试析基于云计算的政府档案数字化建设

632274045 2011-11-03

展开全文

试析基于云计算的政府档案数字化建设

摘要：档案管理工作是政府机关日常管理工作的一部分，是提高政府机关工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌、记录政府全面发展的重要文献。科学规范的管理档案，是衡量一个政府机关管理水平的重要尺度。政府行政档案数字化建设有助于档案规范化管理，同时档案作为一种特殊资源价值具有潜在性，只有与工作相结合才能体现其价值，档案管理的数字化有助于档案资源价值的开发，体现了科学技术是第一生产力，有利于为建设和谐社会提供参考资料。本文将从档案的重要性及现阶段档案管理面临的困难入手，探讨如何在当前环境下实现基于云计算的档案管理的数字化。

关键词：档案管理数字化建设云计算

一、档案的重要性

一位国际法学家的言论经常被用来强调档案的重要性：“人们可以设想一个国家没有海军，但却不能想象一个国家没有货币，没有国库，没有资金，没有档案。这类国家财产如此重要，如此普遍，以至于人们可以说它们是国家真正存在的根源。”但在我国有相当一部分人对档案的作用不是十分清楚，乃至有的人不知道它的存在。档案是人类历史活动原始真实的记录，它具有长远和多方面的作用。档案管理在狭义上，则指档案的业务内容，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等项工作。档案工作的基本性质和主要作用，一是一项管理性的科学性工作，历史文献的科学管理工作；二是服务性的条件性工作，文献资料的服务工作；三是政治性工作，是维护国家利益和历史面貌的重大事业。政府档案对社会发展有着深远的影响[1]。

二、传统档案管理工作遭遇的瓶颈

科学技术的发展，很大程度飞跃了档案事业的发展，随着某些技术发展出现瓶颈，档案保护和管理也不得不面对这些技术所产生的负面效应。比如现在每个档案负责机构不得不面对照片老化褪色；磁介质面临磁记录信号失真、消失、磁粉掉落；光盘的反射层剥离等问题困扰。这样将直接产生档案保存信息的弱化甚至丢失的严重后果。因此档案保护必须应对这些问题，尤其是以影像、声响等模拟图像信号载体为重点和难点。

(一)照片、胶片的现状。

1、照片

照片由于材质的原因本身有很多的缺点，但是它却为我们提供了大量的无法用言语表述的信息。因此也很有必要去保护它。黑白照片画面的主要成分是银和明胶。彩色照片画面的主要成分是染料和明胶。银、明胶、染料都会在不同条件下变质，失去照片原有特征，使照片变色褪色。为保存我们现实收集保管的档案，研究人员作了大量的研究。结合照片在实际保存中出现的问题，在照片处理前期即洗照片阶段就针对照片长期储存做好一些措施，这中间就有美国国家标准学会(ANSI)1980年所记载的保存性的最高标准处理法，马森(Mason)氏的耐久性照片处理法等。在长期实践中对照片保存用途和保存时间也做了规定，如照片保存性的标准：(1)档案保存用--100年稳定；(2)商业用--10年稳定。

由于数码技术的迅速发展，现在数码照片已经取代胶片照片了。现在只对老旧有价值的照片和形成照片的底片采取上述措施进行保存。

2、胶片保存和研究现状。

自摄影技术诞生以来，胶片寿命就是这个问题的焦点。因为胶片寿命直接影响照片可利用性和复制性。对档案保护来说，它意味着档案工作者对档案研究和保护有很充裕的时间。

到目前为止，还没有方法能有效地永久修复和保存胶片。欧美科研人员做了大量卓有成效的先导性工作。首先通过改变胶片的材质来解决寿命问题，并提出聚酯片基胶片的概率寿命可达1000年。同时需要看到的是这仅仅是理论值。胶片保存的好坏直接影响胶片的质量。因此研究胶片保存方法，对保护胶片至关重要。我国相关单位也已研制成除酸、防酸、复合材料来保护档案，同时对于需要长期、永久保存的胶片档案。有人提出了采用密封冷冻方法来延长其寿命。这些保存方法都面临着保存设备复杂，保存成本较高的问题。

