Office实用小技巧
Word技巧（11个）
如何在Word指定位置输入文字？<适用版本：Office2000/XP/2003>
问：想在Word指定位置开始输入，需要一直按回车和Tab键直到光标到达指定位置吗？
答：当然不用！！只要把鼠标放到指定位置，双击鼠标左键就可以了！！
如何控制每页的行数和字数？<适用版本：Office2000/XP/2003，在2003版本中有改进>
在使用Word时，一般情况下都是顺其自然，不刻意去控制行数和字数。但在起草公文或出版物时，常常需要指定每页的行数和每行的字数。其实Word控制行数和字数的方法非常简单。从“文件”菜单选择“页面设置”命令，再打开的对话框中选择“文档网格”选项卡，如下图所示：
鼠标单击选择“指定行和字符网格”，此时可以指定每行的字数和每页的行数，如上图红框中的区域所示。
批量转换文档<适用版本：Office2000/XP/2003>
如果有一个文本文件需要转换为Word格式文档，你会怎么办？大多数人可能会选择从Word中打开这个文本文件，然后把它另存为Word文档。但是，如果有10个甚至100个这样的文本文件需要转换，这个方法就太麻烦了。其实，简便的方法就在Word中。
从“文件”菜单选择“新建”命令，在模板对话框中选择“其他文档”选项卡，可以看到“转换向导”，选中它并单击“确定”。如下图所示，余下的按照向导操作就是了。
别以为这个向导只能转换文本文件，它可以转换的文件格式有18种之多。
缩放打印：省纸又省心<适用版本：Office2000/XP/2003>
用复印机可以把A4纸的内容缩印到B5纸上，也可以把B5纸的内容到扩印A4纸上。Word同样可以缩放打印，从“文件”菜单选择“打印”命令，在“打印”对话框中单击右下角的“按纸张大小缩放”的下拉箭头，选择需要的纸型并确定即可，如下图所示。
和改变纸张大小的方法（页面设置）相比，缩放打印不会改变页面的布局；此外，缩放打印还可以在一页纸上打印多页，只要在上面的选项中选择每页适当的版数即可，采用这种方法打印文档不仅节约纸张，也便于携带。
保护Word文档的部分内容<适用版本：Office2003>
公司有各种制作好的业务合同Word模板，但在填写合同时，经常会由于疏忽，使合同的内容被修改。要是能让合同填写人只在文档的指定位置填写内容就好了，其他位置不允许修改。
Word的文档保护功能可以帮助我们。从“工具”菜单选择“保护文档”，在任务窗格里显示相关设置，如图1所示。选中“仅允许在文档中进行此类编辑”，采用默认选项“未作任何更改”，表示任何人打开文档都是只读状态，不能修改文档内容。现在，需要指定哪些内容允许用户修改。首先，在文档中选中所有允许修改的部分，例如合同中的所有下划线部分（可以按住Ctrl键跳选）。然后，在任务窗格中选中“例外项”下的“每个人”（如果在企业局域网的域里面，还可以单击“更多用户”，指定个别用户的权限）。最后，单击“是，启动强制保护”按钮，显示对话框，如图2所示。设置密码后，单击“确定”。这样，任何人（或指定域用户）打开文档时，都只能在上述指定位置输入或修改内容。
图1图2
比较两个内容相似的Word文档<适用版本：Office2003>
业务员在填写新合同时，经常会与以前合同文档中的内容比较。如果都打印出来，很浪费纸张。现在用Word里面的并排比较功能，就能轻松地比较两个内容相似的文档了。
首先将需要比较的文档都打开，再从“窗口”菜单选择并排比较的命令。如果只打开了2个文档，则“窗口”菜单中会显示“与xxx文档并排比较”。如果打开了2个以上的文档，则可通过“并排比较”命令选择要比较的文档，如图3所示。并排比较的2个文档自动分左右显示，如图4所示。在某个文档中拖动垂直滚动条时，另一个文档也会随之滚动，非常方便。
图3
图4
去除Word文档页眉中的横线<适用版本：Office2000/XP/2003>
在设置Word文档的页眉时，会自动加上一条水平线。如果不想显示这条水平线，怎么去掉它呢？
实际上，这条水平线一个自定义的段落边框。在页眉中选中其中的文字和段落标记，如图5所示。如果页眉中没有文字，但会有一个段落标记，一定要选中它，如图6所示。从“格式”菜单选择“边框和底纹”命令，可以看到，边框的设置是一条下横线，如图7所示。现在只要选择“无”，就能去除段落的下边框线了。去除水平线后的效果如图8所示。
图5
图6
图7
图8
使用共享的工作组模板<适用版本：Office2000/XP/2003>
公司有很多设计好的模板，可是平时用的时候总要到处找，不知道谁的电脑里有。
其实，可以在某台电脑或服务器上建立一个共享文件夹，比如起名为“公司模板”，并分门别类建立子文件夹，把这些模板文件存放到里面。这还不算什么。下面，启动Word，从“工具”菜单选择“选项”，再选择“文件位置”选项卡，如图9所示。选中“工作组模板”，再单击“修改”，显示对话框，如图10所示。从网上邻居中找到共享文件夹“公司模板”，再单击“确定”，就可以在Word里直接调用共享的模板了。从“文件”菜单选择“新建”，再从任务窗格中选择“本机上的模板”，如图11所示。在模板中多了几个选项卡，如图12所示，对照图10中的文件夹，不就是那些文件夹的名字吗？现在，用起来方便多了。更神奇的还在后面。如果在共享文件夹里存放了Excel模板，打开Excel，从“文件”菜单选择“新建”，再从任务窗格中选择“本机上的模板”，居然也能访问这个工作组模板！如图13所示。
图9图10
图11图12
图13
