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第4章Excel2007的基础操作
第4章
Excel2007
的基础操作
在其他工作表中输入相同数据
在同一工作表上创建单元格引用
创建对其他工作表的单元格引用
使用“链接单元格”命令
数据表的美化
样式的使用和设置
格式的复制和删除
…………
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4.1新建与保存工作薄
例1：创建新的Excel文件
Excel文件有一个更加专业的名字：“工作簿”，每一个Excel
文件都可以被称为一个工作簿。运行Excel2007后，会自动创建一
个新的工作簿，用户还可以通过如下操作新建一个工作簿。
第一步单击Office按钮打开“文件”菜单，并选择“新建”命
令。
第二步打开“新建工作簿”对话框，如图所示。在“空白文
档和最近使用的文档”选项区域中选择“空工作簿”选项，然后单
击“创建”按钮即可创建一个新的空白文档。
使用Ctrl+N快捷键，可以快速创建新的空白工作簿。
注意
除了在Excel2007中使用新建菜单建立工作簿以外，也可以在
不打开Excel2007的前提下新建工作簿：
第一步打开“我的电脑”，访问任意一个文件夹位置，譬如
D:\表格。
第二步在文件夹中任意位置点击鼠标右键，选择“新建”，
“Excel工作表”。此时系统将在不打开Excel2007的情况下建
立一个新的工作簿，并命名为“新建MicrosoftOfficeExcel工作
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第4章Excel2007的基础操作
表.xlsx”。
访问文件夹位置
第三步将默认名称改为“我的工作簿”，并回车确认。此时
一个新的工作簿创建并保存在了该文件夹中。
例2：使用内置模板
将工作表的特定格式、固定的文字数据和公式等保存为模板，
再调用模板时就不必对固定的格式、文字数据和公式进行重复设
置，而只需填写必要的变动数据即可完成指定任务。这就是模板的
主要作用。
由此可见，模板是一种格式化的Excel表格范本，如果经常需要
使用某种格式的表格，就可以将其保存为模板。以后简历表格时直
随手查Office办公技巧
132
接套用模板，可以大大节省格式化表格的时间。
使用模板创建新工作簿的步骤如下：
第一步单击“Office按钮”，然后单击“新建”。
第二步在“模板”下，执行下列操作之一：
要基于最近使用过的模板创建工作簿，请单击“空白文档和
最近使用的文档”，然后在“最近使用过的模板”下双击要使用
的模板。
根据模板创建表格
要基于已安装的模板创建工作簿，请单击“已安装的模板”，
然后在“已安装的模板”下双击要使用的模板。
要基于你自己创建的模板创建工作簿，请单击“我的模板”，
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第4章Excel2007的基础操作
然后在“我的模板”选项卡上双击要使用的模板。
要基于另一个工作簿创建工作簿，请单击“根据现有工作簿新
建”，然后双击要使用的工作簿。
例3：标准方式打开文件
第一步单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“打开”，
启动“打开对话框”。或者通过键盘快捷方式。要显示“打开”对
话框，请按Ctrl+O。
第二步在“查找范围”列表中，单击要打开的文件所在的文
件夹、驱动器或Internet位置。在文件夹列表中，找到并打开包含
此文件的文件夹。
查找目标
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第三步点击需要打开的文件，并点击“打开”按钮，即可打
开所需的文件。
默认情况下，在“打开”对话框中看见的文件只是由正在使用的程序
所创建的文件。例如，如果正在使用MicrosoftOfficeExcel，那么，除
非单击“文件类型”框中的“所有文件”，否则不会看见使用Microsoft
OfficeWord创建的文件。
注意
例4：以副本方式打开文件
以副本方式打开文件时，程序将创建文件的副本，并且你查看
的是副本。你所做的任何更改将保存到该副本中。程序为副本提供
新名称。默认情况下是在文件名的开头添加副本。
第一步单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“打开”。
或者使用键盘快捷方式。
第二步在“查找范围”列表中，单击要打开的文件所在的文
件夹、驱动器或Internet位置。在文
件夹列表中，找到并打开包含此文件
的文件夹。
第三步选择要以副本方式打开
的文件。单击“打开”按钮旁边的箭
头，然后单击“以副本方式打开”。以副本方式打开
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第4章Excel2007的基础操作
例5：以只读方式打开文件
将文件以只读方式打开时，你查看的是原始文件，但无法保存
对它的更改。或者说，你的任何修改动作都是无效的。
第一步单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“打开”。
或者使用键盘快捷方式。
第二步在“查找范围”列表中，单击要打开的文件所在的文
件夹、驱动器或Internet位置。在文件夹列表中，找到并打开包含
此文件的文件夹。
第三步通过单击“打开”按钮旁边的箭头，选择要以只读方
式打开的文件，然后单击“以只读方式打开”。
例6：以普通方式保存文件
当一个新建立的Excel文件需要保留时，你就需要执行保存文件
的操作。保存文件时，可以将它保存到硬盘驱动器上的文件夹、网
络位置、磁盘、CD、桌面或其他存储位置。需要在“保存位置”
列表中标识目标位置。否则，不管选择了什么位置，保存过程都是
相同的。
首先来看最基本的文件保存方式：
第一步单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“保存”。
或者使用键盘快捷方式，要保存文件，请按Ctrl+S。
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136
第二步如果是第一次保存文件，系统会要求你设置文件的保
存位置和文件名，设置好之后点击“保存”按钮。
