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ERP管理系统软件物料编码的意义及误区

2011-10-06  The my bo...

ERP管理系统软件物料编码的意义及误区


更新时间: 2011-8-11 11:25:22

作为中国公民,我们每个人都拥有一个身份证号码,它也是识别一个人的唯一标示。很难想象,如果没有身份证号码,国家该如何实现对公民的基本管理。对于制造企业而言,物料管理的地位是不言而喻的。成千上万种物料,如果没有可做唯一标示的物料代号,而仅靠物料名称或者其它途径作管理依据,很难想象企业如何合理管理物料。物料的名称、规格等都不能作为区别物料的标示,同名同规格的物料总是存在的。要实现物料的科学管理,物料编码是基础。 为了对物料实现统一编码,许多企业特别是大中型企业,通常设有独立的物料编码机构,或组织专项编码培训班等。但往往实践证明,相关的执行部门最终还是没有严格按照物料编码的规则执行,工作也没有达到预想中的效果。物料编码和企业标准化工作也息息相关,很多企业在推行标准化(模块化设计)工作中,花费了大量的人力和物力,又是抽调骨干队伍,又是收集图纸、制定标准,一干就是好几年。但最后,往往又是无疾而终。物料编码,是一件简单的事情,但绝对不是一件容易做好的事情;是一件重要且有意义的事情,但绝对不是每家企业都能做好的事情。
一、物料编码的误区
•图号作为物料编码
随着信息化的不断推进,当前大部分的中国企业都在使用CAD等辅助设计系统。由于设计管理规范的要求,每张图纸都会有一个图号,于是大部分的企业直接使用图号作为物料的编码。
但使用图号作为物料编码,会存在如下问题:
1、由于技术部门并不负责原材料的管理,原材料就没有图号;
2、图号并不唯一;
笔者碰到很多使用图号作为物料编码的企业,他们一直认为这是比较合理的。当笔者问他们:“图号能够表述物料的唯一性吗?”他们回答道:“可以……但是,极个别的不能。”为什么极个别的不能?同样一张设计图纸,可以使用不锈钢制造,也可以使用镀锌板制造,两种不同的原材料制造出来的产品,我们能够说是一样的吗?但他们的图号确实就是一样的。
3、图号的管理本身不规范;
就笔者多年来在ERP项目实施中接触的企业而言,大部分的研发部门对于图号的编码管理本身就不严谨。不同的设计人员、不同的设计小组遵循的编码规则并不相同,导致后续使用图号的混乱,图号作为物料编码就更加不合适了。因此我们并不赞同企业使用图号作为物料编码。•要求物料编码表述大量的信息
部分企业由于缺乏物料编码的经验,在制定编码规则的时候,往往希望制定出一套万能的、一见到编码就可以知道物料所有情况的规则。包括物料种类、属性、供应商信息,甚至包括存放仓库的信息。这些对于编码的过高期望,都是由于没有编码制定经验造成的。期望越高,失望就越大。编码就是编码,它无法表达其根本无法承载的过多信息。
•把制定编码规则的工作交给个别人或部门去完成
企业的管理层往往习惯把编码工作交给技术部门或者某个资深员工来主持完成。这种做法忽略了一点,编码真正使用最多的是物料管理部门、财务部门,而非制定编码规则的技术部门。制定物料编码,应该联合技术部门、物料管理部门、财务门,组成制定团队共同完成。

二、物料编码的范围
•物料编码规则的制定
物料编码的目标,就是制定出一套涵盖企业所有物料的编码规则。
•物料命名规则的制定
很多企业往往会忽视物料命名规则的制定。除了制定一套合理的物料编码规则外,如何对物料进行命名,通过合理统一的名称、规格、属性等来表述物料,形成一套统一的命名规则,对物料编码的工作也很重要。
我们在实际使用物料编码的过程中,判断编码是否有错误、是否出现重复,是依靠名称、规格等来进行判断的。所以尽管物料编码规则统一了,物料命名规则却没有统一,那依据编码规则产生出的编码仍然无法判断其正确性。例如垫片,我们也可以叫垫圈,两种叫法指的是一种产品。我们可以将一部红颜色的汽车表述为“红色汽车”,也可以表述成“汽车-红色”。
因此物料命名规则应该考虑以下因素:

