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峰会、论坛、研讨会、座谈会等等，尽管字面上区别多多，但是实质上都归于会议一类，无非是集聚一个特定群体，共同探讨特定议题之意。北京作为首都，资源得天独厚，因此，每年各类会议近千人以上规模多达几百场之多。 借“2011中外企业巅峰论道高端管理峰会”开幕契机，试将本次会议筹办的十大应用理念相关培训资料整理出来供大家参考。也期望能为风分火火的京城会议市场带来一些理念层面的启迪，这也个人的初衷。 通常，一般的行文撰写内容都是实用方法层面的，因此谈理念总有些“虚”的嫌疑.但根据对北京各类会议跟踪研究发现，正是理念的缺失导致了“假”“大”“空”的不良会风，会议作为公司的一个产品，似乎就是来靠走过场、摆形式，有些会议甚至玩起了“公关”来赚钱的，大家来参会目的多样，各取所需，这本来也是一件美事。但是能取到所需吗？本文的写作主要是基于此类问题来探讨如何办好一场会议。下面针对总结出的四大理念略做解析。 第一，务实的筹办方针。据笔者接触，在北京筹办会议的主体，一类是媒体人士，一类是政府协会，另外一类是具备各类关系的各类咨询公司、文化公司等。第一种，筹办会议的目的就是扩大自身影响力，因此每次所谓的峰会、论坛、年会我们都可以看到各类大腕云集，但可惜的是这些所谓的名人们演讲时间一般不超过30分钟，甚至有的竟然3分钟为限，除了大家见见世面、吃吃饭、合合影，自然对参会听众价值不大，并且一般参会嘉宾席位有限仅以各类合作商为主。第二类中，领导干部居多，规格也不可谓不高，排场也不可谓不大，有的甚至能请到联合国官员捧场，但议题内容政治色彩浓厚，演讲风格中规中矩，尤其欠缺必要的针对性。会议的筹办主要是服务国家的大政方针。第三类，我们通常称之为商业性论坛，主办方的目的就是尽可能吸引更多的人参与的会议，这种论坛规模一般比较大，动辄几千人，上万人。议题选择比较贴近热点，尽管充斥着“实用主义”哲学的东西，但大家关注度高，议程设计的比较灵活，现场气氛活跃。比较但美中不足的是商业气氛过于浓厚，整个会场就像一个买卖市场，给与会者感觉档次不高。所谓的“务实的筹办方针”主要体现在如下方面：1，对所拥有资源进行盘点分析，对外不作虚假承诺。 2，议题选择注重市场调研，注重信息、思想精准对接。3，演讲嘉宾不单纯注重名气、确保真才实学，能讲出参会听众需要的东西。4，会议策划聚焦特定客户，真正提供所需服务产品。 第二，精准的对接模式。例如本次“2011中外企业巅峰论道高端管理峰会”论坛组委会工作人员就用了近3个月时间，不辞劳苦，深入研究对接模式。我们秉承“没有调查就没有发言权”的务实精神，会议筹办期间，共向各类企业家发放调研问卷1000多份，有效回收问卷221份，会议议题就是根据问卷结果和建议回复拟定的，具体执行上还需要征求组委会专家讨论执行。这些在一些人看来总会觉得很麻烦、繁琐，甚至很多人认为没有必要。但是我们组委会认为，一个高品质的会议成功举办，其中最关键的因素就是参会嘉宾，只有方案中拥有他们想得到的东西他们才会愿意掏钱来参会。如果只是一味的片面追求一些理想化的东西，或者根本就是很难把握、不可捉摸的东西，这才是会议举办的真正风险所在。正如本人在《会议高端“高”在哪?》一文中提到的那样，全国各类会议再红红火火，一个真正有亮点、有竞争力的会议，它的最高品质一定体现在会议本身价值的回归。即使刚开始我们的客户还不了解，对会议还有一些看法上的误区，这个行业还有一些华而不实的会风，但是反观国外、国内一些办得好的论坛，最终的高端不仅体现在演讲嘉宾的层次上，更体现在思想的碰撞、观点的激荡、交流的充分、服务的优良等方面，这才能称得上“精彩纷呈、**迭起”等关键词的概括才是一个会议的所谓的亮点、竞争力所在。因此，在本次峰会的筹办中，主题和议题包括方案策划都紧紧围绕“会议本身价值”这个中心点去做工作，例如，基于这个认识，我们在邀请嘉宾时，不仅考虑了参会嘉宾的实际需求，更注重演讲嘉宾的选择。不仅考虑他的名望和影响力，更注重他的工作经历和学术研究以及演讲水平和参会嘉宾行业、企业及个人的关联度。具体执行上，我们也会给与他足够的时间，让他们能讲出自己毕生的精彩，让参会的嘉宾也能系统的听上一个基于需求对接的信息和理念、方法意义上的关于行业经验价值的有效传递课程。 第三，明晰的筹办思路。主要体现在如下方面，首先，主题的选择上要一定要在确定的基础上兼顾包容性。主题太宽泛，诚然不好，但主题限制过窄，会极大影响参会的受众面。尤其是第一次筹办，会议主题一定不可太过于所谓的“聚焦”。其次，议题的设计上要匠心独具，避免雷同于同类会议，尽可能结合参会嘉宾调研问卷分析结果和演讲嘉宾自拟若干题目，最后由组委会研究决定采用。