保存完成
如果你是对一个现有的文件进行修改，那么执行保存命令时不需要进
行第二步，系统将自动保存并覆盖原有文件。
注意
例7：保存文件的副本
如果你希望一个修改后的Excel文件能够单独保存，不影响他修
改前的内容，此时可以考虑将它保存为一个文件副本。
第一步单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“另存为”。
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第4章Excel2007的基础操作
第二步选择需要保存的文件类型为“工作簿”。
第三步在“保存位置”列表中，单击要保存文件的文件夹或
驱动器。
设置保存位置
如果要将副本保存到其他文件夹中，请在“保存位置”表中单
击其他驱动器，或者在文件夹列表中单击其他文件夹。要将副本保
存在新文件夹中，请单击“新建文件夹”。
第四步在“文件名”框中，输入文件的新名称。最后单击
“保存”按钮。
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例8：以其他格式保存文件
除了标准的Excel工作簿以外，Excel2007还支持将工作簿保存
为其他多种格式。当业务需要的时候，你可以任意选择文件的保存
格式。
第一步单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“另存
为”。
第二步选择保存格式为“其他格式”。
第三步在“文件名”框中，输入文件的新名称。然后单击
“保存类型”列表，然后单击将用来保存文件的文件格式。譬如可
以选择“网页.htm”，最后单击“保存”按钮。
保存为网页
例9：保存和创建模板
在前面已经介绍过，模板是一种格式化的Excel表格范本，如果
经常需要使用某种格式的表格，就可以将其保存为模板。以后简历
表格时直接套用模板，可以大大节省格式化表格的时间。那么我们
应该如何将一个编辑好的Excel表格保存为模板呢？
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第4章Excel2007的基础操作
第一步打开要用作模板的工作簿。单击“Office按钮”，然
后单击“另存为”。
第二步在“文件名”框中为该模板键入一个名称。在“保存
类型”框中，单击“Excel模板”；如果该工作簿包含要在模板中
使用的宏，则请单击“Excel启用宏的模板”。
保存模板
第三步单击“保存”。模板会自动放入模板文件夹中，以确
保在你要用该模板创建新工作簿时该模板可用。
4.2编辑工作表
例10：插入工作表
在首次创建一个新的工作簿时，默认情况下，一个工作簿包
含3张工作表。在实际应用中，可以根据需要添加一个或多个工作
表。下面介绍三种在工作簿中插入一张新的工作表的操作。
第一步打开“开始”选项卡，在“单元格”组中单击“插
入”按钮后面的下拉列表按钮，在弹出的快捷菜单中选择“插入工
作表”命令。
随手查Office办公技巧
140
“插入工作表”命令
第二步也可以选定当前活动
工作表，将光标指向该工作表标
签，然后右击，弹出快捷菜单，
如图所示。选择快捷菜单中的“插
入”命令，打开“插入”对话框，
如图所示。在对话框的“常用”选项卡中，选择“工作表”选项，
然后点击“确定”按钮，即可插入一张新的工作表。
插入命令
第三步在工作表标签处，单击“插入工作表”按钮，可以快
速在最后位置插入一张新的工作表。
例11：删除工作表
有时根据实际工作的需要，要从工作簿中删除不需要的工作
表。删除工作表的方法与插入工作表的方法一样，只是选择的命令
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第4章Excel2007的基础操作
不同而已。
要删除一张工作表，首先单击工作表标签来选定该工作表，
然后在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“删除”按钮后的
下拉列表按钮，在弹出的快捷菜单中选择“删除工作表”命令，
即可删除该工作表。此时，和它后面的相邻工作表变成当前的活
动工作表。
同样，也可以在想要删除的工作表标签上右击，在弹出的快捷
窗口中选择“删除”命令，即可删除选定工作表。
在删除一张不为空的工作表前，系统会打开一个警告对话框
询问是否要确定删除该工作表，如果确定删除，则单击“删除”按
钮，如果不想删除，则单击“取消”按钮。
“确定删除该工作表”警告对话框
例12：重命名工作表
Excel2007在创建一张新的工作表时，系统默认是以Sheet1、
Sheet2等依次来命名的，这样的工作表名在实际工作中不方便记忆
和有效的管理。这时，用户可以根据需要重命名这些工作表的名
称。要重命名工作表，只需双击选中的工作表标签，这时工作表标
签以反白显示，在其中输入新的工作表名称并按下回车键即可。
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例13：移动或复制工作表
在使用Excel2007进行数据处理时，经常需要把描述同一事物
相关特征的数据放在一个工作表里，而把相互之间具有某种联系的
不同事物放在不同的工作表中，所以，就会根据需要移动或复制工
作表。
在同一工作簿内移动工作表的操作很简单，只需鼠标左键单击
选择需要移动的工作表标签，然后沿工作表标签行拖动选定的工作
表标签到想要移动到的位置松开鼠标左键即可。如需复制选定工作
表，则在拖动的同时按住键盘
的Ctrl键，并在想要复制到的地
方释放鼠标即可。
鼠标拖动法移动工作表
注意
如果是复制工作表，则新工作表的名称是在原来相应工作表名称后附
加括号数字来表示的。例如：原始工作表名为Sheet1，则第一次复制后
的工作表名为Sheet1(2),第二次复制后的工作表名为Sheet1(3)……
依次类推。
如需在不同的工作簿间移动或复制工作簿，则首先要源工作簿
和目标工作簿均处于打开状态。单击鼠标左键选定要移动或复制的
工作表标签，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“移动
或复制工作表”命令，打开“移动或复制工作表”对话框，在“工
143
第4章Excel2007的基础操作
作簿”下拉列表框中选择将
选定的工作表移动至的工作
簿名称。单击“确定”按钮
即可。如需复制选定的工作
表，则在“移动或复制工作
