档案管理
（2011年12月10日第一堂课）
档案概述
什么是档案？大家肯定都有不同的认识和了解，但是你们知道我们国家关于档案工作有一部法律吗？1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过了《中华人民共和国档案法》，经过9年的执行，1996年第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议修正。大家想想，虽然档案和我们的工作、生活息息相关，一个大国，建国38年之后才制订了第一部有关档案的法律。我感到这和我们发展中国家的国情是有关的，国家正在走法制不断的道路，也是漫长而曲折，总是在工作、生产、经济发展中出现了这样或那样的问题，没有一个相对完整、公正的法则来佐证、判断时，相应的法律就应运而生了。而我国有档案记载的历史却可以追溯到4000多年前的殷商时期，那时他们就已经懂得档案的使用和管理了。20世纪30年代，河南安阳小屯出土了殷墟甲骨，甲骨上所刻的文字记载了殷商时代的生活片段，包括当年的雨水旱涝、星辰迁移、战争祭祀、打猎成果，奴隶战俘的使用，都可以辨识出来，这是目前所发现的，中国最早的文书档案。幸好有了这些甲骨，商代不曾被后人遗忘，一段记忆跨越四千年之久犹可传承。后来，青铜器一度繁盛，他们又在不同器皿上记载了文字，不过我们一直不认同它为档案，因为青铜器多是寺庙祭祀时使用。例如我国现存最大青铜器《司母戊方鼎》就是商王文丁为其母而作。说了这么多，那么档案究竟是什么？与我的工作、生活、公司有什么样的重要关系呢？这就是接下来要和大家交流学习的主要内容。
档案定义与特点
档案的定义：
简单地说，档案是历史记录。
根据《中华人民共和国档案法》第二条之规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
这个定义揭示了档案的本质属性，也对档案的形成、档案的形式和范围作了表述。从形成者看来源，有三类：机构、组织、个人。我国最早有称做“档案”是十八世纪七十年代的清康熙年间（例：用木牌子来回传递信息）
国家机构：（1）国家行政管理性质的各种机构。
档案的产生和积累，始终围绕档案形成者的职能活动。如一个机关的档案，是这个机关在行使其职责的活动中按照一定的内容逐渐形成的，处理一项工作、召开一次会议、办理一个案件……都必然会产生许多相互联系的文件材料，陆续将这些文件材料作为档案条理地积累起来，就能系统完整地反映出这个机关的面貌。
我们知道，国家政治、军事、经济等各类活动分工于不同的部门，这些部门在日常工作中势必产生大量的文件和档案，比如我们国家的人民代表大会、政治协商大会，一年一次，虽然会议的内容不同、侧重面不同，但是它都代表作为中华人民共和国公民大家行使民主权利的一种形式，会议从代表的选举、确定、会议的议程、议题、表决的选票、代表发言的记录汇总，无一不是通过文字、音像、表格等形式记载和记录下来。最直观的是中央电视台每天都要在固定时间进行直播或专访，我们老百姓只是当天看看而已。实际上，这些影像中央电视台有专业人员进行拷贝、复制，编号、保存。这就是档案，因为它真实的记录我们国家的大事。大家可能都有印象，每次回顾建国史，总有毛泽东主席1949年10月1日宣布中华人民共和国成立的镜头，这个镜头就生动、真实的反映了当时的历史，记录片、电视片都采用，这段珍贵的历史资料出自哪里？我国有一个专门档案馆《中国电影档案馆》，它就保存了不同年代、不同种类的电影的胶片。保存为了什么？是为了更好的利用！也留住了不同历史时期的记忆。比如，宗教活动会有什么档案？我们都感到宗教活动不外乎去寺庙祈愿、宗教人士颂经，哪有什么档案？其实不然，要烧香磕头，就要有固定的场所，场所就是寺庙，寺庙的房产、土地证书，就是它的产权产籍档案。寺庙怎么建起来？需要一定的费用，费用那里来的，可能政府拨一部分，寺庙自筹一部分。自筹的一部分很多都是虔诚的信徒和善男信女自愿捐赠的，他们捐了多少，盖庙花了多少，是不是该有真实、准确的记载？那就该产生一些建设费用情况的档案。不知道大家注意过没有，你去寺庙有功德录，某某人某年某月捐了多少钱，我去过南门陕西大寺，院子里贴了一张红榜，某某捐了一只羊、一袋面、几桶清油。这些钱物给寺庙了，你用在哪里了？怎么用了？也该有个说法。要用真实的记录来反映，那就是记录钱物出处的档案！所以，近两年来，由于新疆特殊的地理位置，“三股势力”的干扰，利用宗教来进行分裂祖国，宗教档案规范了，在一定意义上对很多事情就公开化、透明化了，一定意义上遏制了别有用心的人利用宗教来蒙骗教民，做出不利于社会稳定的事情。
