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如何在WORD+excel中实现批量打印信封、证书、奖状...

2011-09-07  参考资料2...

如何在WORD+excel中实现批量打印信封、证书、奖状...

(2011-02-22 09:11:21)
标签:

杂谈

分类: 学学吧
 
 

有些知识,没有实践过,就没有发言 权。

今天学了一招——在WORD中实现批量打印信封、证书、奖状等。我看到单位里有个同志在打印证书,屏幕上只显示了WORD的一个页面,"姓名"那地方明明只有一个人的名字,怎么可以打印出不同姓名的证书?开始想的是估计用了“宏”命令,后来看到“工具栏”上多了一个不常用的工具栏,可以前后查记录,没用过。我便回到自己机器上打开了WORD,弄了2分钟,还是没有答案。还好想到了无所不能的因特网。于是“百度”,一切迎刃而解。听我慢慢分解!

用WORD+EXCEL批量打印信封,用邮件合并功能. (其它奖状、证书打印方法同理)

前提,现启动:“邮件合并”工具栏。


简单步骤是:
1、用EXCEL编辑联系人地址列表,如:
邮政编码 收信人地址 收件人姓名 收件人职务 寄信人地址
404000 某某某某某 某某某 某某 某某某某某某某某
2、存盘,退出,注意文 件名不要存成BOOK1.XLS之类的,可以存成ADD.XLS。否则会出错。
3、打开WORD,点工具==》邮件合并==》创建==》信 封==》活动文档
4、点“获取数据”==》打开数据源==》类型先MS EXCEL格式==》ADD.XLS
5、然后编辑活动文档, 按提示操作,合并就可以了。

接下来是比较细致的步骤:

日常办公事务中,许多邮件除了对收信人的公司、地址、姓名及称谓等不同外,其他内容基本上相同。Word能够自动地按给出的一批收信人的信息,生成一批相应的邮件,这便是邮件合并的功能。邮件合并是把每份邮件中都重复的内容与区分不同邮件的数据合并起来。前者称为"主文档",后者称为"数据源"。在邮件合并操作中,主文档中包含对每个版本的合并文档都相同的文字和图形,如返回套用信函的地址和正文。即主文档中包含邮件中重复的全部内容。数据源中则包含不相重复的内容。通过在文档中插入特殊的"合并域",告诉Word应在什么地方打印来自数据源的变化信息。如果使用"工具"菜单中"邮件合并"命令生成数据源,Word将在一个表格中建立该数据源。该表格的每一列对应于数据源中的每一数据域。域名列于表格的第一行(域名行)。以下每一行包括一个数据记录。当数据源和主文档进行合并操作时,Word将把主文档中的合并域替换成来自数据源中的相应信息,从而迅速生成多份格式文档。由于合并文档在书信、信封、邮件标签等方面最为常用,故称为邮件合并Mail Merge)。
邮件合并可分为四个步骤:
1. 建立主文档;
2. 建立或打开数据源;
3. 在主文档中插入合并域,告诉Word要在何处插入数据源中的相应数据;
4. 执行合并操作,将数据源中的可变数据与主文档中的标准文本内容合并,形成合并文档。

8.1 文档的创建与使用

打开"工具"菜单,选择"邮件合并"命令,系统便弹出"邮件合并帮助器"对话框。单击"1 主文档"下的"创建"按钮,打开一个菜单,从中选择"套用信函"。这时,便出现消息对话框。这时系统询问是否利用当前的活动窗口作为主文档或再新建一个新文档, Word将在工作区自动显示邮件合并工具栏,用户可按下"活动窗口"按钮,返回"邮件合并帮助器"对话框,在"1 主文档 "下面
又出现了一 个"编辑"按钮。同时"2 数据源"下的"获取数据"按钮,从暗淡显示变为有效,如果单击该按钮,可以进入下一步建立数据源的工作。