表”对话框时勾选“建立副
本”选项即可。
复制工作表
例14：移动或复制整个单元格区域
移动或复制单元格时，Excel将移动或复制整个单元格，包括
公式及其结果值、单元格格式和批注。操作如下：
第一步选择要移动或复制的单元格。
第二步在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，执行下列操
作之一：
若要移动单元格，请单击“剪切”。或者使用键盘快捷方式按
Ctrl+X。
若要复制单元格，请单击“复制”。或者使用键盘快捷方式按
Ctrl+C。
第三步选择位于粘贴区域左上角的单元格。
随手查Office办公技巧
144
第四步在“开始”选项卡上的
“剪贴板”组中，单击“粘贴”。或
者使用键盘快捷方式按Ctrl+V。
如果要在粘贴单元格时选择特定
选项，你可以单击“粘贴”下面的箭
头，然后单击所需选项。例如你可以单
击“选择性粘贴”或“粘贴为图片”。
粘贴
默认情况下，Excel会在工作表上显示“粘贴选项”按钮（如
“保留源格式”和“匹配目标格式”），以便在你粘贴单元格时提
供特殊选项。如果你不想在每次粘贴单元格时都显示此按钮，可以
关闭此选项。单击“Office按钮”，然后单击“Excel选项”。在
“高级”类别的“剪切、复制和粘贴”下，清除“显示粘贴选项按
钮”复选框。
在你剪切和粘贴单元格以移动单元格时，Excel将替换粘贴区
域中的现有数据。
当你复制单元格时，将会自动调整单元格引用。但当你移动单
元格时，不会调整单元格引用，这些单元格的内容以及指向它们的
若要将选定区域移动或复制到不同的工作表或工作簿，请单击另一个
工作表选项卡或切换到另一个工作簿，然后选择位于粘贴区域左上角的单
元格。
注意
145
第4章Excel2007的基础操作
任何单元格的内容可能显示为引用错误。在这种情况下，你将需要
手动调整引用。
如果选定的复制区域包括隐藏单元格，Excel也会复制隐藏单元
格。你可能需要临时取消隐藏在复制信息时不想包括在内的单元格。
如果粘贴区域中包含隐藏的行或列，则需要显示全部粘贴区
域，才能见到所有的复制单元格。
例15：用鼠标移动或复制单元格区域
默认情况下，Excel2007已经启用了拖放编辑功能，以便你可
以使用鼠标移动和复制单元格。熟练之后，这样的操作可以比使用
菜单更加快捷。
第一步选择你要移动或复制的单元格。
第二步请执行下列操作之一：
要移动单元格或单元格区域，
请指向选定区域的边框。当指针变
成移动指针时，将单元格或单元格
区域拖到另一个位置。
要复制单元格或单元格区域，
请按下Ctrl，同时指向选定区域的边
框。当指针变成复制指针时，将单元
格或单元格区域拖到另一个位置。
拖拽复制
随手查Office办公技巧
146
例16：插入移动或复制的单元格
所谓的插入，是指不影响现有表格内容的情况下添加内容到表
格特定位置。而原有内容会向其他方向移动。
第一步选择你要移动或复制的单元格或单元格区域。
第二步在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，执行下列操
作之一：
若要移动选定区域，请单击“剪切”。如果要使用键盘快捷
方式，也可以按Ctrl+X。
若要复制选定区域，请单击“复制”。如果要使用键盘快捷
方式，也可以按Ctrl+C。
第三步用鼠标右键单击粘
贴区域左上角的单元格，然后
单击快捷菜单上的“插入已剪
切的单元格”或“插入复制的
单元格”。
插入操作
若要将选定区域移动或复制到不同的工作表或工作簿，请单击另一个
工作表选项卡或切换到另一个工作簿，然后选择位于粘贴区域左上角的单
元格。
注意
147
第4章Excel2007的基础操作
第四步在“插入粘贴”对话框中，单击要移动周围单元格的
方向。
例17：仅复制单元格值、格式或公式
当你粘贴复制数据时，可以执行下列任何操作：
将单元格中的任何公式转换为计算的值，无须覆盖现有的格式
设置。或者只粘贴单元格格式设置，例如字体颜色或填充色（不粘
贴单元格内容）。或者只粘贴公式（不粘贴计算的值）。
第一步选择包含要复制的值、单元格格式或公式的单元格或
单元格区域。
第二步在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复
制”。如果要使用键盘快捷方式，也可以按Ctrl+C。
第三步选择粘贴区域左上角的单元格或选择要在其中粘贴
值、单元格格式或公式的单元格。
在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”下面的
箭头，然后执行下列操作之一：
要仅粘贴值，请单击“粘贴值”。
要仅粘贴单元格格式，请单击“选择性粘贴”，然后单击“粘
贴”下面的“格式”。
若要只粘贴公式，请单击“公式”。
随手查Office办公技巧
148
注意
如果被复制的公式包含相对单元格引用，Excel将在复制的公式中调
整引用（以及混合单元格引用的相对部分）。例如，假设单元格B8包含
公式=SUM(B1:B7)。如果你将公式复制到单元格C8，复制的公式将引
用该列中的相应单元格：=SUM(C1:C7)。如果被复制的公式包含绝对单
元格引用（绝对单元格引用：公式中单元格的精确地址，与包含公式的单
元格的位置无关。绝对引用采用的形式为$A$1），复制的公式中的引用
将不发生变化。如果你未得到所需的结果，也可以将原始公式中的引用更
改为相对或绝对单元格引用，然后重新复制单元格。
例18：复制单元格宽度设置
粘贴复制数据时，粘贴的数据会使用目标单元格的列宽设置。
若要调整列宽使得其与源单元格匹配，请使用下列步骤。
第一步选择要移动或复制的单元格。
第二步在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，执行下列操
作之一：
若要移动单元格，请单击“剪切”。如果要使用键盘快捷方
式，也可以按Ctrl+X。
若要复制单元格，请单击“复制”。如果要使用键盘快捷方
式，也可以按Ctrl+C。
第三步选择位于粘贴区域左上角的单元格。在“开始”选项
卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。若要使用键盘快捷方式，
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第4章Excel2007的基础操作
也可以按Ctrl+V。
在选中粘贴的数据的情况下，
在“开始”选项卡上的“剪贴板”