社会组织：（2）国家行政系统以外的政治、经济和科学文化等各种社会团体和一般社会组织。其中包括政党和各种群众组织。
企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。
接下来，让我们看看西方先进国家企业档案的产生与发展，给大家一些关于企业档案的信息。企业档案馆最早出现在20世纪初的德国。1905年，德国克虏伯公司成立档案馆，这是我们知晓的世界上第一个企业档案馆。1907年，德国西门子公司也成立了档案馆。除此之外，德国还出现了区域性的经济档案馆，用于保存该区域内各企业的档案收藏品。1906年，莱茵——威斯特伐利亚经济档案馆、萨尔经济档案馆相继出现；1908年，汉堡世界经济档案馆成立。企业档案馆出现在20世纪初并非偶然，它是世界经济发展到一定历史阶段的产物。企业档案馆产生的根本动力来源于企业经济发展的需要。“现代经济档案事业的开端追溯到经济的考虑，人们认识19世纪工业革命的原始来源不在行政的档案之内，而是首先耍在经济企业的收藏品里去找”。从19世纪下半叶到20世纪初，世界已处在第二次产业革命时期，自由竞争的资本主义正向垄断的资本主义即帝国主义转变。德国和美国的经济发展相继超过英国、法国等老牌资本主义国家，成为这一时期垄断资本主义的代表。以德国为例，生产的发展形成集中，由集中又形成垄断，德国许多工业行业都形成了卡特尔、辛迪加等垄断组织。钢铁业中有代表性的巨头是克虏伯、曼斯曼、蒂森几个家族，德国生产的铁在1866年只占世界产铁总量的1／27，到19世纪末已占到1／6，1914年前居然占到1／4；1893年出现的莱茵——威斯特伐利亚煤业辛迪加，产煤量约占全鲁尔区的90％，超过全德国产煤量的1／2以上；电器工业被西门子公司和电气总公司垄断，1913年德国在电器制造方面处于世界领先地位，产品占世界总额的35％。垄断组织的产生形成了具有现代意义的大型企业，在第一次世界大战前夕，西门子公司雇有工人82000名，电气总公司雇用工人69000名。由此可见，当时德国一些垄断企业规模很大。这些企业在生产、销售等经营管理活动中必然产生大量的档案文件。企业规模和档案数量是企业档案馆产生和形成的重要条件之一，这些规模巨大的企业和数量庞大的档案为企业档案馆的产生奠定了坚实的基础。??从企业的组织形式来看，一些垄断企业采用了股份公司的形式。“随着各种类型的股份公司占有重要地位，康采恩和利益共同体得以建立，大多由个别企业家(克虏伯、蒂森、施廷内斯)任命的经理和同事们组成的董事会就起着越来越大的作用。”。股份公司是具有现代企业特征的企业组织形式，它使企业决策机构、执行机构和监督机构相互区分又相互联系，企业内部机构设置日趋合理，内部管理日臻完善。由此可见，这些企业已摆脱小生产的方式，采用了现代化大生产管理方式和明确的分工。?股份公司是具有现代企业特征的企业组织形式，它使企业决策机构、执行机构和监督机构相互区分又相互联系，企业内部机构设置日趋合理，内部管理日臻完善。由此可见，这些企业已摆脱小生产的方式，采用了现代化大生产管理方式和明确的分工。大机器工业化生产和社会分工协作，改变了过去那种生产技艺的传播、交流依靠口传身授，不形成文件和图样的小生产方式，要求建立相应的档案机构，对档案实行集中统一管理。企业档案馆的出现，是近代科技生产和社会分工协作的产物。在大工业生产条件下，“科技、生产的个体劳动方式，已经为集体劳动、合作研究的方式所取代，组织管理的专业分工与协作明显地发展起来。这必然要大量地形成科技文件，又要求积累这些科技成果．留给日后生产和科研等工作查考，满足人们相互借鉴和研究的需要。过去那种靠口传身授传播、交流生产技艺的小生产方式，已经不能适应社会发展的需要，科技档案的管理便逐渐从科技、生产者个人或部门的分散管理，走向科技档案工作者和科技档案部门的集中统一管理。这是科技、生产发展和社会分工协作的产物，适应了现代化科技生产方式的需要。”??从企业的竞争来看，为获取超额利润，国内各垄断组织之间的竞争、本国垄断组织与国外垄断组织之间的竞争日趋加剧。这迫使各大垄断企业必须对自己形成的档案进行科学管理，能够为本企业更好地服务。严守生产、经营和科技秘密，不能让档案文件随意外散。因此，各垄断企业必须建立相应档案机构，收集并妥善保管自己的档案文件。??企业家们也逐步意识到提高本人及企业知名度的重要性。