8.2 数据源的打开与建立
邮件合并帮助器对话框的"2 数据源"下,按下"获取数据"按钮,便会出现一个菜单,其中包括"建立数据源"、"打开数据源"、"使用通讯录"和"域名选项"四条命令。
一、 打开数据源
如果用户已拥有所需的数据源,如收信人的姓名、公司名称、地址、电话号码、邮政编码等数据文件,可选择"打开数据源"命令,这时会弹出"打开数据源"对话框,便能选择数据源文件。

二、建立数据源
如果需要建立数据源,可选择"建立数据源"命令,Word便会弹出"建立数据源"对话框。在"域名行中的域名"列表框中,Word列出了常用的域名。利用"删除域名"按钮,可以对域名进行删除;利用对话框右侧的上下移动按钮,还可以调整各个域名在列表框中的相对位置(当在列表框中选中一个域名,按向上或向下移动箭头,便可使该域名上(或下)移一行位置);如果要增加新的域名,可在"域名"文本框内输入新的域名,"新增域名"按钮便由暗淡显示变为有效,按下该按钮,就能在右边的"域名行中的域名"列表框内增加新的域名。经增减域名后,单击"确定"按钮,进入"保存数据源" 对话框,确定数据源文件放在哪个盘、哪个目录下,以什么文件名保存,按下"确定"按钮,Word将显示消息对话框,询问是否对数据源或主文档进行编辑。
选择"编辑数据源"按钮,便进入"数据表单"对话框,其中左边的列表框内的域是源自于"建立数据源"对话框中最终出现在"域名行中的域名"框内的域名,表示前面曾设置了五个域名。在这个列表框中,可以输入所需的数据,这些数据以记录的形式输入,最后一般是以表格的形式出现在文档窗口。输入一条记录后,单击" 新增"按钮,便可继续输入下一条记录。记录输入完毕后,单击"确定"按钮,便可关闭"数据表单"对话框,返回主文档编辑窗口。这时按下"插入
合 并域"按钮,便有了五个域名作为合并域。单击邮件合并工具栏上的"编辑数据源"按钮 ,仍可回到"数据表单"对话框。
"数据表单"对话框中各命 令按钮功能如下:
l "记录"按钮:用于键入或选择所要显示的记录号;
l "删除"按钮:从数据源中删除当前数据表单的记录信息;
l "还原"按钮:将当前记录还原到编辑前的状态;
l "查找"按钮:在当前数据库中搜索指定信息;
l "查看数据源"按钮:以表格形式显示数据源,每个记录为一行。
在查看数据源时,Word还会显示一条数据库工具栏,以方便用户的操作。

8.3 在主文档中插入合并域
在建立或打开了主文档和数据源之后,为了进行文档合并,必须要在主文档中插入合并域。当把某个文档指定为主文档后,Word会自动加上邮件合并工具栏。

8.4 合并文档与合并打印
在主文档中插入了合并域,便能进行文档合并。合并操作有两种方法:
方法一:单击邮件合并工具栏上 的"合并到文件"按钮 ,合并结果先送到文件中,然后可以再对其进行修改。这便是合并文档。
方法二:单击邮件合并工具栏上的"合并到打印机"按 钮 ,直接合并到打印机。这便是合并打印。
建议使用方法一,在合并和修改后再进行打印,这样较为保险。按方法一,在按下了"合并到文件"按钮后,Word就自动为用户生成名为"套用信函1"的新的文档窗口,其中为合并的结果,每个信件之间自动以分页符进行分隔。利用新文档窗口中的滚动条,可以来翻阅并编辑和修改合并的结果(必须注意,这个"套用信函1"窗口中的文档以文件存盘后,将占有很大的容量,容量大小取决于数据源文件中记录的多少及主文档的大小),然后单击常用工具栏中"打印"按钮,便能将结果打印输出。另外,在邮件合并工具栏上,还有一个"邮件合并"按钮,在主文档窗口中,单击邮件合并按钮,系统便出现"合并"对话框;或单击"邮件合并帮助器"按钮,返回"邮件合并帮助器"对话框,由于合并了数据和文件,使得该对话框中"3 合并数据和文件"下的按钮由暗淡变为有效,单击"合并"按钮,也能进入"合并"对话框。而另外一个"查询选项"按钮与"合并"对话框中的"查询选项"选项具有相同的功能,可以在合并时加上适当的筛选条件以及排序记录。下拉"合并到"列表,发现有两个选项:"新建文档"和"打印机",事实上,这就对应"合并到文件"和"合并到打印机"两种方式。

