25.留言条上一定要写5W
若以基本的5W——“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话,就不会浪费许多无谓的时间。
在前面提过,你自编的电话时应对照手册中规定,为了谨慎起见,一定要一字不漏地询问对方这五个基本问题,并且依照一定顺序,将其写在留言条上,所以,在任何的情况下,都不必再找接电话的人问一遍,只要看留言条就能处理事情。
26.随身携带口述录音机
作家边走边构思小说情节,科学家在散步时获得发明灵感,这类故事经常可闻。走路确实有刺激灵感、引发文思的功效。不过,走路中即使冒出灵感来,或在拥挤的人群中,想提笔加以记录实在是很困难的。在这种情况下,如果随身携带小型口述录音机,就可以解决困难了。这种机器由于操作方便,可以边走路边把灵感录下来,而且,也可以放在口袋中,最适合随身携带。
27.以自创记忆记下电话号码〖HT5”,5SS〗百位数的数字,要想在十分钟内记下来,你可以应用“有意义的东西比无意义的东西,更容易进入脑海中”的记忆原理,在无意义的数字上,加以有意义的记忆线索。举例来说,把“六一六七八六七”想成“溜一溜,去吧溜去。”就可以很快记住。
这种变无意义为有意义的记忆法,经常被用来记忆数字,利用这种方法,尽量将工作上用得到的电话号码记下来,要联络事情时就省得再翻电话簿。
27.出差时先订好联络时间
出差时,电话联络也是件非常重要的工作。有时是出差人要对公司进行联络,有时是公司要对出差人进行联络,但是,有时从排满的行程中抽出时间,特地打电话回公司,但联络对象却不在,即使打通电话,连一点简单的联络事项也无法传达。
在出差之前,你可根据行程,预先定好联络时间及负责接听的人。这么一来,当你不在时,所有电话与必须和你联络的事,全交由专人处理,就不会发生失误的情况,而且打电话所交待的事,也能确实传达下去。
28.没时间看书的人,请别人代为录音
最近除了音乐之外,连诗词、小说、演讲、讲义、精神安定法等等实用的内容,也以卡带的形式销售。这是充分利用这种以“耳”为主的信息收集工具。因为“听”与“读”不同,能够同时并行其他的工作,而达到很高的时间效率。
忙得没时间看书的人,可以请家人代为录音,然后自己再用“耳”来读。如此一来,任何时候也可以读书,得以更有效的利用时间。
29.电话号码要记上随身手册
必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行情,堪称是个特别的代表。这时候,电话服务就可以发挥很大的功用,所以,你最好在随身手册上,都记有电话服务的号码。
大概有很多人都认为:“光靠电话无法获得有价值的信息。”其实,目前许多信息都可以由电话咨询获得。打通电话就可以提供信息的电话服务,可以说是高效率的商业伙伴。 30. ICRT的新闻节目最适合短时间学习英语
一定有很多人都收听ICRT(国际社区电台)的广播节目,以收集英语信息和学习英语。不过,漫无计划的收听,不见得有助于提高自己的英语能力。
因此,值得推荐的是, ICRT的新闻节目,从国际大事到当地报导,节目中一概具全。在深夜时刻,还会播放国际新闻,也就是说,ICRT经常播放实用性英语,只要在固定的时间收听这个节目,就可以在短时间中学习英语且不断获得英语信息。
31.采用英语双声播放训练自己的听力
由于工作忙碌,平日你可以很少顾及家庭;但是,在假日中,你最好尽可能和孩子在一起看电视,以培养亲子之间的感情。
在电视节目中,若你的孩子最喜欢看外国动画片,这些外国动画片大多以英语双声播放,所以在观赏影片时,你最好让孩子听本国语,而自己坐在旁边戴上耳机听英语。这样既可以培养亲子之间的感情,又可以同时训练自己的英语听力,真可谓是“一举两得”。 31.想学习艰涩的科目时,从电视“讲座”着手〖HT5”,5SS〗非得从自己感到棘手的范围收集信息时,任何人都会陷入烦躁的情绪中,但是,只要有了好的开始,会不再感到棘手。