他们雇佣史学家和经济学家，利用档案为其编写企业史、地区经济发展史、工商名人传记等宣传企业经济和企业文化，宣传企业家自身。这种需求也促使企业必须保存自己的档案，建立档案馆，并把档案馆作为保存企业发展史的宝库。如科隆经济档案馆第一任馆长斯万教授，根据甘普豪森公司的档案全宗写成《莱茵河工业史》；西门子公司档案馆15名工作人员中，就有2人专门担任西门子家族史的编写工作。??企业自身经济发展和各项工作对档案文件的需求是企业档案馆形成的根本动力。企业一方面在生产、销售等经营管理活动中产生大量的文件档案，另一方面这些活动又必须依据和利用文件档案。企业规模越大，各项工作对档案的利用需求就越多，不建立相应规模的档案机构是无法满足这些利用需求的。??本质上说，企业档案存在的价值就是企业档案管理存在的价值，它决定了企业档案管理的本质所在。从上述德国企业档案馆形成原因的分析，我们可以看到，由于档案对现代意义的企业具有重要的多重价值，因此企业建立相应的机构来管理这些档案成为企业生存和发展的内在需求和动力，而不是来自企业外部的某种力量的影响。由于长期受计划经济的制约和影响，我国企业档案管理模式存在着大一统的现象。我们经常会看到这样的现象，不管是工业企业、商业企业或者金融企业，其档案管理模式和形式几乎是千篇一律，看不出太大的差别。这种情况在西方发达国家企业档案管理中是少见的。西方许多企业往往会根据本企业的特点来确立企业档案管理模式和机构设置。以美国为例，一些企业的档案管理机构设置是不尽相同的，美国电信公司档案馆设在公共关系部，摩托罗拉公司档案馆隶属于人力资源部，IBM公司档案馆则附属于秘书室。因此，有必要加强对不同类型企业的档案管理工作的分类研究，探讨和建构不同行业或专业的企业档案管理模式。从以上这段资料可以看出，企业档案的发展应该与企业的发展息息相关。当一个企业发展的部门越来越多、员工越来越多、分工越来越细、业务越来越多时，你的计划、决策就不能只凭借某些个别人的记忆来实施了，就需要有相关的依据、数据、资料来佐证、查考，这时，一直藏在幕后的档案就显示了它重要的作用，档案就自然而然的产生了，它与企业的关系密不可分了。
我们再来看看我国企业档案的发展。大家知道，1992年，党的十四大提出建立社会主义市场经济体制的目标；1993年，党的十四届三中全会提出建立现代企业制度的目标。此后，国营企业纷纷进行以建立现代企业制度为目标的改制。现代企业制度是指产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代公司制度。现代企业制度的建立从根本上改变了企业与政府的关系，政府不再直接干预企业，企业真正成为自主经营、自负盈亏、自由竞争的市场主体，追求利润最大化成为企业的根本目标。??企业档案及其管理工作是提升企业核心竞争力的重要保障，是企业核心知识的“保护神”。企业档案是企业生产、经营活动的真实的历史记录，不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的知识，是企业重要的知识资源。企业档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程。在知识经济时代，知识成为社会生产最核心的要素和资源，一个国家或企业是否掌握最先进的科学技术和拥有大量的知识产权，将直接关系到国家和企业的生存能力和持久的竞争力。我国出台了《工业企业档案分类试行规则》将工业企业档案分为十类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类；你们各部门归档范围都在其中。
个人：（3）个人。即比较著名的和有代表性的人物。
档案的来源极其广泛，既包括各种机关、团体、部队和工厂、学校等企事业单位，也包括个人和家庭等。根据我国的有关法律，档案的形成者包括“法人”和“自然人”，“法人”即依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的各种组织；“自然人”即基于出生而依法享有权利和承担义务的个人。他们形成的档案，均受到法律的保护。
档案是各种机关、组织和个人在其特定的社会活动中连续积累而形成的。“档案”定义明确了它所涉及的时间区域“过去”“现在”，这个界限很漫长也很短暂，对于1个40岁的人来讲，40年前的所有事件的汇集都是“过去”，“现在”用流行的话来讲“活在当下”！对一个企业来讲，从创业的设想、起步、发展到壮大都是过去，现在呢？是越做越大还是越来越强？对于一个国家，是几千年的文明还是几百年的历史？它包含了太多太多的内容，根本不是一、两句话就能说得清、道得明的！谁能说得清人的一辈子？谁能记述一个企业的发展史？只有档案！
