原则上以文件材料的落款日期（即领导签发日期）为准。但要注意几种情况：
1、跨年度形成的文件。机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件，统一在办结年度归档。
2、几份文件作为一“件”的日期。按照《规则》规定，正本与定稿、原件与复制件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。
3、有专门年度的分类方法。综合管理文件材料按年度进行分类，一部分工作按照专门年度进行的，如教学年度等，应按照专门年度进行分类。例如，学校1995年行政管理与1995－1996学年的教学管理文件材料一起归档。
