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用Excel2007打造智能电话号码速查表

2011-08-13  甘苦人生2...
 
用Excel2007打造智能电话号码速查表
 

由于工作原因,笔者天天都会和学校各科系的教职工电话联系。而埋头在一张有800多条记录的电话表中找到想要的电话号码,则成了笔者当前最头疼的一项工作。如何化繁为简、进步工作效率呢?经过一番思考,笔者找到了一个点子。即用 Excel2007 制作一张智能电话号码速查表(如图1)。比如需要知道院领导的唐健禾老师的电话号码,只需在“选择单位”希腊菜单中选择“院领导”,再在“选择姓名”下,选择“唐健禾”,相应的电话号码就会立即出现在“电话号码”单元格中,一目了然,非常便捷。

用Excel2007制作一张智能电话号码速查表

图1

第一步 启动Excel2007,新建 工作薄 ,取名保存。

第二步 切换到Sheet2 工作表 中,仿照图2的样式,将相关电话号数据复制输进到表格相应的单元格中。

将相关电话号数据复制输进到表格相应的单元格中。

图2

第三步 选中B1至B10单元格(即校级领导所在的单元格区域),然后将鼠标定位在工作表右上侧“名称框”中,输进“校领导”,按回车键确认命名,如图3所示。

将鼠标定位在工作表右上侧“名称框”中,输进“校领导”,按回车键确认命名

图3

第四步 依照第三步操纵,对其他个但威尔所在大的单元格区域命名。

第五步 在Sheet2工作表中,选中E1至E30单元和区域,命名为“单位”,并在各单元格中输进各单位名称。

第六步 切换到Sheet1工作表,在B3中输进“选择单位”,在C3中输进“选择姓名”等相关固定的字符,并设置标题和 单元格 格式等。

第七步 选中B4单元格,在“数据”选项卡上依次点击“数据工具-数占有效性”命令,打开“数占有效性”界面,单击“答应”下面的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“序列”项,然后在“来源”下面的方框中输进“=单位”(为Sheet2工作表中E1至E30单元格区域名称),确定返回,如图4所示。

 数占有效性

图4

第八步 选中C4单元格,按上述方法再次打开“数占有效性”界面,选择“ 序列 ”选项后的“来源”方框中输进“=INDIRECT(B4)”,确定后返回(“=INDIRECT(B4)”的意思为对B4单元格的引用)。

第九步 选中D4单元格,输进公式“=IF(ISERROR(VLOOKUP(C4,Sheet2!B1:C800,2,FALSE)),"",VLOOLUP(C4,Sheet2!B1:C800,2,FALSE))”( 公式 含义为通过IF语句判定反户表格当前行中指定列处的数值)。确认后,一张只能电话号码速查表即制作完毕,赶紧试试效果吧。

 

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