组中，单击“粘贴”下的箭头，然
后单击“选择性粘贴”。
在“选择性粘贴”对话框中，
单击“列宽”，然后单击“确定”。
粘贴列宽
4.3数据输入技巧
例19：输入具有自动设置小数点的数字
第一步单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“Excel选
项”。
第二步单击“高级”，
然后在“编辑选项”下，选
中“自动插入小数点”复选
框。在“位数”框中，输入
一个正数表示小数点右边的
位数，或输入一个负数表示
小数点左边的位数。
自动小数点
随手查Office办公技巧
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第三步如果在“位数”框中输入3，然后在单元格中键入
2834，则值为2.834。如果在“位数”框中输入-3，然后在单元格
中键入283，则值为283000。
第四步在工作表中，单击一个单元格，然后输入所需的数字。
在选择“自动设置小数点”选项之前键入的数据不受影响。若要暂时
替代“自动设置小数点”选项，可在输入数字时键入小数点。
注意
例20：输入日期或时间
第一步在工作表中，单击
一个单元格。
第二步使用斜线或连字符
分隔日期的各部分；例如，键
入9/5/2002或5-Sep-2002。
输入日期时间
第三步若要输入当前日期，请按Ctrl+;（分号）。
在单元格中键入日期或时间时，它的显示格式既可以是默认的
日期或时间格式，也可以是在输入日期或时间之前应用于该单元格
的格式。默认日期或时间格式基于“区域和语言选项”对话框（在
“控制面板”上）中的日期和时间设置。如果这些日期和时间设置
发生了更改，则工作簿中未使用“设置单元格格式”命令设置格式
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第4章Excel2007的基础操作
的任何现有日期也会随之更改。
如果要使用默认的日期或时间格式，请单击包含日期或时间的
单元格，然后按Ctrl+Shift+#或Ctrl+Shift+@。
例21：在其他工作表中输入相同数据
如果已在某个工作表中输入了数据，可快速将该数据填充到其
他工作表的相应单元格中。
第一步单击包含该数据的工作表的标签。然后在按住Ctrl的
同时单击要在其中填充数据的工作表的标签。如果看不到所需的标
签，请单击标签滚动按钮以显示该标签，然后单击它。
第二步在工作表中，选择包含已输入的数据的单元格。
第三步在“开始”选项卡上的“编
辑”组中，单击“填充”，然后单击“至
同组工作表”。
第四步在“填充”下，选择所需的
选项。
填充选项
在选定的全部工作表中所显示的键入数据可能会意外替换现有
数据。要避免替换现有数据，请同时查看各工作表。
若要取消对多个工作表的选择，请单击任一未选中的工作表。
如果未选中的工作表不可见，请右键单击所选工作表的标签，然后
单击“取消组合工作表”。
随手查Office办公技巧
152
例22：插入特殊符号
实际工作中我们会发现，有很多工作中使用的符号在键盘上是
找不到的，无法直接录入。此时可以使用Excel插入符号的功能来完
成这样的工作。
第一步在工作表上，单击要在其中插入符号的单元格。
第二步在“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“符
号”。
第三步将出现“符号”对话框。
符号对话框
第四步单击“符号”选项卡。在
“字体”框中，单击要使用的字体。列
表中提供的符号集取决于所选的字体。
在符号列表中，单击要插入的符号，然
后单击“插入”。
插入特殊符号
153
第4章Excel2007的基础操作
若要查看更多符号，可以增大或减小“符号”对话框的大小。将指针
移动到对话框的右下角，直至指针变为双箭头，然后拖动指针以调整对话
框的大小。还可以使用“符号”对话框中的滚动条查看所选字体的所有可
用符号。
注意
第五步单击“符号”对话框中的ASCII字符时，其字符代码
将显示在“字符代码”框中。“字符代码”框左侧显示的名称是字
符的正式名称。
如果你知道所需字符的字符代码，则可以在“字符代码”框中
直接键入代码来查找ASCII字符。不同的字体提供了不同的符号。
例如，如果要插入复选标记或项目符号，则可以在Wingdings字体
提供的符号列表中查找。
项目符号
随手查Office办公技巧
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在“近期使用过的符号”框中双击某个符号，然后单击“关
闭”，可以快速插入近期使用过的符号。
例23：自动重复列中已输入的项目
如果在单元格中键入的前几个字符与该列中已有的项相匹配，
Excel会自动输入其余的字符。但Excel只能自动完成包含文字或文字
与数字的组合的项。只包含数字、日期或时间的项不能自动完成。
如果你发现Excel进行了自动输
入，请执行下列操作之一：
要接受建议的项，请按Enter。自
动完成的项完全采用已有项的大小写
格式。
接受自动输入
如果不想采用自动提供的字符，请继续键入。如果要删除自动
提供的字符，请按Backspace。
如果不希望自动完成键入的项，可以关闭此选项。
第一步单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“Excel选
项”。
第二步单击“高级”，然后在“编辑选项”下，清除或选中
“为单元格值启用记忆式键入”复选框以关闭或打开对单元格值的
自动填写功能。
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第4章Excel2007的基础操作
关闭自动输入
Excel仅在插入点处于当前单元格内容的末尾时，才完成输
入。Excel根据包含活动单元格（活动单元格：活动单元格就是选
定单元格，可以向其中输入数据。一次只能有一个活动单元格。活
动单元格四周的边框加粗显示）的列提供可能的记忆式键入项的列
表。在一行中重复的项不能自动完成。
例24：在Excel中使用填充功能
为了方便用户输入大量重复的，或者有规律的数据。Excel允许
使用填充柄填充数据。除此以外还可以使用“填充”命令将数据填
充到工作表单元格中。利用填充功能，你可以让Excel根据你建立
的模式自动继续数字、数字和文本的组合、日期或时间段序列。然
而，若要快速填充几种类型的数据序列，可以选中单元格并拖动填
