第七章
数据安全与工作表的打印
7.1数据文件的恢复
7.2文件的加密与保护
7.3表格文件的打印与输出
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
202203
CHAPTER7
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7.1
数据文件的恢复
例
1
巧妙处理遗忘了保护密码的工作表
工作表的保护密码忘记了怎么办？这是很多人觉得无法处理的事情。
通过下面的操作，你可以重新对你的工作表进行操作，而且工作表中的数
据丝毫没有损坏。具体操作如下：
（1）选中被设置保护的工作表。
（2）单击“编辑”菜单中的“复制”命令，然后打开一个新的工作
簿，按“Ctrl+C”键将被设置保护的工作表拷贝到新工作簿中即可撤消工
作表保护。
注意
拷贝后的工作簿一定是新工作簿，否则此操作无效。
例
2
转换格式法修复
Excel
文件
就是将受损的Excel工作表另存格式选为SYLK。如果可以打开受损文
件，只是不能进行各种编辑和打印操作，那么建议首先尝试这种方法。
例
3
直接修复法修复
Excel
文件
最新版本的Excel在“打开”窗口的“打开”按钮内有直接修复受损文
件的“打开并修复”功能，这种方法适用于常规方法无法打开受损文件的
情况。
例
4
偷梁换柱法修复
Excel
文件
遇到无法打开受损的Excel文件时，也可以尝试使用Word来打开它。
操作如下：
（1）运行Word程序，选择需要打开的Excel文件。
（2）如是首次运用Word程序打开Excel文件，可能会有“Microsoft
Word无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装，是否现在安装？”的
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
202203
CHAPTER7
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提示信息，此时可插入MicrosoftOffice安装盘进行安装。
（3）按照Word程序的提示选择修复整个工作表还是某个工作表。
（4）先将文件中被损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜
单栏中依次执行“表格→转换→表格转换成文字”命令，选择制表符为文
字分隔符，将表格内容转为文本内容，然后另存为纯文本格式文件。
（5）运行Excel程序，打开刚保存的文本文件。
（6）随后根据“文本导入向导”的提示就能顺利打开该文件了。
注意
这种修复的方法是利用Word的直接读取Excel文件的功能实
现，该方法对文件头没有损坏，只是文件内容有损坏的情况下比
较有效。对文件头已经损坏的Excel文件，此方法可能不成功，
必须借助于其他方法。
例
5
自动修复法修复
Excel
文件
此法适用于Excel程序运行出现故障关闭程序或断电导致的文件受损。
重新运行Excel，它会自动弹出“文档恢复”窗口，并在该窗口中列出已自
动恢复的所有文件。用鼠标选择要保留的文件，并单击指定文件名旁的箭
头，根据需要选择“打开”、“另存为”、“显示修复”。
在缺省状态下Excel是不会启用自动修复功能的，因此预先设置：
首先在菜单栏中依次点击“工具→选项”命令，在设置框中单击“保
存”标签，将“禁用自动恢复”复选框取消，然后选中“保存自动恢
复信息，每隔X分钟”复选项，并输入指定的间隔频率，最后点击“确
定”完成设置。
例
6
用
Excel
修复工具修复
Excel
文件
ConceptData公司提供了一个专门用于修复Excel损坏文件的修
复工具——ExcelRecovery，能够对Excel文件进行恢复处理，读者可
以先下载该软件的免费演示版试用，仅有674KB。软件安装后，可以自动
将Excel的修复程序加在Excel应用程序中，在“文件”菜单下多出一项
“Recovery”选项，若有损坏的文件，可以用该选项进行修复。
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
204205
CHAPTER7
数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印
使用方法是：
（1）打开Excel。
（2）单击“文件”菜单下的“Recover”选项，“Excel
Recovery”对话框将打开。
（3）指定要修复的Excel文件，然后按“Recover”按钮。
（4）自动修复。
（5）另存为一个新的文件名，即可完成文件的修复工作。
注意
该演示版本只能修复普通文件，不能修复带VisualBasic代
码、图表以及包含口令的Excel文件，如果需要修复这些文件，
请进行注册。
7.2
文件的加密与保护
例
1
使用数据有效性设置来保护单元格
以下是保护Excel工作表中单元格的新方法，在添加保护后，其他用户
将不能随意更改这些单元格。操作方法如下:
（1）选择希望保护的单元格，最好记录下哪些单元格添加了保护，以
便以后删除这些保护。
