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财务人员实战Excel之二---------凭证与凭证汇总表

2011-11-17  甘苦人生2...

财务人员实战Excel之二---------凭证与凭证汇总表(未完,接下章)

1节、凭证汇总表 科目代码录入

2节、凭证汇总表的制作

3节、凭证明细表中的自动筛选

4节、编制一、二级科目代码

5节、凭证明细表样板设置科目代码的录入方式

 

2章 Excel 凭证与凭证汇总表

1节、凭证汇总表科目代码录入

    有些工作注定是繁琐而没有创造性的重复劳动,比如科目代码的录入工作等。但这些工作就像基本功,只有基本功练好了,才有了学习高深武功的资本。

  凭证时记录会计信息的重要载体,是生成对外报表的数据基础。汇总凭证是财务工作中的一个重要环节,重大的财务报表也是从这些源头上来。录入、汇总、分析、规划,一步步形成了完善的核算体系。

步骤01 新建工作表

  启动Excel自动新建一个工作簿,保存并命名。双击工作表标签,将工作表改名为科目代码,按回车键确定。单击鼠标右键弹出快捷菜单,为工作表标签设置一个颜色。

步骤02   设置数据有效性

    选中A2单元格,点击数据”→“数据工具”→“数据有效性,弹出数据有效性对话框,设置”→“允许”→在下拉列表中选择自定义。在公式文本框中输入公式:“=COUNTIF(A:A,A2)=1”,点击确定完成设置。

知识点:COUNTIF函数

COUNTIF函数用来返回计算区域中满足给定条件的单元格的个数。
  函数语法COUNTIF (range,criteria)range:为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。
  criteria:为确定哪些单元格倍计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式和文本。
  函数说明Excel提供其他的函数,可用来基于条件分析数据。

例如要计算基于一个文本字符或某个范围内的一个数值的总和,可以使用SUMIF函数。若要使公式返回两个基于条的值之一,例如某个指定销售量的销售红利,则可使用IF函数。
  在本例中,是指在A列中查找和A2单元格中数字相同的单元格个数为1,即在A列没有与A2单元格中的数字相同的单元格。

步骤03   用格式刷复制设置 

    选中A1单元格,单击开始”→剪贴板上的格式刷按钮,此时,光标起了变化。按住Shift键不放,单击A100单元格,第一列格式复制完成,光标回复常态。

步骤04   输入数据、完善表格
   
这里可没有窍门或技巧,老老实实根据公司的科目输入数据吧。数据录入完成,简单设置字体、字号和边框线即可。

步骤05   冻结窗口

    根据每个公司情况的不同,科目的数量也不同。在进行数据录入的时候,财务人员经常会遇到这样的情况:不管多大的显示器,都无法完整显示表格,给录入工作带来些许不便利。录入时间一长,还可能出错。这个时候可以用到Excel[Http://www.officewhy.com/excel/]冻结窗格的功能。在本例中就遇到这种情况,这时,选中A2单元格,点击视图”→“窗口”→“冻结窗格

→“冻结首行。现在,我们下拉表格操作时,第一行始终固定不动,非常方便查看。

2节、凭证汇总表的制作

     -

前面一系列工作,其目的就是为了编制凭证汇总表,只有经过数据汇总,才能给出一个明确的数据,成为规划决策的依据。这里我们选择一些重要的项目为大家讲解汇总表的制作,当然,在实际凭证汇总中,每个项目都是不能省略的。

步骤01   新建工作表
   
凭证明细表工作簿中,将Sheet3改名为凭证汇总,在A1单元格输入凭证汇总表,在A3C3中分别输入标题。选中B2单元格,在右键菜单中选择设置单元格格式”→“日期”→“20013。然后输入表格的时间2009-5-7。在C2单元格输入编号:第 号至第 号

步骤02   输入科目名称

A4:A19单元格区域中输入科目名称,在A20单元格输入合计

步骤03   设置货币格式
   
选中B4:C19单元格区域,点击鼠标右键弹出快捷菜单,选择设置单元格格式”→“数字” →“分类”→“货币,将小数位数的值设置为“2”货币符号选择负数选择-1,234.10”,然后点击确定按钮完成单元格区域设置。

步骤04   编制借方金额汇总公式
   
选中B4单元格,在编辑栏中输入公式:“=SUMIF(凭证明细!$F:$F,$A4,凭证明细!D:D)”,按回车键确认。将光标移动到B4单元格右下角,当光标变为黑十字形状时,按住鼠标左键不放,向下拖动鼠标到B19松开,即可完成公式的复制。适当调整B列列宽,使B列内容能够完全显示出来。

