Word技巧之基础扫盲

Word技巧之基础扫盲

(2011-06-14 17:08:29)

标签： word技巧基础it

分类： Word技巧集

说  明

       本博文的素材来自网络，但是经过笔者自己的整理，主要是针对07或10版的Word而写。希望对阅读者有帮助。转载请注明出处。

1.    Word 里面有没有自动断词得功能?常常有得单词太长了，如果能设置下自动断词就好了。

在“页面布局”标签中，下拉“断字”，选择“自动”即可。

2.    如何将word 文档里的繁体字改为简化字？

在“审阅”标签里，有三个功能按钮，分别是“繁转简”，“简转繁”以及“简繁转换”。 可以根据需要灵活选择。

3.    怎样微调WORD 表格线？

调整的时候按住"Alt"键可以实现微调。

4.    怎么把word 文档里已经有的分页符去掉？

在“开始”标签下，“段落”工具中，有个“显示/隐藏编辑标记”，激活后，可以看到如图1所示的分页符，删除即可。

图1 分页符

5.    如何修改“上标”或“下标”的字体大小？

只需选中“上标”或“下标”的字体，然后调整字体大小即可。注意，这时候的字体大小是指作为正常字体情况下的大小，而不是缩小后的实际大小。

6.    Word里面如何自动生成目录？

Word中自动生成目录的前提是文档结构中有“样式”，一级标题对应“标题1”，二级标题对应“标题2”，以此类推。一般的文档中只包含到三级标题。

设置完样式之后，在“引用”标签中，目录->插入目录。

还可以设置目录的样式。

7.    Word中的大小写转换。

选中需要转换的英文短语或句子，在“开始”标签的“字体”工具栏中，有一个“更改大小写”按钮，如图2所示。

图2 更改大小写

8.    在存盘的时候，出现了问题，症状如下：磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不管用。如何解决？

把Word 文档全选，然后复制，然后关掉所以Word程序，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选“是”，然后，再重新打开word，然后粘贴，然后，保存。

9.    WORD 中的表格一复制粘贴到PPT 中就散掉了，怎么把WORD 里面的表格原样粘贴到PPT 中？

方法1：先把表格单独存为一WORD 文件，然后在PPT中“插入”->“对象”，选由文件创建，然后选中上面的WORD 文件，确定；强烈推荐！

方法2：还可以先把表格复制到Excel 中，然后载复制到PPT 中；推荐！

方法3：可以先做成文本框，再粘贴过去；

方法4：复制粘贴，但是在PPT中不能粘在文本框里面；

方法5：拷屏，做成图片，再弄到PPT 里面。不推荐！

10. 有没有办法将PPT 的文字拷入WORD 里面？

另存就可以了。只要以.rtf格式另存即可。

11. 用Word 写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自动变大了，这是为什么？怎么纠正啊？

是因为自动对齐的功能，“段落“->”对齐方式“可以选。还有允许断字的功能如果选上的话，就不会出现这种情况。

12. 在使用WORD 的样式之后，如标题1、标题2 之类的，在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢？

在Word选项里，如图3所示。

图3 段落标记

其实这个很有用，可以便于知道哪个是标题段落

13. 文章第一页下面要写作者联系方式等。通常格式是一条短划线，下面是联系方式，基金支持等。这样的格式怎么做出来？就是注明页脚吗？

插入脚注，即可实现。

14. 文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作？

可以选择的内容，按双栏排。选择其他内容，按单栏排。

这里涉及“分栏“的基本知识。

15. Word 里面如何不显示回车换行符？

同12。

16. 有没有方法把WORD 里的软回车一下子替换掉？识别出来的文字全带着软回车，能把他们一次全删掉吗？？

查找＋替换，按CTRL+H；查找内容是^l (L的小写)，替换为：空或^p（硬回车，及常见的换行符）。

17. 在WORD 里的框框里怎么打勾？

打钩的符号在“插入”->“符号”里。

18. WORD 里边怎么样显示行号？
答：在“页面布局”标签下->页面设置，如图4所示。

图4 行号设置

19. WORD 有没有可以按单词的首字母进行排序？就是从A-Z 进行排

表格中的内容可以按照拼音排序，弄到excel 里，排序，再回来。

20. Word 中发现空格都是小圆点，是怎么回事情？

这些小圆点不会打印出来，如果不想显示，参考4。

21. 为什么换机器打开WORD 文档排版变了？在一台机器上排好板的WORD 文档换在另一台机器打开就变了？

主要是默认的页面设置不一样，或者版本不同造成的。

22. 怎么给Word 文档加密？

打开文档，“另存为”，打开左下角的工具，如图5所示。

图5 文档加密

进入“常规选项”后，可以设定打开密码和修改密码。

23. 如何解决Word 说磁盘已满不让保存的问题？有时候，当要保存一个文件时，Word 会弹出一个对话框说是磁盘空间已满，无法保存文件，可实际上磁盘上空间还很大。

这一信息最常见的原因是Temp 文件夹已经达到了一个文件夹中可以包含的最多文件数的上限。这时的解决方法很简单：在【资源管理器】中右击安装有Windows 系统的磁盘，在出现的快捷菜单中单击【属性】，将出现【属性】对话框，从【常规】选项卡中选择【磁盘清理】按钮，此时将出现【磁盘清理】对话框。执行磁盘清理完毕以后，Windows 会弹出一个新的对话框。在【要删除的文件】框中选中【临时文件】选项，然后选择【确定】。Windows 将删除临时文件。要人工删除临时文件，进入临时文件夹，删除任何旧的临时文件（临时文件以波浪号开始，以．tmp 扩展名结束），返回Word，再次试着保存文件。

如果此时还不能正确保存文档，可以采取以下的方法，步骤如下：

（1）按Ctrl＋A 选定整个文档。

（2）按Ctrl＋C 将整个文档复制到内存中。

（3）关闭Word 程序。此时系统会提示："您将大量文本放在了''剪贴板''中，是否希望在退出Word 后这些文本仍可用于其他程序？"。

（4）选择【是】按钮。

（5）重新打开Word 程序。

（6）按Ctrl＋V，将复制下来的文本粘贴到新文件中。

注意：在删除临时文件时，可能会出现一个对话框，提示不能删除正在使用的文件。这是因为Windows 运行的时候，需要不断地用到一些临时文件。因而，在人工删除临时文件时，试着在开始时只删除几个文件，然后对桌面上的回收站进行清空。否则可能无法删除所有选择的文件。