第六节 应用文的表达方式及语言
一、应用文的表达方式
表达方式，即古人所称的“笔法”，今人称之为表达手法、表现方法。
人们写文章的表达方式通常有五种，即叙述、说明、议论、描写和抒情。由于受应用文书的文体特点和写作目的的制约，应用文书语言的表达方式主要是叙述、说明和议论。一般不用描写、抒情（传播类应用文除外）。
本节介绍应用文书语言的主要表达方式：叙述、说明和议论。
1. 叙述
所谓叙述，就是是有次序地叙说、介绍人物的经历、言行或事物发展变化过程的表达方式。完整的叙述包括时间、地点、人物、事件、原因、结果六要素。
叙述是应用文书的基本表达方式。它可以作为以叙说情况为主的情况报告、表彰或处分通报、市场调查报告等文种的主要表达方式。交待背景、介绍文章涉及的人、单位或事件的基本概况、事物发展变化过程以及相互关系，都离不开叙述；为议论提供事实依据，也要用到叙述。
（1）叙述的方法
顺叙：顺叙是根据人物经历或事件发生、发展的自然时序进行的叙述。
倒叙：倒叙是把事件的结局或事件中最突出的片断提到前面来叙述，然后再以顺叙的方式进行的叙述。
插叙：插叙是在叙述主要事件的过程中，因为需要，暂时中断叙述主线，插入与中心事件有关的内容的叙述。
平叙：对同时发生的两件（或多件）事件进行分别叙述，通常采用先叙一件事，再叙另一件事得方法。
（2）应用文书叙述的特点
1）以记事为主
应用文写作反映现实，解决问题，与记叙文以写人为主不同，而是多以记事为主，如反映经济活动状况、市场情况、经济信息、介绍典型经验、阐述事情原委、总结工作等，采用叙述来记事。
2）一般采用概括叙述，极少是具体、详细的叙述。
应用文书对叙述的要求是：概括准，粗线条。只注重对事件的整体勾画，不要求细节的具体、内容的详尽。只叙述与表达主旨、说明问题有直接关联的部分，或者只是综合地、概括地叙述若干人或事的共同点。
3）多用顺序
为使应用文条理清晰，让读者掌握理解所述的客观事实，在文章中常常使用顺序。在叙述时有的按照时间顺序，有的以事件发展为顺序，有的按人们认识的客观过程来叙述，这样叙述能使较复杂的事实头绪清晰，一目了然。
4）语言较平实
应用文的语言要求平铺直叙，较少使用修饰性词语，笔法较朴实。因为应用文语言是需把握问题实质，直接表现主题，为主题服务，而不像文学作品那样文笔曲折，主题含蓄，讲究语言的修饰性，常用修辞手法，应用文的实用性决定了其语言的简洁朴实。
2. 说明
所谓说明，是用简明扼要的文字，对客观事物或事理的状态、性质、特点、功能、成因、关系、功用等属性，加以客观的解释和介绍的表达方式。
以说明的方式来介绍背景材料和环境，可以为叙述起好铺垫作用。总结、简报、调查报告、工作报告对某些基本情况的介绍，表彰、处分决定或通报对有关人员或单位的介绍等，常用说明这种表达方式。条例、规定、制度、公约等法规、规章和管理规章文书、介绍信、证明信等专用书信以及启事、经济合同、广告等，也常用说明的表达方式。
（1）说明的主要方法
举例说明：列举典型例子说明事物的一般特征。
分类说明：就是对某一概念、某一事物的特点加以注解说明的方法。
比较说明：就是用比较的方法来说明事物或事理，通过比较，揭示事物的特点，把握事物的本质。
定义说明：用言简意赅的语言文字去揭示事物的本质特征，给人一个明确的概念。规章制度中常用这种说明方法。
图标说明：通过各种图表和图例来说明事物，这种方法作为辅助性说明，可以使说明的事物更直观、简明地呈现在读者面前。
另外还有诠释说明、数据说明、引用说明等。
（2）应用文书说明的特点
1）科学性、客观性：说明要客观地反映事物的真实面貌和本质特征，所以要求说明必须内容科学，态度客观，尽量不掺杂个人的主观见解和评论。
2）准确性
说明不仅要求内容科学，态度客观，而且表述要准确。因此，说明事物解释事理时，语言要准确、精当，切当运用术语，并能抓住事物的主要特征。
3）综合使用多种说明方法
在说明方法使用过程中，常常多种方法结合起来同时使用。如数字说明和比较说明、定义说明和分类说明等说明方法结合运用，这样可以把事物说得更具体、准确。
3. 议论
所谓议论，是作者对某件事情或某个问题进行分析、推理、评论，表明自己的立场、观点、意见的一种表达方式，也就是讲道理的方式。
议论在应用文中运用很广泛，如发表意见、阐明道理、做出评价、批驳他人观点等，但大多数应用文往往不单独进行完整的议论，只就所叙述的事实和说明的现象进行分析、议论。
