抓好三个环节 提高办会水平

　　会议是各级领导制定方针政策、决定重要事项、贯彻上级指示、检查布置工作、总结交流经验的一种工作方式 , 是一种集众议事的行为过程。在现代政治、经济社会生活中 , 会议已成为一种经常性的活动方式。会务工作是会议活动中的重要组成部分 , 是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。要做好会务服务工作 , 必须认真抓好会前、会中、会后三个环节 , 使会务服务工作达到制度化、规范化、科学化 , 才能确保各类会议严谨高效 , 精益求精 , 达到预期目的。

　　一、把握三要点 , 谱好会前“曲”

　　会前准备工作是否充分 , 是决定会议是否成功的关键环节。因此 , 为了确保会前准备工作严谨细致 , 超前主动 , 不出缆漏 , 必须紧紧把握三个要点 :

　　1. 制定方案 , 要周密详细

　　会前准备工作涉及面广 , 任务繁重 , 涉及到调查研究、安排议题、准备文件、会议接待、布置会场、会议编组等多项工作。要求会议工作人员必须制订详细的计划 , 考虑和安排好方方面面的问题。因此 , 在明确会议时间、地点、人员的基础上 , 针对会前需要准备的工作要成立会议临时筹办机构 , 进行明确分工。对大型会议或规格较高的会议 , 一般要成立秘书组、会务组、宣传 组、后勤组、安全保卫组等工作小组 , 若有室外活动还 应成立交通秩序管理组。对小型会议 , 也要成立秘书 组或会务组。但不论会议规格高低、规模大小 , 都要对每一项任务、每一个细小的环节 , 每一项具体工作明确到人。必要时将所有筹备会议人员的联系电话收集整理 , 编印通讯录 , 发至每个工作人员手中 , 便于联系。

　　2. 分工落实 , 要准确高效

　　会前准备工作要求在会议召开之前全部圆满完成 , 具有很强的时限性。因此 , 会议筹备方案确定后 , 各工作小组要根据任务分工 , 抓好落实。秘书组提前确定会议议程 , 印制好领导讲话、会议文件 , 典型材料等 ; 会务组应提前落实好日程安排、行程路线、制作会标、摆放花卉、印制名签等工作 ; 宣传组要提前落实好会议室内外气氛的营造 , 根据会议规格 , 在主会场外布置彩虹门、氢气球 , 悬挂欢迎、祝贺之类的标语 , 以此来 营造会场气氛。并提前组织好摄像、照相人员和录音、 记录人员 , 保证会议期间及时到位 ; 后勤组提前将参会人员的姓名、职务、性别、民族掌握准确 , 安排好食宿房间、餐桌等 , 特别是在举行招待酒会的情况下 , 要将每个参会人员的桌签提前打印放置桌面 , 并在报到时将编印好的食宿安排表发到参会人员手中 , 让人一目了然。另外 , 后勤组要根据其它工作组的预算和意见 , 及时提供各项后勤保障。安全保卫组要根据会议规格高低 , 做好会场及驻地的安全保卫工作。

　　3. 会前检查 , 要严格细致

　　这是落实计划、保证开好会议的重要一步。对于重要会议 , 要在会前多次反复检查 , 及时发现并解决问题 , 做到防患于未然。会前检查一般分为由领导人昕取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式 , 其中 , 现场检查是主要形式。会前检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等。大中型会议的会前检查还包括警卫部署、票证检验人员的定岗定位 , 交通指挥及主席台服务人员的就位 , 会议播放唱片的检查等。对落实不到位或衔接不够的及时督促 , 做好协调 , 确保不出缆漏。

　　二、搞好三服务 , 唱好会中“戏”

　　会中是从会议签到至会议结束时的这一段时间。在这一阶段 , 作为会务服务的主要工作 , 从地点上可分为场前服务、场内服务、场后服务三个部分。

　　1. 超前主动 , 做好场前服务

　　主要包括会议的签到和材料分发、引导人座等工作。对规模较大、时间较长的会议 , 要制定场前服务 活动方案 , 明确工作人员。包括签到负责人、材料分发 负责人、引导人座负责人等 ; 对小型会议、时间较短的会议和大型会议中的每次分会 , 都要进行会议签到工作 , 以便准确统计到会人数 , 使主持人掌握情况。签到时 , 一般采取与会人员在事先准备好的签到簿上签名的形式 , 有时也采用发放入场证、签到卡的办法或在事先报的名单上圈到。在签到时一并分发会议文件和材料。大中型会议 , 要成立文件分发处 , 负责会议交件的分发工作 , 将会议所需的文件材料及时、准确地分发到与会人员手中。凡在会议分发的文件 , 都注意编号、 登记、按组分发 ; 凡须会后收回的文件, 都在文件上注明“会后收回”字样和收文人姓名、收文时间 , 为收退工作创造便利条件。尤其对于一些属于国家机密的文件材料 , 更要严格登记 , 全部收回 , 不造成流失和泄密。参毛主人员进场后 , 一般由工作人员引导人座 , 或设立指定座标或由会议工作人员引导 , 特别注意引导主席台就座人员人座。