通过该定义可概括出档案的四个要素：
档案的来源：来自人的社会活动。活动主体包括两个方面，其一是国家机关和社会组织；其二是个人（这里的个人不单纯是著名人物、著名家庭和家族），还有许多是平凡的个人，如最近各大档案媒介提到的。
档案的条件：必须是办理完毕的文件；必须是具有一定保存价值的文件；必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。
当然，并不是所有文件都需要或可能成为档案，文件转化为档案一般需要具备以下三个条件：1、办理完毕的文件才能作为档案正在办理中的文件不是档案，文件具有现行的效用，档案一般是完成了传达和记述等现行使用而备留查考的历史文件。办理完毕的含义主要是指完成了文书处理程序，即在文书处理程序上告一段落，不能理解为把文件中涉及的所有事情全部办完了算“办理完毕”。办理完毕的文件，也并非全是失效的文件。文件办理完毕存档后，按其行政和法律效力来说可分为两部分：一部分失去现行效力，但有其他方面的保存价值；一部分仍具有时效，如办完签署或公证手续的有效期未满的合同、协议书，一些领导指导性文件，虽已立案归档，但并不失其行政和法律效力。2、对今后工作具有查考利用价值的文件才有必要作为档案由于当时工作需要形成的文件数量庞大，没有必要也不可能将其全部作为档案保存，档案只是经过人们鉴别挑选而留存下来的文件。现行阶段的文件，是处理事务的工具。办理完毕的文件，由于功能上发生了变化，分化成两部分：一部分随着办事工具的现行功能结束而失去存在的社会价值而被淘汰，一部分因仍有查考价值而留存起来成为档案。档案和现行文件，虽然从它们的内容和形式构成来说是同一的，但它们的社会职能却不相同。3、按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案档案虽然是由文件转化而来的，但是文件不能自动地成为档案。文件是逐年累月、逐份逐件地产生的，只有把这些文件按照一定的程序和条理集中保管起来，它们才能转化为档案。按现代一般的档案来说，它是经过立卷归档而集中保存起来的文件。归档和保存，既是文件向档案转化的程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限。档案的特点之一就在于它已不是一份份孤立的文件，也不是一批批杂乱的文件堆积，而是具有内在联系的文件体系，它反映了各种活动和实践的原貌。所以，未经整理的杂乱无章的零散历史文件，虽然也属于档案，但从档案的一般特点来说，它并不是典型的、科学意义上的档案。
档案的载体：甲骨、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、光盘。
在丰富的社会实践中，各个时期、各个机关、组织或人物，处于不同的需要，形成了各种形式的文件。由于档案是从文件转化而来的，因此，档案的形式也是多种多样的。就档案的载体（记载档案信息的物质材料）而言，我国既有古代遗留下来的龟甲兽骨、竹简木牍、金石、缣帛等档案，也有以纸张为主的书面文电等传统形式的档案，还有胶片、磁带磁盘等现代形式的档案。档案的记录方式也是各种各样的，从记录信息的方法看：有文字的、有图像的、有声音的，其中具体的记录方法，又有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。从表达信息内容的文体看，古代有诏、诰、奏折等，近现代有训令、条例、决定、通知、请示、报告、会议纪要、简报，以及条约、合同、会计凭证等。总之，档案的形式是丰富多彩的，档案的范围是极其广泛的，既包括一般的公文，也包括簿册、技术图纸、音像等各种形式的文件材料。
档案的性质：历史记录性。