再次，演讲嘉宾的邀请方面，不要单纯的片面强调名气、演讲水平、行政级别等，要立足于会议主题和议题和演讲嘉宾充分沟通，确立会议演讲嘉宾合适的邀请标准。不一味的强调他的身份，而是注重他能讲什么？讲的怎么样？这点主要出于对会议自身价值体现的考虑，比如，一个房地产企业的老板，他讲房地产主题未必有一个他合作单位的研究人员甚至一个大学教授讲的好，讲的客观、讲的真实。一个国家部委的部长也未必有一个他下面具体司、处级别的下属官员，解析行业政策更到位。等等。再次，在议程设计上，要充分考虑人们的接受心理，既要让演讲嘉宾感受到组委会服务的周到，还要尽可能带给参会嘉宾不一样的会议体验。比如，一天的演讲下来，大家头脑中有很多观点在不断的碰撞，这时候就需要更多交流，白天的提问交流机会有限，晚上就安排特定议题圆桌交流，有些参会嘉宾白天坐在后排，演讲嘉宾对他来说似乎遥不可及，但晚上有这种面对面的交流，在一定程度上也能一样感觉到组委会对他的重视和尊重，参会嘉宾有什么疑问也可以在这种宽松气氛中面对面提问得到解决。再次，嘉宾承诺权益要明确具体，最好操作起来不存在大的争议，简单明了，好实现、易操作。再次，风险控制要计划周全，不但自身风险有全面的认识，对即将发生的风险也尽可能的预测，对于政府、机构、媒体及合作伙伴要做好良好的风险应对安排，尤其需要注意的是多从参会嘉宾角度去看待风险，尽可能建立起风险补偿机制，否则，赞助方对于第一次会议更不敢贸然投入，要从文字表述方面为参会嘉宾营造一个安全的环境，第一次需要的其实不单单是利益的回报，更是需要我们以极大的诚信来回报。这样的合作才会长久，这样的合作才会有价值和意义。再次，要有明确的营销思路。主要包括明确的客户群体、应用的主要营销手段、关联机构的合作等，值得强调的是对于第一次筹办的会议，收入主要是靠门票，其次是赞助。至于其他合作，鉴于本会议还没形成固定规模和影响力，不做重点考虑。 第四，规范流程的操作。有人说会议很好搞，不就是请请嘉宾、拉拉人头吗？当然，我也听一些参会者也这样说，他们的误解无可非议，但对于一个高端会议的筹办方，这种举重若轻的说法诚然也似乎没什么问题，但是从一定程度上折射出了会议筹办者“不专业”的心理。主题如何拟定？议题如何产生？会议主要亮点有哪些？议程该如何设计？请哪些演讲嘉宾合适？时间该如何管理？据笔者接触的实情，这些一些人似乎都觉得不重要，唯一重要的似乎就是能请多少高级别领导，尤其是能拉多少人头。会议本身的质量在这种情况下被严重的忽略。相信看此文的不少是参加过北京的各类的会议的。笔者见识过不少媒体、协会等组织的所谓的高端会议，例如，演讲嘉宾方面，会议现场承诺到场演讲嘉宾，有的居然到会率不足10%，演讲嘉宾是吸引客户重要因素，但或许会临时到不了，但是，不能承诺的十位嘉宾居然有九位都来不了，就不能不让人怀疑主办方或筹办方的诚意。再如，会务管理方面，一到会场，就感觉现场一片混乱。台上演讲者四平八稳的讲着一些令听众“不痛不痒”的话，台下交头接耳，人生噪杂，还有的挂着胸牌参会来宾模样的来来回回、进进出出，会议开始不到二十分钟，发现台下听众锐减，一个本来就不足600人的会场，余下不可能不足二三百人。等到颁奖典礼，还闹出了几处笑话，服务人员把获奖嘉宾的胸花给颁奖嘉宾别了上去，主持人一时兴起误把颁奖嘉宾当成获奖嘉宾还大肆调侃了一番，让获奖嘉宾和颁奖嘉宾都觉得非常尴尬。因此，这类会议不管声称的如何高端，如此山寨的流程服务多少有些讽刺意味。因此，规范流程操作是确保一场会议按照预定目标运作的保障，对规范流程的忽略就是对客户服务的漠视，客户来参会，第一次怎么来的不做考究，但是如果来参会获得不了或不能很好的获得会议承诺提供的服务，任何类别的会议都将不能产生强大的吸引力和可持续的营销力，也就没有了所谓的社会影响力。会议也无非是一个产品，一旦这个产品逐渐失去了它的客户，那就是它自身价值、寿命的终结。 最后，不能简单的把会议理解成公司的一个产品或者赚钱工具，会议本身也有其使命，只有尊重本身的使命，并付出足够的耐心和专业度，来把这个使命很好的实现，其他的一些都会水到渠成。会议作为一种综合平台，越来越受到国家、政府、企业的关注，尤其是近年来一些商业会议由于关注了企业发展的实际需求开的风生水起。但另一方面，也出现一些所谓的不可捉摸的会议令一些企业家们谈“会”色变。本次会议筹办期间，有企业家曾引用很多事例会来表达一些会议开的泛、开的烂和“假”“大”“空”俱全。我想作为会议的筹办者应该感谢此类的企业家们直言，这样我们再筹办各类会议中才会尽量绕开会议筹办的雷区，办出一场场精彩绝伦的高端会议。 |
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