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大家好！大家好！见面喝酒少不了！你不喝，我不喝，国家造酒往哪搁？你不醉，我不醉，国家马路谁来
睡？
办公室管理工作表CHAPTER5
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应用篇
财务制作统计表，那是家常便饭。定期的、
临时的、小型的、巨大的……只有经过整理统
计，那些数据才能清晰反映出每年、每月、每个
单位的情况。其中以固定资产核算、收费统计、
账龄统计和损益表尤为重要。
通过这些表企业决策者才可以了解销售业
绩、营业规模，便于了解企业的销售情况及市场
前景。还可以了解企业的费用和支出情况，便于
控制和降低成本费用开支水平。
PART
2
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财务管理必会Excel应用100例办公室之
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第5章办公室管理工作表
办公室工作并不难，只是多而杂。处理得井井有条是完成了工作，处
理得一塌糊涂也是工作了，但用老人的话来说，就是一笔糊涂账。下面这
些表格是办公室工作中常遇到的，跟财务管理有直接或间接关系的表格，
也不难制作，只是作为一些例子，希望能给你的日常工作一点启示。
本章要点：1.PRODUCT函数、INT函数、SUBTOTAL函数
2.跨行公式复制、列宽与多项公式复制
如何实现excel的下拉菜单？
车辆使用管理表效果图
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办公室管理工作表CHAPTER5
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5.1
办公用品领用记录表
办公室用品分为消耗性物品和非消耗性物品，领用需登记在册。一来可以掌控耗材
的使用情况，控制成本，二来对于物品的领用做到心中有数，特别是非消耗性办公室用
品原则不能重复申领，登记可做到有账可查。
办公室用品领用表效果图
步骤01新建工作表
启动Excel2007，新建工作簿，将Sheet1改名为“办公用品领用记录表”。选中A1单
元格，在编辑栏中输入“办公用品领用记录表”，在A2:I2单元格区域输入标题，在对齐
方式中点击“居中”按钮。选中A1:I1单元格区域，点击上方“合并居中”按钮。
步骤02设置格式
选中A3单元格，点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”→
“数字”→“日期”，在右边的“类型”列表中选择“01-3-14”，点击确定。选中A3单
依次选择“数据工具”→“数据有效性”→“序列”。
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财务管理必会Excel应用100例办公室之
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元格，点击“格式刷”按钮，当鼠标变化后按着Shift键不放点击A17，就完成了A列单元
格区域的格式复制。
步骤03录入数据
按照当月办公用品的领用情况，逐一将数据录入表格。
步骤04计算价值
如何10列数据合计成一列？
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办公室管理工作表CHAPTER5
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选中F3单元格，在编辑栏中输入公式：“=PRODUCT(D3:E3)”，按回车键确定。
选中F3单元格，将光标放在单元格右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不
放，向下拖动鼠标到F17松开，就完成了F4:F17单元格区域的公式复制。
知识点：PRODUCT函数
PRODUCT函数将所有以参数形式给出的数字相乘，并返回乘积值。
函数语法
PRODUCT（number1,number2,…）
函数说明
①当参数为数字、逻辑值或数字的文字型表达式时可以被计算；当参数为错误值或
是不能转换为数字的文字时，将导致错误。
②如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元
格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。
本例公式说明
将D3和E3单元格中庶子相乘，返回结果。
步骤05完善表格
表格中数据已经完成，现在对表格的样式做进一步美化。设置字体、字号、边框线
和填充色，并适当调整列宽，保证表中内容完整显示。
输入公式：“=SUM(OFFSET($A$1,(ROW()-2)10+1,,10,1))”
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财务管理必会Excel应用100例办公室之
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5.2
车辆使用管理表
很多办公用品在使用中会产生费用，而使用又存在公事或私事两种情况，费用上就
会有所区别。该怎么处理这类账务呢？这里以车辆使用为例，做简单讲解，财务人员可
在实际应用中举一反三。
车辆使用管理表效果图
步骤01新建工作表
启动Excel2007，创建新的工作簿，将Sheet1改名为“车辆使用管理表”。选中A1单
元格，在编辑栏输入“公司车辆使用管理表”。在A2:J2单元格区域输入标题，并适当调
整列宽，保证单元格中内容完整显示。选中A1:J1单元格区域，点击“合并居中”按钮。
如何隐藏单元格中的0？