举例来说,从电视上的各种讲座开始着手,就是一个很好的方法。由于电视讲座经过精心设计,采用浅显、有趣的讲解方式,以使一般人都能够了解、接受,所以,即使是棘手的问题,也能轻而易举地进入情况,亦充分地利用视听感官,好好吸收信息。电视上的“预习”工夫,也有助于提高自己看书的效果。
32.把电影录音下来,可达到学习与娱乐的目的
当放映没有翻译字幕的电影时,你可以带着录音机进去,把电影全部录音下来。观赏没有翻译字幕的电影,也能够大概了解情节内容,看完回家之后,可以再听录音带训练自己的听力。
由于观赏没有翻译字幕的电影,必须全神贯注地注视银幕上的动作,得以发现以前所忽略的地方,最适合用来做为同时达到学习与娱乐之目的的方法。
□ 通勤促效法
1.把手表朝向手腕内侧
一般说来,男性都习惯把手表朝向手腕的外侧,而女性则朝向手腕的内侧。
但是,这不必拘泥于习惯。举例来说,如果把手表朝向手腕内侧,站在车上看书时,只要稍稍瞄一眼,就可以知道时间。
除此之外,在与人会面礼貌上不便公然看手表的场合上,也可以若无其事地看手表。虽然只是小事一件,只要稍加注意确切实行,就会有意想不到的方便之处。
2.把手表闹铃定在下车的前几分钟
在车上看书或看资料时,由于心中挂记着下车时间,往往无法专心,如果,先把手表闹铃定在下车的前三分钟,就可以安心地全神贯注在书上或资料上,而且,感到疲倦时,也可以安心休息,不必担心坐过站。
在每天上下班通勤时,倒不必如此煞费周折,不过,在出差时,且准备好商谈所必要的资料之后,就可以用这个方法安心的休息。此外,在有效的利用换车等零碎的时间上,这也是个十分方便的方法。
3.车内的挂钩处,可以暂且权充“书房”
在市区中,有不少人在通勤上花费两、三个小时,这段时间也能有效地加以利用。在搭车时,你可以尽量站在最靠近挂钩之处。
挂钩附近和车厢中间不一样,很少有人挤在一起。或站在这里,所以可以安心地看书读报。如果连那里也进不去,在车门与座位之间还有大约三十英寸左右的空间,可以做为自己的“特别座”。把自己塞在这里面对座位,空间正好可容纳一个人看书因此可以把车子权充“书房”。
4.在车上记备忘录,使用铅笔最理想
出门在外要记备忘录时,铅笔用起来实在非常方便。
铅笔的优点在于,写错或不要之处可以马上加以修正,所以,在车内记下突现的灵感,使用铅笔是最理想不过的;而且,也不必把笔套取下套上的,随意插在口袋上也不会弄脏衣服,这也是铅笔的优点之一。
5.养成通勤时间查看手册的习惯
每天上班后,你首先要做的是,进行重要的电话联络,交待属下工作,然后大致看一下留言条,再按顺序处理预定的工作。如果缺乏这个程序,对你的属下来说,会浪费很多时间,正因为如此,决定工作的程序才是你的例行工作。
你最好利用通勤时间查看手册中的预定工作栏。早上,确认一下当天的预定工作,决定如何去做,晚上,则一边检查当天有没有未完成的工作,一边考虑明天的预定工作。每天花个五分钟到十分钟,稍稍想一下,工作的进展速度将大大的提高。
6.提早一小时上班
在通勤车上,即使想好好地看报收集信息,若在挤得像沙子丁鱼似的车上,动都无法动一下,想要看报简直是难如登天。大都市早上的拥挤状态,大概是在八点到九点之间达到高峰。如果错开这一小时的时间,就不会这么拥挤。
比起提早一小时,晚一小时的效率反而比较好,不过,无法这么做的话,比平常早一小时上班,也是个很好的方法。因为,如果错开时段上班,如果运气好的话,不但有位置坐,而且可以看书、写笔记。
7.用档案夹做垫板
在车上看资料时,经常需要在上面写东西,这时,如果公事包内备有档案夹,可当做垫板使用,实在是再好不过。
档案夹有布袋、纸制、塑胶制的,不过,不论哪一种,其封面一定都是硬硬的,拿来做垫板,是最适合不过的。把档案夹的背面朝前放在膝上,在其上面写东西。如果里面的资料太少,档案夹的表面会稍微有点斜。这样摆的话,就会保持平平的。如此一来,在摇晃不定的车上,也可以安然的写东西了。