步骤05   编制贷方金额汇总公式
选中C4单元格,在编辑栏中输入公式:“= SUMIF(凭证明细!$F:$F,$A4,凭证明细!E:E)”,用上面的方法,拖动完成C5:C19单元格区域公式的复制。

步骤06   编制金额合计
   
选中B20单元格,点击编辑中的Σ符号,自动生成求和公式,用同样的方法完成C20的金额合计。

步骤07 完善表格

    表格中的0很影响表格的美观,可以采用前面说过的方法取消零值的显示。点击Office按钮→Excel选项高级此工作表的显示选项去掉复选项在具有零值的单元格中显示零”→确定。

  设置工作表的字体、字号和边框线,根据个人爱好对表格进行美化。还可以在页面布局”→工作表选项网格线去掉查看复选框中的勾确定。这样就取消显示网格线了。

步骤08 工作表的保护

    每个人都明白财务报表对于财务工作的重要性,每个数据都是严谨不可随意更改的。很多人拥有查阅报表的权利,但却没有修改数据的权利。做财务工作的人都知道,哪怕是一个数字,都足以改变全盘。那么,怎样保证工作表不被随意改动呢?除了对自己电脑的加密保护外,工作表同样可以设置密码保护。

  在审阅”→更改保护工作表取消工作表保护时使用的密码现在,想要修改工作表,系统都会弹出一个警告窗口。如果需要修改数据,就要先撤销工作表保护,需要输入事先设定的那个密码。当然,一定要记住这个密码,否则自己也无法修改工作表中的数据了。我们还可以设置保护工作簿,对于一个系统的表格,这样的保护措施是必要的。

3节、凭证明细表中的自动筛选

01 设置自动筛选

  选择A1:G1单元格区域,点击数据”→“筛选,此时,在A1:G1单元格区域的每个单元格的右侧会出现一个小三角的下拉按钮。

步骤02 进行筛选查询

  单击A1单元格右侧的下拉按钮,然后选择“6”凭证明细工作表中就会筛选出序号6的记录。搭配其他几项进行筛选查询,

  可以更加精确地查找到符合条件的记录

步骤03 美化表格

  表格的字体、字号、边框线等进行简单设置,为方便显示A1:G1单元格区域适当加宽。为方便浏览,可使用冻结窗格的功能。

4节、编制一、二级科目代码

步骤01 输入一级科目代码

  选中F2单元格,在编辑框输入公式:“=VLOOKUP(C2,科目代码!$A$2:$C$171,2,FALSE)”,按回车键确认。

  选中F2单元格,将光标放在单元格的右下角,当光标变成黑十字形状时按住左键不放,向下拖拽到相应位置后松开左键,即可完成该列的公式复制。

步骤02 输入二级科目代码

    选中G2单元格,输入公式:“=VLOOKUP(C2,科目代码!$A$2:$C$171,3,FALSE)”,按回车键确认。选中G2单元格,将光标放到右下角,当光标变成黑十字形状,按住鼠标左键不放,向下拉动鼠标到相应位置,松开左键即可完成该列公式的复制

  知识点:

本例公式说明

一级科目代码公式:是指在科目代码工作表的A2:C171单元格区域的A列中查找与凭证明细工作表中C2单元格中内容相同的单元格,然后返回对应B列中的内容到当前单元格。

二级科目代码公式:是指在科目代码工作表的A2:C171单元格区域的A列中查找与凭证明细工作表中C2单元格中相同的单元格,然后返回对应C列中的内容到当前单元格。

5节、凭证明细表样板设置科目代码的录入方式

步骤01   新建工作表
    
单击工作表标签Sheet2,改名为凭证明细,然后在A1:G1单元格区域输入标题名称。

步骤02   定义科目代码名称
    
单击科目代码工作表标签进入科目代码工作表,选中A2:A100单元格区域,然后单击菜单公式”→“定义名称”→弹出新建名称对话框,在名称中输入“data”,然后单击确定按钮。这样就将科目代木工作表中的A2:A100单元格区
域的名称定义为“data”

步骤03   设置数据有效性
    
单击凭证明细工作表标签,选中C2:C204单元格区域,点击数据”→“数据工具”→“数据有效性,在弹出的数据有效性对话框,在设置”→“允许”→选择序列

    来源中输入“=data”,单击确定按钮。

步骤04   单元格边的下拉列表
    
此时,单击C2单元格,在单元格的右侧会出现一个下拉按钮,鼠标单击下拉按钮会弹出一个下拉列表,列表中的内容是科目代码工作表中的科目代码,用户可以用鼠标选择输入内容。

步骤05   输入数据
    
A2:E204单元格区域输入数据,遇到数字过长,可适当调整列宽,让单元格中的数据完整显示。

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