Excel的使用方法与技巧任课教师：丁莉第一节Excel
的基础知识一、Excel2003功能概述1985年MicrosoftExcel问世，被
公认为是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电子表格软件。Excel可以创建和修改工作表、三三维图表，以及分析管理数据。
三、Excel2003的基本元素——工作簿、工作表、单元格1.新建工作簿启动Excel2003时，
会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下：选择【文件】—【新建】
命令；单击【常用】工具栏中的【新建】快捷按钮；技巧:按Ctrl＋N组合键，可快速新建一个空白工作簿。2.输入工作
表数据向单元格中输入数据，主要有一下3种方法：单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。双击单元格，出现插入数据的光标，移
动光标至所需位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同b。在默认情况
下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。3.插入符号和特殊字符选择【插入】—【符号】命令。第二节编辑和管理工作表
一、编辑单元格1.选定单元格选定一整行或一整列单击需要选定的行或列的行号和列号;选定多行和多列
将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键,拖动至末尾行号或列号;选定整个工作表的所有单元格按C
trl+A组合键,或单击“全表选择”即0行0列。二、格式化工作表1.设置单元格字体选择【格式】--【单元格】,
单击【字体】标签技巧:利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】复选框,可将数字或字母设置为指数。2.设
置单元格对齐方式选择【格式】--【单元格】,单击【对齐】标签3.设置单元格边框选择【格式】--【单元格】
,单击【边框】标签4.设置单元格数字格式选择【格式】--【单元格】,单击【数字】标签三、管理工作表1.
切换工作表2.新建、重命名和删除工作表3.复制和移动工作表4.隐藏和取消隐藏工作表选择【窗口】
--【隐藏】命令,即可隐藏工作簿;选择【窗口】--【取消隐藏】命令,即可恢复。选择【格式】--【工作表】--【隐藏
】命令,即可隐藏工作表;选择【格式】--【工作表】--【取消隐藏】命令,即可恢复工作表;第三节数据运算
Excel2003的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数
据运算。掌握好这部分内容，是熟练使用Excel2003进行数据管理的先决条件。Excel2003中的运算符第四节数据排序
、筛选与分析一、数据的排序和筛选Excel2003通常都是使用数据清单来实现数据管理的。数据清单实际
上就是Excel2003的数据库。建立数据清单，要先定义其中的列和列标题，列标题相当于字段名。Excel
2003强大的数据排序和筛选功能是通过数据清单实现的。11.批量转换日期格式以前在Excel中输入职工
出生时间时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间肯
定不能每个手工转化。最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击【数据】→【分列】，出现【文本分列向导】对话框。勾选“固
定宽度”，连续两次点击【下一步】按钮，在步骤三对话框的【列数据格式】中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下【完成】按钮，以前
的文本即转化成了需要的日期了。12.不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格在Excel中，如果要选定已选
定单元格周围的单元格，可以按上下方向键进行移动，可为了节省时间，让操作的速度更高，按下Tab键，可以快速选定已选定单元格右
侧的单元格;同时按下“Shift+Tab”组合键，可以选定左侧单元格;按下“Enter”键，可以选定下方单元格;
同时按下组合键“Shift+Enter”，可以选定上方单元格.13.简单方法移动复制工具栏按钮有
时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就是移动工具栏按钮.可以在按下“ALT”键的同时拖动工具栏按钮，把它移动到其它位置
。而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下“ALT+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它地方。
如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，只需按下“ALT+SHIFT”组合键的同时，把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可
。14.让Excel中人名显示更美观的技巧a删除姓名中的空格选中姓名所在的列，执
行“编辑→替换”命令，在“查找内容”栏中输入一个空格，在“替换为”栏中不填任何内容，单击“全部替换”命令，确定退出后即可.
b让姓名左右对齐姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技巧.选中已删除空格的姓名单元格，单击“格
式→单元格”,在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐”选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。15.
