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采购管理制度(原创)

2012-03-15  幽蓝天空

采购管理制度

 

目录:

定购采购管理规范

采购价格管理规范

采购品质管理规范

采购定购作业流程

采购入库作业流程

采购退货作业流程

采购付款作业流程

定购采购管理规范(流程详采购定购作业流程、)

1、总则

1.  1制定目的

为落实物料、零件采购作业管理,确保采购工作顺畅,特制定本规章。

1.  2适用范围

本公司物料、零件之订购、采购管理业务。

1.  3权责单位

(1)   采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

(2)   总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.  请购规定

2.1请购的提出

(1)   请购部门依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,开立申购单。

(2)   申购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项,经权责主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准。

(3)   申购单一联送交采购部,一联自存,一联交财务部。

(4)   紧急请购时,请购部门应于备注栏注明。

2.2请购核准权限

(1)   生产性原辅料(构成产品的原辅料)请购金额预估在人民币5000元以下者,非生产性物料请购金额预估在人民币1000元以下者,由部门经理核准。

(2)   生产性原辅料(构成产品的原辅料)请购金额预估在人民币5000元以上,2万元以下者;非生产性物料请购金额预估在人民币1000元以上,2000元以下者;由总经理助理核准。

(3)   生产性原辅料(构成产品的原辅料)请购金额预估在人民币2万元以上,非生产性物料请购金额预估在人民币2000元以上,由总经理核准。

2.3请购的撤消

(1)   已开具申购单,并经核准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门将申购单呈原核准人,并转采购部,必要时应先口头知会采购部。

(2)   请购部门回收各联申购单,并注明“撤消”字样。

(3)   采购部门接获通知后,立即停止一切采购动作。

(4)   未能及时停止采购时,采购部应通知原请购部门并协商善后工作。

3.  采购规定

3.1采购方式

本公司采购方式一般有下列几种:

(1)   集中采购

通用性物料,尽量采用集中采购方式。

(2)   合约采购

经常性物料,尽量采用合约采购方式,以确保货源与价格之稳定。

(3)   一般采购

除(1)(2)以外之物料,采用随需求而采购之方式。

3.2采购作业规定

3.2.1询价、议价

(1)   采购人员接获核准后之《申购单》,应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。

(2)   供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认。

(3)   专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价与议价。

(4)   采购议价采购交互议价之方式。

(5)   议价应注意品质、交期、服务兼顾。

3.2.2呈核及核准

(1)   采购人员询价、议价完成后,于《申购单》上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。

(2)   标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限,经主管审核,并依采购核准权限呈核。

(3)   采购核准权限规定,不论金额多寡,均应先经采购主管审核,再呈相关权限人核准。

3.2.3订购作业

(1)   采购人员接获经核准之《申购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以电话或传真形式确认交期。

(2)   若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于订购单上明确注明。

(3)   采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。

3.2.4验收与付款

(1)   依相关检验与入库规定进行验收工作。

(2)   依财务管理规定,办理供应商付款工作。

采购价格管理规范

1.  总则

1.  1制定目的

为确保材料高品质低价格,从而达成降低成本之宗旨,规范采购价格审核管理,特制定本规章。

1.  2适用范围

各项原物料采购时,价格之审核、确认,除另有规定外,悉依本规章处理。

1.  3权责单位

(1)   采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

(2)   总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.  价格审核规定

2.1报价依据

(1)    开发部门提供新材料之规格书,作为采购部成本分析之基础,也作为供应商报价之依据。

(2)    非通用物料之规格书,一般由供应商先提供样品,供开发部确认可用后,方予报价。

2.2价格审核

(1)   供应商接到规格书后,于规定期限内提出报价单。

(2)   采购部一般应挑选三家以上供应商询价,以作比价、议价依据。

(3)   采购人员以《单价审核单》一式三份呈部门主管(经理)审核。

(4)   采购部主管审核,认为需要再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由主管亲自与供应商议价。

(5)   采购部主管审核之价格,呈分管总助审核,并呈总经理确认批准。

(6)   总助、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。

(7)   《单价审核单》经核准后,一联转财务,一联由采购部存档,一联转供应商。

2.3价格调查

(1)   已核定之材料,采购部必须经常分析或收集资料,作为降低成本之依据。

(2)   本公司各有关单位,均有义务协助提供价格讯息,以利采购部比价参考。

(3)   已核定之物料采购单价如需上涨或降低,应以《单价审核单》形式重新报批,且附上书面之原因说明。

(4)   单价涨跌之审核流程,应同新价格审核流程。

(5)   在同等价格、品质条件下,涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作。

(6)   为配合公司成本降低策略,原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合。

(7)   采购数量或频率有明显增加时,应要求供应商适当降低单价。

3.  采购成本分析

3.1成本分析项目

成本分析系就供应商提供之报价的成本估计,逐项作审查、评估,以求证成本之合理性。一般包括以下项目:

(1)   直接及间接材料成本。

(2)   工艺方法。

(3)   所需设备、工具。

(4)   直接及间接人工成本。

(5)   制造费用或外包费用。

(6)   营销费用。

(7)   税金。

(8)   供应商行业利润。

3.2成本分析之运用

以下情形时,应进行成本分析:

(1)   新材料无采购经验时。

(2)   底价难以确认时。

(3)   无法确认供应商报价之合理性的。

(4)   供应商单一时。

(5)   采购金额巨大时。

(6)   为提高议价效率时。

3.3成本分析表的提供方式

成本分析表提供方式一般有两种:

(1)   由供应商提供。

(2)   由采购部编制标准报价单或成本分析表,交供应商填妥。

3.4成本分析步骤

成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下:

(1)   确认设计是否超过规格要求。

(2)   检讨使用材料之特性与必要性。

(3)   计算各方案之使用材料成本。

(4)   提出改善建议并检讨。

(5)   检讨加工方法、加工工程。

(6)   选定最合适之设备、工具。

(7)   作业条件的检讨。

(8)   加工工时的评估。

(9)   就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。

3.5成本分析注意事项

(1)   利用自己或他人之经验。

(2)   应用会计查核手段。

(3)   利用技术分析方法。

(4)   向同类供应商学习。

(5)   建立成本计算经验公式。

(6)   提高议价技巧。

采购品质管理规范

1、总则

1.  1制定目的

规范采购过程的品质管理规定,使采购品质管理有章可循。

1.  2适用范围

本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理,除另有规定外,悉依本规章执行。

1.  3权责单位

(1)   品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

(2)   总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.  采购品质管理规定

2.1文件资料要求

物料订购前,本公司应提供下列文件资料,或在订购单、采购合约内予以明确规定:

(1)   订购物料之规格、图纸、技术要求等。

(2)   产品技术精度、等级要求。

(3)   各种检验规范、标准或适用规格。

(4)   所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。

2.2合格供应商之选择

物料采购,除经总经理特准外,均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件:

(1)   经本公司供应商调查,列入合格供应商名列。

(2)   经本公司供应商评鉴,资讯等级在C级以上。

(3)   提供的样品经本公司确认合格。

(4)   类似物料以往采购之良好记录。

(5)   同业中之佼佼者。

2.3品质保证之协定

物料之采购,应由供应商承负品质保证之责任,并在订购前明确,本公司要求供应商承诺下列品质保证:

(1)   供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000或QS9000体系等。

(2)   所提供之产品,通过所需之产品认证,如UL、TUV、CCEE等等。

(3)   供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。

(4)   供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。

(5)   供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。

(6)   接受本公司必要之供应商调查、评鉴及辅导。

(7)   保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。

2.4进货验收之规定

供应商提供之物料,必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作,主要包括下列几项:

(1)   确认订购单

核对供应商之交货单与本公司之订购单。

(2)   确认供应商

对有两家以上供应商之物料,应确认物料来源有无错误或混乱。

(3)   确认送到日期

用以确定厂商是否如期交货,以作为评鉴、奖惩之根据。

(4)   确认物料的名称与规格

避免交货错误之发生。

(5)   清点数量

确认交货数量与进料验收单及数量是否一致,是否超出订购单规定之数量。

(6)   品质检验

品管部门依进料检验规定进行抽样检验,以确定交货品质是否符合品质要求。

(7)   处理短损

根据点收、检验结果,对发生短损的,予以更正数量,必要时向供应商索赔。

(8)   退还不合格品

对检验不合格之物料,退供应商进行必要处理,由此造成的损失,向供应商进行索赔。

(9)   物料标识

对检验合格物料,入库后应予以明确标识,以确保后续品质之可追溯性(如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注,以便追溯、区分、使用之方便)。

2.5品质纠纷处理

有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下:

2.5.1处置依据

以双方事先约定之品质标准作为处置依据,并于订购单上详细说明,其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的,原则上以本公司之要求为依据。

2.5.2国内采购物料退货与索赔

(1)   拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后,通知采购部。

(2)   采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。

(3)   现货供应之退货,要求供应商更换合格之物料。

(4)   订制品之退货,原则上要求供应商重做或修改至合格为止。

(5)   确属无法修复或供应商技术能力不足时,可取消订单,另觅供应商。

(6)   退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。

(7)   双方事前没有明确订购合约时,以实际造成本公司之损失向供应商索赔。

2.5.3国内采购其他索赔规定

(1)   由供应商原因造成之交货延迟,以实际造成本公司之损失向供应商索赔。

(2)   破损短少情形,由供应商补足合格物料,若由此造成本公司之损失,依实际发生状况索赔。

(3)   因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良,造成本公司之损失,依实际发生状况索赔。

(4)   其他原因导致本公司之损失,依实际损失向供应商索赔。

 

 

采购定购作业流程

责任部门

财务部

编号

 

制作时间

2007年8月21日

环节

责任部门责任岗位

操作细则/控制点

需求知识

生成表单

 申购

请购部门/申购人

1.        请购部门依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,开立申购单

2.        申购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项, 经权责主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准