　　2. 严谨细致 , 搞好场内服务

　　主要包括会议记录、录音、摄像、照相以其它会场服务。对大中型会议或重要会议 , 由于会场较大 , 人数较多 , 需拍摄照片、录音、录像 , 以便保存这些珍贵的资料。同时 , 在主席台下边设立“值班席”, 以便处理临时事项 , 做到内外联系、传递信息。如向有关部门转送领导同志批办的文件 ; 有关部门的紧急情况要转达与会人员 , 传递信件、电报、接电话等。在这项工作中 , 会议工作人员要掌握分寸 , 谨慎行事。会议进行中 ,可能发生一些临时变动如调整议题、临时动议、增加与会人员以及其他特殊情况 , 会议工作人员要及时向领导请示 , 并根据领导的指示采取应急措施 , 妥善处理。

　　3. 密切协作 , 做好场后服务

　　主要包括场外安全保卫 , 预防其它突发性事件发生 , 维护好会场秩序 ; 安排与会人员的食宿 , 对照筹备方案与实际情况核实 , 看有元变动 , 以便做到临时性调整 ; 场外设立医疗室 , 搞好医疗服务 ; 备好车辆 , 方便与会人员外出等等。

　　三、坚持三件事 , 弹好会后“琴”

　　会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环。一次成功的会议 , 不仅要求有充分的会前准备工作 , 周到的会中服务工作 , 而且要求有高质量的会后工作, 三者缺一不可。会后工作 , 主要是抓好三件事 :

　　1. 善始善终 , 做好会后工作

　　会后工作的主要内容有组织代表离会、整理会议记录、起草会议纪要、撰写会议简报、发布会议新闻等。在组织代表离会时 , 要详细了解与会人员返回原单位的日程和交通工具 , 协助购买飞机票、车票或提 供其它服务等。对个别因工作需要还需暂留的代表 ,在住宿等方面要妥善安置 , 不使他们产生“会散茶凉”之感。对会议的记录、整理、简报、新闻发布工作 , 每次要明确专门负责 , 做好全程记录 , 会后24小时内整理出初稿 , 根据需要 , 及时起草会议纪要 , 或印发领导讲话。对会议记录、领导讲话、会议纪要、会议简报、会议新闻等材料的印发工作 , 要坚持领导审批制度 , 确保会议记录、报道内容达到纪实、 扼要、符合行文程序。

　　2. 查漏补缺 , 及时会后总结

　　每次会议结束后 , 要召集会务工作人员认真总结经验 , 寻找工作差距 , 讨论下步意见 , 使以后办理同类会议时有所借鉴。在坚持每会必总结的同时 , 对大型会议如党代会、人代会及其它大型工作会要适当对会务有功人员和有关部门进行表彰奖励 , 对在会务工作中未能尽职尽责的同志提出适当的批评 , 对出现严重失误和玩忽职守的情况 , 追究有关人员的责任 , 使全体会议工作人员吸取教训。

　　3. 力求实效 , 抓好会后督查

　　其目的是对会议决定事项办理情况进行检查和催促 , 确保会议精神落到实处 , 防止有关单位长期推臻、拖延 , 工作效率低下 , 或从自身局部利益出发 , 对会议交办事项采取消极抵抗态度 , 故意不办。为了确保每次会议都能达到有安排、有落实、有效果 , 应从三个方面做起 : 一是明确督办人员。一般由党委办、政府办督查室同志兼任 , 也可根据工作需要从有关部门抽调。健全各项责任制 , 明确分工 , 在某一阶段专职专责。二是健全登记制度。建立督查台账 , 逐项列出检查催办的事项 , 下发督办通知单 , 包括督办内容、督办人、督办日期、被督单位、办理情况、联系人及电话等内容。由催办人员根据实际情况定期记载催办事项的进展情况 , 定期印发催办通报 , 一并纳入年度目标管理。三是建立汇报制度。每次会议决定事项督办结果要通过口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报 , 对一些重大问题不自作主张 , 听从领导的指示 , 以确保每次会议开时成功 , 开后见效。