（2）单击“数据→有效性”命令，在打开的窗口中点击“设置”选
项卡，设置以下限制条件:在“允许框”中点击“文本长度”，在“数据
框”中点击“介于”，在“最小值”框键入10000，在“最大值”框中键入
50000。
（3）点击“出错警告”选项卡，确信选中了“输入数据无效时显示出
错警告”选框。点击样式框中的停止，如果你希望在出错消息的标题栏中
显示一个标题，请在标题框中输入标题文字。如果保留标题框为空，则标
题为“MicrosoftExcel”。如果希望显示出错消息文字，请在“错误信
息”框中输入文字，最多可输入225个字符。在输入出错消息文字时，按下
回车键可以换行。如果未在“错误信息”框中输入任何文字，则出错消息
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
204205
CHAPTER7
数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印
显示以下文字:“输入值非法，其他用户已经限定了可以输入该单元格的数
值”。Excel仅当用户在该单元格中输入数据时显示该信息。要想删除数
据的有效性设置，选中受保护的单元格，单击“数据→有效性”命令，在
“设置”选项卡中单击“全部清除”按钮即可。
例
2
数据文件的自动修复
利用“检测并修复”功能可以修复文件错误，它的用法如下:
（1）启动Excel时，将对核心程序和注册表自动进行检测和维护，报
告哪一个文件丢失了，并自动从安装源恢复。
（2）在“帮助”菜单中单击“检测并修复”命令，将显示“检测并
修复”对话框，单击“开始”按钮，将自动重新安装丢失和损坏的系统文
件，还可以自动安装Excel中一些原来没有安装的文件，如字体和模板等。
例
3
设置密码的技巧
（1）从安全的角度来讲，谁也不会嫌密码短，对于普通用户来
说，6位是最起码的。应视文件的重要性程度，设置足够长的密码来保
护你的安全。
（2）密码元素多样化:不要只用一种元素特别是不要只用数字定义来
密码Excel密码支持字母(区分大小写)、数字、符号(区分全半角)。设置密
码时应尽可能的每种都用到，密码里每多一种元素，将给破解工作增加数
倍乃至数十倍的工作量。
（3）千万不要用英文单词、生日、电话号码之类的做密码，这样的密
码即使不被人为猜出，也会很容易地被采用字典攻击方式的软件破解掉。
例
4
给
Excel
文件加密
如果我们不想让他人打开自己编辑的Excel文件时，可在保存时进行加
密，具体方法是:单击“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，在
该框中输入文件名，再单击“工具→常规选项”，将“保存选项”对话框
打开，在“打开权限密码”中输入密码，再按“确定”按钮，完成文件的
加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将
不能打开。
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
206207
CHAPTER7
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例
5
编辑被保护的工作表
如果你想使用一个保护了的工作表，但又不知道其密码，可以这样操
作:选定工作表，利用“编辑”菜单下的“复制”、“粘贴”命令，将其拷
贝到一个新的工作簿中，就可以重新对它进行编辑操作了。
例
6
对单元格的写保护
所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，有两种方法:
1.对单元格的输入信息进行有效性检测
首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后单击“数据
→有效性”命令，在打开的对话框中通过设定有效性条件、显示信息和错
误警告，控制输入单元格的信息要符合设定的条件。
2.设定单元格的锁定属性
这样做的目的是可以存入单元格的内容不能被改写，操作如下:选定
需要锁定的单元格或单元格集合，单击“格式→单元格”命令，在打开的
设置单元格格式对话框中选择“保护”选项卡，选中“锁定”。然后单击
“工具→保护→保护工作表”命令，设置保护密码。至此即完成了对单元
格的锁定设置，当有人企图对被保护的单元格进行修改时，Excel会立即发
出警告。
例
7
对单元格的读保护
读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制，有3种方
法:
（1）通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如:将选定单元格或
单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来
单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储
的信息。
（2）用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面