随手查Office办公技巧
156
充柄。
用鼠标拖动进行填充时可以向下进行填充，也可以向上、向
左、向右进行填充，只要在填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可
以了。
注意观察，只有将鼠标移动到单元格右下角的填充柄上时，鼠
标指针才会发生变化。当鼠标指针呈现“+”形状时，就可以点击
并进行拖拽填充。
除了使用鼠标拖动进行填
充外，还可以使用菜单项进行填
充：选中要填充的单元格，在
“开始”选项卡中，单击“填
充”项，从打开的子菜单中选择
填充的方向，就可以了。
填充菜单
有时我们需要输入一些等比或等差数列，这时使用填充功能就
很方便了，在上面输入“1”，下一个单元格输入“2”，然后从上
到下选中这两个单元格，向下拖动第二个单元格的黑色方块进行填
充，可以看到所填充出来就是一个等差数列了。
例如，如果你要使用序列1、2、3、4、5……请在前两个单元格
中键入1和2。如果要使用序列2、4、6、8……请键入2和4。如果
要使用序列2、2、2、2……可以保留第二个单元格为空。
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第4章Excel2007的基础操作
等比数列的填充需要这样来做：首先在单元格中填入数列开始
的数值，然后选中要填充数列的单元格，在“开始”选项卡中，单
击“填充”项，选择“序列”命令，选择“等比数列”，步长值设
置为“2”，单击“确定”按钮，就可以在选定的单元格中填入等
比数列。
使用菜单项打开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的方
向是横向或竖向，也可以填充日期。如果我们要填充的日期的变化
不是以日为单位的话，就要用到这里的日期填充来做了；有时我们
不知道要填充的东西到底有多少个单元格，比如一个等比数列，我
们只知道要填充的开始值和终值，此时我们就可以先选择尽量多的
单元格，在“序列”对话框中设置步长和终值。
如果你不希望每次拖动填充柄时都显示“自动填充选项”按
钮，可以将它关闭。
第一步单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“Excel选
项”。
第二步单击“高
级”，然后在“剪
切、复制和粘贴”
下，清除“显示粘贴
选项按钮”复选框。
关闭自动填充
随手查Office办公技巧
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例25：使用自定义填充序列填充数据
为了更轻松地输入特定的数据序列（如名称或销售区域的列
表），你可以创建自定义填充序列。自定义填充序列可以基于工作
表中已有项目的列表，你也可以从头开始键入列表。你不能编辑或
删除内置填充序列（如月和日的填充序列），但是可以编辑或删除
自定义填充序列。
自定义列表只可以包含文字或混合数字的文本。对于只包含数字的自
定义列表，如从0到100，你必须首先创建一个设置为文本格式的数字
列表。
注意
第一步为要设置为文本格式的数字列表选择足够的单元格。
第二步在“开始”选项卡上的“数字”组中，单击“数字格
式”框旁边的箭头，然后单击“文本”。
第三步在已经设置格式的单元格中，键入数字列表。
第四步单击“MicrosoftOffice按钮”，然后单击“Excel选
项”。
第五步单击“常用”，然后在“使用Excel时采用的首选项”
下单击“编辑自定义列表”。确认所选项目列表的单元格引用显示
在“从单元格中导入序列”框中，然后单击“导入”。所选的列表
中的项目将添加到“自定义序列”框中。
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第4章Excel2007的基础操作
自定义序列
第六步单击“自定义序列”框中的“新序列”，然后在“输
入序列”框中键入各个项，从第一个项开始。在键入每个项后，按
Enter。
输入序列
第七步当列表完成后，单击“添加”，然后单击“确定”两
次。在工作表中，单击一个单元格，然后在自定义填充序列中键入
要用作列表初始值的项目。将填充柄拖过要填充的单元格。
随手查Office办公技巧
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4.4设置单元格格式
例26：在同一工作表上创建单元格引用
第一步单击要在其中输入公式的单元格。
第二步在编辑栏（编辑栏：位于Excel窗口顶部的条形区
域，用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。编辑栏中显示
了存储于活动单元格中的常量值或公式。）中，键入“=”（等
号）。
第三步单元格引用，请在同
一工作表中选择一个单元格或单元
格区域。你会发现单元格引用和相
应单元格的边框用颜色进行标记，
以使其更易于处理。
第四步拖动所选单元格的边
框来移动单元格或拖动边框上的角
来扩展所选单元格区域。
第五步若要创建对已定义名
称的引用，键入名称。按F3，在
“粘贴名称”框中选择名称，然后
单击“确定”。
扩展区域
名称引用
161
第4章Excel2007的基础操作
如果用颜色标记的边框没有方角，则引用的是命名（名称：代表单
元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。名称更易于理解，例
如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”）区域。
注意
第六步如果在单个单元格中创建引用，请按Enter。如果
在数组公式（数组公式：数组公式对一组或多组值执行多重计
算，并返回一个或多个结果。数组公式括于大括号({})中。
按Ctrl+Shift+Enter可以输入数组公式）中创建引用，请按
Ctrl+Shift+Enter。
引用可以是单个单元格或单元格区域，而数组公式可以是计算单个或
多个结果的公式。
注意
例27：创建对其他工作表的单元格引用
可以通过在单元格引用的前面加
上工作表的名称和感叹号(!)来引用
其他工作表上的单元格。在下面的示
例中，AVERAGE工作表函数将计算
同一工作簿中名为Marketing的工作
表的B1:B10区域内的平均值。
引用其他单元格
随手查Office办公技巧
162
参考上图，对同一个工作簿中其他工作表上单元格区域的引用：
