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善用工具,规划时间与提高效率技巧(转自中华会计网校论坛,作者:奇客)

2011-08-23  自己的窝
不觉间2010年1月份就快到到月底了,现在的你职称课程已经学习了多少?工作进展如何?生活有没有改观和起色?是不是觉得每天工作都忙得不可开交,好不容易回到家,心里想学习,但当真正拿起书本,打开课件开始听课时,瞌睡又席卷而来,舒服的被窝又让你开始牵肠挂肚呢?其实你完全不用那么辛苦和狼狈,只要你善于利用工具,就可以让你的工作效率和生活质量大幅度提高!这里和大家分享几个比较实用的工具和经验技巧,一般人我是不告诉他的!嘻嘻~


  用GTD思想进行时间管理


  GTD是目前国内很多博友都津津乐道的话题,如果你还不知道GTD为何物,想要快速了解,我建议你读一读一个在校的大四学生所写的《深入浅出谈GTD》这本书(点击这里下载此书),简单点来说,GTD 是Getting Things Done 的缩写,由美国人David Allen 提出,是我迄今为止见过的,最具有实效性的一套个人管理理论。目前在国内外已经有许多人通过实践这套GTD理论改变了自己的习惯、生活甚至人生。


  下面是一张由高效率 慢生活博主吴若童同学亲自汉化的新GTD总流程图,十分精美。通过这张图,可以让你清晰地了解GTD的整个流程是怎样的(点击下面图片可查看大图)。

  个人总结一下我理解的最核心的GTD思想:

  • 把要做的事记下来,以解放大脑。
  • 按一定的流程去过滤筛选出要去做的事。
  • 定期回顾。
  图中解释了你记录的事越完整可靠,效果就会越好。但实践中很难找到一个合适的载体可以记录生活中的所有事务,我个人还是推荐大家更多地去养成保持高效工作的习惯,去修炼GTD思想本身,而不是将精力花在折腾GTD工具上。
  现在我也在学习GTD,尝试着用它来管理自己的学习、工作和生活,从总体上来说,这是一套行之有效的理论,使用GTD之后,我能够更加专注地关注于目前我所做的每一件事,不再害怕脑子里突然蹦出来的念头打扰到我目前所做的事情,因为每当有这样的情况发生时,我立即将盘旋在我脑子里的想法用简短的文字记录下来,列入待办事项清单,这样我就能够放心地继续做当前所做的事情,完成之后再接着做下一件事。
  上面的方法仅仅是GTD思想的冰山一角,它的所有内容都来自于David Allen的《Getting Things Done》一书(点击这里下载此书的中文版),这本书相对来说,比较注重理论,有些像大学里的《管理学》教科书,所以读起来可能比较枯燥一些,但是里面确实有很多实用的东西,只有坚信这套理论是有用的,同时一边看一边创造性地思考应用的方法,才有可能看完后会有所收获。正如这本书最后提到:3-6个月后再读,会感觉本书如新的一样,这样的书要慢慢咀嚼的。
  说了这么多,其实是想和大家分享一种如何去管理自己时间的全新思维方式,GTD的魅力不在于它多么的全能(实际上它并非全能的思想),而在于它能够给你提供灵感,去创新性地解决自己在时间管理上遇到的新问题。只有把自己的工作管理好了,并高效地完成了,我们才会有更多的时间去备战会计职称考试,学好专业知识,让我们的工作更加出色!
  那么如何真正去应用GTD呢?这里和大家分享一个我目前正在使用的一个国产GTD软件——Doit.im,具体可以到官方网站www.doit.im了解和下载。

  善用资源 利用好零碎时间

  前面提到的GTD是用来规划时间的工具,但具体到每一项任务时,又应该如何利用好手头的资源来出色地完成呢?这里和大家分享几点经验:

  #1.学会搜集信息和资源,节省自己专研的时间。中华会计网校论坛是职称、注会备考资源非常丰富的一块宝地,这里经常可以看到版主和其他热心学友分享的学习总结和资料,这些都是时效性比较强,可利用性高的学习资源,特别是一些原创文章,大家要多读多想,结合自己的所学去思考,往往会得到意想不到的启发。这样节省了自己专研的时间,就可以腾出更多的时间保证学习计划的完成。

  #2.把手机当电脑,打造移动学习平台。现在一出门,几乎遍地可见智能手机的身影,不但可以上网、听音乐、看电子书,甚至看电影也不在话下,即使是市面上最低端的手机,一般也是可以听MP3等音频文件的。将MP3课件下载到你的手机里,在等公交车、上厕所、上下班途中、午休前半小时都可以用来听课件;如果你的手机是智能手机,能够阅读word文档,那么你就真的拥有一个移动的多媒体学习平台了,不但可以听老师讲解,还可以边在手机上看word讲义,这和在电脑旁听课几乎没有什么区别。