目，以达到读保护目的。例如:使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元
格之上，单击“格式→自选图形→保护”，在“保护”选项卡中选定“锁
定”选项，然后单击“工具→保护→保护工作表”命令，设置保护密码，
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
206207
CHAPTER7
数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印
以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单
元格中所存储的内容。
（3）通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工
作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。
例
8
对工作簿实现加密
在我们的日常工作中，尤其是在公共办公场所，经常是几个人共用一
台电脑，为了不让别的用户偷看你的重要数据资料，或者防止你的资料在
没有授权的情况下被修改，你可以为你的Excel工作簿添加打开权限密码和
修改权限密码，方法是：
选择“文件”菜单中的“另存为”命令，在系统弹出的对话框中选择
“工具→常规选项”，在弹出的对话框中，分别设置好“打开权限密码”
和“修改权限密码”，确定退出。以后每次打开该工作簿时，Excel都会要
求你输入密码。
设置密码
注意
如果其他用户有权打开该工作簿，不能直接修改该工作
簿，但是他可以在修改之后保存为其他文件名（不同于本工作簿
的文件名名称），即一个新的工作簿。
例
9
保护工作簿
选择“窗口”菜单下的“隐藏”选项，可以把当前工作簿隐藏起来；
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
208209
CHAPTER7
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如果要取消隐藏，可以选择“窗口”菜单下的“取消隐藏”命令，然后在
弹出的窗口中选择要取消隐藏的工作簿即可。
隐藏选项
例
10
如何隐藏工作表
选择“格式”菜单下的“工作表→隐藏”选项，可以把当前活动的工
作表隐藏起来，如果要取消隐藏，则选择“格式”菜单下的“工作表→取
消隐藏”命令，然后在弹出的窗口中选择要取消隐藏的工作表即可。
例
11
如何隐藏公式
如果你不想被别人看到你精心编制的公式，你也可以把它们隐藏起
来，单击编辑有公式的单元格，选择“格式”菜单下的“单元格”命令，
在弹出的选项窗口中选择“保护”选项卡，选中“隐藏”复选项，单击
“确定”按钮，然后选择“工具”菜单下的“保护→工作表”命令，在弹
出的对话框中选中所有复选项，输入保护密码后确定，这样当单元格被选
中时公式就不会出现在编辑栏中了。
保护工作表
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
208209
CHAPTER7
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例
12
手工设置保护单元格
如果在工作簿中有不需要改动或者你不想别人修改的单元格，也可以
把它们保护起来，选择你要保护的一个或者多个单元格，选择“格式”菜单
下的“单元格”命令，然后选择“保护”选项卡，选中“锁定”复选框。然
后参照上一步设置工作表保护，这样如果再有人想修改这些单元格的内容
时，就会弹出一个警告框，而且任何修改都不会起作用，如果要更改被保护
的内容，选择“工具”菜单下的“保护→撤消工作表保护”即可。注意保护
单元格和上面的隐藏公式都是在工作表受保护状态下才起作用。
撤消工作表保护
例
13
调整页面布局
对一个包含的数据内容既长又宽的工作表，Excel默认的打印顺序是
“先列后行”，通过选择不同的打印顺序可确定哪种顺序是我们所需要
的。具体做法为：
（1）选取“文件”选单下的“页面设置”选项。
（2）在弹出的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签。
（3）单击“打印顺序”下的“先行后列”选项按钮，单击“确定”按
钮，即可以将工作表的打印顺序设置为自上而下的方式。
例
14
找回工作表的保护密码
工作表的保护密码忘记了，可以重新对你的工作表进行操作，而且工
作表中的数据丝毫没有损坏。具体操作如下：
（1）选中被设置保护的工作表。
（2）单击“编辑”菜单中的“复制”命令，然后打开一个新的工作
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
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CHAPTER7
数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印
簿，按“Ctrl+C”键将被设置保护的工作表拷贝到新工作簿中即可撤消工
作表保护。
注意
拷贝后的工作簿一定是新工作簿，否则此操作无效。
例
15
让
Excel