Excel数据校验方法之巧用公式审核打开一张学生成绩表,选中数据区域(注意:这里的数据区域不包括标题行或列)，单击
“数据→有效性”命令，进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中，将“允许”项设为“小数”，“数据”项设为“介于”，并在“最小值
”和“最大值”中分别输入“0”和“100”，最后单击“确定”退出。接着，执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”
工具栏。好了，现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。对错误数据进行
修正后,红圈标记会自动消失.16.多个工作表的页眉和页脚同时设置把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉
和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：把鼠标移到工
作表的名称处(如果没有给每张表取名的话，Excel自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等)，然后点右键，在
弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。选择【视图】—【页眉和页脚】。一、简单
运算对某个单元格区域内的数字进行求和、求平均数、计数、求最大值或最小值运算，可以利用Excel2003提供的工具按
钮快速完成。单击用来放置运算结果的单元格；单击【常用】工具栏中的【自动求和】按钮右侧的
下拉箭头，在下拉列表框中选择【求和】、【平均值】、【计数】、【最大值】或【最小值】选项。根据需要，制定用于运算的单元格区域，
然后按Enter键，即可在结果单元格内得到运算结果。二、使用公式公式是工作表中的数值进行计算的等式，它是单元格中一
系列值、单元格引用、名称或运算符的组合，可生成新的值。通过公式，用户可以对工作表中的数据进行较为复杂的运算。1.公式的语法
以等号（=）开始，用于表明之后的字符为公式。等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各操作数之间以运算符分隔。Excel
将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。A1:C1,A2:C2(引用A1:C2)A1:C1B1:D1(引用B1:C1)
联合运算符；交叉运算符，（逗号）（空格）引用运算符A&B产生ＡＢ；Ａ１：ＣＩ（引用该区域内所有单元格）连接两个文本
值；区域运算符＆（和号）、：（冒号）文本运算符A3=C3、A3﹤﹥C3等于、大于、小于、……不相等=、﹤、﹥、﹥=、﹤
=、﹤﹥比较运算符2＾3（2的3次方）加、减、乘、除、百分比、乘幂运算+、-、、/、%、＾（插入符号）算术运算符示例
功能运算符类型在Excel中,每个运算符都有一定的优先级.优先级从高到低分别为:冒号、单个空格、逗号、负号、百分号
、插入符号、星号和正斜杠、加号和减号、和号、比较运算符。若更改求值顺序，请将公式中要先计算的部分用括号括起来。2.输
入公式单击要输入公式的单元格；输入=，然后输入公式表达式；按Enter键，或单击编辑栏左侧的输入按钮，即可得
到运算结果。3.编辑公式修改公式；复制公式：可以利用Excel2003的选择性粘贴功能，选择粘贴内容
的属性。移动公式同移动单元格中的数据的方法相同,可以用菜单命令,也可以直接用鼠标拖拽.三、单元格引用
是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。例如：在B列和第3行交叉处的单元格，其引用形式为“B3”。在
Excel2003中，可以在公式和函数中使用单元格引用来表示单元格中的数据。通过单元格引用，在一个公式中可以使用不同单元格中的数据
，也可以在多个公式中使用同一个单元格中的数据。1、单元格引用的样式相对引用：指公式中所引用的单元格位置将随着公式单元格位置
的改变而改变。如A2、D5。绝对引用：指公式和函数中所引用的单元格位置是固定不变的。如$C$3、$F$6。混合引用：在同一
个单元格引用中既有绝对引用又有相对引用。相对列和绝对行，如C$6;绝对列和相对行，如$C6.2、单元
格引用的使用在同一个工作表中的单元格之间进行的引用，被称为内部引用。对当前工作表之外的单元格的引用
被称为外部引用。外部引用基本样式：[工作簿]工作表！单元格引用。如[Book1]Sheet1！D8表示对Book1
工作簿第一个工作表中的D8单元格的引用。四、使用函数Excel2003内置有大量函数。大多数函数是常用公式的简写形式。
一个函数一般包括函数名和参数，参数用括号括起来。单击【插入】—【函数】命令—【插入函数】对话框，在【或选择类别】列表中列
出了所有函数分类。选择一种，即可在【选择函数】列表框中列出相应的函数集合。单击某个函数名称，可以在下面的显示栏中看到该函数的样式和
功能信息。输入函数，可直接输入，也可通过上述方法插入所需函数。1.排序工作表数据排序功能，可
以使数据按照某一列或某些列内容的顺序来排列，使表格数据更有条理。Excel2003中的数据排序有默认排序和自定义
排序两种。默认排序就是按照Excel2003默认的排序规则排列，通常是进行升序或降序排列。具体操作如下：单击数据
清单中任意一个单元格，然后选择【数据】—【排序】命令；二、Excel2003的启动及界面介绍1.按快捷按钮。2
.以滑鼠点选开始→程序→MicrosoftExcel，Excel即开启显示于屏幕上。3.界面介绍保留15位；若长度超
过15位，多余数字位显示为“0”单元格内数字精度最多255个工作表工作簿中可使用工作表页数常规数字格式的数据长度为11位（
包括特定字符）单元格内可接受的数字型数据的长度每个单元格最多可包含32000个字符单元格内可接受的文字长度最多65536行
，256列工作表的大小受限于可用的记忆体和资源系统开启工作簿的数目最大限制工作簿和工作表的特性Ex
cel2003工作簿是运算和存储数据的文件，每个工作簿都包含多个工作表。工作表是Excel2003完成一项工作的基本单位，可以用于
对数据进行组织和分析。在多个工作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依据多个工作表进行汇总计算，还可以用图表图形化工作表数据。
工作表的基本组成单位是单元格。4.自动填充选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑
】—【填充】—【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；
填充一系列数字、日期等，通过拖动，Excel可自动延续此系列数字、日期或时间段等。技巧2按Ctrl+D组合键，
可向下填充；按Ctrl+R组合键，可向右填充。自动填充序列
Text2，textA，Text3，textA…Text1，textA产品2，产品3…产品12001，2002，200
3…1999，20005月1日，7月1日，9月1日…1月1日，3月1日七月，十月，一月…一月，四月Feb，Mar，Ap
r…Jan星期二，星期三，星期四…星期一Tue，Wed，Thu…Mon10：00，11：00，12：00…9：00
4，5，6…1，2，3扩展序列初始选择技巧：分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；如：输
入1/21月2日输入0空格1/2显示为1/
2技巧：在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，如“，”。提示：在Excel2003中，日期和时间均按
数字处理；对于输入的数字Excel可识别时，靠右侧对齐。如2006-6-5；对于Excel不能识别的日期和时间，
会被视为文本，左侧对齐。如2006.6.5。4.保存工作簿a.直接保存工作簿;b.以新文件名保存工作簿。
5.关闭工作簿6.打开已有工作簿a.在Windows资源管理器中直接找到工作簿文件;b.在【文件】和【窗口】菜单
