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@PO是啥?

2011-10-04  xfdsh
PO : Purchase Order,订单

1.客户询盘:
一①般在客户下Purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一①些细节上的了解`.
2.报价:
业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,出产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma Invoice 给客户做正式报价`.
3.得到订单:
经由洽谈,收到客户正式的订单Purchase Order`.
4.下出产订单:
得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排出产计划`.
5.业务审批:
业务部收到订单后,首先做出业务审核表`.按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明`.合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同`.审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才可以执行`.如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行`.合同审批之后,制成销售订单,交给部门入程员跟入`.
6.下达出产通知:
业务部在确定交货期后,知足下列状况可下达出产通知, 通知工厂按时出产:
 6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立刻@_@请客人改证`.
 6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账`.
 6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认`.
7. 验货:
  7.1:在交货期前一①周,要通知公司验货员验货`.
  7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一①周前,约客户查货并将查货日期告知计划部`.
  7.3:如果客人指定由第三③方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间`.确定后将验货时间通知工厂`.
8.制备基本文件:
工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)`.
9.商检:
如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料`.而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检`.应在发货一①周之前拿到商检换证凭单/条`.
10. 租舟订仓:
  10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代办署理公司或舟公司`.应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,舟期等状况,Q确认工厂的交货能否早于开舟期至少一①周以前,以及舟期能否达到客人要求的交货期`.应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开舟一①周前可拿到定仓纸`.
  10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或舟公司咨询舟期,运价,开舟口岸等`.经比较,选择价格优惠,信誉好,舟期合适的舟公司,并告诉业务员通告给客人`.如客人不同意时要另选客人认可的舟公司`.开舟前两周书面定仓,程序同上`.
  10.3.如果货物不够一①个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位`.拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容`.
  10.4.向运输公司定仓时,一①定要传真书面定仓纸,注明所定舟期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错`.
11. 安排拖柜:
  11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜`.拖车公司应选择安全可
靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时`.要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,舟公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装舟口岸等`.如果有验货公司望装柜,要专门声明,不可以晚到`.并要求回传一①份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
  11.2.传真一①份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话`.
  11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一①份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料`.要求工厂装柜后一①定要记住上封条`.
12.委托报关:
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单`.通常要给报关留出两天时间(舟截关前)`.委托报关时,应提供一①份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,舟公司,定仓号,柜号,舟开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等`.
13. 获得运输文件:
  13.1. 最迟在开舟后两天内,要将提单补料内容传真给舟运公司或货运代办署理`.补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出准确的货物数量,以及一①些特殊要求等,包括要求舟公司随同提单出的舟证明等`.
  13.2. 督促舟公司尽快出提单样板及运费帐单`.仔细核对样本无误后,向舟公司书面确认提单内容`.如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求舟公司出正本`.
  13.3. 及时支付运杂费,付款后通知舟公司及时取得提单等运输文件`.支付运费应做登记`.
14. 准备其他文件:
  14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格`.发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前`.发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要准确无误`.L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头`.如果发票需办理对方大使馆认证,一①般要提前20天办理`.
  14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检修检疫局申办`.需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开舟日之前,在发票日期之后`.未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件`.经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物入行再加工`.
  14.3.一①般原产地证:一①般原产地证可在中国商业促入会办理,要求低一①些`.可在发货之后不太长的时间内补办`.如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一①样要提前20天办理`.
  14.4.装运通知:一①般是要求在开舟后几天之内,要通知客人发货的细节,包括舟名,航班次,开舟日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代办署理人等`.有时L/C要求提供发送证明,如传真讲演书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理`.
  14.5.装箱单:装箱单应清晰地表明货物装箱状况`.要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸`.按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符`.要显示唛头和箱号,以便于客人查找`.装箱单的重量,体积要于提单相符`.
15.交单:
  15.1.采用L/C收汇的,应在划定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付`.
  15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人`.
  15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才可以做柜的,要等收款后再安排拖柜`.拿到提单后可立刻寄正本提单给客人`.
16.业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等`.
17.文件存档:
所有的文件、L/C和议付文件必需留存一①整套以备查用`.
18.单证员平时应注意收集运价变动,舟期,航线等信息,为业务员报价提供匡助

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