自动保存你的数据
要想让Excel自动保存你的数据，可以这样做：
Excel中有一个自动保存工作簿的功能，但是该特性在默认情况下没有
安装，所以要想使用就必须先安装。
（1）单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，弹出“加载宏”对
话框。
（2）在“可用加载宏”列表框中，选中“自动保存”复选框，然后单
击“确定”按钮。
（3）如果没有可供选择的“自动保存加载宏”，你可能需要安装它，
安装过程这里就不多说了。
（4）单击“工具”菜单中的“自动保存”命令(上面的操作已经完成
后，才会出现“自动保存”选项)。
（5）选中“自动保存”中的所有复选框。
（6）在“分钟”框中输入保存工作簿的时间间隔。
（7）根据需要你还可以选中其他的选项，然后单击“确定”按钮
即可。
例
16
轻松检查工作表中的数据错误
要想轻松检查工作表中的数据错误，可以这样做：
Excel的最新版本中，在“工具”菜单中新增了一项“文本到语音”功
能。通过语音校对功能，你可以轻松地检查工作表中的数据是否有错误，
具体操作如下：
（1）选中需要检查的单元格。
（2）单击“工具→语音→文本到语音”命令，弹出“文本到语音”对
话框。
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
210211
CHAPTER7
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（3）对话框中有五个控制选项，分别是“朗读单元格”、“停止朗
读”、“按行”、“按列”和“按回车键开始朗读”，你可以根据自己的
需要来选择朗读方式。
（4）你可以拿着原稿听着语音朗读来校对，这样的检查操作就变得非
常轻松了。
例
17
使用“数据有效性”功能保护单元格
如果你和同事共用一台电脑，使用这个技巧一定对你有帮助。这样其
他的同事将不能随意更改这些单元格了，下面我们来看看如何使用“数据
有效性”这一功能？
（1）选择所要保护的单元格。
（2）单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对
话框。
（3）选中“设置”选项卡，在“充许”框中选中“文本长度”，在
“数据”框中选中“介于”，在“最小值”和“最大值”框中输入相对应
的值。
（4）选择“出错警告”选项卡，选中“输入数据无效时显示出错警
告”复选框。
（5）在“样式”列表框中选中“停止”，你还可以在“错误信息”中
输入你想显示的信息内容，然后单击“确定”按钮即可。
如果想删除数据的有效性设置，选中受保护的单元格，单击“数据”
菜单中的“有效性”命令，然后单击“全部清除”按钮即可。
设置最大值
最小值
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
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CHAPTER7
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7.3
表格文件的打印与输出
例
1
让打印的工资条中都有表头
用Excel程序处理的工资表，打印后每页只有一个表头，剪裁成条
后除了每页的第一名职工外，其余的就没有表头了。出现这种问题该怎
么解决？
（1）在Excel中打开需要制作工资条的工资表文件。
（2）执行“工具→宏”命令，选择“VisualBasic编辑器”打开VBA
编辑器窗口，在VBAProject的工程资源管理器中双击Sheet1，会出现代
码编辑窗口，在其中输入如下代码：
Subgongzitiao()
Application.ScreenUpdating=False
''为避免破坏表一，将表一内容完整复制到表二
Sheets（1）.[A1].CurrentRegion.CopySheets（2）.[A1]
''定义循环变量的最大值不小于表二中职工数的二倍
a=(Application.WorksheetFunction.CountA(Sheets（2）.[a1:
a2600]2
''如果第一列(职工的工资电脑序号)上下单元格的值不相等，则在它们
之间插入一个空白行
Fori=3Toa
IfSheets（2）.Cells(I,1)<>Sheets（2）.Cells(i+1,1)And
(Sheets（2）.Cells(I,1)<>"")Then
Sheets（2）.Rows(i+1).Insert
EndIf
''如果第一列中的单元格为空，则将表中[A2:M2](工资清单表头项目)复
制到此行
IfSheets（2）.Cells(I,1)=""Then
Sheets（2）.[A2:M2].CopySheets（2）.Cells(I,1)
EndIf
Next
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
212213
CHAPTER7
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Application.ScreenUpdating=True
EndSub