档案是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案作为一种历史和文化的沉淀，同时具有原始性和记录性的特点，它不同于一般的历史遗物（如从地下出土的陶器和纺织品等）因为它是以具体内容反映档案形成者特定活动的历史记录物，因而具有很强的记录性。档案也不同于一般的信息资料，它是特定的机关、组织或人物在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或另外收集的，因而具有原始性的特点。所以，档案注重原稿、原本，而且往往又只有一份孤本，这也正是档案更为宝贵的原因之一。档案、图书、报刊、资料，都是知识的一种载体，记录了各种信息，也都是人们有意识地保存起来以供研究的。在这一点上，它们有相似之处。但是，档案的形成规律和档案的性质，与图书资料不同。档案——无论是一般的公文，还是手稿技术图纸、会计帐簿、音像材料等——它们的产生并不是为了形成档案而供人们阅读，最初是作为办理事物的工具而产生的，只是办理当时的事物之后仍有查考价值，才被保存起来成为档案。从这个意义上说，档案是办理事物过程中遗留下来的“副产品”，是人们进行社会活动的自然产物。当然，档案与图书资料、文物之间有部分重合关系、彼此转化关系，对于具有档案、图书、文物双重性或几重性的文献，要依照有关法律进行管理。
二、档案特点：
1、来源的广泛性：与其他文献相比，档案来源相当广泛，形成极其分散，内容十分丰富，由于文件都分散到一个部门几个人手中，因而很分散，这就需要在档案管理中首先要集中进行系统整理。
档案是保存备查的历史文件。档案的前身什么？就是档案的来源。我们知道，凡是都有前因和后果。档案是由文件转化而来的。我们这里所说的文件，是指广义的文件，它既指普通单位的一般公文，也包括技术图纸、手稿等工作中直接使用的材料。各机关、组织和个人在自身活动中，为了相互交往和记录事务，总要产生和使用许多文件材料，由于工作的持续进行和事业发展的客观需要，人们又自然而然地把日后仍将查考的文件，有意识地留存下来，就成为档案。所以，“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件将是“明天”的档案。这是对档案与文件之间转化关系的一种通俗概括。
来源原则是当前世界各国公认的档案整理理论，其含义是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆。来源原则起源于近代法国，是在逐步否定事由原则的过程中产生的。事由原则是指按照档案的主题内容进行整理的原则，从16世纪后期到19世纪中期在档案整理领域长期占据着统治地位。后来，法国在18世纪末的档案工作改革中首次建立了真正意义的综合性国家档案，集中保管众多国家机关的档案。过去沿用的事由原则无法适应馆藏整理的需要，逐渐暴露出诸多弊端，最终被来源原则取而代之。来源原则的基本内容可以归纳为：尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗的原始整理体系（全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法，不宜轻易打乱重整）
2、形成的条件性：
3、载体的多样性：
4、记录的原始性：（1）、便于划清档案与图书、报刊及其它资料的界限。（2）、有利于认识档案与文件的联系与区别。（3）、有利于维护档案的真实面貌。
档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。??原始性和真实性的区别：??从整体上看，档案是比较可靠的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种情况：??一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；比如二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实；??因此，我们应该辩证地看待这个问题。一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。
档案的起源与沿革
档案的起源：古人创造了“结绳”和“刻契”的方法辅助记录。古书记载：“古无文字，结绳为约，事大，大结其强；事小，小结其绳。”它们者具有记事、备忘、信守、凭证的作用。
二、档案沿革：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、新型档案（胶片、电子、磁盘）
增：文件生命周期理论：文件生命周期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。它从四十至五十年代西方档案学者对文件中心的理论解释起步，后来研究范围逐渐扩大到文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，成为西方档案学理论的重要支柱之一。文件生命周期理论是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件和档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。