(二)磁带、类磁带档案保存现状。

磁带是用于记录声音、图像、数字或其他信号以来产量最大和用途最广的一种磁记录材料。磁带按用途可大致分成录音带、录像带、计算机带和仪表磁带四种。这些分类的磁带都是信息的有力载体。并且能够大量记录原始信息，所以日前档案材料有很大一部分是以此类产品建库的。如何保护这些磁带档案，使它们发挥最大的价值是档案部门的新挑战。国外在此方面开展了大量研究工作。将计算机磁带、软盘、录像带、视频影像带等载体的损坏、数据丢失等方面进行了重点研究，提出了综合性的保护与管理措施和建议。我国档案部门在此方面也积极开展研究。从1992年起，由国家档案局科研所、航天部档案馆先后在国内对磁性载体档案进行全面调研。发现普遍存在磁带掉粉、粘连、糊磁头等现象，严重的还发生断带、生霉。最后提出了磁性载体档案的研究方案和建议。认为不仅要保护档案的载体．更重要的是要保存载体上的信息。并制订出《磁性载体档案管理和保护规范》极大的推动了我国磁载体档案保护工作[2]。

三、档案数字化的趋势

档案发展到现在，本身出现瓶颈性问题。如每年档案数迅速增加；原来部分档案保护难度加大；档案发展无法和当前社会高科技无缝接轨等，迫切要求档案自身的解放。要求档案做到存储简单。查询方便，保护容易等，并且使档案工作不再孤立。档案数字化就是在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。整个社会信息流通的基础结构发生根本性变化，为数字档案馆的建设创造了条件。特别是网络技术的发展，使网络成为数字档案馆的重要基础设施,为数字档案馆的发展提供了理想的网络环境。档案数字化自然顺理成章，但是这一切是和新技术分不开的。数字化的档案存在诸多优势。

(一)存储介质多

同传统的相片录像带相比较，数字化的信息记录保存不再单一，可以使得影像资料在以盒带保存的同时，也可以以文件形式存储到电脑硬盘、刻录光盘中，可以随时在编辑设备上查询、编辑，使用方便灵活。利用移动硬盘可以方便的在各种介质间流动，可以方便的将采集到的素材上传数据库。

(二)存储文件格式众多

目前视频文件保存格式众多，如mpeg、mpg、dat、avi、rmvb、mepg等格式。图片格式常见的存储的格式有bmp、jpg、gif、psd、raw等。音频主要有CD格式、WAVE(WAV)、AIFF、AU、MP3、MIDI、WMA、RealAudio、ogg、AAC、APE。每一种格式都有其优点，能满足不同要求的选择，达到所需信息完美化。格式多样化非常有利于档案多样性选择[2]。

(三)数码产品使用基础广泛

现在数码产品的普及率高，老式的相机摄影机已经很少能见到。新数码产品方便智能使得人员使用空间广泛，现在网络技术逐渐成熟，数码产品有了更大的平台。无论在物质还是人员层面上都有无可比拟的优势。档案主管部门对数字化有要求有文件，扫清了档案数字化的制度障碍和一些技术难题。比如陕西省就有《陕西省纸质文件档案数字化造作规范(试行)》还有相应的补充说明。这些说明档案界领导重视档案和新技术的对接问题。可以说在未来，传统档案在技术面上开拓空间小，档案领导者已经发现并且为档案数字化扫清制度规则障碍前提下，数字化技术在档案领域必将有很大发展空间。从档案保存保护角度来讲，每一张照片每一张底片每一盘磁带都应该以高标准严格保存，但是考虑到成本是否和其价值成正比。实际中常见的做法就是尽量控制湿度、温度还有光源等因素降低成本尽量使保存档案受到尽可能的保护，加之如果大量投入成本保护类似档案，收到效果没有太显著提高，这种情况普遍存在，现急迫需要档案保护出现新的办法。照片等档案保护成本高，而且年份越久照片的老化和物理损伤年份越久修复和保护成本越大。另外数字化技术很容易从根本上解决照片胶片遗留的所有问题，也可以解决磁带和数码设备不兼容的问题，把磁带模拟信息通过转化器转化成为数字信息，以不同格式保存原信息资料。还有数字化照片的档案只要一次成本投入即可长期保存。数字化后的档案载体可以以光盘、硬盘等形式保存。当前阶段数码技术使得数据的存储容量大，稳定性好，如光盘蓝光技术和磁盘矩阵技术。这些技术不但可以高速存储，而且可以海量存储，使原来存储空间减少，极大的减少了原来保护档案各种压力；使档案工作者有更大精力投入档案其它方面的工作。应该说档案全面数字化是一种趋势。