输入程序代码
（3）检查源代码编辑无误后，在VBA窗口中单击“运行→运行子过
程”命令，将弹出“宏”对话框，你只需单击“运行”按钮即可。
运行子过程
（4）待宏运行完毕，再回到Excel，单击工资表下方的“Sheet2”，
于是在每两个相邻职工间就插入了工资清单项目。
例
2
设置打印标题
当Excel工作表中的数据超过一页长时，无论是预览还是打印，工作表
中的列标题只出现在第一页上，而其他页上的数据都没有列标题，这给阅
读带来极大的不方便。解决这一问题的方法为：
（1）选取“文件”选单下的“页面设置”选项。
（2）在弹出的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签。
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
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CHAPTER7
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工作表设置
（3）在“打印标题”下方，单击“顶端标题行”对话框右下角的“折
叠对话框”按钮。
（4）然后在工作表中从将要作为标题的列中选择一个或多个单元格，
再次单击该按钮。通过预览你会发现，标志列数据的列标题出现在所有其
他页中。
例
3
调整页面布局
对一个包含的数据内容既长又宽的工作表，Excel默认的打印顺序是
“先列后行”，通过选择不同的打印顺序可确定哪种顺序是我们所需要
的。具体做法为：
（1）选取“文件”选单下的“页面设置”选项。
（2）在弹出的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签。
（3）单击“打印顺序”下的“先行后列”选项按钮，单击“确定”按
钮，即可以将工作表的打印顺序设置为自上而下的方式。
例
4
改变打印比例
通常，Excel在打印数据内容超过一页宽的工作表时，总是先打印工作
表的左半部分，再打印右半部分。如何让所有列在一页中打印出来呢？方
法有两种：
（1）选取“视图”选单的“分页预览”选项。把鼠标指向垂直分页
符，当鼠标指针变成双向箭头时，将垂直分页符拖至最右一列的右边，垂
直分页符将被重新设置，所有的列均可在一列中显示；
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
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CHAPTER7
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分页浏览系统提示
（2）选取“文件”选单下的“页面设置”选项。在弹出的“页面设
置”对话框中选择“页面”标签，调整“缩放”下的缩放比例为适当的百
分比即可。
例
5
设定打印区域
在实际工作中，往往只需要将工作表中的一个或几个区域的数据打印
出来，如何打印选定区域的数据呢？操作步骤如下：
（1）选择工作表中要打印的一个区域（如果想要选择多个区域，可按
下Ctrl键，再选择其他区域）。
（2）选取“文件”选单下的“打印区域”子选单中的“设置打印区
域”命令。这样，在打印时只打印工作表中选定区域的数据。
设置打印区域
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
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例
6
没有打印机也能“打印预览”
当你用Execl编辑数据结束时，是否想看一看打印效果？可是当你点击
“页面设置”或“打印预览”时，却出现一个提示，“尚未安装打印机。
如需安装打印机，请……”等信息，没法看到实际的打印效果。而你的计
算机确实没配有打印机，这时是不是感到有点失望？其实，你只要按照提
示去做，即使没有打印机也照样能看到打印效果。
（1）打开“我的电脑”，双击“打印机”，出现“添加打印机”图
标。
（2）点击“添加打印机”图标，出现“添加打印机向导”对话框，依
次点击“下一步”按钮。
（3）出现添加打印机的生产商和打印机的选择界面，你可任选一厂商
和打印机，点击“下一步”按钮。
（4）出现打印机“端口设置”界面，此时你不用选择，点击“下一
步”按钮。
（5）在出现的界面中再点击“下一步”按钮，出现“要打印测试页
吗？”，由于没有打印机，这时你选择“否”，点击“完成”按钮。
（6）这时出现“正在复制文件…”操作，同时出现“请插入标签
为Windows98第二版CD-ROM的磁盘，然后单击确定”的提示。将
Windows98的安装光盘放好，根据提示进行操作，计算机自动读取打印机
相应的驱动程序。完毕后在打印机窗口中出现了“添加打印机”的图标。
你再点击“页面设置”或“打印预览”就可以进行一切操作了。类似
地，如果在Word中出现这样的现象，你也可以按此方法解决。
例
7
使用“批注”隐藏无需打印的文字
有些时候我们想在屏幕上显示一些字句（例如提示用户的指引），但
又不想这些字句给印出来，应该怎样？
（1）把现存单元格移到有关单元格上。
