|
日本新锐设计师、也是全球知名平价服饰品牌优衣库（UNIQLO）全球创意总监的佐藤可士和，之所以能在日本设计界打响名号，为各品牌大厂、流行产品操刀设计，“关键就在于我彻底执行整理术。” 佐藤可士和认为，他在学习整理术的过程中，不仅大幅改善了工作环境，让工作效率快速飙升；还进一步透过“思绪”整理术，提升与客户沟通的精准度，并训练更正确的判断力。 曾被美国媒体评选为“全球IT业百大最具影响力人物”的前Google资讯长梅瑞尔（DouglsC.Merrill），也因为独创了一套高速整理术，让他在学习与工作上更有组织力，而逐步走出幼年时罹患失读症的阴霾。 ▌知识时代提升效率关键 研究人士指出，“每个人都应该主动建立一套吸收╱整理资讯的模式和习惯，才能真正善用大量资讯带来视野扩大的好处。”联强国际集团总裁兼执行长杜书伍表示。 “整理术已成为知识工作时代提升效率的关键！”深谙生产力议题的美国知名企业管理顾问大卫?艾伦在他的畅销著作《搞定！2分钟轻松管理工作与生活》里，曾提出GTD（Getting
Things Done）的概念。艾伦认为，在每日忙碌的工作过程中，唯有将待办事项详列出来，接着再进行整理、分类，确定下一步的处理办法，才能心无旁骛地“依序”搞定手上的任务，提升工作效率。 ▌五大好处职场工作加分 职场工作者学习整理术，有以下五个好处。 好处一：焦虑感OUT！想用资料，随时找得到。 办公环境（电脑中的数位资料与办公桌面与纸本文件）的整理术做得好，就能够达到“想用，就立刻找得到”的境界，如此一来，不仅不会时常感到焦虑，还能更集中精神在工作任务中。 好处二：工作效率UP！提前为未来工作任务做准备。 如果工作环境井然有序，就愈能迅速完成主管交办事项。在工作效率提升之余，能有更多时间与精力准备未来的工作内容。 好处三：沟通精准度Better！能精确表达自己与他人脑中想法。 当你实际执行“思绪”整理术后，不仅可妥善管理工作环境，在人际互动与沟通上更能顺畅地和他人交换脑中的模糊想法，有效提升沟通的精准度。 好处四：创意想法Get！整理让凝聚创意变得更简单。 如果你想从手边的资讯创造新构想，一个井然有序的环境，将能让创意发想的过程更简单。资讯能够变成创意发想的材料，但过程中还必须经过加工。如果你的思绪条理分明，而且想用的资料都能够即时找到，就更能帮助你快速进入创意加工阶段。 好处五：好感度UP！职场五力让你深受主管青睐。 有了一套完善的整理术后，在职场上你将不只拥有“整理力”与“工作专注力”，还能储备“事前准备力”、锻炼“人际沟通力”与补强“创意发想力”。具备这“五力”的工作者绝对会是职场上最少发生错误、最受主管与同侪青睐的优秀员工。 ▌三大原则提升效率关键 打造最适合自己的整理术之前，有以下几个原则要注意： 原则一：摒除完美主义，跳脱“为整理而整理”的迷思。 在电影中，我们常会看到主角的办公环境整齐明亮，办公桌上虽然只摆着电脑与电话，却能够清松应付每天繁杂的工作量。请切记，这只是电影虚构的场景！想打造一套能让工作效率激升的整理术，就得摒除完美主义，不要只想达到完美无缺的理想状态，这样反而容易落入“为整理而整理”的迷思。整理术应该是要能解决现存的问题点，可别只拘泥于办公桌外观的美丑，重点是要能有效率地工作。 原则二：厘清整理的真正目的，才能够对症下药。 在执行整理术之前，首先要确定自己整理的目的究竟为何。以佐藤可士和来说，他对于“办公环境”的整理目的是“让办公室的资源共享化”，有了这个“外框”之后，就可以为整理术建立架构。举例来说，如果有三名员工共同负责一个专案，与其建立三个档案资料，倒不如设置一个可以固定摆放文件的位置，让三名员工能够共同分享。这样将可节省三分之二的工作量，进而提升工作效率。 原则三：整理术没有标准模式，找出最适合自己的工具与作法。 |
|
|