如何在文档中插入一条分隔线？<适用版本：Office2000/XP/2003>
问：在Word文档中有时需要添加分隔线来区分两个不同的描述内容，这个分隔线是需要手工绘制吗？
答：手工绘制分隔线有时很难把握线条的长度，所以您只要连续输入三个或三个以上的“=”，然后回车，这样就可以自动得到一条双直线。当然，如果您连续输入三个或三个以上的“~”，然后回车即可得到一条波浪线；连续输入三个或三个以上的“”，然后回车即可得到一条虚线；连续输入三个或三个以上的“-”，然后回车即可得到一条细直线；连续输入三个或三个以上的“#”，然后回车即可得到一条实心线。
是否可以让表格的表头在下一页中自动出现？<适用版本：Office2000/XP/2003>
问：当文档中的表格跨页显示时，表格的标题会自动在下一页出现吗？
答：在Word中经常会遇到表格在一页中放不下的情况，此时就需要在下一页中重新设置表格的表头。其实，我们只要选中表格的表头（即希望在跨页时重复的部分），然后执行【表格】菜单中的【标题行重复】命令，就可以实现表格跨页时，表头自动出现了。
如何单独保存Word文档中的图片？<适用版本：Office2000/XP/2003>
问：在Word文档中的图片可以单独保存下来吗？似乎没有发现保存图片的命令……
答：如果需要将Word中的图片全部保存为单独的图片格式文件，可以执行【文件】菜单中的【另存为】命令，然后在“保存类型”中选择“网页”格式。保存完毕后，打开保存文件的目录，在网页元素的文件夹中就可以得到文档中所有图片的单独文件。如果图片在Word文档中有缩放，则单独保存的图片文件中就会有该图片的缩放效果文件和100%大小的图片文件。
技巧1：批量修改大小写
有时在文章录入过程中，因为不愿浪费时间在中英文之间切换，所以把所有的英文单词都以大写形式输入，如果要修改，当然不能一个一个来，否则一篇相当长的文档会让你伤透脑筋的。有了查找与替换，可以让你瞬间完成任务。按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，在“查找内容”中输入字母全为大写的单词，在“替换为”中输入小写的正确单词，最后点击“高级”按钮，选中“区分大小写”项，单击“全部替换”就可以了。
技巧2：数字格式批量转换
在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚，这样就大大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果，可以为它们设置一些特殊格式。按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任意数字”，这时“查找内容”中会自动显示为“^#”。将光标定位在“替换为”框中，然后在“特殊字符”中选择“查找内容”，将显示“^&”。接着单击“格式”为数字设置一些特殊格式，比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。最后单击“全部替换”就可以了。不过要注意，它会让文档中的所有数字都改变的。
技巧３：查找对话框中的快捷键
执行“编辑－查找”命令，或者按“Ctrl+F”键调出查找对话框，会发现对话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母，这就是此项的快捷键了，不过一定要先按Alt键才能让它们起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一处，按“Alt+M”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位这三个选项卡中切换等（本技巧同样适合其它的对话框）。
另外，在进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找/替换对话框中继续操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按Ctrl+Tab键就可以了，非常方便。
技巧４：在最后一次搜索结果中快速浏览
当你搜索完毕，退出查找对话框后，如果想回过头看看刚才的搜索结果，这时不用再打开查找对话框，直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown键，就可以在上一次的搜索结果中快速浏览了。
技巧５：高亮显示所有搜索出来的结果
为了让搜索出来的结果更醒目，可以让搜索的结果内容高亮显示出来。操作很简单：在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。
技巧６：替换时巧妙保留书签
假设在word中有这么一段文本：Thisagreementbetween[JohnDoel]and[MarySmith]isenteredintofreelyandwithoutcompulsion.其中括号括起来的部分表示定义了书签，括号是为了让大家看的清楚，真实文本中并没有出现。如果在进行替换操作时，将两个人物名称换成了其它人名，那么书签也会随之丢失。但如果在定义书签时，将人名前后的空格都包括进来，如下所示：Thisagreementbetween[JohnDoel]and[MarySmith]isenteredintofreelyandwithoutcompulsion.