3.        紧急请购时,请购部门应于备注栏注明“紧急请购”字样

4.        经采购人员询比价并在申购单上填写询比价结果及价格异常原因

5.        经相关权限人审核后,转递系统请购单录入人员录请购单

6.        申购单一联送交采购部,一联自存,一联交财务部

库存状况

 

申购单

 请购单

仓储科/文员

生产部/生管

1.        据审核无误的申购单在U8系统创建请购单

2.        在申购单递交请购单录入人员的第二天早9:00前,但不得迟于到货时间点前完成请购单的系统录入

3.        请购单的录入质量从U8系统操作手册

系统操作手册

请购单

 采购订单

采购部/采购员

1.        与供应商签订采购合同

2.        凭审核无误的申购单及系统请购单生成采购订单

3.        在到货之前完成系统订单的创建并告知收货人员、仓管员做好收货准备

系统操作手册

采购订单


 

 

采购入库作业流程

责任部门

财务部

编号

 

制作时间

2007年8月21日

环节

责任部门责任岗位

操作细则/控制点

需求知识

生成表单

 收货

采购部/收货员

1.   送至暂存区,收货员核对订单及点收

2.   若数量正确,打印到货送检单并签字后交检验员

3.   到货送检单必须按规定格式要求填写(到货送检单)

4.   收货组在收货的当天完成收货并打印“到货送检单”并送质检人员

5.   系统收货单的操作详系统操作手册

系统操作手册

到货送检单

送检

质检科/检验员

1.   质检科据质量检验相关制度规定的要求对所购物料进行检验

2.   检验合格办理检验合格手续并在“到货送检单”上确认合格

质量检验相关制度

到货送检单

入库

仓储科/仓管员

1.   若检验合格,凭质检部门检验合格的“到货送检单”点对品名、数量、规格后办理入库手续

2.   参照生成“采购入库单”

3.   必须在到货第二天早9:00前办理全部入库手续,并于12:00前将“采购入库单”送财务部材料会计

4.   系统采购入库单的操作详系统操作手册

系统操作手册

采购入库单

转采购付款流程

 

1.   按采购付款作业流程

 

 

 

 

 

 

 

 

采购退货作业流程

责任部门

财务部

编号

 

制作时间

2007年8月21日

环节

责任部门责任岗位

操作细则/控制点

需求知识

生成表单

 收货

采购部/收货员

1.   送至暂存区,收货员核对订单及点收

2.   若数量正确,打印到货送检单并签字后交检验员

3.   到货送检单必须按规定格式要求填写(到货送检单)

4.   收货组在收货的当天完成收货并打印“到货送检单”并送质检人员

5.   系统收货单的操作详系统操作手册

系统操作手册

到货送检单

送检

质检科/检验员

1.   质检科据质量检验相关制度规定的要求对所购物料进行检验

2.   检验合格办理检验合格手续并在“到货送检单”上确认合格

质量检验相关制度

到货送检单

退货

采购部/收货员

1.   若检验不合格,通知收货组退货

2.   收货组通知采购人员与供应商联系退货

3.   按实际退货量在U8系统填制退货单

4.   系统退货单的操作详系统操作手册

系统操作手册

退货单

转采购付款流程

 

1.   按采购付款作业流程

 

 

 

 

 

 


 

 

采购付款作业流程

责任部门

财务部

编    号

 

制作时间

2007年8月21日

环    节

责任部门责任岗位

操作细则/控制点

需求知识

生成表单

 

 

填付款单

 

采购部/经办人

1.   经办人在付款到期前两日填报付款(冲账)申请单。

2.   采购报销应有增值税发票,如无增值税发票应经总经理批准,否则不予报支。

3.   必须附有报支手续(采购订单/到货送检单/采购入库单)。

4.   交由部门主管审批。

5.   每月5日前提供上月暂估清单。

采购管理制度

付款(冲账)申请单

 

 

 

复核

 

采购部/主管

1.   查核单据是否有质和量的验收,单价等是否合理,是否属合同或规定的,如有疑点,应即沟通解决。

2.   确认该项的支付或开支是否在预算内,如在预算外应沟通延时或申报追加预算。

 

1、申购单、检验单、入库单

2、合同

3、以前的案例

4、预算记录明细表和调整表

 

 

 

批报

总经理

1.   对特殊的情况协调解决。

2.   对可批但超权限的直接电话报批并在单据上注明,经办人二天内补批。

审批授权规定

 

 

 

审核

 

财务部分管的会计(或授权人)

1.   采购付款单据交材料会计。

2.   对付款客户、票据、价格数字合理和准确进行复核,实际发票的追补,并审核是否在预算内。对发现假发票其责任由经办人承担。

3.   发现问题应与经办人沟通,并报其分管领导。分管会计不在岗时必须由财务经理事先安排的委托其他会计代办(经理事先排岗),保证不缺岗。

1、《票据法》

2、《报销管理规定》

3、《税收征管法》

 

支付

当班出纳

1.   以最快速度支付。

2.   超权限的直接发信息给总经理电话先报,随后2天内补批。

3.   出现资金不够时电话通知采购部门主管,并承诺支付时间。

资金状况

会计凭证

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