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如何有效布置工作,提高工作效率

2011-09-17  词叟

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 如何有效布置工作,提高工作效率

我想大多数经理人往往会碰到这样的情况:安排给员工一项工作任务,本以为他有能力独立做好这个事情,谁知最后员工还需要依靠自己的帮助才能完成工作,而且完成的结果也不如自己所期望的那么好。(呵呵,曾经的我也有着这种困扰。) 

当时我就在想问题是出在员工那里吗?是员工能力不行吗?也许不是。我后来看了英国著名的咨询师拉里·雷诺兹的《大雁的力量--信任创造绩效》一书,才明白如果员工得到的指示是模糊的,他就得学会猜测别人的心思,揣摩出领导到底期望自己怎么做。员工只有接收到了明确的信息,才有可能真正对工作负责。作为经理人,在刚开始布置任务时,就要向员工说明你期望他做什么,做出什么样的结果。因此我认为经理人布置好一项工作应该注重以下6个因素: 
1.结果 
经理人应该让员工知道你到底期望从他们那里得到什么。有时候,人们对相同的话有不同的理解。经理人在和员工讨论期望的结果时,不要只使用抽象的字眼,还要用看得见、听得见、摸得着的东西来描述它,以便让员工真正理解你的意思。 
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2.尺度 
告诉员工完成任务应该遵循的基本准则,给他们一个广泛的可操作的尺度,即指导方针,并提醒他们要注意按照价值观行事。当然,经理人不需要详细讲解完成任务的每条措施和细节,否则,员工不会真正感觉到被委以责任。 

3.影响 
经理人要向员工说明,他们的个人行为将会对实现整体的任务做出什么样的贡献,完成或者没有完成任务的影响或后果是什么。员工在了解这些影响和后果后,就会开始为完成任务付出努力。 

4.资源 
经理人要了解,员工有多少可用资源,包括物质资源、财务资源、人力资源和时间资源。在许多组织中,最宝贵的资源是时间,你对员工的最大帮助是多给他们一点时间完成任务。如果你不肯定员工拥有完成工作所需的资源,那么你其实是在使他们走向失败。 

5.负责 
确定让员工对任务负责。经理人要和员工讨论,他们将在什么时间、什么地点、以及以怎样的方式来向你汇报工作进展。经理人要注意的是,员工应该对结果负责,而不是对方法负责。他们具体用什么方法完成任务由他们自己决定。 

6.授权 
在明确了前面五个因素之后,经理人就要授权,让员工独立完成任务。不要经常在背后监视别人,这不光有损信任,还会打击别人的自信心。如果工作任务重大,你可以和员工一起,在任务的不同责任阶段加以回顾。但是你一定要在开始工作之前,就和员工商定好。 
另外对于涉及到多人或跨部门的合作的工作还应该要举行一个工作会议来布置这项工作,明确授权。 
最后当员工需要你的时候,你应该出面助一臂之力,否则不应当干涉他的工作。

 


词叟祝所有的朋友都能幸福一生!一生幸福!

 

  

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