技巧７：使用图片替换文本
有时我们可能想用图片来替换某些文本，比如，你可能想用公司的Logo图片来替换文档中的所有公司名称，可通过下面的步骤来实现：
第一步：图片插入到文档中，选取它，再按Ctrl+X键剪切把它放到系统的剪贴板中。
第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入要替换的文本，在“替换为”中输入“^c”（不含引号，下同）。
第三步：可以单击“查找下一处”、“替换”一个一个替换，也可以单击“全部替换”一次性全部替换。这时文档中的被替换的文字，就都会成图片了。
技巧８：快速找出word中的域
为了增加互动性，有些人会在word中插入大量的域，数量一多，可能连作者自己都记不清了。可以通过查找功能，快速浏览这些域代码。
第一步：确定域代码为打开状态，否则按“Alt+F9”键让它们显示。
第二步：按“Ctrl+F”键调出查找对话框，在“查找内容”中输入“^d”或者“^19”，然后连续按“Alt+F”键，就可以快速浏览文档中的域了。
技巧９：巧用替换批量设置文档格式
在一些文章中，尤其是一些学术论文，会大量出现一些同样的术语或关键词，如果想让这些术语或关键词有一个统一的格式，不用一个一个设置，用替换功能很快就能完成。
第一步：找到要设置格式的第一个术语或关键词（如：“虚拟现实”），设置它的大小、字体、颜色等格式。选中设置好的术语，按“Ctrl+C”键将它复制到剪切板上。
第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入“虚拟现实”，在“替换为”中输入“^c”，然后单击“全部替换”按钮。文档中所有的“虚拟现实”一词，就被设置成统一的格式了。
Word篇
首先单击要添加斜线表头的表格，进入“表格－绘制斜线表头－表头样式”，选择所需样式（共有五中样式可供选择和预览）。接下来，就可以在各个标题框中输入所需的行、列标题了。当你需要调整表头大小而拖动表头单元格的边框时，表头中的组合对象不会随之移动，那么你可以选中斜线表头，然后选中表头中的组合对象的任一句柄，拖动句柄直到斜线表头合适为止。最后单击“表格－绘制斜线表头”命令，确定即可。（提示：在使用“表格－绘制斜线表头”命令编辑表头时，新的表头将会代替原有的表头。如果表格单元格容纳不下输入的标题，你会看到警告，并且容纳不下的字符会被截掉。）Word的“自作聪明”是出了名的，比如说按回车键换行，它就会自动进行首行缩进或添加项目操作等。这些功能的本意是好的，但如果掌握不好，反而会影响到工作，下面就让我们好好调教它一番。
技巧１：移走恼人的波浪线
Word会对输入的文档自动进行拼写检查，并把那些疑似有错的单词或句子，用红色或绿色的波浪线标出来。不过对一些特殊内容文档，Word的提示可能并不正确，而满篇红红绿绿的波浪线也确实影响美观。这时，可执行“工具－选项”菜单命令，在打开的对话框上选择“拼写和语法”选项卡，将下面的“键入时检查语法”和“随拼写检查语法”两项去掉就可以了。
另外，如“FlashGet”这样的软件名称，Word也会将其视为错误，这时可以右击它，选择“全部忽略”或“添加到词典”，即可去掉波浪线了。
技巧２：去掉自动启动的输入法
启动Word2003时，微软拼音也会随之启动了，比较讨厌。还好，可以通过设置关掉它：执行“工具－选项”菜单命令，点击“编辑”选项卡，将它下面的“输入法控制处于活动状态”项取消就可以了。
技巧３：不让网址自动变链接
Word中的自动套用格式，确实给我们带来了很大的方便，但有时也挺烦人的，在不该用的时候它也总是固执地套用。比如有时为了文档外观上的考虑，不想让Word自动将网址、E-mail地址等变成带下划线的链接方式，可在“自动－自动更正选项”对话框中，点击“键入时自动套用格式”选项卡，取消其下的“Internet及网络路径替换为超链接”项就可以了。
当然，如果是单个链接，也可以直接在链接上右击后选择“取消超链接”。
技巧４：灵活掌控自动项目符号