8.多花点时间,也要选换车次数少的路线
外出时,如果有好几条通往目的地的路线,似乎大部分的人都会选择时间最短的路线,但是,从积极利用车上时间的观点来看,还是尽可能的选择换车次数少的路线为好。
在车上,可以充分利用宝贵的时间,不过,要是换车次数太多,三番两次打断看书,效果自然大打折扣。
9.一星期中要去好几趟的地方,最好购买月票
当你因公经常要往返于某地与某地时,最好是购买些地方的月票,因为这样能省掉一次次买票的麻烦,实在值得。即使从费用上来说,加上省时的优点,一星期中只要用上三次左右,买月票反而比一次次买票更划算。
10.搭火车不预先购票,是种浪费
业务人员搭火车出差的机会非常多,很多人都认为,出差时预先购票,是很浪费的。其实,情况刚好相反,不预购车票才是大大的浪费。
要是没预购车票,为了车票就得早早到售票口排队,万一没位置,就得买“自愿无座”的车票,一路站到底,在车上就无法看书、写字,这种情况相当多。若把这些时间成本列入考虑,即使多花点钱,预购车票也称不上是奢侈。
11.一卡在手,方便行事
对时间就是金钱的现代人而言,电话卡是随身必备品。正如前面所提过的,即使是偶而才去一次的地方,如果考虑时间上的损失,你也可随身备有一张电话卡,免得打电话时受到铜板的限制。所以一卡在手,行事方便。
12.把常去地方的地图复印下来,予以归档
在你所在公司中,若你经常被派到其他公司办事,这时若是第一次去的地方,把地图复印下来,标出目的所在,并在旁边空白处写上名称、电话号码、负责单位、营业时间等资料,交给属下随身带去,只要按图索骥,就一定不会迷路。
办完事之后,就用不着这张地图,不过,为了供以后其他人使用,仍将其收回并予归档保存,如此,即使是新来的实习生,只要交给他这张地图,马上就能够前往目的场所。
13.初次前往的地点,行前必须从地图确认其所在位置
初次前往的地点,你一定要先从地图确认其所在位置。举例来说,在打电话向对方问路时,也先预备好地图,不忘在视觉上加以明白的确认。
此外,有些街道号码的编法,连当地的邮差也会丈二金刚摸不着头脑,所以,光靠地址想要找到地点,往往都要比预期花上更大的功夫。在离开公司之前,你可先了解一下大概的位置,其他细节在月台等车的时候,再仔细的慢慢研究。
这样,既不会浪费时间,且八方地理也尽在你胸中。
14.在地图上作标记去过一次的地方,要在地图上书写相关资料,以方便再次前往。
如果地图上没有标出目的场所的位置所在,去过一次之后就将其位置标在地图上。此外,要是找到一家书店,若你认为与人在此地会面十分方便,也将其标在地图上。
除此之外,对方的电话号码及届时必要的资料等也都全部写上去。这么一来,一年之后这张地图就成为内容丰富的第一手资料来源。
15.随身携带口袋地图,走遍天下
经常在公事包中放一本口袋地图,随身携带,必要时复印一份带去也可以。为什么要随身带着一本地图呢?只要实际试试,就可以体会出其中的方便,如果临时想造访附近的朋友,虽然知道地址,却不知道怎么走……在这种情况下,只要手中有本地图,走到哪里都不会迷路。
赴外地出差时,也可带着当地地图,而且,在路上就根据地图来确认目的位置。再次前往时,就非常清楚,办起事来也十分方便。
16.自制一张“用功地图”
对于你常去的地方,你可仔细查看周围的环境,以了解附近有什么可供读书、工作的安静的公共场所。实际上,也有人自制一张常去的地方的简图,以便随身携带。
例如,一个学生,他自制一张家里与打工地点周围环境的简图,并标出咖啡店、图书馆、公园等等公共场所所在位置。甚至按目的的不同,以不同颜色的色笔来标示,比如在这个公园学语言,在那个图书馆写报告。如果手中有一张自制“用功地图”,一定能够大大地提高学习效率。
17.预先准备大车站的站内陆图