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办公室管理工作表CHAPTER5
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步骤02数据录入
将当月用车记录逐一录入，在录入时，按部门顺序录入。选中H3单元格，点击鼠
标右键弹出快捷菜单，选择“设置单元格格式”→“数字”→“货币”→设置“小数
位数”的值为“0”→“货币符号”选择人民币符号，点击确定完成设置。选中H3单元
格，点击“格式刷”按钮，当光标变化后按着Shift键不放，点击J12单元格，完成H3:J12
单元格区域的格式复制。现在，这个单元格区域的数字前自动生成了一个人民币符号。
步骤03报销费公式的编制
当车辆使用时为了办公事，车辆消耗费可以报销，如果车辆使用为私事，那么车辆
产生的消耗费则不予报销。本着这个原则，来编制报销费的公式。选中I3单元格，在编
辑栏中输入公式：“=IF(D3="公事",H3,0)”，按回车键确定。
将单元格格式自定义0;-0;;@，或者依次进入Excel选项→高级→勾选“在具有零值的单元格中显示零”。
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步骤04报销费公式的复制
选中I3单元格，将光标放在单元格的右下角，当光标变成黑十字形状时，按着鼠标
左键不放，向下拖动鼠标到I12单元格松开，就完成了I列单元格区域公式的复制。
步骤05编制驾驶员补助费
选中J3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF((G3-F3)24>8,INT((G3-F3)24-8)
30,0)”，按回车键确定。选中J3单元格，将光标放在单元格右下角，当光标变成黑十字
形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动光标到J12单元格松开，完成J列公式的复制。
如何将多个工作表的单元格合并计算？
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办公室管理工作表CHAPTER5
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INT函数
INT函数是将数字向下舍入到最接近的整数。
函数语法
INT(number)
number：需要进行向下舍入取整的实数。
小知识
步骤06插入部门合计行
为了方便观察和统计各部门用车情况，需要按部门进行分类统计。在不同的部门后
插入两个空行，然后在C列按部门的不同，分别输入“业务部计数”和“业务部门汇
总”，同时调整列宽保证单元格中内容完整显示。
步骤07编制各部门计数、汇总公式
采用公式=Sheet1!D4+Sheet2!D4+Sheet3!D4；或者=SUM(Sheet1:Sheet3!D4)
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财务管理必会Excel应用100例办公室之
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选中H6单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(3,H3:H5)”，按回车键确
认。点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”→数字→数值→点击
确定按钮。选中H7单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(9,H3:H5)”，按回车
键确认。
知识点：SUBTOTAL函数
返回列表或数据库中的分类汇总。
函数语法
SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)
function_num：为1到11（包含隐藏值）或101到111（忽略隐藏值）之间的数字，指
定使用何种函数在列表中进行分类汇总计算。
ref1、ref2：为要进行分类汇总计算的1到254个区域或引用。
函数说明
如果在ref1、ref2……中有其他的分类汇总（嵌套分类汇总），将忽略这些嵌套分类
汇总，以避免重复计算。
当function_num为从1到11的常数时，SUBTOTAL函数将包括通过“隐藏行”命令所
隐藏的行中的值，当你要对列表中的隐藏和非隐藏数字进行分类汇总时，请使用这些常
数。当function_num为从101到111的常数时，SUBTOTAL函数将忽略通过“隐藏行”命令
所隐藏的行中的值。当你只对列表中的非隐藏数字进行分类汇总时，就使用这些常数。
function_num对应的函数如下：
Function_num
（包含隐藏值）
Function_num
（忽略隐藏值）
函数
1101AVERAGE
2102COUNT
3103COUNTA
4104MAX
5105MIN
6106PRODUCT
7107STDEV
8108STDEVP
9109SUM
10110VAR
11111VARP
本例公式说明
=SUBTOTAL(3,H3:H5)，“3”对应COUNTA函数，表示返回H3:H5单元格区域中非
如何获取一个月的最大天数？
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办公室管理工作表CHAPTER5
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空值的单元格个数。
=SUBTOTAL(9,H3:H5)，“9”对应SUM函数，表示对H3:H5单元格区域求和并返回值。
步骤08跨行公式复制
在前面的例子中，我们已经掌握了连续单元格公式的复制，但是当单元格不间断不
连续时，如果复制公式呢？方法很简单，就是我们熟悉的CTRL+C和CTRL+V命令。选中