其一：对名为Marketing的工作表的引用。
其二：对B1和B10之间（含B1和B10）单元格区域的引用。
其三：将工作表引用与单元格区域引用分开。
第一步单击要在其中输入公
式的单元格，在编辑栏键入=（等
号）。
第二步单击要引用的工作表选
项卡，选择要引用的单元格或单元
格区域。
引用其他表
如果其他工作表名称中包含非字母字符，则名称（或路径）必
须置于单引号('')中。
例28：使用“链接单元格”命令
你可以复制并粘贴单元格引用，然后使用“链接单元格”命令
创建单元格引用。
实际工作中可能需要使用此命令在更显眼的位置轻松显示重要
信息。假设工作簿中有许多工作表，并且每个工作表上都有一个单
元格显示有关该工作表上其他单元格的摘要信息。若要使这些摘要
单元格更显眼，可以在工作簿的第一个工作表上创建对这些单元格
的单元格引用，这样就可以在第一个工作表上看到有关整个工作簿
163
第4章Excel2007的基础操作
的摘要信息。
在工作表和工作簿之间更轻松地创建单元格引用。“链接单元
格”命令会自动粘贴正确的语法。
第一步单击包含要链接到的数据的单元格。
第二步在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复
制”。如果要使用键盘快捷方式，也可以按Ctrl+C。
第三步单击要从其链接的单元格。在“开始”选项卡上的
“剪贴板”组中，单击“粘贴”。默认情况下，粘贴复制的数据
时，会出现“粘贴选项”按钮。
第四步单击“粘贴选项”按钮，然后单击“链接单元格”。
例29：单元格名称引用
Excel的“名称框”除了显示当前引用模式下单元格的地址外，
还允许我们给单元格或单元格区域进行命名。选中一个单元格或单
元格区域，在地址栏中直接输入一个名字，就完成了命名操作。在
Excel2007中，该功能在“公式”选项卡中可以找到。经过命名后
的单元格或单元格区域可以在代码中直接使用，而不必再去记住它
们的相对或绝对地址了。这一点非常好，尤其是在表格非常复杂的
情况下。
第一步选中需要命名的单元格。
第二步点击“公式”选项卡下的“定义名称”按钮。
随手查Office办公技巧
164
第三步输入单元格名称，并点击“确定”按钮。
例30：插入或删除单元格
在对工作表的输入或者编辑过程中，可能会发生错误，例如将
单元格“C5”的数据输入到了单元格“C4”中；或者在编辑过程
中，发现要在某一单元格的位置插入一个单元格等类似操作。这时
候，就需要在工作表中插入单元格。插入单元格的操作步骤如下：
第一步将单元格指针指
向要插入的单元格，使该单元
格成为活动单元。执行“开
始”选项卡中的“插入单元
格”命令，这时屏幕上出现如
图的下拉框。
插入单元格
第二步在对话框中的选项框中有四组选择，分别是：活动单
元格右移、活动单元格下移、整行、整列，在本例中我们选择向
下移动，单击“活动单元格下移”单选按钮。最后按下“确定”按
钮，就会看到单元格“C4”中的内容向下移动到“C5”单元格中。
删除单元格的操作和插入单元格的操作类似。在对工作表的编
辑过程中，例如将单元格“C4”的数据输入到了单元格“C5”中；
只要将“C4”单元格删除掉即可，而不必在“C4”单元格重新输入
一遍单元格“C5”的内容。删除单元格的操作步骤如下：
165
第4章Excel2007的基础操作
(1)首先将单元格指针指向要删除的单元格，使该单元格成为
活动单元格。例如，我们选定单元格“C5”。执行“开始”选项卡
中的“删除单元格”命令。
(2)在对话框中的选项框中有四组选择，分别是：右侧单元格
左移、下方单元格上移、整行、整列，在本例中我们选择向上移
动，单击“下方单元格上移”框。按下“确定”按钮，我们就会看
到“C5”的内容向上移动到“C4”单元格，其以下的单元格均会上
移一个单元格。
例31：插入或删除行、列
对于一个已编辑好的表格，可能要在表中增加一行或者一列来
容纳新的数据。例如，我们保存了一份周统计报表的模板，在本周
的销售中我们针对一些特殊用户销售了产品，在填写报表时，就需
要增加一列“备注”栏。
我们以一个任意的统计表格来说明在工作表中增加一列的操作
过程。
第一步将鼠标指向“总金额”列上的列编号“G”，单击列
编号“G”；
第二步执行“开始”选项卡中的“插入工作表列”命令。之
后，我们会看到在“总金额”栏前插入了新的一列。
第三步插入行和插入列的操作类似，即先选定要插入的位
随手查Office办公技巧
166
置，然后执行“插入”菜单中的“行”命令，就可以完成“行”的
插入。
第四步删除行和列的操作一
样，即先选定要删除的“行”或
“列”编号，然后执行“开始”选项
卡中的“删除”命令，就可以删除选
定的“行”或“列”。
删除行列
当插入行和列时，后面的行和列会自动向下或右移动；删除行和列
时，后面的行和列会自动向上或向左移动。
注意
例32：隐藏、显示行与列
当你需要暂时不显示某些行或者列时，可以考虑将其隐藏起
来。可以使用“隐藏”命令隐藏行或列，或者将行高或列宽更改为
0（零）时，也可以隐藏行或列。使用“取消隐藏”命令可以使其
再次显示。
第一步选择要隐藏的行或者列。
第二步在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格
式”。然后执行下列操作之一：
在“可见性”下面，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“隐
167
第4章Excel2007的基础操作
藏行”或“隐藏列”。
在“单元格大小”下面，单击“行高”或“列宽”，然后在
“行高”或“列宽”中键入0。
隐藏操作
第三步如果要将隐藏的行或者列显示出来，执行下列操作
之一：
要显示隐藏的行，请选择要显示的行的上一行和下一行。
要显示隐藏的列，请选择要显示的列两边的相邻列。
要显示工作表中第一个隐藏的行或列，请在编辑栏旁的“名称
框”中键入“A1”来选择它。
选择要显示的上一行
随手查Office办公技巧
168
也可以使用“定位”对话框来选择它。在“开始”选项卡上的“编
辑”下，单击“查找和选择”，然后单击“定位”。在“引用”框中，键
入“A1”，再单击“确定”。
注意
第四步在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格
式”。然后执行下列操作之一：
在“可见性”下面，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取
