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第六章 收文处理标准
■ 文件呈阅的方法
一、 注传法和存注法
◇注传法，即“注发”与“传阅”。此法适宜处理上级来文，上级来文一般固定份数，要固定发某些单位或个人。这种文件的分发，除固定的范围外，要留一份传阅（传后存档），并在该份文件上签署“注发意见”。《注发表》可与《传阅单》连在一起，即《注发传阅单》。注发人同时签“传阅范围”（单位或个人），一式两份。此表附在最前面，与文件订在一起即可。
◇存注法，是把“存档”和“注发”。这种方法适宜于处理下级送的情况、资料。下级报来的情况、资料一般不予传阅，只分发给有关领导和部门并留一份存档。然后交办公室主任注发，此份自行留存。
二、 阅注法
这是处理下级请示、报告的一种方法。收发员收文登记后，填写《阅办单》，请办公室主任拿出“拟办意见”，然后连同《请示（报告）》一起送有关领导批示。
三、 拟办批示
将请示、报告送领导批示以前，办公室主任对《请示（报告）》中提出的问题，需要拿出初步意见供领导参考。形成“拟办意见”。
四、 摘要注办
所谓“注办”，就是把文件的“处理结果”在文尾或《公文处理单》上，作简短的注明。
■ 请办
一、 批抄
包含“请批”和“抄发”两层意见。批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题。批抄包含在拟办中，就是给收文安排一个合理的批阅对象。
二、 加抄
加抄亦称加发。指来文经过批抄以后，还要增发某些单位和个人。
三、 请办
指经授权的文书工作人员，将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。请办是拟办意见的一种，可在文件左上角注明“请××部门办”或“请××部门商××部门办”。并加盖公文处理章。
三、 请批
请批是文书部门将收文送领导同志批办。一般要附上“公文处理单”，由领导同志批示具体意见。
请批是拟办的重要环节，也可以看作是拟办意见的主要内容。
请批一般有三种情形、三种写法：
1.经过深思熟虑，对上级来文如何贯彻、下级问题如何解决有一个具体的处理意见时，应该用简单、明确的语言，尽可能将处理方案写明；如果有两种以上的处理方案，也可一并提出，同时表明自己的倾向性意见，供领导决策参考。这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示”，下边写上具体方案。
2.提不出具体方案，但可以提出由哪个部门去办。这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示，拟请××部门办理”或者“请××同志批示，拟请××部门主办，会同××部门处理”。
3.对重大问题不便发表意见，或者不能确定应该由哪个部门承办的，则只在公文处理单上注明“请××同志批示”即可。
四、 批办
需要贯彻落实的文件，通常有两种批办方法：一是先批请单位领导人阅示；二是同时批送有关部门提出具体贯彻落实意见。需要办理和答复的文件，要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。需由两个以上部门承办时，要明确指定牵头的部门，即主办单位。对紧急重大和有疑难问题的文件，应首先请机关领导人阅示，然后再按领导指示办理。阅知性文件，批明需阅知的领导同志、部门和范围即可。
批办意见没有固定不变的格式。一般来说，，用“请××办理”、“请××批示”、“请××申视”等，承办部门或承办人必须提出答复意见，不能办理的，要说明原因。
另有些来文在结尾写有“如有不妥，请批示”、“不妥之处，请予指示”等，就属于无问题便无需答复的范围。批办这类文件可使用“请××审阅”、“请××阅”、“请××阅酌”、“请××研究”等。这类批办意见，常用于阅知性工作。
■ 传阅
一、 传阅的范围
1.上级机关的指导性文件或重要会议文件。
2.需要几位领导共同批办的文件。包括下级机关的请示，上级机关有关部门专项业务文件，以及本机关制发的需要会签的文件等。
3.机关领导在文件上有重要批示，需要其他领导同志和部门阅知、阅办的文件。
4.重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函。
二、 传阅的要求
应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。
三、 传阅的方法
1.分送传阅法
先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。
2.集中传阅法
利用单位领导集中学习或开会的机会，在会前或会后，将紧急而又简短的传阅件集中传阅。
3.设立阅文室法
大中型机关设有“阅文室”，有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。阅文后也应在传阅单上签名，便于管理谁看了、谁还没有看，防止漏阅。
4.横传法
即文件从主任部门送出后，第一应阅人阅后传至第二应阅人，直至由最后一位阅文人将文件退回办公室。横传交接，阅文双方必须在办公室“挂号”和“销号”，让办公室及时掌握文件的去向。
5.回传法
后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导同志通报，这个倒流传阅的过程称作回传。
6.专传法
由专人将文件送给有关领导同志，坐等领导同志阅完后，马上送其他领导，直到传完为止。这种方式只在两种特殊情况下采用：一是特急件，二是绝密件。
■ 催办
一、 催办的具体范围
1.上级机关主送本机关，并需要具体实施、贯彻执行的文件。
2.所属部门及下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件。
3.平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务，需办理或答复的函件。
办公室催办工作的重点应放在对内催办上。对外催办一般可由机关主管业务部门负责。
二、 催办的方法
1.电话催办
2.发函催办
3.登门催办
4.请承办部门来人汇报
三、 催办的具体要求
◇重视催办工作
◇健全催办制度
◇催办文件要有登记——也可以利用“收文登记簿”兼作“催办登记簿”（在“收文登记簿”上留出一部分帐页专门登记催办性文件）。
■ 承办
一、 承办工作的要求
◇按照领导批示，及时提出具体处理意见（有前案材料的应将前案材料附在后面），报本部门领导审批后立即处理，并将处理结果及时报告领导。
◇凡领导“批办意见”中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门就要先准备好处理意见，邀请协办部门协商会签，将意见归纳整理，报领导审批。如有分歧，应报送领导裁决，或按照领导意见再次会商。
◇承办人要将“处理结果”填写在“文件承办单上”，或另写一份材料附在承办文件上（注明承办部门和承办人），然后将承办文件转回主管部门拟复。
◇对已经办理结案的文件，要向交办机关报送结案报告，并做好注办工作。
■ 办复
一、 办复的含义
办复是指需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关所作的答复。它体现了收文处理过程的最终结果。办复通常由主管部门承担，但有些承办文件，承办部门也可依据领导同志的指示或经主管部门同意后直接办复。
二、 办复的形式与做法
1.函复
即用行文的形式答复。一般情况是，由承办人代拟文稿，然后经部门负责人审查签署后，连同“交办文件”及“领导批示”一并退回交办机关的办公室审核送领导签发。
2.口头答复
传达处理意见后都要作记录。记录要包括时间、方式、受话人、处理意见四个方面，以备查考。
3.复印领导批示
有些下级来文，领导批示了具体的处理意见，就可以将其直接复印后发送来文机关。
4.就地处理
有些比较复杂的问题，需要承办人出面，带着审定的处理方案前往来文机关，就地研究解决问题。必要时，要形成“会谈纪要”，作为结案的依据。如无纪要，也要有“处理记录”以备查用。
5.统筹安排
在年终或年初经过研究确定方案，一次通知各地。
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