  以上仅仅针对学习而言,如果是针对工作上的任务,如何善用资源是一个比较重要的问题。通常情况下,最直接的方式是不懂时请教同事,这样的投入产出比更高,可以优先完成任务,事后再消化理解。但如果问题太多,耽误到了别人的工作,这种方式可能会招致他人的厌烦,因此这个时候就需要自己去主动搜集资料、学习,弥补自己存在的缺陷。

  7步提高效率

  #1: 把要做的事都写下来,再给个期限

  许多人都知道要这么做,但很少人去这么做。给你的每个任务都指定一个期限很重要。
  “如果你想进步,又有能力进步,可是却没有进步。那原因很简单,就是你的目标定义的不明确”——成功学大师Paul Meyer
  写下目标和期限会让你更有效率。如果无法准确的知道要做什么,就会一直不前进。
  举一个例子,你今年要考过中级会计职称。
  • 如果只记着“我要考过中级会计职称”,那肯定没什么效果。
  • 最好就是有一个期限。把你和考过中级会计职称后,自己与现在有什么不同清晰化,在大脑里要有一个清楚的“我”考过中级后的样子,这样才会促进行动。

  #2: 做一个简单的计划

  只有目标和期限当然还不够。目标是你的目的地,这会帮你明确方向,但你还需要一个计划。如何从当前这里到达你的目的地。你是否还有成功的计划?你的计划写在哪里了?
  还是上面的例子,一个中级会计职称的学习计划可能是这样的
  • 每天听2小时课件;
  • 每天做10道客观题;
  • 每天整理好当天的听课笔记。
  你的计划要明确、有针对性。


  #3: 计划好每日的关键任务

  有了目标和计划依然不足够,你还需要计划好你的关键任务。关键任务是与你成功直接相关的。如果你的目标是写一本书,关键任务就是每天写2小时。
  在上面中级会计职称学习的例子里,我们这样计划关键任务:
  • 19:00 – 21:00 – 听课件
  • 21:00 – 22:00 – 做客观习题
  • 22:00 – 23:00 – 整理听课笔记,监督计划执行情况,并计划下一天的学习内容。
  注意:关键任务不要超过3项。

  #4: 先挑最困难的事

  你要先从最困难、最懒得开始做的事情开始。
  在中级会计职称学习的例子里,最困难的是:
  • 工作一天后还要连续听两个小时的课件。
  每天先从最困难的事开始,这决定你的成败,在自己的第一个时间块里安排上最困难的事。

  #5: 关注于手头上的任务

  无法专注是不能成功的主要原因。
  “高效率是不偶然的,这是追求优秀、合理计划、保持专注的结果。”——Paul Meyer
  你要关注在你的关键任务上,不要让其他事情分心。
  回到中级会计职称学习的例子——让人分心的事太多了
  • 隔壁房间正在放自己最喜欢看的电视节目
  • 自己非常困倦,很想念舒服的被窝
  关键是在各种干扰面前,仍然保持关注。干扰随时会来,你正在看这篇文章时也许就有干扰。你要学会面对干扰,忽视它。
  你有哪些分心的事?如何避免分心?你要小心的分配自己的时间,你每日所选的任务很重要。
  你要经常问自己这样的问题:
  • 我正在做的事和我的目标有关么?
  • 这件事的重要性是10级还是只有5级?
  • 我正关注在自己最重要的3个任务上么?
  #6: 说“不”

  对于和你目标不一致的任务,尽管说“不”。“不”这个词是节约时间的最好办法,要提高效率,就要提高说“不”的几率。
  你首先要学会对自己说“不”,你的大脑习惯性的喜欢新鲜的东西,从而让你脱离轨道。所以只管说“不”,一个人有一个好主意,要他放弃这个主意,最好的办法就是让他有2个好主意。
  回到之前中级会计职称学习的例子,有许多说不的机会:
  如果我已经在专心听课学习了,有人邀请我出去逛夜市……我最好直接说“不”,因为这与我的目标不相符。

  #7: 跟踪你的进度

  最后,最好的刺激自己前进的办法就是来自其他人的压力。把你的目标告诉别人,然后记录你的进度。
  回到之前的中级会计职称学习的例子
  • 我会告诉我的妻子“我要在2月底前听完基础班的课程。这是我的计划,你要负责监督检查我每天的计划执行情况。
  明确的知道自己有一个清晰的目标,有个明确的期限,告诉特定的人,这样非常有助于效率。
  目标和期限要明确,计划要明确,关键任务要明确,任务如何完成的时间安排要明确,进度记录要明确。这些都清楚了,进步就不难了。

  最后,不要让这篇文章只是成为你又一篇收藏下的好文章而已。按这7步去行动,现在开始采取行动!

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