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时间管理的诀窍

2011-12-16  DELPHI藏书

时间管理的诀窍

作者: baiyuzhong分类:管理高端视点  阅读:5,351 次添加评论

同样的工作,有些人可以有条不紊、井井有条,高效地完成;而另一些人则整天看起来很忙的样子,工作却迟迟不能按时收工。从一定程度上说,这是一个“时间管理”的问题。

时间管理的七点体会

文/王寒

关于时间管理,不想拾人牙慧Copy Paste一大堆,只想谈一些个人的实际体会。

作者王寒,云创新科技首席运营官
作者王寒,云创新科技首席运营官

明确什么是自己“To Be”的目标

很认同永锡的一句话:时间管理的目的是让自己成为一个“幸福行动家”,是从“To Do”到“To Be”的一个必经过程。

很多时间管理理论都提到过,要把事情按重要紧急的程度来分类,但很少有人清楚该如何确定分类。有了“To Be”的定位,再根据自己的实际情况来制订中短期目标,就很容易知道该如何给具体的事情分类。

时间碎片化管理

对于现代人来说,时间被无穷无尽的杂事分割成了无数个小的碎片。 大多数人都处在“To Do”状态,因此需要主动把自己的工作时间分割成小的时间碎片。我曾尝试使用一个小时作为时间碎片单位,后来发现在办公室工作时基本不太可能。后来调整为每半小时一个时间碎片,每个时间碎片要完成某一件工作,或实现某个阶段性的成果。当然,在分割时间碎片时,要考虑自己的工作性质、工作环境、上司和团队成员的做事风格等因素。

此外,时间碎片的长度并非固定不变,要根据实际情况灵活调整。但一旦设定了当前的时间碎片,从开始的那一刻就要全力以赴。

最后,时间碎片可以和场景结合,比如有些事情要出去办,那么最好可以一次出去全部搞定,即便不能全部搞定,也应该取得预定的阶段性成果。

总之,管理时间碎片的原则是:宁愿主动分割,不要被迫分割。

排除工作中的干扰

最难管理的、同时也最不受自己控制的是工作时间中的打扰。

我的做法是:在办公室工作时间,不使用一切即时通信工具,每小时定期看一次是否有电话、短信、QQ。具体来说,首先把手机调成静音,然后是QQ、MSN这类的即时聊天工具,始终设置成隐身或离线状态。尽量使用邮件、微博这种离散通信工具。

排除工作中的干扰,还可以借助头戴式耳机,让自己在音乐中进入沉浸状态。

当然,如果有可能,应该和Boss以及团队成员就时间安排的问题多沟通,争取他们的理解和支持,尽量给自己提供独立完整的时间段,避免随时随地受到干扰。

了解自己的精力曲线

每个人都有自己的精力曲线,需要知道自己什么时间工作效率最高,从而把最难的事情分配到这个时间段的碎片中,而在自己昏昏欲睡、精力不济时可以做点最简单的事情。

随身带上纸和笔

我曾用过很长时间的Things,还试过OmniFocus和其他几款时间管理软件,但现在只保留Things作为备忘录来使用。

目前使用最频繁的时间管理工具,还是纸和笔。我习惯用永锡的方法,在纸上画上两条线组成四个象限,分别代表重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。

不要花时间find my stuff

其实这个是我的弱项,写上来是要提醒大家,我们每天花在找各种小东西上的时间太多了。比如要吃饭时找钱包、要打电话时找手机、要写东西时找纸和笔。让一切井然有序可以大大节省这方面浪费的时间。

定期总结“To Do”和“To Be”

根据自己“To Be”的目标,定期来总结一下时间管理和自我的进步,无需沮丧,无需自傲,只要每次总结都有点小进步就OK了。

总之,时间管理的目标就是,从当前的“To Do”出发,最终达到“To Be”的状态。让自己来主动管理时间,而不是被时间管理。

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