四、档案数字化建设工作中面临的困难

（一）档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪后，熟悉档案内管理内容能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏[3]。

（二）档案管理基础设施差，部分档案管理机构无专门的档案保管室，档案随意堆放在杂物室，无专门的电脑等硬件对档案进行数字化处理。
（三）在信息开发和编研工作上也存在一些问题。档案行政管理部门要求使用的软件更新慢，自主性差，不适应时代发展需求，现行档案管理软件无自主管理模块，不能适应本单位档案检索归档的一些特殊需要[3]。
（四）电子文档的保管和使用安全上存在着比纸质文件易损坏，保密性差的问题。

五、建立基于云计算的档案数字化管理系统

（一）云计算定义。

那么什么是云计算呢?IBM技术白皮书H1中云计算的定义是：“云计算一词用来描述一个系统平台或者一种类型的应用程序。一个云计算的平台按需提供动态的部署(provision)、配置(configuration)、重新配置(reconiigure)以及取消(deprovision)等服务。”IDC一1的云计算定义为：“(云计算是)一个新的RI'开发和使用模型，云计算可以通过互联网实时地提供需要的服务(产品)和解决方案。”[4]对于云计算的定义，虽众说纷纭，但普遍认为云计算是通过互联网提供按需的、面向海量数据处理和完成复杂计算的平台，这正是我们档案管理工作中所需要的。事实上，云计算是网格计算(grid computing)和公用计(utilitycomputing)的进一步发展，是对现有技术的高度抽象。云计算的孕育和发展离不开并行计算技术、虚拟化、SOA、容错技术、安全技术和海量数据处理技术的发展，当然也离不开宽带网的普及。云计算的资源和计算能力由专门的第三方提供商提供(如IBM、Amazon和谷歌等)，用户无须顾虑软硬件的升级和维护，对用户而言。云计算系统中复杂的“云”已经通过多层虚拟化技术被完全屏蔽掉了。云计算的出现避免了用户在本地建设、运行和维护价格昂贵的计算系统的费用，通过支付低廉的服务费用，就可以完成在本地需耗费巨大的计算或处理任务。低成本是云计算的一个显著特点。云计算其他的主要特点如下：

（1）云计算可以轻松实现不同设备间的数据与应用共享。

（2）云计算描述了一种可以通过互联网进行访问的可扩展和动态重构的模式。

（3）云计算的应用使用大规模的数据中心以及功能强劲的服务器来运行网络应用程序与网络服务，提供近乎实时的部署和使用。

（4）任何一个用户通过合适的互联网接入设备以及一个标准的浏览器就可访问一个云计算应用程序。云计算对用户端的设备要求低，用户很少需要或不需要专门的IT技术[5]。云计算运用在档案建设数字化中可以实现档案管理的快速检索、克服数字档案的存储介质问题，数据存储稳定性问题，同时解决档案的阅读安全性问题。