（2）选择“插入→批注”，或右键单击鼠标，选“插入批注”。
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CHAPTER7
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CHAPTER7
数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印
插入批注选项
（3）在批注里键入适当提示。
（4）在工作表的范围按一下，以跳出批注。
（5）单元格的右上角会有一个红角，代表有批注。每当用户把鼠标移
到这个单元格时，便会显示这个批注，提示用户应该输入什么，而不会在
打印时出现。
例
8
使用“验证”隐藏无需打印的文字
（1）把现存单元格移到相关单元格上；
（2）选“数据→有效性”，再选择“输入信息”一页，输入适当提示
文字，按“确定”完成。每当鼠标移到这格时，提示信息便会了出，但不
会在打印时出现。
数据有效性设置
数据安全与工作表的打印
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CHAPTER7
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例
9
使用文字方块隐藏无需打印的文字
（1）首先把绘图的工具列调出来（在工具列中右按鼠标，选“绘图”
按钮）。
（2）按一下“文本框”图标，在工作表上适当的位置（如输入栏的左
方）从左上角拉到右下角，做一个文字方块。然后在里面键入适当的提示
文字。
（3）在工作表的范围按一下，以跳出文字方块。
（4）把文字方块的框线去掉。在框中双击，在“颜色与线条”一页面
中，把“填充/颜色”设为“无填充颜色”、“线条/颜色”也设为“无填
充颜色”。
（5）最重要的是删除“摘要信息→打印对象”，这样在打印时不会被
打印出来。
例
10
按指定的页数进行打印
你在打印的过程中会经常碰到这样一个问题：打印一个工作表时，可
能会出现打印时超过一页，而且另一页上的数据也比较少。为了节省纸张
和美观，你可以把打印内容调整到一页上进行打印，那么怎么来进行打印
设置呢？进行下面的操作即可实现。具体操作如下：
（1）打开所要打印的工作表。
（2）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出“页面设置”窗口。
（3）选中“页面”选项卡，选中“调整为”复选框，在右边的文本框
中键入工作表所要打印的页宽和页高。
页面设置
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
218219
CHAPTER7
数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印
（4）单击“打印”按钮，这样打印出来的工作表就不会超出指定的页
数范围。
注意
将工作表以指定的页数进行打印时，Excel将忽略人工设置
的分页符。
例
11
将行号和列标号一同打印
大家都知道，在打印Excel工作表时一般都不会打印行号和列标号的。
有时我们也需要在打印的过程中将行号和列标号一起打印出来，怎么办
呢？其实，完成这样一个操作并不是一件难事，你可以在“页面设置”窗
口中设置一下，就可在打印工作表的同时将行号和列标号一同打印出来，
具体操作如下：
（1）打开需要打印的工作表。
（2）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出“页面设置”
窗口。
（3）选中“工作表”选项卡，选中“打印”栏下的“行号列标”复
选框，然后单击“打印”按钮，这时打印出来的工作表中就会有行号和列
标号。
勾选行号列标
例
12
加快打印工作表的速度
在Excel中，可以改变打印机分辨率或以草稿的方式进行打印，可以加
快我们的打印速度。除了上述方法外，你还可以改变打印机的分辨率来加
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
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CHAPTER7
数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印
快打印速度。如果你想改变打印机的分辨率来加快打印速度，可以使用下
面的操作来完成，具体操作如下：
（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出“页面设置”窗
口。
（2）选中“页面”选项卡，在“打印质量”列表框中，选择你所需要
打印机打印时的分辨率。
（3）你还可以在打印“方向”中选择是按什么方式来打印，是“纵
向”还是“横向”。
选择打印方向
（4）单击“打印”按钮，这样就可以加快你的打印速度，比一般默认
方式下打印时要快得多。
注意
除了这种方法外，还可以按草稿方法打印，同样也可以加
快打印速度。
例
13
一次打印多个工作簿
在打印工作表时，由于工作表的内容不在一个工作簿中，打印时就要
频繁地选择打开、打印多个工作簿的内容，这样既费时又费力。如何一次