消隐藏行”或“取消隐藏列”。
在“单元格大小”下面，单击“行高”或“列宽”，然后在
“行高”或“列宽”中键入所需的值。
显示隐藏行
169
第4章Excel2007的基础操作
例33：冻结或锁定行和列
当你需要滚动查看一个长表格或者宽表格时，会发现表头被滚
动到屏幕以外，不方便对应数据和表头的关系。此时你可以通过冻
结或拆分窗格（窗格：文档窗口的一部分，以垂直或水平条为界限
并由此与其他部分分隔开）来查看工作表的两个区域和锁定一个区
域中的行或列。当冻结窗格时，你可以选择在工作表中滚动时仍可
见的特定行或列。这样你就可以通过冻结窗格以便在滚动时保持行
标签和列标签可见。
第一步在工作表中，执行下列操作之一：
要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。
要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。
要同时锁定行和列，请单击其
下方和右侧要出现拆分的单元格。
第二步在“视图”选项卡上
的“窗口”组中，单击“冻结窗
格”，然后单击所需的选项。
冻结窗格
第三步冻结窗格后，拉动滚动条观察冻结后的效果。
第四步当冻结窗格后，“冻结窗格”选项更改为“取消冻结
窗格”，以便你可以取消对行或列的锁定。
除了冻结以外，使用窗格拆分也可以实现同样的类似效果。
随手查Office办公技巧
170
第一步要拆分窗格，请指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右
端的拆分框。
第二步当指针变为拆分指针时，将拆分框向下或向左拖至所
需的位置。
例34：重排行和列
如果数据是输入在列或行中，而你却希望将这些数据重排到
行或列中，你可以将数据快速地从列（行）转置到行（列）中。例
如，组织在列中的区域销售数据在经过转置后会显示在行中。
第一步在工作表上，请执行下列操作：
要将数据从列重排到行，请选择包含这些数据的列中的单
元格。
要将数据从行重排到列，请选择包含这些数据的行中的单
元格。
第二步在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复
制”。如果要使用键盘快捷方式复制所选的数据，还可以按Ctrl+C。
只能使用“复制”命令来重排数据。为了成功完成此过程，请不要使
用“剪切”命令。
注意
第三步在工作表上，选择你要重排已复制的数据的目标行或
列的第一个单元格。
171
第4章Excel2007的基础操作
复制区域和粘贴区域不能重叠。请确保选定的单元格所在的粘贴区域
位于你从中复制数据的区域的外部。
注意
在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”下方的
箭头，然后单击“转置”。数据被成功转置后，你可以在复制区域
中删除这些数据。
如果你转置的单元格中包含公式，公式也会被转置，并且会自
动调整对转置的单元格中的数据的单元格
引用。要确保公式继续正确引用未转置单
元格中的数据，请在转置前在公式中使用
绝对引用。
转置
4.5设置表格格式
例35：改变数据行列属性
调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个
单元格列表中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所
示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给
这一列设置适当的宽度。这样自动设置，比自己拖动简单多了。
随手查Office办公技巧
172
自动调整宽度
虽然我们也可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这
样不能达到精确的效果，下面的方法可以精确的设定行高和列宽。
第一步行的高度设置：在“开始”选项卡中打开“格式”菜
单，从打开的子菜单中选择“行高”，可以打开“行高”对话框，
设置好行高，按下“确定”按钮。选择“格式”菜单的“行”子菜
单中的“最适合的行高”命令，其效果和双击行标间的横线相同。
第二步列宽的设置：在“开始”选项卡中打开“格式”菜
单，单击“列宽”项，从打开的子菜单中选择“列宽”，打开“列
宽”对话框，在这里输入列宽的数值，单击“确定”按钮。选择
“格式”菜单中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令，其效果
同双击列标中间的竖线效果是相同的。
例36：格式化数据
格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清
楚。临近的单元格可以合并，合并后的单元格还可以分开。
第一步通过鼠标右键打开“设置单元格格式”对话框，单击
“对齐”选项卡，把“合并单元格”前面的复选框清除，单击“确
173
第4章Excel2007的基础操作
定”按钮，单元格就分开了。
第二步我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形
式：选中这些单元格，单击工具栏上的“百分比样式”按钮，这些
单元格中的数字就变成了百
分比的样式。
百分比样式
第三步我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位
小数，选中要设置的单元格，用鼠标右键打开“单元格格式”对话
框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”，从
右边的“类型”列表中选择“0.00”，单击“确定”按钮，数字的
样式就设置好了。
第四步我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：单击工
具栏上的“货币样式”按钮，在所有选中的数字前面就都出现了一
个“￥”符号。
货币符号
随手查Office办公技巧
174
例37：数据表的美化
我们如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的，
这里先来把边框设置好：
第一步选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮
的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击，边框就设