在Word中输入“1.XXXX”，接下来每次按回车键换行中，就会自动变成“2.XXXX”\“3.XXXX”等。假设第3项下又有多行子项，直接按回车输入，将变成“4.XXXX”、“5.XXXX”的形式，显然不是我们想要的结果。解决方法如下：
第一步：先直接按回车并输入子项一的内容，此时子项一的形式将为“4.XXX”。
第二步：将光标置于子项的行首，按Tab键，该项则自动缩进，项目符也变成了“a)XXX”的形式。继续输入其它内容，并直接按回车键操作，其它子项将自动成为“b)XXX”、“c）XXX”的形式。
第三步：第3项内容输入完毕，继续回车输入第4项内容，把光标置于该行之首，按“Shift+Tab”键，则该行项目符又恢复为“4.XXX”的形式了。
提示：如果第3项下不需要项目符，操作就更简单了，在输入子项目的时候，每次按Shift+回车键即可。
技巧５：使用自动更正快速输入特殊符号
输入一些特殊字符组合，即可快速得到一些特殊符号，如版权符号等（注意：必须是在英文状态下输入的字符）。可以执行“工具－自动更正选项”，在打开的“自动更正”的对话框中，可以发现更多Word预定义的字符组合，也可以自己定义新的字符组合。
技巧６：备份Word“自动更正”信息
将调教好的自动更正设置备份下来，可免去重装时从头再来之苦。Word自身没有备份自动更正信息的功能，需要借助其它工具，可登陆百度搜索下载“word2002Document:SupportTemplate”。
安装运行“word2002SupportTemplate”，打开word支持模板文件，按“Alt+F8”组合键启动“宏”对话框，选中AutoCorrectBackup宏，单击“运行”，再单击“Backup”按钮，将生成一个列表文件，默认保存为：AutoCorrectBackupDocument.doc。想要恢复自动更正信息，同样在word中运行AutoCorrectBackup宏，单击“Restore”，导入上面备份的文件即可。
注意：技巧６是我从书上抄来的，并且没有试验过，原因是我用的是Office2003，别说是word2002SupportTemplate，word2003SupportTemplate也找不到，所以这条技巧只能摆着看看了，当然除非群里有高手找得到这个工具。
经常进行文字处理的朋友一定不会拒绝Word2003给我们带来的更高更快更强的体验，有人说“输”能生巧嘛，但一些技巧，只有知道了才能用好。让我们来看看，还有那些实用的技巧没有引起你的注意。
一、快速给文字加下划线
如果在Word文档中，有一段带有空格键的文本，而现在只想给该段文本中的文字加上下划线，并且忽略其中的空格。那么。请选中该段文本，然后按下“Ctrl+Shift+W”键就搞定了。
二、用特殊符号快速绘制分隔线
在用Word编辑文档时，时常会用到一些直线或是虚线作为文档的横向分隔线，常用的绘制方法是插入剪切画中的水平线来实现，但这种方法太繁琐。其实在Word中可以利用一些特殊符号加回车键的办法来快速绘制常用的横向分隔线。连续输入3个以上的“”，再按回车键，则可以得到一条虚线；换成输入“=”，就可以得到双直线；换成输入“~”，可以得到一条波浪线；那么换成输入“#”的话，就能得到中间加粗的三直线。
三、一天不落输星期
怎样输入编号，大家应该不会陌生，但当我们想制作课程表或是备忘录等需要像输入编号一样依此输入星期的时候，一个一个地输入未免太浪费劳动力了。其实要偷懒也不难：在“格式”的“项目和编号”对话框里，选择“编号”选项卡，然后进入“自定义”找到“编号格式”。这时我们可以看到，Word允许我们输入A、B、C、甲、乙、丙、丁、壹、贰、三等编号样式，那么，试一试在“编号格式”里输入“星期一”会出现什么效果？一次使用，终身受用。当我们再次打开“项目和编号”的编号选项卡时，会发现星期一、星期二、星期三……的编号样式已经被保存了，如果我们还需要使用这个编号的时候，直接调用就可以。
四、浓缩图表汇我世界
想要在Word中展现我们再熟悉不过的鼠标、键盘、摄像头吗？想让将一些生活味道很浓的物品搬上我们的屏幕吗？还是想让形象的警示标志为我们的文文件颜色？试试设置字体为webdings和wingdings，可以马上实现。但要注意，要切换到非中文输入发状态下才能实现。