性打印多个工作簿呢？
具体操作如下：
（1）首先，你必须将所需要打印的工作簿放在一个文件夹中。
（2）单击“文件”菜单中的“打开”命令。
数据安全与工作表的打印
CHAPTER7
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CHAPTER7
数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印
（3）按住“Ctrl”键，再单击所要打印的每一个文件名。
（4）单击“页面设置”命令，设置好纸张。单击“打印”按钮即可，
这样就可以一次性打印多个工作簿的内容了。
例
14
使工作表打印在纸张的正中间
打印一些数据较少的工作表时，如果不进行设置就直接打印，打印出
来的效果一定很差（工作表会打印在页面的顶端），如何解决这个问题？
我们必须将工作表设置在页面的正中间，具体操作如下：
（1）选中要打印的工作表。
（2）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出“页面设置”对
话框。
（3）选中“页边距”选项卡，你可以手工在左、右、上、下、页脚框
中进行调节。但是对于初学者来说，使用手工调节不一定能得到最佳的效
果，你还是在“居中方式”下选中相应的方式即可。
打印在纸张
的正中间
注意
如果你想使工作表的数据在左右页边距之间水平居中，选
中居中方式下的“水平”复选框；如果要使工作表的数据在上下
页边距之间垂直居中，选中居中方式下的“垂直”复选框，然后
单击“打印”按钮。
数据安全与工作表的打印
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数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印数据安全与工作表的打印
例
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在打印时不打印单元格的颜色和底纹
对保护的单元格设置颜色和底纹，可以增加工作表的直观感觉。但
是在打印工作表时，就会连单元格中的颜色和底纹一同打印出来，如果
不想打印单元格中的颜色和底纹，我们必须在打印前进行设置，具体操
作如下：
（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出“页面设置”对
话框。
（2）单击“工作表”选项卡，在“打印”框下选中“单色打印”复选
框，然后单击“确定”按钮即可。
单色打印设置
例
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指定打印工作表中的某一区域
缺省的情况下，Excel在打印时会自动打印全部活动工作表。有时候我
们并不希望这样，如只希望打印工作表中的某些区域数据，怎么办?下面介
绍三种方法:
方法一：
(1)选中要打印的区域，这些区域可以是连续的，也可以是不连续的。
(2)打开“文件”菜单，选择“打印区域”，然后选择“设置打印区
域”。这时被选中的区域就被设置为打印区域。
方法二：
利用Excel的页面设置对话框，也可以设置打印区域，方法如下：
(1)打开“文件”菜单，选择“页面设置”出现“页面设置”对话框。
(2)单击“工作表”，进入“工作表”标签页面。
数据安全与工作表的打印
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(3)在“打印区域”文本框中，可以直接键入要打印的区域地址。如果
单击文本框右方的按钮，还允许通过鼠标在单元格上选择，选择的地址将
被自动放置到文本框中。
(4)如果要打印的区域不连续，你可以在各个区域地址之间用逗号
分隔。
(5)设置完毕，单击“确定”按钮，确定操作。
方法三：
除了上面介绍的方法外，利用Excel的分页预览视图，也可以指定打印
区域。
(1)打开“视图”菜单，选择“分页预览”命令，这时Excel进入分页预
览视图状态。
(2)选定待打印的工作表区域。
(3)以鼠标右键单击选定区域，然后单击快捷菜单中的“设置打印区
域”命令。
例
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在每页上打印重复的标题
在利用Excel进行表格编辑时,由于表格的长度和纸张大小不匹配,如果
你希望在每张纸头上都打印出同样的标题,可以采用下面方法。
(1)首先选中要打印的工作表或工作簿。
(2)打开“文件”菜单下面的“页面设置”对话框中的“工作表”标签。
(3)在“顶端标题行”编辑框中输入行标志所在行的行号。
输入顶端标
题行行号
(4)单击“确定”按钮。
(5)然后选择“文件→打印”菜单即可。
数据安全与工作表的打印
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数据安全与工作表的打印
选择打印
菜单选项
注意
同理，如果要使每一页上都重复打印列标志，可以在“左
端标题列”编辑框中输入列标志所在列的列标。
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