15分钟筛选,找出核心概念

2012-02-09  yagi1

15分钟筛选,找出核心概念

「我不管你们看了多少资料,我只要一页报告,让我能清清楚楚、一看就懂!」这是前英国首相邱吉尔(Winston Churchill)在一次国务会议后,当着全英国最优秀的一群人所发出的怒吼。

不只是政府菁英,对任何人来说,要将庞杂的信息,透过平实的语言汇整成简单的概念,都不是一件简单的事。

以阅读为例,在看完动辄两、三百页的书之后,想在1分钟内口述全书的核心概念或阅读心得都嫌困难,遑论是只用1张纸,就完成言之有物的读书报告。

但是,对日本知名管理顾问、「一页思考法」的提倡者高桥政史来说,这些挑战都是轻而易举就能达成,诀窍无他,就是一张简单的表格,和15分钟的时间。

高桥政史推荐使用的读书表格,由「右半页」的三角形,与「左半页」的16个空格组成。他强调,在开始阅读书籍,并使用表格之前,必须先确定自己的读书目的,也就是你对这本书(或作者)的提问,而且所有问题都必须明确、具体,才能让自己怀抱着问题意识阅读,更有效率地寻找答案。

试以阅读管理大师彼得.杜拉克的《杜拉克谈高效能的5个习惯》举例说明:

Step1  在三角形中间的空白处,填入你的提问:

「『明天起不再加班!』的3个原则和1个行动建议是?」

Step2  针对提问,在15分钟内从书中找出与问题有关的16个关键字,填入左边空格:

关键字可以是专有名词、数字、名言,或是一个触动人心的观念,但必须与你的提问有所关联。例如「被邱吉尔誉为『核心之神』的亨利.霍普金斯(Harry Hopkins,前美国总统罗斯福的亲信)」「例行化让普通人也能完成天才所做的工作」「了解你的时间!」等。高桥强调,一定要在15分钟内筛选出16个关键字,才能迅速抓住重点,而非照单全收。

Step3  16个关键字分组、筛选,找出3个最重要的观念,写入三角形的3个圆圈中:

将杜拉克在书中提出的3个核心观念,透过自己的话重述后,分别为:

「记录重于记忆」:记录每天完成的工作与花费的时间,客观地检讨时间管理能力,找出自己擅长的事情。

「勇气重于分析」:依据轻重缓急排定工作的优先级,要有果断割舍杂事的勇气。

「无聊重于创造」:若想提高工作效率,势必要建立标准程序,让工作变成例行事务,即使这可能让工作变得枯燥无聊也无妨。

Step4  融会贯通3个观念后,归纳出1个行动方案,回应最初的提问:

将每日完成的工作纪录下来,每月定期回顾,找出自己擅长的事。

    来自: yagi1 > 《职场》

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