下方,默认显示最近使用Excel打开过的4个文件,单击即可。提示:选择【工具】---【选项】---【常规】命令,可更改这里列出的
文件数。选定连续的单元格区域a使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键,拖动至该区域右下角,释放按键;
b可先用鼠标定义区域左上角单元格,按shift键,再单击区域右下角单元格,即被选中;选定不连续的单元格区域先
选定第一个单元格区域,按住ctrl键,再选第2…个单元格区域.2.编辑和清除单元格内容3.复制和移动单元格4.插入和删
除单元格a选择【插入】---【单元格】或【行】或【列】命令;b右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令;c
选定多行或多列,单击右键,选择【插入】,即可插入相应数量的行或列。删除单元格同插入单元格步骤类似。5.查找与替换
选择【编辑】--【查找】命令,或按ctrl+F组合键,打开【查找与替换】对话框的查找选项卡;在【查找内容】下拉列表框中
输入查找内容,单击【查找下一个】按钮,光标则移动到与待查内容相符的单元格上.可多次单击【查找下一个】按钮,直到找到所需的单元格位置
。提示:单击【查找全部】按钮,可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息.单击【替换】标签,打开【替换】选项卡,在【查找
内容】和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【查找下一个】按钮,定位到要替换掉的单元格,单击【替换按钮】,即可快速工作表中特定
单元格的内容。也可直接单击【全部替换】按钮.6.给单元格加批注批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分
开的注释。含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。操作步骤如下:a
选定单元格,选择【插入】--【批注】命令;或单击右键,选择【插入批注】;b在弹出的批注框中输入内容;c输入完毕后,单击外
部工作表区域即可.5.应用样式选择【格式】--【样式】命令,在【样式名】下拉列表框中选择基本样式,然后在【样式包括】选
项组中具体做出选择。最后单击【确定】。6.自动套用格式a选定需要自动套用格式的单元格区域;b选择【格式】--【自
动套用格式】,单击想要套用的数据表样式,并可根据需要,在【要应用的格式】选项组中选择具体要套用的格式;c单击【确定】按钮即可
.7.条件格式一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别标记的。可以利用Excel的条件格式功能。点击【格式】
【条件格式】命令，然后进行选择。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。8.设置背景选定整个工作表；
选择【格式】——【工作表】命令项——【背景】；在“工作表背景”对话框中选择一个图片；单击【插入】即可。9.添加图
形、图片、剪贴画和艺术字选择【插入】——【图片】，再做选择。10.给工作表标签加颜色为了醒目、美观，并
便于查找，可以给工作表标签加颜色。选择【格式】——【工作表】命令项——【工作表标签颜色】，在出现的“设置工作表标签颜色
”对话框中选择喜爱的颜色。技巧:1.Excel大量数据同时输入的技巧打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需
要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格中需要填充
的数据，然后再按下“Ctrl＋Enter”组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。2.快速输入大写中文数字
将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”
对话框中选择“数字”选项；然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮即可.3.Excel单元格文字随
时换行在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元
格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要
重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了。4.Excel中插入空白行如果想在某一行上面插入几
行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击
要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。Excel中消除0值当单元格计算结果为0时，默认会显示0，
这看起来显然有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为空白，可如此操作。打开“工具→选项→视图”，取消“0值”复选项前的√，确定后，当
前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。6.快速隐藏在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起
来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线的方法比较麻烦,有一个简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键
，就可以快速隐藏光标所在的行或列。7.快速选定“空白”和“数据”单元格在Excel中，经常要选定空白单元格，逐个
选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑→定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条件”中的“空值
”，再按“确定”，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的“定位条件”窗口中，选择“常量”，再点“确定”，
含有数据的单元格全部选定。8.快速得到合适列宽和行高如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后
把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时拖动至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据。用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击行标题的下边框。9.快速移动活动单元格经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回移动。其实，用不着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的下边框，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前列的最后一行。双击单元格的上边框可以到达最上一行，而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端。10.数据分列技巧用Excel输入数据时，如果在一行内输入内容过长，可以采取快速分列方法。具体操作如下:在选中单元格中输入数据或文字,然后选定所要分割的数据区域;单击菜单栏【数据】-------【分列】;在弹出的对话框中选择【固定宽度】,点击“下一步”;在【数据预览】中,按住分列线,移动至指定位置,点击“下一步”;选择【列数据格式】,点击“完成”. |
|