置好了。
第二步接着给标题行
设置一个好看一点的底色和
文字颜色：选中第一行的单
元格，单击“填充颜色”按
钮的下拉箭头，选择“宝石
蓝”，将单元格的底色设置
为宝石蓝的颜色。
填充颜色
第三步单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，
这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。
例38：样式的使用和设置
Excel中有很多预先设置好的格式，基本上我们平时使用的格式
都可以从这里找到。
我们还可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式，以方便
调用：
175
第4章Excel2007的基础操作
第一步先将单元格的格式设置好，然后打开“开始”选项，
单击“样式”命令，打开“样式”对话框，对话框中前面有复选框
的这些是样式所包含的格式内容。
第二步我们在对话框的“样式名”输入框中输入“我的样
式”，单击“添加”按钮，选定单元格的格式就作为样式保存了
起来。
第三步单击“取消”按钮关闭对话框，选择工作表中的另外
一个单元格，打开“样式”对话框，打开“样式名”下拉列表框，
从中选择我们新建的样式“我的样式”，单击“确定”按钮，样式
就应用了过来。
第四步样式建立以后是可以修改的：打开“样式”对话框，
选择要修改的样式，单击“更改”按钮，可以打开“单元格格式”
对话框，在这里对样式中的格式进行设置就可以了。
例39：格式的复制和删除
我们前面给单元格设置了很多种格式，比如字的大小、字
体、边框和底纹、数字格式等，这些都是可以复制的，也是可以
删除的。
第一步选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的“格式
刷”按钮，然后在要复制到的单元格上单击。
第二步选中要删除格式的单元格，打开“编辑”菜单，单击
随手查Office办公技巧
176
“清除”项，选择子菜单中的“格式”命令单击，选中的单元格就
变成了默认的样子了。
例40：使用条件格式
条件格式就是根据不同的条件设置格式，以图示的工作表为
例。工作表中A2:G13为某学习小组学生考试的成绩表。各学科成绩
分别在C至E列，总分成绩在F列，而班级在G列。
学生成绩数据
分析学生成绩时经常要看一下总分或某学科名列前茅的前20％
的学生成绩分布，那么我们就会希望能把这些学生的相应成绩突出
显示出来。这项工作如果针对某学科用RANK函数排出名次，再进
行排序，再计算出前20%的学生人数，然后再对符合条件的成绩填
177
第4章Excel2007的基础操作
充颜色，也不是不能完成。但是这肯定太麻烦。更何况有多个学
科、总分等成绩，都这么来一遍的话，那头都会大了。还有呢，肯
定会有名次相同的情况，这在确定前20%的人数时也是需要小心对
待的。但如果我们把这个工作交给条件格式来做的话，那问题就简
单多了。
比如我们要对总分列（F2:F13）前20%的学生成绩填充颜色。
而我们又是在Excel2007中完成这项工作的话，那么我们就进行如
下操作：
第一步选中F2:F13单元格区域，然后点击功能区中的“条件
格式”按钮。
第二步然后在弹出的菜单中点击“项目选取规则→值最大的
10%项”命令，打开“10%最小的值”对话框。在对话框左侧的调
节框中将比例值调整为“20%”，然后我们可以在右侧的下拉列表
中选择“自定义格式”。
第三步在打开的对话框中为单元格指定格式。确定后就可以
立刻将前20%的高分学生成绩突出显示出来了。
例41：自动套用格式
“自动套用格式”可自动识别Excel工作表中的汇总层次以及
明细数据的具体情况，然后统一对它们的格式进行修改。Excel通过
“自动套用格式”功能向用户提供了简单、经典、会计、彩色、应
随手查Office办公技巧
178
用和三维格式等6大类、20余种不同的内置格式集合，每种格式集
合都包括有不同的字体、字号、数字、图案、边框、对齐方式、行
高、列宽等设置项目，完全可满足我们在各种不同条件下设置工作
表格式的要求。
内置格式
具体来说，利用“自动套用格式”功能快速格式化Excel工作表
的格式，可采用如下步骤：
选定需要套用格式的工作表范围（用户若不事先选择套用范
围，则Excel将自动对整个工作表的格式进行设置）。
179
第4章Excel2007的基础操作
第一步执行“开始”选项卡的“套用表格样式”命令，打开
“套用样式”对话框。在参考“示例”栏所显示格式样式的基础上
从“格式”栏中选择合适的工作表格式集合。
第二步单击“选项”按钮，然后
从弹出的“应用格式种类”对话框中选
择允许采用该种格式集合中的那些不同
格式项目。确定格式化范围
第三步单击“确定”按钮，关闭“自动套用格式”对话框。
这样，我们就完成了利用“自动套用格式”快速地为Excel工作表定
义格式。当然，自动套用格式之后，我们仍可按照正常方法对这些
工作表的格式进行修改，应用非常灵活。
另外，用户若对Excel自动套用的格式不满意，则可采用下述方
法将工作表的格式恢复到“自动套用格式”之前的状态：选择含有要
删除自动套用格式的区域，执行“开始”选项卡的“套用表格样式”
命令，从弹出的“自动套用格式”对话框的“样式”栏中选择“无”
选项，单击“确定”按钮后，关闭“自动套用格式”对话框。
例42：使用文本框
有时候我们需要一些在表格表面漂浮的文本或者数字区域，此
时便可以考虑使用文本框。
第一步在“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“文本
随手查Office办公技巧
180
框”。在单击“文本框”后单击“绘制文本框”。
第二步在文档、工作表、演示文稿或电子邮件中单击，然后
通过拖动绘制所需大小的文本框。要向文本框中添加文本，请在文
本框内单击，然后键入或粘贴文本。
第三步要设置文本框内文本的格式，请使用“开始”选项卡
上“字体”组中的格式设置选项。
第四步要确定文本框的位置，请单击该文本框，然后在指针
变为移动光标时，将文本框拖到新位置。
拖拽文本框
第五步点击“格式”选项卡，选择一个内置格式。通过这个
选项卡可以更改或删除文本框边框或者向文本框添加填充效果。
第六步经过一系列调整和修改后，得到最终效果。
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