大都市的终点车站与地方上搭乘新干线的大车站,光在站内走动,就要花不少时间。 所以,在必须前往这类大车站搭车时,最好利用口袋地图以及杂志上撕下来的“站内陆图”。在出门之前,先弄清楚售票处、前往搭车月台的路线、方便换车的乘车位置。这么一来,可以把走错地方所造成的时间浪费减少到最低限度,而得以从容不迫悠然而行。
18.自制一张常搭班车的时刻表
由于加班、应酬的关系,早上搭固定班车上班的人,回家却不一定如此。去到车站,车子老不来,换车不顺利,在月台上苦等几十分钟,弄得人心烦气躁,大概很多人都有过这种经验。
除了现成的时刻表之外,你还可自制一张常搭班车的时刻表,夹在手册之中,上面清楚地写着换车的班次。借此,只要在开车之前赶到即可,得以把时间用来专心工作,不必浪费在等车时间上。
19.准备一张市内陆区
在你所在的公司中可挂一张大型地图,在这张地图上,清楚地标明着每一家商店的名称,那里有什么店、邮局在哪里,一看就知道。
尤其是,如果有一张这种地图,显示住宅或公司附近半径一公里内的周围环境,将会非常的方便。例如,出门买文具之时,只要看一看地图,就可以知道最近的文具店在哪里。
20.在回家的车上看英文报纸
在练习英文阅读能力之际,你最好选用在回家的车上看英文报纸。
同一天的报纸,即使有中文版与英文版之分,大体上的结构还是一样的,而且刊载的内容大同小异。也就是说,早上看中文版所得的消息变成一种“预习”,帮助了解英文报纸的内容(指国际新闻而言)。即使每天只阅读同一专栏的文章,也是一种很好的练习,能够提高自己英文的阅读能力。
21.假日外出时,最好散步去
很多人假日到附近办点事,也要开车去。其实,值得提倡的是,你最好是走路或骑自行车去。这样,一方面可以解决平日运动不足的问题,另一方面是开车去反而容易造成行动上的不便。
举例来说,在外出的当儿,冒出一个灵感,为了进一步研究灵感的可行性,打算顺便去书店找些资料,可是开着车出去,就担心找不到停车位,结果感到十分麻烦,干脆打消这个念头,直行而过,这种情况非常多。如果走路或骑自行车出去,“绕道而去”是轻而易举的事,也正因为这样,假日外出时,最好是散步去。
22.出门一趟要多办几件事
在电话与传真机十分普遍的现代,有时还得亲自出门一趟,像交接重要文件之类的工作就是如此。由于出门拜访客户要花上相当工夫与时间,如果一趟只办一件事的话,未免太浪费时间了。
所以,当你在派人前往收送文件时,可先确认有没有其他要收送的东西,然后交待一并处理,这样回来之后,才不会又为了要收什么东西,再跑第二趟。去一趟办好几件事,自然能提高工作效率。
23.准备些可在等待中做的工作
大家都知道,去银行或行政机关,即使只存笔钱,从文件送入窗口到处理完毕,仍要花上相当时间,既然如此,为什么很多人都一脸不耐烦地在柜台前等待?如果预先准备一些工作,等待的时间就不会浪费了,一样可以有效地加以利用。
比较好的处理方法是,先送出必须处理的文件,在处理完毕之前,先以电话处理好事情,如果还有多余的时间,就可以看看预先准备的书报杂志,比起不耐烦地等待着,这样更合乎效率原则。
24.按目的详细区分“用功地图”
由于工作的空档时间,你可以利用你所在公司附近的公共场所,好好地看书或查资料。正如前面所提过的,为此你脑中已清楚地印上一张有关周围环境的“用功地图”,而且不单按目的大致区分,还更深入地细分化。
举例来说,用来完成文件的场所不只一个,如果是与外国有关的文件,就去外贸协会,如果是以地方报纸为资料的文件,就去图书馆。
25.先拟好采购单,可防止漏买必要东西
许多家庭主妇去超级市场购物时,都会先拟一张采购单。先拟好采购单,可以防止漏买必要东西,以免饭做到一半,突然发现忘了买某样材料,又得慌慌张张跑出去买,增加无谓的麻烦。
所以,在家庭中实行有成效的做法,不妨也应用在工作上,比如说铅笔用完要出去买时,可检查一下其他文具的库存量,看看有没有其他要买的东西。这样,就可以一次办两件事,而且,也不会发生文具用光而弄得手忙脚乱的情况。