三、档案名称：P6--8
档案制成材料 朝代 称谓 甲骨 商 册 金石 商、周 中 简牍 商至秦 册 缣帛 汉 卷 纸张 汉至明 案 清至今 档案 胶磁 现代 档案
档案的作用
档案的一般作用：档案是机关工作的有效工具；档案是经济建设的重要依据；档案是政治斗争的有力武器；档案是科学研究的必要条件；档案是宣传教育的生动素材。
档案的特殊作用：档案的凭证作用；档案的参考作用。
三、增：档案信息资源在国家经济社会发展中的综合贡献力：继续P1－P6
档案是一种具有特殊价值的信息资源。信息资源同能源、材料资源并列为当今社会发展的三大资源，其中能源、材料资源可以合称为“物质资源”。物质资源主要作用于物质生产、生活等领域，产生直接的、可以量化的经济效益，有时也会对社会发展其他领域产生影响，但一般是间接、次要的。而信息资源则可以作用于包括物质生产在内的社会生活各个领域，产生直接的或间接的、可量化的或不可量化的经济效益或社会效益。作为信息资源的重要组织部分，档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的、全方位的、不可替代的综合贡献力，主要表现在：1、国家利益的捍卫力（中国第一历史档案馆研究员鞠德源先生，潜心十余载，查阅数以吨计的历史文献，出版了一百多万字的世著《日本国窃土源流，钓鱼列屿主权辩》以大量翔实的，无可辩驳的史实证明，自14世纪起钓鱼列屿就是中国的领土）；2、经济发展的拉动力（我国找到两条途径以改善高消耗、高污染、和低效率严重影响社会的可持续发展的办法，一是发展循环经济，减少资源消耗，二是走新型工业化道路，以信息化带动工业化，以工业化促进信息化。3、社会进步的保障力。信息意味着更多的公共性，而公共性则意味着更多的民主。政府信息资源中最核心的部分是现行文件和档案，文件、档案等政府信息的公开可以有效地遏制政府的官僚作风和“暗箱操作”，提高决策的科学化和透明度，为公众参与国家和社会的民主管理提供条件。4、科技创新和文件繁荣的促进力。2001年10月，在巴黎召开的联合国教科文组织第31届大会上，审议通过了《联合国教科文组织文化多样化宣言》，保护文化多元成为这个时代的主题。档案信息资源在传承民族文化和地域文化、弘扬民族精神方面具有强有力的作用。
四、档案发挥作用的特点
1、档案作用范围的递增律：作用范围逐渐扩大，时间愈长，范围愈广，时间与范围成正比，呈递增趋势。同时要求我们处理好档案发挥作用过程中当前与长远、局部与整体的关系。
2、档案机密程度的递减律.前一段时间热播的连续剧，就是一个例子，这在当时是不可能的机密档案，而在解放60年后，这一部分档案就会自动解密，公诸于众，让人民了解当时的地下党工作的艰辛与困苦，让我们珍惜今天的生活。
3、档案作用的转移性。由于国家的工作重心转移，档案作用的主要方面也相应发生转变，转向为经济建设服务。
4、发挥档案作用的条件性：社会发展水平的限制；认识水平的限制；管理水平的限制。
国家档案全宗及其分类
一、概念：又称“国家全部档案”，指归国家所有的，由国家统一管理的，各个历史时期、各个机关和个人形成的各种内容和形式的档案。这是社会主义国家档案工作的一个专业术语。
全宗：是全部卷宗之意，全宗的一般含义是指一个独立单位或个人的全部档案。
国家全宗的思想和制度，是由列宁及其领导的苏维埃俄国创立的。十月革命胜利后。列宁于1918年6月1日亲笔签置了关于集中统一管理档案工作的法令，其中明确规定：各政府机关档案，一律归入国家档案全宗。我国从50年代开始，确立并逐步完善了国家档案全宗的思想和制度。
二、国家档案全宗的实质：是从根本上解决了档案的所有权和档案的管理原则两个问题。它明确了各机关档案归国家所有，档案和档案工作实行集中统一管理。
三、国家档案全宗的基本构成：
1、按档案形成时期分：中华人民共和国成立后档案（建国后档案）和中华人民共和国成立前档案（历史档案）。
2、历史档案又分革命历史档案和旧政权档案。
新中国档案事业发展概况
一、第一阶段：1949年10月——1956年，初创阶段。
二、第二阶段：1957年10月——1966年4月，全面建设阶段。