（二）建立基于云计算数字档案系统是档案信息化的发展方向

云计算有三个最基本的特征：第一是基础设施架构在大规模的廉价服务器集群之上；第二是应用程序与底层服务协作开发，最大限度地利用资源；第三是通过多个廉价服务器之间的冗余，通过软件获得高可用性。云计算达到了两个分布式计算的重要目标：可扩展性和高可用性、可扩展性表达了云计算能够无缝地扩展到大规模的集群之上，甚至包含数千个节点同时处理。高可用性代表了云计算能够容忍节点的错误，甚至有很大一部分节点发生失效也不会影响程序的正确运行。这些特点都是我们传统化现阶段数字化档案馆所没有的，并且数字化档案馆拥有了这些特点那么就可以解决信息利用率低，管理方式单一，数据存储可靠性等问题。由此基于云计算技术的数字化档案馆应运而生。基于云计算的数字档案管理系统是建立在云计算技术的基础上，利用数字化手段，对数字档案信息进行收集、管理实现档案信息资源共享的超大规模、分布式的数字网络信息系统。云计算数字档案管理系统主要由云计算数字档案管理应用程序，数字化档案管理节点，计算机专用网络、安全防火墙等构成。档案信息以数据流的形式存储在各数字档案管理节点，数字档案管理节点是高新技术支持下的数字化档案管，是档案信息组织模式。数字化档案馆使用模拟整合技术将馆藏档案数字化，同时能够接收文件数据，并对文件的流转实施自动化管理;能进行大型数据库管理，通过专用网络连接不同数字化档案信息管理节点所管理信息通过云计算应用程序组织对数据的有效访问，智能查询检索;同时利用云计算技术与现有防火墙及“数字指纹“技术[6]对用户身份进行识别，保证数据的可靠性、安全性、保密性。从传统档案馆向云计算数字化档案管理系统发展，真正实现资源共享。在专用网络内可以依托云计算技术和网络技术，实现办公自动化，实现档案现代化管理，同时将当地数字化管理节点与电子政务建设工程结合，加强电子文件归档管理，进一步建立一级档案目录信息中心，积极推进档案全文数据库建设，逐步实现全文信息查询，资源共建，借助云计算数字化管理系统，实现馆际互联，推进资源共享进程，最终实现档案信息化的高级形式。

（三）建立云计算技术的数字档案馆需要高素质的人才队伍

云计算数字档案馆是在数字档案馆基础上加上云计算技术形成的一个数字化档案网络，在云计算数字化档案馆资料的管理、档案的操作上要求档案管理人员有更高的文化素养。档案操作人员应具有以下几点能力。

（1）档案操作人员要具有因特网的使用，网络常用术语知识，网络信息资源分布和查找方法，数据库基础知识，多媒体档案信息特点和检索方法。

（2）档案管理人员还应具有良好的英文水平，因为在网络上，云计算操作平台上信息主要还是以英文的形式在存在，并且现阶段云计算信息检索软件主要也是英文的，英文能力不高信息的操作将十分困难。

（3）档案管理人员还应具备一定的开发网络档案信息的能力。基于云计算的数字化档案馆是一个良好的档案信息储存、检索、交换平台，档案管理人员具备了一定的网络信息开发能力才能真正体现云计算技术的开放，互联，实现档案信息配置按需定制。

要真正实现基于云计算技术的数字化档案馆，适应档案信息网络化、数字化，云计算化的发展要求，需要有一支有扎实外语功底，丰富档案专业知识，熟悉计算机相关知识，具有一定计算机信息开发能力，应变能力强，具有探索和创新精神的档案干部队伍。

随着科技的快速发展，人类社会的不断进步，人民群众对档案信息的利用要求越来越高，档案工作只有不断学习，不断探索，不断实践，最终实现档案信息化，才能满足人们对档案信息利用快节奏的需要，才能有效发挥档案的作用，才能真正实现档案事业的社会价值，适应21世纪的挑战。

参考文献：

[1][EB／OL].[2009—12-03]．http：／／b2b．teocle．eom．

[2]夏茉:《试论档案档案信息网络化建设》，http:

//www.jltda.com/dalt/ldw/daxxwlh.html.

[3]刘永:《信息网络环境下档案管理问题谈》，《档案管理》1999,(3) :35-37.