H6单元格，同时按下CTRL+C键，然后用鼠标选中H10、H14、H17、H21单元格，并同
时按下CTRL+V键，公式和格式就同时复制完成了。比如，选中H21单元格，编辑栏中显
示的公式就是：“=SUBTOTAL(3,H18:H20)”，Excel的职能化就此体现出来。使用同样
的方法，对汇总公式进行复制。
步骤09总计数与总计公式的编制
对本月车辆使用情况进行汇总统计，选中C23单元格，输入“总计数”，在C24
:"=DAY(DATE(2002,3,1)-1)"或"=DAY(B1-1)",B1为"2001-03-01
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单元格输入“总计”。选中H23单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(3,H3:
H20)”，按回车键确认。选中H24单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(9,H3:
H20)”，按回车键确认。
步骤10完善表格
到此为止，工作表中的内容已经完成，现在来进行工作表最后一步的美化工作。首
先，取消零值的显示。点击Office按钮→Excel选项→高级→此工作表的显示选项→去掉
复选项“在具有零值的单元格中显示零”→确定。然后对字体、字号、边框线和填充色
进行设置。
5.3
考勤管理表
传统的考勤表是用手工记录的，根据员工的出勤情况，划上叉叉、勾勾或圈圈。到
了月末，挨个数清楚那些标记，统计出员工当月出勤情况。这种方法很原始，还容易出
错。现代公司当然要实行现代化管理，于是考勤机便应运而生了。但很快弊端就出现
了。产品再高科技，也不如人脑来得灵活，因为人懂得如何去作弊。总不能再回归到原
始的考勤办法吧，利用Excel可以讲手工和电脑劳动相结合，起码现在你不用去数勾勾叉
叉了。
如何快速定位到单元格？
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办公室管理工作表CHAPTER5
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考勤管理表效果图
步骤01新建表格
启动Excel2007创建新的工作簿，将Sheet1改名为“考勤管理表”，保存。在A1单
元格中输入“2009年3月考勤表”，在A2单元格输入“员工编号”，在A3单元格输入
“A101”。选中A3单元格，将光标放在单元格右下角，当光标变成黑十字形状时，按住
鼠标左键不放，向下拉动光标到A22单元格松开，在A列自动生成了员工编号。在B2输入
“1号”，同样使用刚才的方法自动生成日期编号，不过这次是向右拉动鼠标。
步骤02设置多列列宽
现在，你也能发现这个表格的问题，太宽了，以至于无法完整浏览。选中B列，按
住Shift键不放选中AF列，点击鼠标右键，在弹出的右键菜单中选择“列宽”，在弹出的
“列宽”对话框中输入“2.5”，点击确定按钮。用同样的方法将AG到AL列的列宽设置
两种方法：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单击“确定”按钮即可；
或者单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。
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为“3.5”。适当调整第二行的行高，保证单元格中文字的完整显示。
步骤03录入数据
为了省事，我们用“a”表示正常出勤，“b”表示迟到，“c”表示早退，“d”表
示矿工，“e”表示事假，“f”表示病假。每天根据员工的出勤情况，进行记录。
步骤04公式的编制
月末，记录完成，需要对出勤表进行统计。有Excel的帮助，我们并不需要去数有几
个a、b、c、d、e、f，通过公式可以非常容易实现统计功能。
选中AG3单元格，在编辑栏中输入公式：“=COUNTIF(B3:AF3,"a")”，按回车键确
定。使用同样的方法完成其余单元格的公式，如下：
AH3=COUNTIF(B3:AF3,"b")
AI3=COUNTIF(B3:AF3,"c")
AJ3=COUNTIF(B3:AF3,"d")
AK3=COUNTIF(B3:AF3,"e")
AL3=COUNTIF(B3:AF3,"f")
“Ctrl＋”的特殊功用
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步骤05多项公式的复制
以前的例子中，我们都是对单列的公式进行复制，当连续几列都需要复制公式时，
该怎么办呢？其实，方法是相同的。选中AG3:AL3单元格区域，将光标放在AL3右下
角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拉动光标至第22行，松开鼠标
左键，就完成了AG4:AL22单元格区域的公式复制。
步骤06完善表格
表格中内容已经完善，接下来就是表格外观的美化了。对于这种看上有些单调的表
一般来说，通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋键可选定整个表格。Ct?＋选定的区域是这样决定
的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
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大家好大家好大家好大家好大家好大家好大家好大家好大家好大家好大家好大家好大家好大家好大家好大家
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格，除了用边框线区别外，最好还要使用不同的填充色，将数据记录区域和数据统计区
域区分，这样更便于浏览。
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