Word文档中直线的多种属性——如何有效解决电子公文中的直线问题《秘书之友》2012002期 作者/林 霞 本文总字数：3612 口 林霞 随着无纸化办公的深入普及，发布文件、下载文件业已成为秘书人员的日常工作，而在发布文件和下载文件的过程中，相信不少人都遇到过同样的问题：在编辑公务文书时，根据文件格式的要求，需要在文档中添加一些直线。比如：公文眉首的红色反线、版记下划线、信函式公文中的上下文武线以及其他文档中起修饰或分界作用的直线等。还有，用户在编辑文本时，有时系统会自动在文本下添加一条直线，如页眉位置自动出现的直线等。另外，在从网上下载文件时也会出现一些框线。对于这些看似直线的对象，有时在修改和处理时总是不那么得心应手。有些用户只好索性全部删除，重新制作，这无疑降低了制作文档的效率。 那么，这些看似简单的直线为什么会如此地难以控制呢？原因很简单，这是因为在Word文档中，一条看似简单的直线，实际上是多种不同的对象，各自的添加方法不一样，属性特点各不相同，因此在处理时不能一概而论。如文本边框、文本下划线、表格框线、图形直线或下划线字符串等对象经过设置和处理都可以在文档中呈现出直线的姿态，能够满足用户在文档编排中对各类直线的需要。只是Word软件赋予了它们不同的特点与操作规则，在编辑文档时必须区别对待。用户在实际运用中，只有对Word文档中的直线属性做出正确的判断，并遵循各自对应的操作规则，才能随心所欲地处理和控制它们。 一、Word文档中直线的属性及其添加方法 （一）文本边框 在Word文档中，文本边框是一种格式，可以用来为部分文字或文字段落添加边框，起到一种修饰作用。比如，公文眉首的红色反线、，版记下划线、信函式公文中的上下文武线以及插入页眉时系统自动添加的下边线等都属于段落边框。添加和设置个性段落边框可以执行以下操作： 1．执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框。 2．在对话框的“边框”选项卡中（如图1所示），为选中的文字段落自定义边框：用户需要先选择边框的线型、颜色和线的宽窄，再在“预览”区域选择添加上下左右四边的边框，可以四边全部添加，也可以只添加一边。最后，用户还需要在“应用于”下拉列表中选择“段落”，这是添加段落边框的关键选项，只有选择应用于段落，添加的边框才能作用于整个段落。 段落边框可以随文而动，也可以利用“选项”按钮（本图被“应用于”菜单暂时遮盖）精确设定与段落文本之间的距离，但不能脱离文本随意移动和删除。对它的控制只能通过“边框”选项卡来添加、改变或取消。 在公文中使用文本边框功能添加这些固定线型可以看作是一种标准化操作。这样添加的边框直线，在网上编辑发布公文时，会自动排版，不需用户再去凭经验调整；而且公文发布后，人们浏览时的界面比较符合公文格式的排版要求。 （二）文本下划线 文本下划线是一种对文本起强调作用的修饰性格式线，主要用来修饰文档中需要突出的文字内容。有时有户也可以使用“下划线”功能设定格式，输入一串空格字符，便可以得到一条看似直线的图形。这类直线是不能脱离文本随意移动和删除的，对它的控制只能通过字体格式的设置来完成。 （三）表格框线 表格框线和文本边框有相似之处，只是通常Word默认文本边框格式为无边框，表格格式为有边框。所以在不经设置的情况下，我们通常能看见表格框线，而看不见文本边框。用户可以根据文档需要选择有边框或无边框。设置的时候，可以利用“边框”选项卡设置，只是当目标是表格的时候，选项卡上“应用于”列表（如图1所示）中选中的应该是“表格”。对于表格，我们也可以选择框线的颜色、线型和线的宽窄，也可以选择仅仅显示横线、竖线、外线、内线、上下边线以及左右边线等。例如，当我们设置所有竖线为无、横线为有并隐藏虚框时，就可得到需要的直线效果。表格框线同样不能脱离文本单独控制，只能使用表格相关的操作命令来处理和控制；而且表格框线只适合在Word中使用，如果用于网上发布，竖线就会自动显示出来并且不能隐藏，结果就不再是我们需要的直线效果了。
