

当然,您永远不能“保证”电子邮件会被阅读或对其有所行动。 这是我们所经受的信息超载所带来的不幸结果。 整天坐在电脑前工作的人可能有时间、精力和兴趣来打开充满邮箱的大量邮件,但也许不这样做。 那么,究竟是什么让他们打破“阅读”和“以后再处理/删除”之间那条脆弱而至关重要的分界线?

答案是,大多数电子邮件收件人经常出于以下两件事情而决定是否阅读它们: “主题”行和“发件人”行。

  • 他们必须确定这封电子邮件来自哪里
  • 他们必须看到打开该邮件的好处或原因
所以,请在发送下一封邮件前,先考虑以下有用技巧:

1. 简短
您会立即打开和阅读具有以下主题行的电子邮件吗?

“当您有机会时,您若能够联系...将很好”

当电子邮件进入邮箱时,仅有约 70 个字符显示出来(单字节字符)。 如果您使用双字节字符,仅显示约 35 个字符(70 个字节)。 其余的通常会被删掉。 这就是为什么上述主题中包含的重要信息(“联系 Paul 以便在他休假前安排一次会议”)不会被大多数收件人看到。

2. 您希望得到响应
如果繁忙的人接到包含“当您有机会时”这种用语的电子邮件,很显然,他们将去处理其他看起来更紧急的电子邮件,然后再阅读您的。 当您的邮件被阅读的时候,Paul 已经躺在沙滩上了。

您需要写一个在开头就给出重要信息的主题行,如果可能,从一个动词开始。 例如,在此情况下可以写“在假期前组织最后一次会议”。 其他示例还有“请建议需要的后续步骤”、“想要在 15 分钟内看到第一个草图吗?”、“服务器停机,请立即保存文档”、“这样可以吗? 请尽快确认”以及“下次论文提交时间 - 七月”。 尝试仅用几个词就抓住收件人的注意力。

3. 不要使邮件看起来像垃圾邮件
哪些主题行通常被当作垃圾邮件,而且可能使 Outlook 将重要邮件发送到垃圾邮箱? 词语的选择; 标点; 以及大写字母的使用(在使用它们的所有语言中)。

某些词语具有明白无误的垃圾邮件特点,包含这些词语的邮件将被直接发送到垃圾邮箱。 此类示例包括“便宜”、“承诺”、“立即订购”、“机会”、“保证”、“比较”、“惊人”、“爆炸性”和“申请”,还有数百个之多。 当然,您无法始终避免它们,但要有避免使用它们的意识。

在使用包含不止一种意思的词语时要小心。 例如,在英语中要避免使用“免费”一词,因为它让人看上去好象是包含奇特产品试用信息的垃圾邮件。 如果您想询问某人是否“有时间”来与您见面,我们建议不要把它写在主题行的开头、不要用大写,也不要加上许多惊叹号。 所以不要写“本周二有时间参加会议吗?!!?”,而是尝试: “本周二与您见面,您有时间吗?”,“周二见面,您是否有时间?”

4. 耐人寻味
问问题通常会吸引注意力,所以不要写“我的分析初稿将在半小时内完成”,而是尝试: “阅读初稿的时间?”或“报告 - 您可以阅读一下初稿吗?”

5. “发件人”行
决定打开电子邮件不仅是因为好奇,而是信任和认知度,这一点至关重要。 主题行必须具有冲击力而且吸引注意力; 因此,“发件人”行应包括邮件阅读者所认识的名称,证明电子邮件来自受信任的来源。

6. 选择合适的时间
发送电子邮件的时机有好有坏。 在工作周的第一天和最后一天不是很好,因为人们或者忙于处理邮箱中的大量信件,或者急于早点离开去过周末。 除此之外,没有设定好的规则: 只需要尝试一下,看什么时间最适合您的通信类型。

具有良好的发件人认知度和主题行的电子邮件将帮助您的邮件获得更多被阅读的机会。 如果您设法向收件人灌输了“信任与好奇”这一神奇组合,那么您的邮件将被首先阅读。

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