三、第三阶段：1966年5月——1976年10月，遭受挫折和破坏阶段。
四、第四阶段：1976年10——，恢复和全面发展阶段。
四、档案分类：就是依据一定的标准，对档案进行有层次的区分，并组成一定的体系。档案分类有三种含义，第一种是档案概念分类，第二种是档案实体的馆、室藏分类，第三种是档案目录信息的检索分类。
档案种类的划分1.按照档案的来源标准划分 2.按照档案的内容标准划分3.按照档案的载体形式划分 4.按照档案的时间标准划分5.按照档案所有权标准划分
《中国档案分类法》的基本原则和方法，适用于我国各个历史时期形成的各类档案的分类；分类法主表和辅助表适用于中华人民共和国建立以来所形成的各种档案的分类。主表是分类法的主体，共设置了十九个基本大类。是根据我国政治生活、社会生活的实际和档案分类序列的实践需要设置的，基本大类的序列是：
A中国共产党党务
B国家政务总类
C政法
D军事
E外交
F政协、民主党派、群众团体
G文化、教育、卫生、体育
H科学研究
J计划、经济管理
K财政、金融、保险、审计
L商业、旅游业、服务业
M农、林、牧、渔业
N工业
P交通
Q邮电通信
R城乡建设、建筑业
S环境保护
T海洋、气象、地震、测绘
U标准、计量、专利
城建档案：是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种类别的不同载体文件材料的总称。
城建档案的范围：城市规划、建设基础资料；城市勘测方面的档案；城市规划方面的档案；城市建设管理方面的档案；市政、公用方面的档案；交通运输设施方面的档案；工业、民用建筑方面的档案；风景名胜、园林绿化方面的档案；城市防洪方面的档案；人防设施和抗震方面的档案；城市建设科研方面的档案等。
档案工作概述
档案工作的内容与性质
档案工作内容及其相互关系
档案工作是管理档案和档案事业的活动。
档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
档案工作基本业务环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项。P22－23
档案工作的性质：服务、政治、科学管理P25－28
档案工作的意义P28－29
目前国家档案局中央档案馆关于开展向刘义权同志学习的决定中对档案工作做了很好的解释。解放军档案馆的刘义权在整理1927至1949年期间我军革命历史档案中为党中央、中央军委的重大决策直接提供了重要史料印证，从这批档案中查证汇总出红军陕北会师时总人数为3.3万余人,对原来2.5万人的提法进行修改.
档案工作的基本原则
统一领导、分级管理；维护档案的完整与安全；便于社会各方面的的利用。P30－33
增：城建档案工作内容与性质：
一、内容：1、城建档案管理工作。是指城建档案馆和城建档案室的各项业务建设，包括对列入归档范围的城建档案的形成与积累进行业务指导；对城建档案进行接收、征集、补测补绘、修改补充；做好城建档案的整理、鉴定、保管、保护、统计等基础工作；开发城建档案信息资源，编制各种检索工具，大力开展编研工作，积极推进城建档案的利用和咨询服务工作等。2、城建档案的业务领导和指导工作。遵照城建档案工作必须按专业实行统一管理的要求，它包括一方面是专业主管机关对城建档案的业务管理工作，是指国家主管机关和地方专业主管机关的档案部门，对所属系统各单位城建档案工作所进行的业务管理工作；另一方面是国家档案行政管理部门对城建档案的业务指导工作，是指国家档案行政管理部门和地方档案行政管理部门对城建档案的业务指导工作。3、城建档案宣传教育、干部培训和学术研究工作。
二、性质：1、城建档案工作是一项专业性的工作。这是因为城建档案产生于城市建设的规划、设计、施工、管理和科学研究活动中，它涉及30多个专业技术，具有综合性、多专业性。
2、城建档案工作是一项服务性的工作。是属于技术保障性或技术条件性的服务工作，是通过各种形式的技术服务来实现管理，寓管理于服务之中，这也是城建档案工作的目的。
3、城建档案工作是一项机要性工作。由于城建档案记录和反映着城市建设的大量科技成果，不少具有保密性，特别是城市的地形控制、资源、管线、人防、军事、规划设想等。城建档案工作必须树立保密观念，采取各种措施维护国家的机密。当然，要内外有别，既有得于保密安全，也要便于利用，不搞神秘化。
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