（四）图形直线 图形直线可以利用绘图中的“直线”工具来添加。图形直线的颜色、线型以及粗细可以通过设置自选图形格式来控制。图形直线对于文本来说是一个独立的整体，可以单独对它进行各种操作，既可以单独排放，也可以根据需要图文混排。图形直线可以说是Word文档中最易于单独控制的直线元素，但是，用于网上发布的文件中的图形直线是不能够直接粘贴在录入信息的编辑区的。因此，用于网上发布的公文中的直线不宜使用此方法来添加。 （五）下划线字符串 在Word中，选择汉字输入法后，使用键盘上的下划线按键连续输入中文破折号，也可以得到看上去是一条直线的效果。这样的直线属于文本字符，只能按文本字符的规则处理和控制。 对于上述五种直线的添加方法，用户可以根据自己的操作习惯和当前的排版需要任选。笔者这里想要提醒的是，如果用户的文档仅仅是在Word中浏览、使用并打印输出，那么，五种方法均町以使用，只要看起来能满足排版需要即可。如果用户的文件需要和其他软件交互，那么，建议使用下划线字符串添加直线。如果用户的文件要上网发布，建议使用文本边框来设置添加。 二、判断直线属性的方法 在Word文档中，用户在编辑或调用信息时有时会自动出现一些直线，如进入页眉编辑状态时自动出现的直线，从互联网和办公网上下载公文时出现的直线，框线编辑文本时自动出现的直线等。正确判断这些直线的属性，有助于我们对这些直线元素进行快速有效的编辑和处理。 判断文档中出现的直线的方法很简单，只需用鼠标指向直线并停留在线上观察即可。如果光标变成花十字光标，就是一条绘图直线，可以用处理图形直线的方法来控制它；如果变成了双向箭头，同时线的右下方出现小方框，线的左上方出现方框花十字，则是一条表格框线，就需要用控制表格框线的方法来控制它；如果变成了双向箭头，就可以判断为文本边框，需要利用“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，在“边框”选项卡中设置来控制；如果光标变成工字光标，再单击该直线，查看格式工具栏上“下划线”按钮处于何种状态，如果是使用状态，就可以判定它是文本下划线，需要按下划线的设置方式来控制它，否则，就只能按文本字符来处理了。 三、常见直线问题实例 （一）发布公文中直线的添加 利用Word制作公文时，对于公文中常用的直线，诸如红色反线、上下文武线、版记下划线等，可以使用多种方法添加，但对于用于网上发布的文件，必须考虑到因编辑排版功能有限，文本直线必须是便于调整的，还应考虑发布以后的浏览效果。因此笔者建议添加文本边框，即使用“边框”选项卡设置和添加段落下边框。这样添加的直线，不论是红色反线、文武线，或是版记下划线，都是跟随文本一起移动的，编辑排版时不会发生混乱；更重要的是，直线的长短在浏览器窗口都与版心同宽，这符合公文格式的排版要求。 （二）取消页眉文本下边自动出现的直线（文本边框） 页眉文本下边自动出现的直线是一条文本边框，当鼠标指向它时光标会变成上下双向箭头。这时，我们只能利用“边框”选项卡来控制它的显示与不显示。这里之所以自动出现文本边框线，是因为系统默认的页眉样式是带有段落下边框的，所以只要用户进入页眉编辑状态，页眉文本下边就会出现一条段落边框。如果用户不需要这条边框直线，可以进入“页眉和页脚”状态，选中页眉，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，在对话框的“边框”选项卡上设置框线为“无”，在“应用于”列表中选择“段落”，单击“确定”即可取消该边框的显示（具体设置选项如图2所示）。
（三）快速清除下载文件中的表格框线 当网页上的文件没有提供全文链接下载按钮时，用户需要将网页上的文字先复制到Windows剪贴板，再粘贴到Word文档中编辑修改，这时会发现有一些表格框线，当鼠标指向这些框线时，很容易看到表格的标志性符号花十字出现在表格左上方，右下角同时会出现小方框。要取消这些表格框线，不能单纯用“边框”选项卡将其设置为无边框。因为表格框线将原本连续的文本分隔成了若干个独立的排版单元，如果将框线设置成无，仅仅是不显示框线，而框线的分隔作用还实际存在着。要彻底清除表格框线及其分隔作用，将文本完全分离出来，我们可以执行“表格”菜单下“转换”子菜单中的“表格转换成文本”命令。如果是多重表格，需要多次执行该项操作，即可以快速干净彻底地清除表格框线。 （作者单位：太原铁路局党校） |
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