五、格式刷任我刷
格式刷的使用，朋友们一定不会陌生了，但是默认情况下，点击一下格式刷只能使用一次。想要实现一次选中，任我狂刷吗？双击试试！只要能看到游标旁边的小刷子，想怎么刷，就怎么刷！而且，请“神”容易，送“神”也不难，Ese键帮你送“神到家。”
六、字体大小想变就变
如果能够享受自由，想必谁都不愿受限制。在选中字体的情况下，一次次点击下拉箭头，一次次选择字号，真是不爽。要自由？试试“Ctrl+Shift+＜”和“Ctrl+Shift+＞”吧，它可以突破最小5磅，最大72磅的限制，自由来往于1~1638磅之间。当然直接输入所需的字体大小也行，不过这个就不能很直观地比较究竟多大才合适。
七、快速转换英文字母大小写
在Word2000以上版本中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换成大写，或由大写转换成小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦，只要把游标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shift+F3”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按又变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。
八、隐身文字自由切换
有没有这种体会，在编辑文档中，需要对部分文字进行保密设置或是打印时需要略去部分内容不打。最常见的是在出试卷时，我们当然想要打印出来的只有题目而隐藏答案了。这样试试看：选中需要隐藏的文字，在“格式”菜单中“字体”中，将“隐藏文字”勾选上。看看是不是所选的文字已经隐去了？再将显示/隐藏编辑标记请到工具栏上，这样就可以让文字来去自由切换了。
九、图片快速现原形
当我们进行图片、艺术字等编辑的时候，可能会进行反复的调整。但是，很可能调来整去，最后得到的还不如最初的令我们满意。这个时候，一次次使用“撤销键入”未免太折腾我们的老鼠了。如何快速让图片原形毕露呢？这个时候，只需按住Ctrl键的同时，双击该图片，就一切OK了！
十、组合键快速重输内容
在用Word编辑文稿时，常会遇到刚输入的文字或图画内容接着又重复输入。此时用复制方法当然可行，但不够方便。其实，此时只要再同时按下“Alt+Enter”组合键，那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍。若再按一下“Alt+Enter”组合键，将再次重复输入，非常快捷方便。
微调，顾名思义，就是幅度很小很细微的调节，掌握之后，一定能给我们编辑文档带来方便。
提示：虽然这篇文章中的每个密技都是以Word为基础进行演示，其实在Excrl、Powerpoint中试用一下，大部分密技也是有效的。
密技1：文字大小快速微调
改变文字大小，是在编辑Word文档时经常要用到的操作。有时为了设计出满意的版面，经常要对同一段文字重复进行多次字体大小的调整，以便选择一个合适的文字大小。不管是通过“格式”菜单命令还是通过点击工具栏上的字体字号下拉按钮操作，都需要好几个步骤，其实通过快捷键可以快速完成这一任务，并可以即时预览效果：首先选中要设置大小的文字，然后按下Ctrl+Shift键不放，此时再按“＞”键或“＜”键，就可以快速增加或缩小字号大小了。
密技2：字间距快速微调
扩展上一个密技，可以产生一个新的技巧：在两个字符之间插入一个空格符，然后选中这个空格符，并按Ctrl+Shift+＞（或者＜）键，就可以快速增大或缩小字号大小了。
密技3：图片大小快速微调
在Word中选中图片，图片四周会显示八个节点，拖动这些节点即可调整图片的大小。不过图片大小的调整也是以10像素为单位的，要想进行微调（以1像素为单位），可先按下Alt键不放，再拖动节点拖动即可。
|
|
