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Excel EXCEL使用的几个技巧

 人生苦短QQ 2011-10-14

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EXCEL使用的几个技巧
1)绘制斜线表头
由于作为斜线表头的单元格都要比其他的单元格大,所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格,单击“格式——单元格”命令,弹出“单元格式”窗口,选择“对齐”标签,将垂直对齐的方式选择为“靠上”,将“文本控制”下面的“自动换行”复选框中,再选择“边框”标签,按下“外边框”按钮,使表头外框有线,接着再按下面的“斜线”按钮,为此单元格添加一格对角线,设置好后,单击“确定”按钮,这时EXCEL的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格,进入编辑状态,并输入文字,如“项目”、“月份”,接着将光标放在“项”字前面,连续按空格键,使这4个字向向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”,所以当月份两字超过单元格时,将自动换到下一行)。
2)绘制斜线单元格
打开EXCEL的“绘图”工具,单击“直线”按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加。当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行(按ALT+回车键),再添加空格即可将数据放到合适的位置。
3)制作个性单元
如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格,可用以下方法实现:先在单元格内输入数据,然后打开“绘图”工具栏,在“自选图形——基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成了一个小十字,由单元格左上角向右下角拖动,即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖,可用鼠标右击刚刚画出的单元格,选择快捷菜单中“设置自选取图形格式“命令。将”设置自选图形格式“和”颜色与线条“选项卡打开,选中”颜色——填充“下拉列表下”无填充颜色”,“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随时单元格而变”选项选中华人民共和国,它还会随单元格自动改变大小。
4)快速换行
我们在使用制作表格时经常遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况,如果输入一行后敲回车就会移到下一单元格,而不是换行,有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后,在换行处按“ALT+回车键”,即可输入第二行内容,再按“ALT+回车”输入第三行以此类推。
5)在单元格中输入0
一般情况下,在EXCEL表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后,只要光标一移出该单元格,格中数字就会自动变成”5”、“4”,EXCEL默认的这种做法让人使用非常不便,我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”之类的单元格,鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”,在接着出现的界面中选“数字”标签页,在列框中选择“文本”,单击“确定”。这样,在这些单元格中,我们就可以输入诸如“05”之类的数字了。
6)输入有规律数字
有时需要输入一些不是成自然递增的数值,我们可以用右键拖拉的方法来完成先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第二个单元格的右下角成细十字线状时,按住右键向后或向下拖拉至该序列的最后一个单元格,松开右键,此时会弹出一个菜单,选“等比数列”选项,则该序列及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中。
7)快速输入拼音
选中已输入汉字的单元格,然后单击“格式——拼音——显示或隐藏”命令,选中的单元格会自动变高,再单击“格式——拼音信息——编辑”命令,即可在汉字上方输入拼音。单击“格式——拼音信息——设置”命令,可以个性汉字与拼音的对齐的关系。
8)隐藏
1、隐藏单元格中的所有值,你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式——单元格”命令,选择“数字”选项卡,在“分类列表中选择”自定义“,然后将”类型“框中已有的代码删除,键入”;;;“即可。(单元格数字的定义是由正数、负数、零和文本4部分组成。)
2、快速隐藏/显示单元格所在行列
快速隐藏选中单元格所在行:“CTRL+9“
快速隐藏选中单元格所在列:“CTRL+0”
取消时再加SHIFT‘
9)快速输入日期和时间
当前日期:选取一个单元格,并按“CTRL+;”
当前时间:选取一个单元格,并按“CTRL+SHIFT+;”
此时输入的是静态的信息,要想自动更新信息,你必须使用TODAY和NOW函数。
10)对不相邻单元格的数据求和
假如要将B2、C5、D4中的数据和填入E6中,操作如下:
先选定单元格E6,输入“=”,双击常用工具栏中的求和符号;接着单击单元格B2,键入“,”,单击“C5”,键入“,”,单击D4,这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=……”,确认后公式即建立完毕。
11)防止编辑栏显示公式
右击要隐藏公式的单元格区域,从快捷菜单中选择“设置单元格格式”,单击“保护”选项卡,选中“锁定”和“隐藏”。然后再单击“工具——保护——保护工作表”命令,选取“内容”单击“确定”,用户将不能在编辑栏或单元格中看到自己隐藏的公式,也不能编辑公式。
12解决SUM函数参数中的数量限制
EXCEL中SUM的参数不得超过30个,假如我们需要有和SUM函数计算50个单元格的和,使用公式是不行的,提示“太多参数”。其实,我们只需使用双组括号的SUM函数即可。
13)实现条件显示
统计学生成绩时,希望输入60分以下的分数时,显示为“不及格”;输入60以上的分数时,显示为“及格”。这样的效果,不妨称之为“条件显示”,用IF函数实现。
假设分数在B3单元格中,要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格输入以下公式实现不同的等级:
=IF(B3〈=60,“不及格”,“及格”〉 分2个等级
=IF(B3〈=60,“不及格”,IF(B3〈=90,“及格”,“优秀”〉) 分3个等级
=IF(B3〈=60,“不及格”,IF(B3〈=70,“及格”,IF(B3〈90,“良好”,“优秀”〉)〉 分4个等级
注意:符号为半角,IF与括弧之间不能有空格,而且里面最多套7层。字母小写。
14)查看EXCEL中相距较远的两列数据
把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上,鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部,你便会发现整个工作表被一分为二,出现了两个数据框,而其中都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框显示A列数据,另一个数据框中显示Z列数据,从而可以进行轻松的比较。
15)利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算
如果EXCEL工作表中有大量数字格式的数据,并且你希望将所有数字取负,请使用选择性粘贴命令,方法如下:
在一个空单元格中输入“-1”,选择该单元格,并点击“编辑——复制”命令,选择目标单元格。点击“编辑——选择性粘贴”命令,选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘,点击“确定”,所有数字都与-1相乘,你也可以使用该方法将单元格中的数值缩小1000或更大倍数。
16)快速 隐藏行或列
选中某一单元格后,按下“CTRL+9”或“CTRL+0”组合键,即可快速将该单元格所在的行或列隐藏起来。
17)为工作表添加文本框
EXCEL允许在工作表的任意地方设置文本框,在这些文本框中可以编辑及格式化文字,以生成美观的标题且不影响工作行和列的位置。添加文本框的方法:单击绘图工具栏中“文本框”按钮,移动鼠标至要添加文本框里显示闪烁的地方插入光标,这时就可以输入文字,文本框的大小随文字的增加而增加,输入好后单击文本框之外的单元格结束。

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