26.多多利用大型公文包
平日如果你随身携带的东西有很多,例如文件、原稿、文具、钱包、地图,一直到备用的眼镜、雨伞等等,可以全部放在公事包内。这是因为如果公文包中该有的都有,遇上紧急情况就不必发愁。而且“只要身边有这个百宝包,没有什么应付不了的事”,心里得以非常的笃定。比如说突然间必须从家里直接外出,或是因急事要马上出差,各种突发情况,有了公文包都能顺利应对。
27.多层式公文包,便于携带整理
在购买公文包时,最好是购买多层式的公文包,僻如内部分成三层的公文包,而且里面还有三个袋子,一共分成六个空间,事先决定各层中分别放入什么物品,就不会所有的东西都乱成一堆。所以,即使在匆忙赶路时,也能够用一双手打开公文包,迅速取出自己所需要的东西。
也许有人说,这样的公文包看起来好像医生出诊时所带的皮包。不过,由于这件公文包内部是多层构造,又有很多袋子,所以内部不会乱成一团,更不会毫无条理。
28.经常四处奔波的人,不适合使用007手提箱
有很多业务员都喜欢使用007手提箱。但是这种手提箱除了不好提之外,匆忙赶路时,还会有撞到箱角的缺点,而且缺乏柔软性,收容量没有伸展的余地,要打开箱子拿东西时,非得将其横置,把内部的东西全部瞧得一清二楚……,种种不合效率的因素非常多。
喜欢这种手提箱的人,大概是因为外出时可将其拿来做为简便的桌子,才不惜高价购买。其实,只要随便带个大的档案夹,就得以解决这个问题,何必带个代替桌子的箱子四处奔波。
29.手提的物品要集中一个袋子
在街上经常可以看到,很多人都是双手分别提着手提袋和纸袋,带了一堆东西,是否有必要带这么多东西出门,而这些东西是否已按用途分别整理?东西最好都放在一个袋子里,即使挤得满满的也无所谓,如此好空出一只手自由活动。随身带的东西如果太多的话,不但双手无法自由使用,行动也很不方便。而且,一下子带好几件东西,又要担心一不小心搞丢东西。
其实拿一个大公文包,把随身必备的物品全都放在里面,就能空出右手,便于自由活动。
二、起床到午餐时段促效法
□ 起床时间的使用法
1.使用你喜欢的音乐“叫醒你”,如此就可以提高一天的工作效率,有道是“一日之计在于晨”。
早晨是否能在愉快中醒过来,多多少少对这一天的工作有决定性的影响。不过,这个世界就有很多“害怕早晨”的人。别说是在愉快的气氛中醒过来,就是闹钟响了几十遍,仍然对枕头依依不舍者也大有人在。对于这类人来说,早晨的起床就变成了痛苦的差事。 为了能够在愉快的气氛中起床,就要尝试一些好办法。譬如,利用录音机录一首自己喜欢的音乐,只要在床头旁放置录音机,按下定时开关,到了起床时间,音乐就会自动地播放出来。
经过如此处置以后,就能够在朦胧的梦境中听到音乐,很自然地清醒过来,起来后的心情也非常畅快。
最近,录音机添加了种种的功能,音响方面也出现了很多高性能,使用起来,十分方便。
对闹钟的声音表示深恶痛绝的人,即使枕头旁放置好几个闹钟,仍然无济于事,不妨试试上述的音乐催醒法。如果你是古典音乐迷,不妨录一首贝多芬的“命运交响曲”,当激昂的乐声响起来时,你的睡意立刻就会飞到九霄云外。
此种方法,可当成睡眠学习法使用。例如学法律的人可录一段法律的资料,学语言的人,则可录一段语言教学的课程等等。在参加资格考试时,若用这种方式,会获得良好的效果。
2.在早晨的被窝中考虑“今日要做的事”
从醒来到漱洗吃早点到走出家门的这一段时间,可说是一天中最慌忙的时段。
正因为如此,除非特别早起,否则的话,很难从容地度过这一段时间。善于利用时间的人一般把早晨的这一段时间,分割成两段使用。也就是说——从睡醒到掀开棉被下床为第一个阶段,漱洗吃早点到走出家门为第二个阶段。
为什么要如此地区分呢?无非是想把它们用于不同的目的罢了。
第一段是从睡醒到掀开被子下床的时间。善用时间者醒来后并不是立刻就下床,而是在棉被里考虑当天预定要做的工作程序,甚至思索以及处理悬案,等待有了头绪时再下床。
|