1、统一表述同类的物料名称。如螺钉和螺丝的叫法都是指的一种物料,不同员工、不同部门在命名时就会很随意。因此企业需要制定规则,统一物料的称谓,这是最重要的。

2、名称规格的信息排列组成。如果我们把同类的物料名称规格分成几段,每一段存放的信息就一定要统一规格。如我们可以将一个物料的名称规格分为颜色、名称、型号,那就有了“红色轿车**系列”这样的物料名称。对于物料的命名,很多表述方式都可行,不存在对错。存在即有其合理性。我们需要做的只是统一命名的规则,只有统一了规则,不同的人和部门对同样的物料表述一致了,才能共同享受物料编码带来的效益。

•计量单位的统一
这个很容易理解,比如我们可以说一台轿车、一辆轿车、一部轿车。我们不能说哪一种计量单位不恰当,都是恰当的。但是,作为企业来说,就一定要统一计量单位。

三、物料编码的技巧

1、编码规则需尽可能反映物料大类。
物料大类可以让我们对物料的类别有一个直接的判断。比如我们每天都在使用移动电话,如果我们看到139号段的号码,就知道是移动的来电。大类的划分原则往往是:第一码:产成品、半成品、原材料、辅料、低值易耗,主要供财务使用;第二码:真正的类别,依据企业不同的情况具体制定。

2、编码需要长短适中。
按照人的记忆习惯,7-13位的编码是比较合理的。

3、尽量不要使用有特别意义的编码。
很多物料编码的初衷是为了清晰明了地表述物料,如将钢板编码成GB,简单易懂。但随着物料种类的增加,以GB编码的物料也不再仅限于“钢板”,“钢笔”就以GB命名。

4、避免使用难以交流和区别的字符。
文字代表了中华民族博大精深的文化,拼音更被誉为世界上最复杂的字符之一。如果单纯通过拼音字母,如G和J,很大部分人会因为不标准的发音而难以进行区分。另外,字母L的小写打印出来以后和数字1没有区别,O打印出来后和数字0没有区别等等。我们在制定编码规则过程中,要尽量避免使用这些容易产生混淆的字符。

5、不要把可能变动的信息编入编码。
什么是可能变动的信息?举个最简单的例子,现在很多企业将员工编码规则定为:部门号+流水码。笔者认为这是最不合理的编码,员工如果发生人事变动或者岗位变换,编码就无法准确表述其所在部门。如果员工的人事和岗位变动频繁了,编码反而成为企业的困扰
四、物料编码如何有效推行
很多企业在花费了大量的人力、物力和财力制定出一套科学的、合乎企业实际情况的物料编码体系后,就像他们制定的其他厚厚的管理制度文件一样,被锁进了黑暗的文件柜中,仅仅在进行相关质量体系认证时拿出来使用。当然,有同行过来参观的时候,也会时常拿出来进行炫耀。

制定完善的物料编码规则只是物料编码工作的第一步。
如何使制定的编码规则在企业内部真正得到推行,改善和解决技术、物管、财务等部门各自为政、多套编码并存、多种物料称谓混乱等企业管理问题,才是物料编码工作中最实质性的一步。

笔者认为,有效推行企业的物料编码工作有两种途径:
1、实施软件管理系统
实施ERP等信息化软件系统,是在系统中固化物料编码,实现强制推行的最容易也最有效的方式。ERP系统会按照企业制定的物料编码规则,自动生成编码。ERP系统具备的便捷的查询、排序等功能,也可以让员工快速体验统一编码带来的效益,进而积极配合编码工作的执行。合理的编码规则结合ERP、PDM系统中的查询、排序功能,对于企业标准化工作的推行会起到直接的积极影响。

2、设定专人负责编码
如果企业尚不具备实施ERP、PDM等信息化系统的条件,要实现物料编码规则的贯彻执行,唯一的办法就是通过制定物料控制流程,设定专人控制物料编码。在流程的执行过程中,严格遵守物料编码唯一出口原则。

笔者认为,企业制定出来的物料编码规则得不到真正有效推行,究其原因,在推行组织机构的设定、物料编码流程的执行等方面一定有不到位的地方。因此设定专人负责物料,不失为有效地办法。

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