（1）议论的三要素：
议论的三要素包括论点、论据和论证。
论点：是作者对所要论述的问题持有的观点。论点既决定着选择什么样的论据，又决定着用什么样的方法论证，它是议论的主旨和核心。
论据:论据是证明论点的理由和依据。按其自身性质分，论据分为理论论据和事实论据两种。
论证:是运用论据证实论点的过程和方法。论证体现着论点和论据之间的严密逻辑关系。
（2）论证方法
例证法：以事实作为论据，用举例的方法证明论点。
对比法：将两种对立的事物加以比较，并通过比较来讲清道理，阐明事物的本质。
比喻法：通过打比方，引出事物的道理，用具体的事物论证抽象的道理。
引证法：用事理、包括权威论述，科学上的公理等来论证论点。
另外还有类比法、因果论证法、反驳法等论证方法。
（3）论证的要求
1）观点正确、鲜明
观点正确，就是必须用科学的态度提炼观点，使观点符合客观规律，经得起实践考验；鲜明就是观点要集中、突出。
2）论据充分、可靠、典型：论据充分，理由才令人信服；论据可靠、确凿，才能保证观点的正确，论据典型，见解才深刻。
3）论证严密、合乎逻辑：用论点论证观点的过程中，要恰当安排材料，进行合理推理，使观点和材料高度统一，论点与论据完全一致。
三、应用文的语言
（一）应用文语言的特点
应用文的语言具有一定特点，是公务人员从事公务活动的重要工具之一，只有掌握好公文语言，才能正确无误地撰写公用文书和常用文书。应用文的语言与文学创作的语言有较大差别，其主要特点有：
1．书面化：
应用文的写作性质决定其语言风格表现为简洁、规范、严肃、庄重，而书面语能较好达到这一语言要求，因而应用文语言大多采用书面语进行书写。
2．程式化：
应用文在长期的写作实践中，形成了模式化的习惯用语，写作时，一般不随意用其他同义词语替代。常用的程式化语言大致有如下内容。
（1）开头词语：据查，据反映，遵照，依照，为了，由于等。
（2）引叙词语：如接，前接，现接，现经，收悉，敬悉，悉等。
（3）称谓词语：本（我）部，贵（您）校，该同志，该单位等。称谓词语第一人称用本（我），第二人称用你（贵），第三人称用该。
（4）拟答词语：同意，不同意，准予备案，按照执行，迅速办理等。
（5）综述词语：为此，据此，鉴此，综上所述等。
（6）询问词语：当否，是否妥当，是否可行，意见如何请批示等。
（7）结尾词语：特此报告，现予以公布，为要，为盼，为荷，贯彻执行等。
3．有特定的语法结构
应用文写作有特定的语法类型，一般多采用陈述句、肯定句，较多使用无主句，几乎不使用感叹句，而且句子成分大量使用介宾短语作定语和状语。
（3）应用文语言表达的要求
应用文的语言，除要符合语法、修辞、逻辑等方面的规律外，还要具备简洁、准确、平实、得体等要求。
1）简洁。是指应用文的语句要干练明快，干净利落，用最简约的文字表达最丰富的内容。如果语言啰嗦，篇幅冗长，就会影响表达的效果。要使应用文的语言简洁，除使用具有高度概括力的词语外，还必须有敢于删繁就简的决心忍痛割爱的勇气，尽量把可有可无的字、词、句、段删去，做到“句中无余字；篇内无长语”。
2）准确。是指应用文写作要选用恰当的词语，组织通顺的句子，明白、准确地表达思想内容。人们常说：“一字入公文，九牛力不拔。”一字的歧义，一语的偏差，就可能造成很大的损失。
3）平实。是指应用文用语要朴素切实，通俗易懂，不矫揉造作，不故弄玄辞。象经济文书、法律文书的语言都应着力放在说明问题和讲清道理上，注重以理服人，要写得质朴无华，通俗平易，便于阅读理解。同时，讲究语言朴实，还要注意实事求是，不夸大、不拔高，不文过饰非，坚决摒弃一切假话、大话、空话、套话，保持语言的纯洁性。
4）得体。是指应用文的语言运用要更好地为特定的目的、特定的对象、特定的需要服务。在应用文的写作中，该说什么，不说什么，怎样措词，用什么语言等，都要认真推敲，反复琢磨。例如上级对下级作指示，提要求，用词、语气方面既要体现严格要求，严肃庄重，又要注意平和透彻，深入浅出，让人心悦诚服；下级向上级反映情况，请示工作，用词、语气既要有礼貌、讲尊重，又要注意言简意赅；兄弟单位互通情况，协商事宜，用词、语气方面既要以诚相待，又要互相尊重，不卑不亢。同时，不同类别的应用文，如法律文书和党政公文在用语上也各有个性和特色，需要写作者根据不同的议程采用相应的得体的语言。
