逻辑力,帮你说清楚写明白

2012-02-02  yagi1

逻辑力,帮你说清楚写明白

沟通的目的在于,如何让对方在知道讯息后,做出理解、反馈或采取行动,而其关键则有赖于明确的「主题和其相关解答」与同时传达「期待的反应」,才能让对方在听完你的陈述或提案后,做出符合你预期中的行动。

主管:山田,X公司最近的业绩如何?

山田:是,X公司最近一季销售额为220亿元,营业利益为5亿日圆。昨天股票收盘价为每股358日圆。

主管:所以呢?

山田:啊!是……好像还有特别损失的部分,扣除税额之后,利益为两亿日圆。

主管:哦!所以呢?

山田:啊!还有……该公司利息收入为两百万日圆,销售成本……

主管:我是问你,他们的业绩怎么样?好或不好?

山田:哦!是……似乎回升了不少。

主管:好啦,有上升就是了,我知道了……

这是《麦肯锡写作技术与逻辑思考》一书中的开头场景,很多人看完,或许也会觉得心有戚戚焉。职场上,我们常会见到这种人,资料准备充分、回答内容也很详细,却说不到重点上,只见其讲了一堆,听的人依然一头雾水,让人忍不住想翻白眼,「你到底想要说什么啊?」

明确表明期待,促使对方做出反应

会发生这种「讲的人说了很多、听的人却听不懂」的情形,曾任麦肯锡(McKinsey & Company)沟通专员的照屋华子在《逻辑写作力》中提到,问题不在资料不足,而是谈话中的「主题」与「期待」模糊不清:「主题不清楚」,于是听者不知道说者到底想要传达什么,「也无从看出说者期待听者有何反应」,自然会造成听者听完,却不知自己为何需要知道。

照屋华子表示,所谓工作,说穿了就是一连串与他人的沟通,透过交换信息,进而或让对方同意、或得到某些建议,或是引发接下来的行动。因此不论是多么复杂的企画、报告或讨论,所有商场上的信息沟通,都可以分为5个基本要素:「说者(作者)」「听者(读者)」「主题」「解答」与「期待的反应」。

沟通基本上是双方信息的交流,因此必然包含说的一方(或作者)与听的一方(或读者)。在两者之间彼此传达的,则是沟通的「主题」,例如「新通路的开发」或「如何提升X产品市占率」等。而针对此一主题的说明,则是「解答」;如果是报告,则是报告书内容;若是企画,则是提案内容。

「主题和其相关解答」是沟通内容中很重要的一部分,但只有这些并不足以构成一个有效的商业沟通。照屋华子强调,唯有同时传达「期待的反应」,表达自己希望对方在知道讯息后做出哪些行动,诸如主管看完报告书,说出「尽早实行报告中的对策」;或是客户看完企画书,表示「可以将这项新服务的细节详细解说吗,才能顺利带出下一次商谈的机会,让事务继续向前推进,才是商业沟通真正的目的。

用有逻辑的立论,提高说服力

不过,具备了上述要素,沟通就能顺利进行了吗?未必!要是听者觉得主题与解答之间的关系有问题,无法信服于相关立论,还是无法被说服。因此,任何有效的主题内容,在陈述时,都应该具备下列3个要素:结论(说明主题核心)、根据(为何达此结论),以及资料(导出根据的事实与资料),唯有三者环环相扣、彼此贯连,当根据能导出结论、结论能由资料证实,才是有逻辑的立论,听者也才会真的被打动。

这三者的组合,日本图解思考大师西村克己在《一秒就能做对决定》中称之为「三角逻辑」,在照屋华子和冈田惠子合著的《逻辑思考的技术》中,则称为「金字塔原理」(The Minto Pyramid Principle),不管名称为何,都是让立论站得住脚的根本逻辑。反之,要是三者间无法成为稳固的金字塔结构,例如结论不是「针对问题的解答」,而是「自己想说的话」,或根据「不是事实」,而是「个人的判断」等,就会造成内容重复、遗漏、离题,或叙述前后不连贯,这时主张自然无法取信于人,听者也会含混不明、掌握不到重点了。

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