8.5 信封与标签
当用户以所需的方式设置好信封或邮件标签后,Word会自动完成合并处理工作,从数据源收集数据、设置主文档指示的打印位置,到最后打印信封或标签。前面曾经提到创建"套用信函"是合并文档最常见的方法,但也可以使用邮件合并功能与其他文件合并。

8.5.1 打 印 信 封
在新的文档窗口,打开"工具"菜单,选择"邮件合并"命令,这时便出现了"邮件合并帮助器"对话框。在"1 主文档"下单击"创建"按钮,打开一个列表,从中选择"信封"选项。这时,Word将出现提示信息,询问是在活动文档窗口使用"信封"还是通过新的文档窗口来创建。直接单击"活动窗口"按钮,返回"邮件合并帮助器"对话框,在"2 数据源"下单击"获取数据"按钮,打开一个列表,从中可以选择"打开数据源"或"建立数据源"选项。在作了选择后,如果Word提示要"设置主文档",则单击"设置主文档"按钮,或按8.2介绍的方法建立数据源。这样,Word将显示"信封选项"对话框。可以在"信封选项"标签中,选择信封尺寸,用"字体"按钮更改收信人地址和寄信人地址的文本格式;在"打印选项"标签中,设置与打印机有关的信息。用户的这些设置都可从屏幕上预览到。上述选择设置完,单击"确定"按钮,Word将显示"信封地址"对话框。
在"示例信封地址"框中设置好插入点,然后按下"插入合并域"按钮,选出所取的合并域,合并域之间用空格或所需的标点分隔,每行结尾按回车键。插入合并域以后,选择"确定"按钮,关闭"信封地址"对话框,返回到"邮件合并帮助器"对话框,选择"1 主文档"下的"编辑"按钮,选出主文档后,Word将在页面视图下显示主文档,收信人地址的合并域置于一个图文框中,因而可以移动和缩放。信封上寄信人的地址是由"工具"菜单中"选项"命令执行后,在"选项"
对话框中的"用户信息"标签中指定的,可以重新对它进行编辑。最后单击邮件合并工具栏上 的"合并到打印机"按钮,即可打印出所需的信封。

8.5.2 打 印 标 签
打印标签与打印信封的基本步骤是类似的。
1. 先在新的文档窗口进入"邮件合并帮助器"对话框。
2. 单击"1 主文档"下的"创建"按钮,在列表中选取"邮件标签"。
3. 在随后弹出的消息对话框中选取"活动窗口"按钮,便回到"邮件合并帮助器"对话框。
4. 单击"2 数据源"下的"获取数据"按钮,从列表中选择"建立数据源"或"打开数据源"。这时,Word会出现提示需设置主文档的消息对话框。
5. 按下"设置主文档"按钮后,Word将显示"标签选项"对话框,供用户设置标签样式。
6. 按下"确定"按钮,Word将显示"创建标签"对话框,用户可在"示例标签"框中选择适当的位置插入合并域。
7. 按下"确定"按钮,返回"邮件合并帮助器"对话框。
8. 按下"3 合并数据和文档"下的"合并"按钮,打开"合并"对话框,选择执行合并的方式。
另外,通过"工具"菜单中的"信封和标签"命令,将打开"信封和 标签"对话框,从中也能对信封和标签的打印进行设置。




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